Một số vấn đề về chia sẻ thông tin giữa các thư viện thuộc viện khoa học xã hội Việt Nam

 Một số vấn đề về CHIA Sẻ THÔNG TIN GIữA CáC THƯ VIệN 
THUộC VIệN KHOA HọC Xã HộI VIệT NAM 
Nguyễn lê ph−ơng hoài(*) 
Hệ thống th− viện thuộc Viện Khoa học xã hội (KHXH) Việt Nam hiện 
nay gồm 30 th− viện thuộc các viện nghiên cứu chuyên ngành và 2 th− 
viện thuộc Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam và Tạp chí Khoa học xã hội. 
Đây là những cơ sở phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học của Viện 
KHXH Việt Nam và các nhà nghiên cứu về KHXH và nhân văn trong cả 
n−ớc. Hoạt động hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các th− viện đã đ−ợc 
tiến hành ngay từ khi đ−ợc thành lập, tuy nhiên không phải là không 
còn những vấn đề cần bổ sung, thay đổi. Bài viết xem xét một số vấn đề 
về hoạt động chia sẻ thông tin giữa các th− viện trong Viện KHXH Việt 
Nam hiện nay, qua đó đề xuất một số giải pháp nhằm khai thác tối −u 
tiềm năng của các th− viện thông qua hoạt động chia sẻ thông tin. 
I. Hệ thống th− viện thuộc viện Khoa học xã hội 
Việt Nam và hoạt động chia sẻ thông tin hiện nay 
Chia sẻ thông tin là sự hợp tác, phối 
hợp lẫn nhau giữa các cơ quan thông 
tin-th− viện để đáp ứng kịp thời các nhu 
cầu của ng−ời dùng tin, giúp th− viện 
nâng cao tính hiệu quả trong việc xây 
dựng vốn, bằng cách không bổ sung 
những tài liệu có thể có đ−ợc thông qua 
hợp tác th− viện, tập trung bổ sung 
những tài liệu cần thiết nhất, phù hợp 
nhất cho đối t−ợng chính sử dụng. Đó là 
quá trình hợp tác phối hợp giữa các th− 
viện nhằm huy động một cách tối đa các 
tiềm năng có thể về thông tin của các 
th− viện trong hệ thống, cũng là sự kết 
tụ năng lực của các nhà quản lý thông 
tin-th− viện nhằm tạo ra một sức mạnh 
thông tin mới lớn hơn gấp nhiều lần các 
sức mạnh riêng lẻ. 
Hệ thống th− viện thuộc Viện 
KHXH Việt Nam đang l−u giữ một 
nguồn lực tài nguyên thông tin về khoa 
học xã hội và nhân văn lớn nhất trong 
cả n−ớc, trong đó có nhiều bộ s−u tập 
quý hiếm. Tuy nhiên nguồn lực thông 
tin của mỗi th− viện không thể đáp ứng 
một cách tối đa nhu cầu thông tin của 
ng−ời dùng tin. Bởi vậy, trong nhiều 
năm qua, cùng với các hoạt động chung 
của th− viện, hoạt động chia sẻ thông 
tin giữa các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam luôn tiến hành th−ờng 
xuyên với 4 hình thức. Đó là: (*) 
1. Biên soạn, xuất bản các ấn phẩm 
thông tin gửi đến các th− viện trong 
cùng hệ thống 
(*)Viện Thông tin Khoa học xã hội. 
42 Thông tin Khoa học xã hội, số 9.2011 
Ngay từ những năm mới thành lập, 
Viện KHXH Việt Nam đã có sự quan 
tâm đặc biệt đến hoạt động biên soạn, 
xuất bản các ấn phẩm thông tin nhằm 
phổ biến các kết quả nghiên cứu khoa 
học của Viện KHXH Việt Nam, cung cấp 
những thông tin về KHXH và nhân văn 
của Việt Nam và các n−ớc tới các nhà 
khoa học và những ng−ời có nhu cầu. 
Hiện nay hoạt động xuất bản của Viện 
KHXH Việt Nam do Nhà xuất bản 
KHXH và hệ thống tạp chí khoa học (29 
ấn phẩm xuất bản bằng tiếng Việt và 9 
ấn phẩm xuất bản bằng tiếng Anh) 
thuộc Viện KHXH Việt Nam và các Viện 
nghiên cứu trực thuộc thực hiện. ấn 
phẩm thông tin do Viện KHXH Việt 
Nam biên soạn gồm có sách, tạp chí, các 
tập kiến nghị khoa học, các loại hình 
th− mục. Mỗi năm Viện KHXH Việt 
Nam xuất bản hàng trăm cuốn sách, 
hơn 400 số tạp chí, hàng trăm tập kiến 
nghị khoa học và hàng trăm tập th− 
mục thông báo sách mới, th− mục 
chuyên đề, tài liệu phục vụ nghiên cứu. 
Có thể nói các ấn phẩm thông tin do 
Viện KHXH Việt Nam biên soạn rất đa 
dạng về loại hình, phong phú về nội 
dung và luôn bám sát các nhiệm vụ 
chính trị của Đảng, Nhà n−ớc và nhu 
cầu của ng−ời dùng tin. Các ấn phẩm 
thông tin đ−ợc biên soạn và gửi tới các 
th− viện trong cùng hệ thống. 
2. Trao đổi thông tin trên mạng 
Internet 
Năm 2004, Viện KHXH Việt Nam 
đ−ợc đầu t− xây dựng Cổng thông tin 
điện tử tại địa chỉ: 
 Đến nay đã 
phát triển thành hệ thống cổng thông 
tin điện tử Viện KHXH Việt Nam gồm 
có 33 Website: Website chính của Viện 
KHXHVN và 27 Website của các viện 
nghiên cứu, 05 đơn vị sự nghiệp trực 
thuộc(∗). Đây là một kho tin điện tử 
phong phú và có số l−ợng lớn, bao quát 
hầu hết kho tài liệu của 32 th− viện 
thuộc Viện KHXH Việt Nam, sẵn sàng 
hỗ trợ các nhà khoa học và ng−ời dùng 
tin trên mạng đ−ợc tiếp cận trực tuyến 
đến tra cứu, khai thác các nguồn tin này 
một cách hiệu quả, thuận tiện nhất mà 
không phải đi đến từng th− viện của 
Viện KHXH Việt Nam. 
Cổng thông tin điện tử của Viện 
KHXHVN có nhiều dịch vụ hữu ích cho 
hoạt động chia sẻ thông giữa các th− 
viện, trong đó có thể kể đến: dịch vụ tìm 
kiếm tra cứu thông tin, dịch vụ tra cứu 
trực tuyến các cơ sở dữ liệu th− viện 
điện tử Viện KHXH Việt Nam, dịch vụ 
chia sẻ tài nguyên thông tin trong mạng 
nội bộ Viện KHXH Việt Nam. 
3. Phối hợp triển lãm sách báo nhân 
các ngày lễ lớn trong năm 
Năm 2008, Viện KHXH Việt Nam tổ 
chức triển lãm sách phối hợp giữa các 
th− viện trực thuộc nhân dịp kỷ niệm 55 
năm thành lập Viện (1953 -2008). Mới 
đây nhất, trong dịp chào mừng Đại lễ 
1000 năm Thăng Long – Hà Nội, Viện 
KHXH Việt Nam đã phối hợp với Th− 
viện Hà Nội, Th− viện Quốc gia Việt 
Nam... tổ chức triển lãm sách tại Trung 
tâm triển lãm Giảng Võ, Hà Nội. 
Các cuộc triển lãm sách đã thu hút 
sự quan tâm theo dõi của đông đảo bạn 
đọc, giúp tăng c−ờng hợp tác giữa các 
th− viện trong hệ thống. 
4. Cho m−ợn tài liệu giữa các th− 
viện trực thuộc hệ thống 
(∗)
 Truy cập tại www.vass.gov.vn lần cuối ngày 
19/9/2011. 
Một số vấn đề về chia sẻ thông tin... 43 
Một trong những hình thức có hiệu 
quả đ−a vốn sách th− viện đến ng−ời 
dùng tin là tổ chức thông tin trao đổi và 
cho m−ợn tài liệu giữa các th− viện. Đây 
là một trong những biện pháp phối hợp 
hoạt động nhằm thoả mãn đầy đủ và 
thiết thực yêu cầu của ng−ời dùng tin về 
tài liệu, thúc đẩy việc sử dụng kho sách 
của các th− viện trong cùng một hệ 
thống. Hàng tháng, Viện Thông tin 
KHXH biên soạn rồi gửi th− mục thông 
báo sách mới nhập về các th− viện trực 
thuộc Viện KHXH Việt Nam tới các th− 
viện trong hệ thống để ng−ời dùng tin có 
thể tham khảo và m−ợn những tài liệu 
cần đọc. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu 
“Sách của các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam” cũng th−ờng xuyên 
đ−ợc tích hợp, ng−ời dùng tin có thể tra 
cứu, tìm kiếm tài liệu cần dùng ở bất kỳ 
một máy tính nào trong các th− viện 
trực thuộc Viện KHXH Việt Nam. 
Hoạt động chia sẻ thông tin giữa các 
th− viện trực thuộc viện KHXH Việt 
Nam dù ch−a có các quy chế cụ thể nào 
mà chủ yếu dựa trên sự thỏa thuận, hợp 
tác giữa các cán bộ th− viện nh−ng cũng 
đã góp phần vào việc đáp ứng kịp thời, 
chính xác nhu cầu tin ngày càng cao của 
mọi ng−ời dùng tin, góp phần vào việc 
phục vụ ng−ời dùng tin hiệu quả hơn. 
Đánh giá về hoạt động chia sẻ thông 
tin giữa các th− viện trực thuộc viện 
KHXH Việt Nam có thể thấy đ−ợc những 
mặt đạt đ−ợc và những hạn chế sau: 
Những mặt đạt đ−ợc 
Về điều kiện chia sẻ thông tin, các 
th− viện thuộc Viện KHXHVN có cơ sở 
hạ tầng khang trang, tiện nghi, trang 
thiết bị hiện đại phục vụ công tác 
chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ viện 
cũng nh− phục vụ tra cứu, khai thác và 
sử dụng thông tin của ng−ời dùng tin. 
Nguồn kinh phí đ−ợc cấp cho các th− 
viện ổn định, năm sau luôn cao hơn 
năm tr−ớc. Đội ngũ cán bộ th− viện có 
trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cao, 
thành thạo tin học và ngoại ngữ. 
Hình thức chia sẻ thông tin khá 
phong phú, các dạng thông tin đ−ợc sử 
dụng để chia sẻ cũng rất đa dạng với các 
dạng nguồn tin nh−: Các sản phẩm 
thông tin dạng in (sách, tạp chí, th− 
mục thông báo sách mới, th− mục 
chuyên đề, tài liệu phục vụ nghiên cứu 
– tin nhanh, tin đặc biệt); Các cơ sở dữ 
liệu; Các sản phẩm sao chụp; Thông tin 
trên mạng Internet. Cơ chế chia sẻ 
thông tin linh hoạt, mềm dẻo. 
Những hạn chế 
Hoạt động chia sẻ thông tin giữa các 
th− viện trực thuộc Viện KHXH Việt 
Nam diễn ra không đồng đều, thống 
nhất giữa tất cả các th− viện trong cùng 
hệ thống mà chỉ th−ờng diễn ra giữa các 
th− viện ở cùng khu vực địa lý. 
Bên cạnh đó, hoạt động chia sẻ thông 
tin giữa các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam ch−a có một quy chế 
chung thống nhất, mới chỉ dựa trên sự 
thỏa thuận giữa các th− viện với nhau. 
Kết quả của hoạt động chia sẻ thông 
tin giữa các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam ch−a đ−ợc Viện KHXH 
Việt Nam động viên khen th−ởng kịp 
thời, do đó ch−a kích thích đ−ợc các th− 
viện tăng c−ờng phối hợp hoạt động. 
II. Một số giải pháp nâng cao chất l−ợng hoạt 
động chia sẻ thông tin giữa các th− viện thuộc 
Viện Khoa học xã hội Việt Nam 
Mặc dù còn một số tồn tại nh−ng 
t−ơng lai, hoạt động chia sẻ thông tin 
giữa các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam chắc chắn sẽ tốt đẹp 
44 Thông tin Khoa học xã hội, số 9.2011 
với những khả năng sẵn có của các th− 
viện trong hệ thống. Vấn đề là chúng ta 
sẽ có những giải pháp gì để nâng cao 
chất l−ợng hoạt động chia sẻ thông tin 
của các th− viện trực thuộc Viện KHXH 
Việt Nam hiện nay. Trong phạm vi bài 
viết này, chúng tôi đề xuất một số giải 
pháp sau: 
1. Tăng c−ờng vai trò quản lý của 
Viện Khoa học xã hội Việt Nam 
Với vai trò là cơ quan chủ quản của 
hệ thống các Viện nghiên cứu khoa học 
trực thuộc, trong những năm tới Viện 
KHXH Việt Nam cần tiến hành theo 
một số h−ớng sau cho hoạt động thông 
tin-th− viện: 
- Xây dựng ch−ơng trình hoạt động 
cho toàn hệ thống và xây dựng Quy chế 
hoạt động của hệ thống th− viện trực 
thuộc Viện KHXH Việt Nam mang tính 
văn bản Nhà n−ớc. 
- Tiếp tục chỉ đạo đổi mới và nâng 
cao chất l−ợng hoạt động, hiệu quả phục 
vụ ng−ời dùng tin của các th− viện trực 
thuộc hệ thống, đẩy mạnh ứng dụng 
công nghệ thông tin trong toàn hệ 
thống. Theo đó, cần đề ra quy chế hoạt 
động của từng th− viện trong đó nhiệm 
vụ chia sẻ thông tin đ−ợc đặt thành một 
mục trong quy chế; đánh giá hoạt động 
của các th− viện trong hệ thống, xét các 
th− viện và cá nhân cán bộ th− viện 
xuất sắc để có những hình thức khen 
th−ởng kịp thời. 
2. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và 
chỉ đạo nghiệp vụ th− viện cho các viện 
trực thuộc Viện Khoa học xã hội Việt 
Nam 
- Nghiên cứu nhu cầu tin của các đối 
t−ợng ng−ời dùng tin của từng th− viện 
trực thuộc hệ thống, từ đó đ−a ra bức 
tranh cho toàn hệ thống. Đây là một 
công việc lớn vì nếu không nắm đ−ợc 
nhu cầu tin của ng−ời dùng tin thì khó 
mà phục vụ tốt đ−ợc. 
- Tiến hành tiêu chuẩn hoá tất cả 
các quy trình nghiệp vụ, thực hiện 
nguyên tắc thống nhất trong tất cả các 
quy trình nghiệp vụ, quy trình xử lý và 
khai thác thông tin, đặc biệt nghiên cứu 
chuẩn hoá và hoàn thiện các ngôn ngữ 
tìm tin, phân loại, từ chuẩn, từ khoá... 
để tạo điều kiện cho các th− viện có thể 
chia sẻ thông tin trên mạng. 
- Tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo 
trao đổi nghiệp vụ giữa các th− viện. 
- Tăng c−ờng vai trò quản lý và 
h−ớng dẫn nghiệp vụ đối với các th− 
viện thuộc hệ thống bằng cách th−ờng 
xuyên tạo mối quan hệ nắm bắt tình 
hình nghiệp vụ của các th− viện thuộc 
hệ thống và những kiến nghị, đề xuất 
của các th− viện đó đ−a ra, từ đó có 
những biện pháp khắc phục. 
- Xây dựng kế hoạch tổ chức các lớp 
học bồi d−ỡng cho cán bộ th− viện về các 
vấn đề nghiệp vụ th− viện. 
3. Về cơ chế chia sẻ thông tin 
- Xây dựng vốn tài liệu phong phú 
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của 
ng−ời dùng tin, đặc biệt là vốn tài liệu 
KHXH. 
- Thông tin cho nhau những danh 
mục sách mới bổ sung theo từng tháng, 
từng quý, đặc biệt là nguồn bổ sung qua 
mạng Internet. Các th− viện có trách 
nhiệm phân công, khai thác và thông 
báo cho nhau về tài liệu KHXH có trong 
th− viện mình cho các th− viện khác 
theo hình thức thông tin th− mục hoặc 
thông qua cơ sở dữ liệu. 
- Thống nhất thể thức và quy trình 
cho m−ợn giữa các th− viện. Việc cho 
Một số vấn đề về chia sẻ thông tin... 45 
m−ợn tài liệu giữa các th− viện phải là 
hoạt động th−ờng xuyên và cần có 
những quy định cụ thể trong quy chế 
hoạt động của liên hiệp th− viện đối với 
từng loại hình tài liệu. 
4. Về hình thức chia sẻ thông tin: 
Xây dựng mục lục liên hợp trực tuyến 
Hiện nay ở n−ớc ta, trong công tác 
th− viện, mục lục vẫn là công cụ tra tìm 
tài liệu th−ờng xuyên của ng−ời dùng 
tin, là cơ sở chủ yếu cho công tác h−ớng 
dẫn trả lời th− viện – th− mục. Để tiện 
lợi cho việc thông tin trao đổi và cho 
m−ợn tài liệu, tránh bổ sung trùng lặp, 
các th− viện trực thuộc Viện KHXH Việt 
Nam cần hợp tác biên soạn mục lục liên 
hợp trực tuyến, phản ánh tài liệu đặt 
mua, các tài liệu thuộc lĩnh vực KHXH, 
tài liệu n−ớc ngoài... phục vụ cho nhu 
cầu nghiên cứu của ng−ời dùng tin. 
5. Các giải pháp tạo điều kiện chia 
sẻ thông tin 
Thống nhất về mặt nghiệp vụ: 
Thống nhất việc xử lý nghiệp vụ theo 
tiêu chuẩn quốc gia về các mặt: mô tả, 
phân loại, định từ khóa, từ chuẩn, tóm 
tắt nội dung. Tiến tới sử dụng chung 
một phần mềm trong hệ thống các th− 
viện trực thuộc Viện KHXH Việt Nam. 
Hình thành một cách thống nhất các hệ 
thống tìm tin hữu hiệu: mục lục liên hợp 
tài liệu, mục lục tài liệu n−ớc ngoài... 
Đầu t− hạ tầng công nghệ thông tin: 
Nâng cấp hệ thống cổng thông tin điện 
tử Viện KHXH Việt Nam nhằm xây 
dựng và hoàn chỉnh hệ thống mạng 
thông tin điện tử nội bộ của Viện KHXH 
Việt Nam, hình thành một hệ thống liên 
kết chặt chẽ, quản lý hiệu quả các 
nguồn tài nguyên thông tin của cơ quan 
phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành 
của lãnh đạo các cấp và tạo môi tr−ờng 
làm việc cộng tác, chia sẻ giữa các đơn 
vị, các phòng ban chuyên môn. Đồng 
thời, xây dựng mô hình phát triển Hệ 
thống th− viện điện tử Viện KHXH Việt 
Nam, kết nối thực hiện dịch vụ tra cứu 
trực tuyến các cơ sở dữ liệu th− viện 
trên cổng thông tin điện tử Viện. 
Tóm lại, hoạt động chia sẻ thông tin 
giữa các th− viện trực thuộc Viện 
KHXH Việt Nam tuy diễn ra ch−a đồng 
đều nh−ng đã đem lại những hiệu quả 
đáng kể giúp cho các th− viện trong hệ 
thống sử dụng chung nguồn thông tin 
của nhau nhằm thỏa mãn nhu cầu tin 
ngày càng cao của ng−ời dùng tin. Việc 
duy trì, củng cố và phát triển hoạt động 
này là yêu cầu cần thiết và cấp bách 
nhằm mục đích phát huy khả năng 
riêng lẻ của từng th− viện, khắc phục 
tính biệt lập, tạo điều kiện cho các th− 
viện hỗ trợ nhau tạo ra một nguồn lực 
chung, tăng c−ờng tiềm năng của từng 
th− viện, phục vụ kịp thời cho yêu cầu 
học tập, nghiên cứu khoa học của từng 
Viện nghiên cứu khoa học nói riêng và 
của cả Viện KHXH Việt Nam nói chung. 
TàI LIệU THAM KHảO 
1. Hà Lê Hùng. Hợp tác liên th− viện và 
kinh nghiệm từ dự án CASLIN. Bản 
tin liên hiệp các tr−ờng đại học khu 
vực phía Nam, 11/ 2002. 
2. V−ơng Toàn. Xây dựng và phát triển 
Th− viện Khoa học xã hội thành th− 
viện quốc gia về khoa học xã hội. 
Báo cáo tại hội nghị về công tác 
thông tin – th− viện, Cửa Lò, 2005. 
3. Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Báo 
cáo đầu t− dự án Đầu t− nâng cấp 
cổng thông tin điện tử Viện Khoa 
học xã hội Việt Nam, 2010.