Nghiên cứu và đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ tài liệu, ứng dụng tại văn phòng ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên

ISSN: 1859-2171 
e-ISSN: 2615-9562 
TNU Journal of Science and Technology 225(07): 250 - 256 
250  Email: jst@tnu.edu.vn 
NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ TÀI LIỆU, 
ỨNG DỤNG TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 
Nguyễn Thị Hằng1*, Trương Thị Việt Phương1, 
Nguyễn Thị Quỳnh Trang2 
1Trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông - ĐH Thái Nguyên 
2Trường Đại học Thương Mại Hà Nội 
TÓM TẮT 
Công tác văn thư là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức, nhằm mục đích đảm 
bảo thông tin cho hoạt động quản lý, lưu giữ và tổ chức khoa học các loại hồ sơ, tài liệu để phục 
vụ cho yêu cầu khai thác, sử dụng tại các cơ quan, tổ chức. Cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách 
hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ vào lưu trữ hồ 
sơ tài liệu trở thành một yêu cầu cấp thiết, được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu. Bài báo trình bày 
kết quả nghiên cứu thực trạng và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý hồ sơ tài liệu tại Văn phòng 
ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Thái Nguyên bằng phương pháp khảo sát thực tế, phân tích, 
tổng hợp tài liệu. Đồng thời, đề xuất cách khai thác, sử dụng phần mềm Dropbox vào công tác quản 
lý hồ sơ tài liệu để nâng cao hiệu quả công việc của chuyên viên văn thư, lưu trữ, giúp họ thực hiện 
tốt nhất chức năng cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động ra quyết định quản lý. 
Từ khóa: Quản lý hồ sơ; tra tìm tài liệu; quy trình quản lý hồ sơ; văn thư lưu trữ; lưu trữ tài liệu. 
Ngày nhận bài: 15/02/2020; Ngày hoàn thiện: 26/5/2020; Ngày đăng: 28/5/2020 
RESEARCH AND PROPOSED SOLUTIONS FOR MANAGEMENT 
OF DOCUMENTS AND DOCUMENTS APPLICATIONS 
AT THE PEOPLE'S COMMITTEE OFFICE OF THAI NGUYEN CITY 
Nguyen Thi Hang
1*
, Truong Thi Viet Phuong
1
, 
Nguyen Thi Quynh Trang
2 
1TNU - University of Information Technology and Communication 
2Thuongmai University 
ABSTRACT 
Clerical work is one of the basic tasks of agencies and organizations, aiming to ensure information 
for scientific management, storage and organization activities of all kinds of files and documents 
to serve requirements for exploitation and use at agencies and organizations. Along with the policy 
of promoting administrative reform in the field of state management, the application of 
technological solutions to document storage has become an urgent requirement, which is interested 
in several studies. The paper presents the results of current research and standardize operational 
processes in document management at the Office of the People's Committee of Thai Nguyen City 
by means of field survey, combined with the analysis and synthesis of documents. Especially, the 
article presents how to exploit and use Dropbox software in the management of documents and 
records to improve the efficiency of the clerical expert's work, storage, to help them best perform 
the function of providing information for management decision-making activities. 
Keywords: Records management; document search; records management process; archives; archives. 
Received: 15/02/2020; Revised: 26/5/2020; Published: 28/5/2020 
* Corresponding author. Email: nthang@ictu.edu.vn 
Nguyễn Thị Hằng và Đtg Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ ĐHTN 225(07): 250 - 256 
 Email: jst@tnu.edu.vn 251 
1. Đặt vấn đề 
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng và 
quý giá, phản ánh được toàn diện bức tranh về 
quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình 
độ quản lý trong mỗi thời kỳ lịch sử ở mỗi 
quốc gia. Hồ sơ tài liệu được coi là phương 
tiện để theo dõi, kiểm tra công việc một cách 
có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể 
thấy rõ kết quả thực hiện công việc của mình 
để có biện pháp điều chỉnh phù hợp. Từ đó, 
góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, 
hiệu quả công việc, thực hiện tốt các mục tiêu 
quản lý. Việc ban hành danh mục hồ sơ, lập 
hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ 
quan ngày càng được quan tâm, góp phần gìn 
giữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; kịp thời 
cung cấp nhiều thông tin phục vụ tốt cho việc 
chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, 
tổ chức. Các tác giả Cavoukian và Jonas 
(2012) đã chỉ ra rằng, chỉ trong vòng hai năm 
2010 và 2011, lượng dữ liệu tạo ra trên thế 
giới chiếm 90% lượng dữ liệu đã được tích 
lũy trong lịch sử loài người [1]. Vì vậy cần 
phải có những thay đổi về quan điểm, lý luận, 
pháp lý và quy trình nghiệp vụ công tác lưu 
trữ. Báo cáo: “Lưu trữ trong quá trình tư 
nhân hóa các doanh nghiệp nhà nước” của 
tác giả Lojos Kormendy cũng đề cập đến giải 
pháp lưu trữ tài liệu tại các doanh nghiệp. 
Nghiên cứu “Ví dụ điển hình về thực tiễn 
công tác lưu trữ của SNCF và Société 
Générale” cũng đã đề cập đến cách thức 
tiếp cận tài liệu lưu trữ dựa vào ứng dụng của 
sự phát triển công nghệ thông tin trong thời 
kỳ hiện đại. Tác giả Dương Văn Khảm khi 
nghiên cứu về“Cơ sở khoa học để tổ chức 
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” [2] 
cũng đã đưa ra được mô ...  nhân dân thành phố. 
Hồ sơ tài liệu tại văn phòng UBND thành phố 
được chia thành ba loại cơ bản: hồ sơ công 
việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự [9]. 
Trong đó, hồ sơ công việc là tập tài liệu theo 
dõi, xử lý, giải quyết công việc của cơ quan; 
hồ sơ nguyên tắc bao gồm các văn bản pháp 
quy như: luật, nghị định, thông tư, quyết 
định và các văn bản quản lý khác như: 
chương trình, kế hoạch, đề án, tờ trình, báo 
cáo, chỉ thị của cấp trên, quy định của cơ 
quan; còn hồ sơ nhân sự là tập hợp các văn 
bản phản ánh quá trình trưởng thành và công 
tác của mỗi cán bộ công chức của cơ quan. 
Các loại hồ sơ này do Bộ phận văn thư – lưu 
trữ chịu trách nhiệm quản lý. Công tác quản 
lý hồ sơ, tài liệu tại UBND thành phố tuân thủ 
theo các bước cơ bản sau: 
Bước 1: Chuyên viên thuộc bộ phận văn thư – 
lưu trữ nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của 
cơ quan để xác định các loại tài liệu hình 
thành và khối lượng của các loại tài liệu đó. 
Bước này nhằm xác định được những văn bản 
nào có thể đưa vào cơ sở dữ liệu quản lý và 
tra tìm tài liệu trong văn thư. Sơ dĩ cần thực 
hiện bước này bởi vì trong quá trình hoạt 
động của cơ quan sẽ có rất nhiều loại tài liệu, 
nhưng không phải thông tin nào cũng đưa vào 
cơ sở dữ liệu mà chỉ có những văn bản phản 
ánh về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, còn 
những tài liệu tham khảo hay tài liệu gửi đến 
để biết thì không là thành phần tài liệu được 
đưa vào cơ sở dữ liệu. 
Bước 2: Thống kê nhu cầu khai thác, nghiên 
cứu sử dụng tài liệu chính là đặt yêu cầu khai 
thác vào cơ sở dữ liệu. 
Mục đích của bước này là để phục vụ việc 
quản lý và tra tìm các tài liệu, thay thế dần 
cách quản lý thủ công, đồng thời có thể theo 
dõi việc chuyển giao và giải quyết văn bản, 
tra tìm tài liệu trên máy. Muốn vậy đòi hỏi 
phải có cơ sở dữ liệu đầy đủ về các loại tài 
liệu phục vụ việc tìm kiếm thông tin để thỏa 
mãn cho nhu cầu công việc. Việc tìm kiếm tài 
liệu có thể tiến hành theo các tiêu chí như: 
- Tìm kiếm tài liệu theo nơi gửi văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo thời gian nhận văn 
bản được gửi tới; 
- Tìm kiếm tài liệu theo thời gian ban hành 
văn bản được gửi tới; 
- Tìm kiếm tài liệu theo tên loại văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo số văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo Phòng, ban nhận văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo người nhận văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo trích yếu nội dung 
văn bản; 
- Tìm kiếm tài liệu theo năm ban hành văn bản. 
Bước 3: Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng 
tài liệu. 
Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký các 
loại tài liệu đã dùng của cơ quan. Các yếu tố 
Nguyễn Thị Hằng và Đtg Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ ĐHTN 225(07): 250 - 256 
 Email: jst@tnu.edu.vn 253 
thông tin cần quản lý tương tự như các sổ 
đăng ký văn bản, có thể bổ sung thêm một số 
mục khác theo yêu cầu của người sử dụng. 
Qua khảo sát thực tế công tác quản lý và lưu 
trữ hồ sơ tài liệu tại văn phòng UBND thành 
phố tác giả nhận thấy, hiện nay đơn vị đã chú 
trọng đến việc lập hồ sơ hiện hành theo tên 
gọi của các loại văn bản, hồ sơ, tài liệu nhằm 
phục vụ cho giải quyết các công việc chuyên 
môn. Vì vậy, các hội nghị giao ban, họp 
Thường kỳ, họp Ban Chấp hành, bàn giao 
công việc cũng như các tài liệu sản sinh trong 
quá trình thực hiện nghiệp vụ của các phòng 
ban và đơn vị trực thuộc được cung cấp tài 
liệu đầy đủ, kịp thời. Mặc dù vậy, công tác 
quản lý hồ sơ, tài liệu tại đơn vị hiện nay vẫn 
tiến hành thủ công, gây khó khăn cho công 
tác lưu trữ. Bên cạnh đó, việc lập danh mục 
hồ sơ công việc chưa được thực hiện thường 
xuyên, tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, 
tích đống chưa được xử lý kịp thời, chưa thực 
hiện tiêu hủy văn bản, tài liệu hết giá trị. Việc 
lưu trữ hồ sơ tại UBND thành phố hiện nay 
vẫn phải thuê Chi cục Văn thư lưu trữ của 
tỉnh làm. Điều này không những gây lãng phí 
mà còn khiến công tác lưu trữ của UBND 
thành phố thiếu tính chủ động trong quá trình 
hoạt động. Mặc dù khối lượng công việc 
nhiều nhưng cán bộ chuyên trách đảm nhiệm 
công việc lại bố trí hạn chế (01 người), lại ít 
có cơ hội tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp 
vụ khiến công tác lưu trữ hồ sơ còn gặp nhiều 
khó khăn. Do vậy, UBND thành phố cần bổ 
sung thêm biên chế làm công tác văn thư – 
lưu trữ cũng như tạo cơ hội để cán bộ chuyên 
trách tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ 
quản lý, lưu trữ, chỉnh lý tài liệu hàng năm. 
Mặc dù hiện nay, Tỉnh đã triển khai xây dựng 
và sử dụng cổng thông tin điện tử, tuy nhiên, 
yêu cầu khả năng xử lý cao và không đồng 
đều về mặt thời gian. Do vậy, để thực hiện tốt 
nhất chức năng quản lý, UBND thành phố 
cần chú trọng đầu tư, áp dụng các giải pháp 
công nghệ, các dịch vụ lưu trữ phù hợp nhằm 
đảm bảo việc cung cấp và xử lý thông tin kịp 
thời trong quá trình ra quyết định. 
3.2. Xây dựng và chuẩn hóa quy trình quản 
lý hồ sơ tài liệu tại văn phòng UBND thành 
phố Thái Nguyên 
Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu tại văn phòng 
UBND Thành phố Thái Nguyên được thể 
hiện trong hình 1. 
Hình 1. Quy trình quản lý hồ sơ tài liệu tại 
văn phòng UBND Thành phố Thái Nguyên 
Mô tả quy trình quản lý hồ sơ tài liệu tại văn 
phòng UBND thành phố Thái Nguyên 
Thông báo nộp hồ sơ: Theo định kỳ hàng 
năm, bộ phận văn thư lưu trữ sẽ ra thông báo 
tới các bộ phận trong cơ quan để thực hiện 
việc nộp hồ sơ cho bộ phận văn thư lưu trữ. 
Tiếp nhận hồ sơ: Sau khi các bộ phận trong 
cơ quan nộp hồ sơ, bộ phận văn thư lưu trữ sẽ 
tiến hành thu và ký nhận vào sổ sách, sau đó 
nhập các thông tin về hồ sơ trên máy tính. 
Kiểm tra: Chánh văn phòng tiến hành kiểm 
tra hồ sơ, nếu đúng và đủ thì yêu cầu chuyên 
viên lập phiếu xác nhận thu hồ sơ. Nếu sai 
hoặc thiếu thì gửi lại chuyên viên yêu cầu các 
bộ phận bổ sung, chỉnh sửa. 
Nguyễn Thị Hằng và Đtg Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ ĐHTN 225(07): 250 - 256 
 Email: jst@tnu.edu.vn 254 
Lập phiếu xác nhận thu hồ sơ: Lập phiếu xác 
nhận thu hồ sơ nhằm cam kết và đảm bảo đã 
thu những loại giấy tờ từ các bộ phận. 
Phân loại hồ sơ: Phân loại hồ sơ giúp việc 
lưu trữ trở nên khoa học, thuận tiện trong việc 
tìm kiếm, sắp xếp,... 
Thống kê, tổng hợp: Thống kê, tổng hợp các 
tệp hồ sơ vừa được phân loại trước đó. 
Ký xác nhận: Lấy xác nhận của người chịu 
trách nhiệm chính (Chánh văn phòng) để đảm 
bảo chính xác thông tin hồ sơ đảm bảo tính 
tin cậy. Ở bước này, nếu phân loại hồ sơ đúng 
thì Chánh văn phòng mới thực hiện ký xác 
nhận, nếu không thì sẽ trả về bước kiểm tra. 
Đưa vào lưu trữ: Chuyên viên bộ phận văn 
thư lưu trữ sẽ tiến hành đưa hồ sơ vào lưu trữ 
theo như phân loại. 
3.3. Đề xuất ứng dụng phần mềm điện toán 
đám mây Dropbox vào quản lý hồ sơ tài liệu 
tại văn phòng UBND thành phố Thái Nguyên 
Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ tài liệu tại 
văn phòng UBND thành phố Thái Nguyên 
còn nhiều bất cập, vẫn tiến hành bằng sổ sách 
là chủ yếu. Vì vậy, gây ra rất nhiều khó khăn 
về vấn đề lưu trữ, quản lý dữ liệu cũng như 
việc tìm kiếm các thông tin [10], [11]. Từ tình 
hình thực tế của đơn vị, sau khi nghiên cứu về 
các hình thức lưu trữ điện tử, tác giả nhận 
thấy điện toán đám mây đang dần được nhiều 
người biết đến bởi những tính năng và công 
dụng tuyệt vời của nó. Trong công việc, 
những dịch vụ lưu trữ đám mây không những 
giúp đơn vị tiết kiệm chi phí mà còn đẩy 
mạnh hiệu quả công việc, rút ngắn thời gian 
và sức lao động cho người sử dụng. Mặc dù 
có rất nhiều dịch vụ lưu trữ trên đám mây 
được biết đến như Google Drive, Box, 
Dropbox, mang lại nhiều sự lựa chọn hơn 
cho người dùng nhưng Dropbox có nhiều ưu 
điểm vượt trội, dễ dàng lưu trữ, chỉnh sửa và 
chia sẻ tài liệu, tập tin được lưu trữ trực 
tuyến, hạn chế được khả năng mất mát tài 
liệu. Do vậy, nó được đánh giá là một trong 
những dịch vụ lưu trữ đám mây tốt nhất hiện 
nay và được nhiều người tin dùng. 
Sau khi thực hiện đăng kí tài khoản trên trang 
web Dropbox, thực hiện các thao tác cài đặt vào 
PC, người dùng sẽ lựa chọn gói dung lượng 
muốn sử dụng. Thông thường, gói 2GB sẽ được 
miễn phí, các gói dung lượng còn lại muốn sử 
dụng phải trả phí theo yêu cầu. Giao diện cài đặt 
Dropbox trên PC được thể hiện ở hình 2. 
Hình 2. Giao diện cài đặt Dropbox trên PC 
Tiếp theo, chuyên viên bộ phận văn thư lưu 
trữ sẽ thực hiện các bước để “Đưa hồ sơ vào 
lưu trữ”. Chuyên viên sẽ tổng hợp các file mềm 
rồi phân loại hồ sơ lưu trữ cho phù hợp. Các 
Folder và file hồ sơ có thể được tạo trên máy 
tính của người quản lý hồ sơ rồi di chuyển tới 
Dropbox hoặc cũng có thể tạo trực tiếp trên 
Dropbox. Đối với cơ văn phòng UBND thành 
phố Thái Nguyên, hồ sơ sẽ được phân loại theo 
từng thứ bậc, bộ phận, công việc, với tên các 
Folder chính gồm: Hồ sơ công việc, hồ sơ 
nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. Giao diện chứa hồ 
sơ lưu trữ của cơ quan được thể hiện ở hình 3. 
Hình 3. Giao diện chứa hồ sơ lưu trữ của cơ quan 
Trong mỗi Folder chính lại có các Folder con 
chứa các thành phần hồ sơ để giải quyết các nội 
dung công việc cụ thể. Khi cần, chuyên viên bộ 
phận văn thư lưu trữ sẽ thực hiện trích rút 
hoặc chia sẻ thông tin để phục vụ cho công 
tác nghiệp vụ của mình. 
Nguyễn Thị Hằng và Đtg Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ ĐHTN 225(07): 250 - 256 
 Email: jst@tnu.edu.vn 255 
Ngoài các Folder lưu giữ các hồ sơ tài liệu của 
đơn vị, Dropbox cung cấp một file tên “TEN-
FOLDER”. File này sẽ hỗ trợ chuyên viên 
trong việc sử dụng để chú thích tên Folder nào 
chứa những thông tin gì, điều đó tạo thuận lợi 
trong quá trình tìm kiếm thông tin. Tránh 
trường hợp nếu quá nhiều thông tin phải lưu 
trữ, khi cần tra cứu, người quản lý hồ sơ không 
nhớ tên Folder chứa hồ sơ mình cần tìm thì có 
thể sử dụng file này. Giao diện tìm kiếm thông 
tin trong Dropbox được thể hiện ở hình 4. 
Hình 4. Giao diện tìm kiếm thông tin trong Dropbox 
Với các tính năng thuận tiện của phần mềm, 
khi ứng dụng Dropbox vào quản lý hồ sơ tài 
liệu, các thông tin được lưu trữ và chia sẻ một 
cách dễ dàng. Những tập tin được lưu trên 
Dropbox được lưu trữ trực tuyến, hạn chế 
được khả năng mất tài liệu do những sự cố 
xảy ra với máy tính trong khi đang sử dụng 
hoặc chỉnh sửa. Khi làm việc với Dropbox, 
đơn vị sử dụng cần chuẩn 128 bit AES để mã 
hóa dữ liệu trong lúc làm việc và sau đó dùng 
chuẩn 256 bit AES khi tập tin không được 
dùng đến. Mặt khác, cần trang bị thêm hệ 
thống máy chủ riêng cho mình để thực hiện 
tối ưu tính năng bảo mật đối với các tài liệu. 
Như vậy, việc lựa chọn giải pháp công nghệ 
điện toán đám mây tại văn phòng UBND 
thành phố Thái Nguyên là rất phù hợp với 
hoạt động quản lý, lưu trữ văn bản cũng như 
xu thế phát triển hiện đại. Với sự phát triển 
mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ số 
4.0 như hiện nay, việc tận dụng các giải pháp 
công nghệ, điển hình là điện toán đám mây 
vào giải quyết các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 
là cần thiết và tất yếu. Thực tế, nhiều cơ quan 
nhà nước, điển hình như Cục Văn thư - Lưu 
trữ hiện nay đã triển khai áp dụng hiệu quả 
công nghệ này vào việc lưu trữ dữ liệu. Để 
làm được điều đó, cần phải hoàn chỉnh khung 
pháp lí cũng như ban hành các hướng dẫn về 
nghiệp vụ cụ thể để cán bộ văn thư – lưu trữ 
có thể sẵn sàng tiếp cận với cách thức quản lý 
mới, hiện đại song song với cách thức truyền 
thống. Qua đó, giúp cơ quan tiến gần hơn tới 
lưu trữ điện tử, từ đó rút ngắn thời gian và 
nâng cao hiệu quả công việc cũng như hiệu 
quả công tác quản lý. 
4. Kết luận 
Quản lý hồ sơ tài liệu là công việc vô cùng 
quan trọng của bất kỳ một cơ quan, tổ chức 
nào. Việc đưa Dropbox vào ứng dụng lưu trữ 
hồ sơ tài liệu tại đơn vị sẽ đáp ứng đủ những 
yêu cầu cơ bản của việc lưu trữ hồ sơ, đặc biệt 
là khả năng đồng bộ nhanh, bảo mật tốt, không 
gian lưu trữ không giới hạn, tra cứu nhanh 
chóng, chính xác. Nhờ đó, công việc lưu trữ, 
quản lý tài liệu cũng như việc tìm kiếm các 
thông tin phục vụ cho công việc của người làm 
công tác văn thư lưu trữ được tiến hành thuận 
lợi, dễ dàng và chuyên nghiệp hơn, đáp ứng 
được nhu cầu tin học hóa và nâng cao hiệu quả 
của công tác văn thư, văn phòng để thích ứng 
với thời kỳ bùng nổ công nghệ và cuộc cách 
mạng công nghiệp 4.0 hiện nay. 
Lời cảm ơn 
Bài báo là sản phẩm của đề tài nghiên cứu 
khoa học cấp cơ sở, mã số T2020-07-10 do 
tác giả thực hiện tại trường Đại học Công 
nghệ thông tin và Truyền thông. 
Nguyễn Thị Hằng và Đtg Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ ĐHTN 225(07): 250 - 256 
 Email: jst@tnu.edu.vn 256 
TÀI LIỆU THAM KHẢO/ REFERENCES 
[1]. Department of State Documents and Archives 
- Ministry of Home Affairs, Management of 
electronic archives in state agencies, Ministry 
of Justice, Hanoi, 2018. 
[2]. V. K. Duong, Scientific basis for organizing 
state management of storage work, Ministry-
level project, Code 99-98-030, 2011. 
[3]. T. K. B. Nguyen, “Storing enterprises 
documents in Enterprise Law 2005 and 
Enterprise Law 2014,” Vietnam Archives 
Journal, vol. 10, no. 1, pp. 12-16, 2015. 
[4]. T. K. B. Nguyen, “The problem of managing 
archives when converting the form of 
ownership of state-owned enterprises,” Journal 
of Archives Vietnam, vol. 4, no. 1, pp. 5-9, 2012. 
[5]. Department of State Documents and Archives - 
Ministry of Home Affairs, Instruction No. 
169/HD-VTLTNN of the Department of State 
Documents and Archives on building database 
archives, Ministry Archives Justice, Hanoi, 2010. 
[6]. Q. N. Ha, "Reforming administrative procedures 
since Vietnam joined the WTO," Journal of 
Communist, vol. 3, no. 171, pp. 20-27, 2009. 
[7]. D. T. Kieu, "Land registration office, a major 
breakthrough in administrative procedure 
reform," Journal of Natural Resources and 
Environment - Ministry of Natural Resources and 
Environment, vol. 8, no. 214, pp. 35-36, 2015. 
[8]. Thai Nguyen Provincial People's Committee, 
Decision No. 3168/QD-UBND of Thai 
Nguyen Provincial People's Committee on 
reorganizing the Office of Thai Nguyen 
Provincial People's Committee, 2012. 
[9]. Thai Nguyen Provincial People's Committee, 
Decision No. 688/QD-UBND of Thai Nguyen 
Provincial People's Committee on 
Promulgating the Regulation on receiving, 
processing, issuing and managing documents 
at the Office of Thai Nguyen Provincial 
People's Committee, 2012. 
[10]. Thai Nguyen Provincial People's Committee, 
Decision No. 15020/QD-UBND of Thai 
Nguyen City People's Committee on the 
approval of the project "Application of 
information technology in the operation of 
State agencies at the People's Council and 
People's Committee of Thai Nguyen City 
phase 3,” 2012. 
[11]. Thai Nguyen Provincial People's Committee, 
Official Letter No. 23/UBND-VP of Thai 
Nguyen City People's Committee on the 
deployment and application of software under 
an information technology application project 
in activities of state agencies in People's 
Council & People's Committee People's 
Council and People's Committee of Thai 
Nguyen City phase 3, 2013.