Số hóa tài liệu trong xu thế phát triển thư viện số tại thư viện khoa học xã hội

 Số HóA TàI LIệU 
TRONG XU THế PHáT TRIểN THƯ VIệN Số 
TạI THƯ VIệN KHOA HọC Xã HộI 
Phùng Thị Bình(*) 
1. Th− viện KHXH là th− viện đầu 
ngành của Việt Nam về KHXH. Với 
nguồn thông tin phong phú về các ngành 
KHXH, Th− viện KHXH là nơi trau dồi 
tri thức của nhiều thế hệ độc giả. 
Th− viện KHXH đ−ợc kế thừa 
nguồn tài liệu rất quý từ Viện Viễn 
Đông Bác cổ Pháp (EFEO) để lại, bao 
gồm: kho H−ơng −ớc, Thần tích Thần 
sắc, tài liệu Latinh cũ, sách Trung Quốc 
cổ, sách Hán Nôm, sách Nhật Bản cổ, 
kho ảnh, kho phim, bản đồ, sắc phong, 
đĩa hát và kho tranh ảnh cổ. Các kho 
sách của EFEO để lại đã đ−ợc các nhà 
nghiên cứu khẳng định rất có giá trị 
trong nghiên cứu KHXH. Các kho sách 
hình thành từ khi thành lập Th− viện 
Khoa học Trung −ơng (06/02/1960) đến 
nay cũng rất đa dạng và phong phú 
phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học 
của nhiều thế hệ các nhà khoa học trong 
những năm qua. Đến nay, th− viện đã 
có trên 1.000.000 bản sách và báo chí ấn 
bản, gồm nhiều ngôn ngữ khác nhau. 
Do đó, yêu cầu số hóa nhằm phổ cập đến 
đông đảo ng−ời đọc và để bảo quản là 
rất cần thiết. 
Tồn tại trên 100 năm, Th− viện 
đang từng ngày phát triển bắt kịp xu 
thế của các th− viện trong n−ớc và trên 
thế giới. Trong định h−ớng phát triển, 
Th− viện KHXH đặt mục tiêu xây dựng 
th− viện số về KHXH vào năm 2020. Do 
vậy, Th− viện đang tích cực chuẩn bị về 
mọi mặt để hoàn thành mục tiêu đặt ra, 
trong đó xây dựng nguồn tài liệu số là 
mục tiêu đ−ợc quan tâm.(*) 
Nguồn tài liệu số là nguồn tài 
nguyên quan trọng l−u thông của th− 
viện số, đáp ứng mọi nhu cầu của độc 
giả trên khắp thế giới. Với mỗi th− viện, 
nguồn tài liệu đ−ợc coi là linh hồn của 
chính th− viện đó, phản ánh đặc thù, 
giá trị và tầm quan trọng của th− viện. 
Nh− vậy, việc số hóa có chọn lọc nguồn 
tài liệu của th− viện là lựa chọn chính 
bên cạnh khả năng bổ sung tài liệu số 
từ các nguồn khác. Mặt khác, số hóa còn 
là giải pháp bảo tồn, bảo quản tài liệu 
đ−ợc đánh giá cao, đặc biệt là với những 
tài liệu cổ, độc bản, tài liệu di sản, tài 
liệu có thời gian xuất bản lâu năm đang 
(*) ThS., Viện Thông tin KHXH. 
78 Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 
trong tình trạng bị xuống cấp. Nguồn 
tài liệu số giúp nâng cao khả năng đáp 
ứng nhu cầu thông tin cho độc giả, trong 
đó độc giả của Th− viện KHXH chủ yếu 
là các nhà nghiên cứu. Loại hình tài liệu 
số có −u điểm là: kiểm soát tài nguyên 
thông tin; bảo vệ an toàn và lâu dài các 
tài liệu gốc; nâng cao năng lực khai thác 
thông tin của ng−ời dùng tin; dễ dàng 
tạo lập các loại sản phẩm và dịch vụ 
thông tin mới; thúc đẩy mở rộng việc 
chia sẻ thông tin. Trong bối cảnh Th− 
viện đang chuẩn bị cơ sở hạ tầng và 
điều kiện để xây dựng th− viện số, một 
th− viện hiện đại thông minh thì tài liệu 
số chiếm vị trí đặc biệt quan trọng. 
2. Tại Th− viện KHXH, nguồn tài 
liệu số đã tăng lên nhanh chóng trong 
những năm qua. Công tác số hóa tài liệu 
- một trong những cách quan trọng nhất 
để phát triển tài liệu số - đ−ợc chú 
trọng. Th− viện đã có bộ phận số hóa 
chuyên nghiệp tại phòng Xây dựng Cơ 
sở dữ liệu - Th− mục. Th− viện KHXH 
đã đ−a nghiệp vụ số hóa vào hoạt động 
th−ờng xuyên. Các công tác số hóa đang 
đ−ợc nghiên cứu tích cực nhằm đ−a tài 
liệu số đạt tới chuẩn chung của thế giới. 
Trong những năm qua, công tác số 
hóa tài liệu của Th− viện đã đ−ợc các cấp 
lãnh đạo quan tâm, Th− viện đ−ợc đầu 
t− các trang thiết bị số hóa khá đa dạng 
và hiện đại, phù hợp với phần lớn kích 
th−ớc tài liệu trong Th− viện, bao gồm: 
- 2 máy ảnh kỹ thuật số Sony: có 
khả năng chụp ảnh tài liệu có kích 
th−ớc lớn đến 1m. Máy ảnh cho kết quả 
là ảnh RAW, JPEG có độ phân giải trên 
300ppi, dung l−ợng trên 14MB, đạt tiêu 
chuẩn sử dụng để l−u trữ lâu dài. 
- 1 máy scan A4, 2 máy scan A3, 1 
máy Scan Robot: Các thiết bị này có thể 
số hóa tài liệu với nhiều kích th−ớc khác 
nhau. Các thiết bị scan này đều cho đa 
dạng các dạng ảnh nh− TIFF, JPEG, 
PDF,... với độ phân giải lên tới 600ppi. 
- 1 máy scannap SV600 của hãng 
Fujitsu Nhật Bản. 
Với sự đa dạng về thiết bị trên, bộ 
phận số hóa có điều kiện thực hiện số 
hóa tài liệu trên nhiều dạng kích th−ớc 
tài liệu khác nhau. Có thể số hóa tài 
liệu có kích th−ớc đến A0. Năm 2014, 
Th− viện KHXH đã số hóa đ−ợc bản đồ 
khổ lớn (với kích th−ớc lên tới khoảng 
1,6m x 2m) với chất l−ợng cao, đáp ứng 
yêu cầu bảo tồn và xuất bản lại. 
Ph−ơng pháp số hóa tài liệu thực 
chất là lựa chọn các thiết bị số hóa phù 
hợp nhất đối với các loại tài liệu khác 
nhau nhằm đạt chất l−ợng file tốt nhất 
và giảm thiểu những tác động làm h− 
hại thêm cho tài liệu. Để chất l−ợng tài 
liệu số đạt kết quả cao, đồng thời đảm 
bảo đ−ợc sách gốc khi số hóa không bị 
tác động làm xuống cấp thêm, Th− viện 
KHXH luôn lựa chọn các ph−ơng pháp 
số hóa hợp lý nhất. Có hai hình thức số 
hóa tài liệu đang đ−ợc áp dụng tại Th− 
viện (theo quan điểm phân chia của 
chúng tôi): 
- Số hóa thủ công: sử dụng các thiết 
bị nh− máy ảnh, máy scan không có 
phần mềm xử lý chuyên biệt đi kèm, 
ảnh sau khi chụp/quét đ−ợc xử lý trên 
một phần mềm đơn lẻ. 
- Số hóa tự động: sử dụng thiết bị 
quét tự động nh− scanrobot, ảnh đ−ợc 
xử lý bằng chính phần mềm tích hợp 
của hệ thống. 
Số hoá tài liệu 79 
Dù sử dụng hình thức số hóa nào thì 
các sản phẩm số hóa cũng phải đạt các 
tiêu chuẩn kỹ thuật về tài liệu số hóa, 
đảm bảo các quy tắc định danh, đảm 
bảo sau khi số hóa các bản tài liệu gốc 
vẫn an toàn, không rách nát, không mất 
trang, không mất/lạc tài liệu. 
3. Về nguyên tắc, số hóa tài liệu 
phải tuân thủ theo một quy trình. Quy 
trình số hóa là một chuỗi các hoạt động 
liên tiếp đ−ợc thực hiện từ khâu đầu 
tiên đến khi cho ra sản phẩm cuối cùng 
theo yêu cầu. Tr−ớc đây, khi số hóa tài 
liệu theo các đề tài, dự án, quy trình chỉ 
đ−ợc chú ý từ khi quét tài liệu đến khi 
ra sản phẩm cuối cùng, ch−a đề cập đến 
các khâu tr−ớc khi quét tài liệu và sau 
khi hoàn thành sản phẩm. Bên cạnh đó, 
việc số hóa một khối l−ợng tài liệu lớn 
phải chạy theo thời gian dẫn đến không 
kiểm soát đ−ợc quy trình thực hiện của 
mỗi cán bộ cũng là nguyên nhân dẫn 
đến làm thay đổi các thông số kỹ thuật 
của tài liệu số. 
Một quy trình thành văn, chính 
thức quy định các b−ớc thực hiện số hóa 
tài liệu là rất cần thiết. Trong đó, quy 
trình quy định chặt chẽ ngay từ b−ớc 
đầu tiên là lập danh mục những tài liệu 
sẽ đ−ợc số hóa, đề xuất lãnh đạo duyệt, 
sau đó chuyển tới bộ phận rút tài liệu từ 
kho bảo quản. Nh− vậy, tr−ớc khi thực 
hiện các thao tác số hóa cụ thể, quy 
trình đã phải qua nhiều b−ớc, điều này 
là bắt buộc. Vì quy trình thực hiện càng 
chặt chẽ bao nhiêu thì độ an toàn của 
80 Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 
tài liệu gốc càng đ−ợc đảm bảo. Hơn 
nữa, công tác số hóa tại Th− viện KHXH 
có liên quan đến các phòng nghiệp vụ 
khác trong toàn bộ dây chuyền th− viện, 
nên những chi tiết đ−ợc quy định chặt 
chẽ là cơ sở để các cán bộ thực hiện số 
hóa và các phòng liên quan thực hiện 
tốt nhiệm vụ đ−ợc giao. Sơ đồ mô tả quy 
trình số hóa tài liệu tại Th− viện KHXH 
thể hiện ở trang 79. 
Thông th−ờng, các thao tác trong 
quy trình số hóa đ−ợc h−ớng dẫn trực 
tiếp cho cán bộ thực hiện. Quy trình 
ch−a đ−ợc biên soạn thành văn bản 
chính thức của Th− viện nên công tác số 
hoá cũng gặp một số khó khăn. Th− 
viện th−ờng triển khai số hóa tài liệu 
với nhiều cán bộ cùng tham gia, đa số là 
các cán bộ làm chuyên môn khác nên có 
thể dẫn đến thực hiện sai quy trình, bẻ 
gãy quy trình hoặc biến đổi quy trình, 
đặc biệt là những thao tác xử lý hình 
ảnh. Những bất cập này là nguyên nhân 
dẫn đến chất l−ợng sản phẩm số hóa 
không đồng đều và một số sản phẩm 
ch−a đạt chuẩn. 
 Thời điểm hiện tại, tài liệu số tại 
Th− viện đã bắt đầu đ−ợc đ−a vào sử 
dụng, nh−ng mới chỉ trong phạm vi hẹp, 
chủ yếu trên mạng LAN, ch−a truy cập 
đ−ợc qua mạng Internet. Dữ liệu số 
đ−ợc cung cấp cho độc giả khi có yêu cầu 
cung cấp file hoặc in ấn. Danh mục 
nguồn tài liệu số tại Th− viện KHXH 
(tính đến hết năm 2014) thể hiện ở bảng 
trang 81. 
4. Sử dụng tài liệu số trong Th− 
viện là hình thức đáp ứng nhu cầu tin 
của độc giả không phải bằng tài liệu 
dạng vật lý mà bằng tài liệu đ−ợc số hóa 
l−u trữ d−ới dạng các file, các tệp tin 
máy tính. Có thể phục vụ độc giả trực 
tiếp đọc trên máy tính của Th− viện 
hoặc từ xa thông qua mạng Internet. 
Độc giả có thể yêu cầu đ−ợc phục vụ bản 
file hoặc in lại tùy mục đích sử dụng. 
Đ−a tài liệu số vào sử dụng cũng là 
nhằm hạn chế sử dụng bản gốc để tránh 
gây h− hại cho tài liệu, bảo quản tài liệu 
gốc đ−ợc lâu dài. Hiện tại, một phần của 
kho tài liệu số của Th− viện KHXH đã 
đ−ợc đ−a vào sử dụng đáp ứng nhu cầu 
độc giả. 
Tài liệu sau khi số hóa cần đ−ợc l−u 
trữ và bảo quản theo các yêu cầu về an 
ninh dữ liệu. Để thực hiện đ−ợc các giải 
pháp an ninh dữ liệu, tr−ớc hết Th− 
viện cần trang bị đ−ợc một hệ thống l−u 
trữ chuyên dụng, có độ ổn định cao. Đối 
với một th− viện có kho tài nguyên số 
lớn thì việc lựa chọn giải pháp l−u trữ 
phù hợp là vô cùng quan trọng. Trong 
tr−ờng hợp của Th− viện KHXH, Th− 
viện đang định h−ớng phát triển th− 
viện số những năm tiếp theo, thì một hệ 
thống l−u trữ và quản trị đ−ợc toàn bộ 
nguồn tài nguyên ngày càng tăng của 
Th− viện càng cần phải đ−ợc lựa chọn 
chính xác. Hiện tại trên thị tr−ờng có 3 
hệ thống l−u trữ: DAS (Direct attached 
storage), NAS (Network Attached 
Storage), và SAN (Storage Area 
Network). ứng dụng cho l−u trữ và 
quản trị dữ liệu, lựa chọn phù hợp nhất 
cho Th− viện là giải pháp SAN, bởi 
phân tích các −u điểm của SAN cho 
thấy hệ thống này hoàn toàn đáp ứng 
đ−ợc các yêu cầu của một hệ thống l−u 
trữ dữ liệu, gồm: 
- Hệ thống l−u trữ có khả năng tích 
hợp đ−ợc các loại công nghệ l−u trữ, thiết 
bị l−u trữ và có thể hỗ trợ đ−ợc nhiều loại 
hình l−u trữ. 
Số hoá tài liệu 81 
Danh mục nguồn tài liệu số tại Th− viện KHXH 
TT Tên bộ s−u tập Dạng số hóa Số l−ợng Ghi chú 
1 H−ơng −ớc 
Số hóa toàn văn. File 
ảnh: Tiff, jpeg, PDF 
5.461 cuốn Số hóa trọn bộ s−u tập 
2 H−ơng −ớc Nôm 
Số hóa toàn văn. File 
ảnh: Tiff, jpeg, PDF 
1.226 cuốn Số hóa trọn bộ s−u tập 
3 Thần sắc Hán Nôm 
Số hóa toàn văn. File 
ảnh: Tiff, jpeg, PDF 
3.710 cuốn Số hóa trọn bộ s−u tập 
4 Sắc phong 
Chụp ảnh, file ảnh: 
jpeg 
533 bản Số hóa trọn bộ s−u tập 
5 ảnh 
Quét file ảnh: Tiff, 
jpeg. 57.860 ảnh Số hóa trọn bộ s−u tập 
6 
Tạp chí L'éveil 
économique de 
l'Indochine 
File PDF 625 215 số ch−a số hóa 
7 Sách Hán Nôm 
Chụp ảnh file RAW, 
jpeg, PDF 
243 cuốn toàn 
văn 
1.496 cuốn 3 
trang 
243 cuốn toàn văn, 
còn lại 3-15 trang 
8 Sách Trung Quốc cổ 
Chụp/quét ảnh file: 
jpeg, PDF 
42.143 cuốn 3-5 trang 
9 Sách Nhật Bản cổ 
Chụp/quét ảnh file: 
jpeg, PDF 9.693 cuốn 3-5 trang 
10 Sách Pháp Quét ảnh file: PDF 300 cuốn 
Toàn văn 
11 Bản đồ 
Quét ảnh file: Tiff, 
jpeg 
49 bản đồ 
Chủ đề bản đồ Điện 
Biên Phủ và Hoàng 
Sa, Tr−ờng Sa 
12 Sách mới fulltext 
320 cuốn 
2.800 số hóa 
10 -15 trang 
13 
Kết quả các đề tài 
nghiên cứu khoa học 
Fulltext Trên 200 đề tài 
14 
Tài liệu phục vụ 
nghiên cứu 
HTML, PDF Khoảng 2.700 số 
Từ 1990-2000 file ảnh 
2000 -2013 fulltext 
15 Công báo 
Chụp/quét file: 
JPEG, PDF 
110 tập 
16 OCTO 
Chụp/quét file: TIFF, 
JPEG, PDF 
42 cuốn 
Sách in tr−ớc năm 
1945 bằng tiếng Việt 
17 Các tài liệu khác File PDF 27 loại Tài liệu biếu tặng 
82 Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 
- Xem xét và nắm bắt xu h−ớng 
phát triển công nghệ của các nhà sản 
xuất lớn nhằm cung cấp dịch vụ l−u trữ 
tốt nhất cho khách hàng. 
- Hệ thống đáp ứng yêu cầu l−u trữ 
hiện tại và trong t−ơng lai. 
- Hệ thống có độ sẵn sàng và khả 
năng thực thi ứng dụng cao. 
- Có thể mở rộng phát triển một 
cách liên tục mà vẫn đảm bảo đầu t− 
hợp lý. 
- Có hệ thống dịch vụ chuyên 
nghiệp và giải pháp hoàn thiện. 
- Dễ triển khai và quản trị: Phần 
mềm quản lý trung tâm sẽ làm đơn 
giản hoá công tác quản trị và giảm 
đ−ợc các chi phí vận hành 
( 
SAN chính là hệ thống l−u trữ hiện 
đại đáp ứng đ−ợc các vấn đề đặt ra của 
công tác l−u trữ bảo quản tài liệu kỹ 
thuật số, hỗ trợ đắc lực cho sự vận 
hành hệ thống dữ liệu th− viện số tại 
Th− viện KHXH. Đây có thể sẽ là sự 
lựa chọn của hầu hết các th− viện trong 
thời gian tới. 
Trong bảo quản, việc kéo dài tuổi 
thọ của tài liệu (vật mang tin) luôn là 
vấn đề đ−ợc quan tâm. Tuy nhiên, đối 
với tài liệu kỹ thuật số, tuổi thọ của các 
tài liệu này lâu bền hơn so với tài liệu 
vật lý. Chính vì thế, việc tồn tại của 
các tài liệu này phụ thuộc nhiều vào 
tuổi thọ của hệ thống truy cập. Nói 
cách khác, đó chính là khả năng khai 
thác tài liệu qua các hệ thống. Do 
không thể chắc chắn về thời hạn hoặc 
khả năng bảo trì, hỗ trợ của nhà cung 
cấp đối với một hệ thống, nên các th− 
viện cần sẵn sàng chuyển đổi những 
dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu 
chỉ mục và phần mềm sang những thế 
hệ công nghệ tiếp theo. 
Trên thực tế, những trung tâm l−u 
trữ lớn nh− Trung tâm L−u trữ Quốc 
gia vẫn sử dụng công nghệ l−u trữ trên 
Microfilm của thế kỷ tr−ớc. Nếu chỉ l−u 
trữ tài liệu d−ới góc độ bảo tồn và phục 
vụ độc giả theo ph−ơng thức truyền 
thống thì l−u trữ trên microfilm là giải 
pháp tối −u. Cho đến nay, microfilm 
vẫn đ−ợc cho là có tuổi thọ khá cao 
(khoảng 500 năm), trong khi các hệ 
thống l−u trữ và công nghệ hiện đại có 
tuổi thọ khá thấp. Đặc biệt, các thiết bị 
công nghệ thông tin lỗi thời rất nhanh, 
đó cũng là một thách thức lớn cho các 
th− viện trên thế giới nói chung và Th− 
viện KHXH nói riêng. 
Nhìn vào thực tế của Th− viện 
KHXH, nên chăng bên cạnh việc tiến 
tới trang bị những hệ thống l−u trữ, 
bảo quản tài liệu hiện đại thì cần cân 
nhắc một khả năng ghi tài liệu số trên 
microfilm để l−u trữ bảo quản. Đó là 
một giải pháp an toàn cho những dữ 
liệu quý, độc bản đã số hóa toàn văn: 
Thần sắc Hán Nôm, H−ơng −ớc Nôm, 
H−ơng −ớc, Thần tích Thần sắc, sách 
Hán Nôm viết tay,... 
5. Số hóa tài liệu là nghiệp vụ th− 
viện ứng dụng chủ yếu những thành 
tựu của công nghệ thông tin. Sự lỗi thời 
nhanh chóng của phần mềm, thiết bị 
công nghệ thông tin sẽ tác động trực 
tiếp đến hoạt động số hóa. Do đó, ng−ời 
làm công tác số hóa phải tích cực 
nghiên cứu và nắm bắt kịp thời những 
Số hoá tài liệu 83 
chuyển giao kỹ thuật và thay thế công 
nghệ để không bị lạc hậu so với sự phát 
triển chung của thế giới. 
Công tác đào tạo cán bộ số hóa và 
tạo những cơ hội học hỏi kinh nghiệm, 
kỹ thuật tiên tiến về số hóa tài liệu 
đ−ợc xem là yêu cầu quan trọng trong 
phát triển số hóa của tất cả các th− 
viện hiện đại. 
Tài liệu số là một trong bốn thành 
tố quan trọng của th− viện số - th− 
viện thông minh. Hoàn thiện và tiếp 
tục phát triển số hóa tài liệu là vấn đề 
cần quan tâm của mỗi th− viện. Với 
điều kiện của Th− viện KHXH, số hóa 
tài liệu cần đ−ợc hoàn thiện thêm ở các 
vấn đề nh−: 
- Bổ sung license phần mềm xử lý 
ảnh Scangate theo hệ thống thiết bị số 
hóa tự động, đảm bảo chất l−ợng ảnh số 
đạt tiêu chuẩn cao nhất; 
- Đầu t− hệ thống l−u trữ dành 
riêng cho bộ phận bảo quản tài liệu số, 
hệ thống có khả năng sao l−u và xuất 
dữ liệu khi cần. 
- Đầu t− phần mềm quản trị tài 
nguyên số, phần mềm có khả năng 
quản trị, cập nhật, trao đổi, đáp ứng 
nhu cầu tài liệu online của độc giả trên 
toàn thế giới