Mô hình tổ chức và vận hành hội nghị, tạp chí online

4 
Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 
MÔ HÌNH TỔ CHỨC VÀ VẬN HÀNH HỘI NGHỊ, 
 TẠP CHÍ ONLINE 
THE ORGANIZING AND OPERATING MODEL FOR THE CONFERENCE 
AND ONLINE MAGAZINE 
Nguyễn Thị Ngọc Mai1, Đặng Nhân Cách2, Vũ Ngọc Bích3 
1,3Phòng KHCN – NC&PT, 2Trung tâm DL&CNTT 
Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh 
Tóm tắt: Cùng với xu hướng phát triển công nghệ 4.0, Trường Đại học Giao thông vận tải Thành 
phố Hồ Chí Minh ngày càng áp dụng Công nghệ thông tin một cách sâu rộng trong giáo dục, đào tạo, 
nghiên cứu và phát triển. Việc tổ chức hội nghị, hội thảo khoa học hay vận hành mộ t tạp chí trực 
tuyến (online) liên quan nhiều đến công nghệ thông tin. Đề tài nghiên cứu này nhóm tác giả sẽ tập 
trung tìm hiểu quy trình, các nền tảng phù hợp để phát triển hệ thống thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu 
trên. Từ lúc tác giả nộp bài, đến phân công phản biện, chấp nhận và đăng tạp chí online. Tấ t cả sẽ 
được thực hiện thông qua hệ thống này, qua đó nghiên cứu này sẽ giúp cho Nhà trường hay các tổ 
chức khác có nhu cầu tương tự lựa chọn được nền tảng tốt và phù hợp để áp dụng cho mình. 
Từ khóa: Tạp chí online, hội thảo, hệ thống thông tin. 
Chỉ số phân loại: 1.4 
Abstract: The trend of technology 4.0 development requires Ho Chi Minh City University of 
Transport to apply information technology extensively in education, training, research and 
development. For example, the operation of an online magazine or the organization of scientific 
conferences/seminars all relates to information technology. Therefore, in this research, authors will 
focus on the process and development of information systems to meet the demands. All processes 
including submitting, reviewing and accepting paper are carried out through this system. This paper 
will help Ho Chi Minh City University of Transport and other organisations to choose the most 
appropriate platform of technology to apply. 
Keywords: Online magazine, conference, the information system. 
Classification number: 1.4 
1. Giới thiệu 
Cùng với xu hướng phát triển, Trường 
Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ 
Chí Minh đang có những bước chuẩn bị cho 
việc xuất bản Tạp chí Khoa học công nghệ 
Giao thông vận tải online. Việc vận hành tạp 
chí trực tuyến liên quan đến công nghệ thông 
tin (CNTT) như xây dựng các thao tác cho 
quy trình nộp bài, phân công phản biện, 
thông báo kết quả phản biện và cuối cùng là 
xuất bản tạp chí online. Vì vậy, nhà trường 
nên sử dụng những công nghệ và nền tảng 
nào để xây dựng và phát triển hệ thống đáp 
ứng nhu cầu. 
Từ các vấn đề trên nhóm tác giả sẽ tập 
trung vào nghiên cứu và xây dựng một hệ 
thống đáp ứng cho quy trình vận hành hội 
nghị và nền tảng CNTT để xuất bản tạp chí 
online. Trước hết là nghiên cứu nền tảng phát 
triển hệ thống cho quy trình tổ chức và vận 
hành hội nghị khoa học thường niên của Nhà 
trường, sau đó xuất bản trực tuyến. Tất cả các 
công đoạn gửi bài, phản biện, trao đổi và 
phát hành bài báo sẽ được thực hiện thông 
qua hệ thống này. 
Phần lớn các hệ thống này được phát 
triển trên nền web để thuận tiện trong việc 
triển khai và vận hành với đầy đủ các tính 
năng như sau [1]: 
• Nộp bản tóm tắt và bài báo của tác 
giả; 
• Xét duyệt của ban tổ chức; 
• Quản lý phản biện; 
• Phân công bài báo cho phản biện; 
• Theo dõi các quá trình phản biện; 
• Trao đổi qua mạng; 
• Thông báo chấp nhận hay từ chối; 
• Gửi email thông báo. 
Tác giả và người đánh giá có thể theo 
dõi tiến độ của các bài báo bất cứ lúc nào và 
 TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018 
5 
bất cứ nơi nào, nếu họ có kết nối Internet. 
Ngoài ra, người quản trị hệ thống (ở đây là 
ban biên tập, hội đồng biên tập) có thể quản 
lý hiệu quả những bài báo và bài phê bình 
cũng như phản hồi ý kiến và khiếu nại từ các 
tác giả. 
Ngoài phần 1 giới thiệu tổng quan, bài 
báo được bố cục như sau: Phần 2 giới thiệu 
và phân tích các nền tảng liên quan để phát 
triển hệ thống; phần 3 lựa chọn nền tảng để 
xây dựng và phát triển hệ thống cho Nhà 
trường; cuối cùng là đánh giá kết luận. 
2. Các vấn đề liên quan 
Trong những năm gần đây, nhiều nền tảng để 
phát triển hệ thống như yêu cầu đã được phát 
triển và ứng dụng cho việc quản lý bài báo, 
phân công phản biện và đăng phát online. 
Những nền tảng đó được thế giới sử dụng và 
đánh giá như sau: 
Easy Chair [3] là hệ thống quản lý hội 
nghị rất dễ sử dụng và đăng ký. Nó có nhiều 
tính năng linh động và phù hợp nhiều loại hội 
nghị khác nhau. Có thể nói nó rất thuận tiện 
trong việc tổ chức và quản lý các bài báo của 
tác giả, phân công phản biện và thông tin đến 
tác giả hay các phản biện. 
ConfTool [4] là hệ hống quản lý sự kiện 
trên nền web được phát triển để tổ chức các 
hội nghị, hội thảo, seminar chuyên đề. Nó đã 
giúp cho hơn 1000 nhà tổ chức thực hiện các 
sự kiện thành công. 
EDAS [5] quản lý nộp bài, phản biện và 
quá trình đăng ký một bài báo cho hội nghị, 
hội thảo và tạp chí. Nó hỗ trợ tất cả các quy 
trình của một hội nghị như nộp bài, phản 
biện, thảo luận và quyết định, đăng ký, bản 
quyền, các khoản trợ cấp đi lại, CD-ROM, 
chương trình và phù hiệu. EDAS là một dịch 
vụ được cung cấp bởi EDAS Conference 
Services. EDAS thường được các trường đại 
học lớn, uy tín sử dụng. Tuy nhiên, việc đăng 
ký và xét duyệt khó hơn nhiều so với Easy 
Chair. 
Open Conference Systems (OCS) [6] và 
Open Journal Systems (OJS) [7] được phát 
triển vào năm 1998 và được xem là công cụ 
hỗ trợ tổ chức hội nghị và đăng tạp chí trực 
tuyến rất tiện ích, dễ thao tác hơn hẳn. Hai 
công cụ này thực hiện trên nền web cho phép 
tổ chức và tạo ra các hội nghị, hội thảo hay 
tạp chí. Sau khi kết thúc hội nghị, các tổ chức 
có thể đăng tạp chí, các kỷ yếu và bài báo với 
các dạng tìm kiếm phù hợp. 
START V2 [8] là một hệ thống tích hợp 
thân thiện với người dùng cho phép quản lý 
hội nghị khoa học. Nó là một hệ thống 
chuyên biệt hỗ trợ nhiều người dùng khác 
nhau như các tổ chức về hội nghị, hội thảo 
cũng như các đơn vị xã hội tài trợ cho các hội 
nghị hội thảo. 
Ngoài ra còn có các hệ thống khác cũng 
hoạt động theo cách thức tương tự có thể đáp 
ứng được nhu cầu của Nhà trường như: 
Conference Online-Management System 
(COMS) [9]; Congrex [10]; CyberChair [11]; 
TrackChair [12]; iChair [13]; Academics 
[14] Tuy nhiên lượng sử dụng các hệ 
thống này để dùng còn hạn chế. 
Trong các công cụ trên thì Easy Chair là 
phổ thông nhất, có lượng người dùng nhiều 
nhất vì sự tiện lợi (hình 1). EDAS, thì được 
nhiều trường đại học lớn dùng nhưng nếu 
muốn sử dụng phải qua nhiều sự xét duyệt. 
Trong các công cụ được giới thiệu ở trên thì 
Open Conference Systems linh động và chủ 
động hơn vì nó cho phép cài đặt trên máy chủ 
của nhà trường và cũng có thêm phiên bản 
cho tạp chí online. 
Hình 1.Các nền tảng được dùng [2]. 
3. Mô hình tổ chức và quản lý 
Trong nghiên cứu này, nhóm tác giả đã 
tập trung phân tích và triển khai hai phần 
chính là: Mô hình tổ chức - vận hành hội 
nghị khoa học và mô hình tổ chức - vận hành 
tạp chí online. Từ đó đề xuất với đơn vị liên 
quan, ở đây là Trường Đại học Giao thông 
6 
Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 
vận tải Thành phố Hồ Chí Minh về hệ thống 
vận hành áp dụng cho hội nghị và tạp chí 
trực tuyến. Mô hình được chi tiết như sau: 
3.1. Tổ chức và vận hành hội nghị 
Với phần này nhóm tập trung vào tổ chức và 
vận hành về bài báo từ lúc đăng ký đến lúc 
xét duyệt và chấp nhận bài báo trình bày hội 
nghị. Về quy trình tổ chức và quản lý bài viết 
chung của hội nghị và tạp chí được mô 
phỏng: 
Hình 2. Quy trình nộp bài và phản biện. 
i) Trang quản lý gửi và tiếp nhận bài báo 
ii) Trang quản lý phản biện 
- Phân công phản biện; 
- Phản hồi của phản biện:Chấp nhận/ Từ chối phản biện; 
- Tiếp nhận ý kiến nhận xét bài báo: Sửa trình lại/không trình 
lại phản biện, Chấp nhận/Không chấp nhận đăng bài, Ý kiến 
bổ sung 
iii) Trang quản lý đăng tải bài báo 
Nguồn: Tác giả. 
Với một số phân tích trên, nhóm đề xuất 
Trường sẽ áp dụng theo hai hướng sau: Với 
các hội nghị khoa học thường niên Nhà 
trường sẽ triển khai trên nền tảng của Easy 
Chair, phần lớn các nhà khoa học đã có tài 
khoản trên hệ thống này nên thuận tiện khi 
triển khai. Còn tạp chí trực tuyến thì Nhà 
trường sẽ phát triển dựa trên nền tảng Open 
Conference System (OCS) đặt trên tài khoản 
server của Trường, thuận tiện hơn cho việc 
chủ động nội dung và chỉnh sửa. Nhóm 
nghiên cứu cũng đã cho triển khai thử 
nghiệm để đánh giá tính hiệu quả mà nền 
tảng này mang lại. 
Trong các kì hội nghị khoa học cấp 
Trường trước, Nhà trường thực hiện qui trình 
quản lý các bài báo, tác giả và phản biện một 
cách thủ công, tất cả các bước đều thông qua 
trao đổi thư điện tử (đây cũng là hướng thực 
hiện cho Tạp chí Khoa học công nghệ Giao 
thông vận tải trong những năm qua). Điều 
này tiêu tốn nhiều thời gian, mỗi tiểu ban 
khoa học sẽ tự tạo dựng một địa chỉ mail và 
chủ động liên hệ với tác giả, phản biện, đôi 
lúc có sự bỏ sót mail đến, tác giả phải chờ 
 TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018 
7 
đợi thông báo kết quả phản biện. Qua tình 
hình trên, nhóm tác giả đề xuất hướng giải 
quyết đó là ứng dụng hệ thống Easy chair. 
Điển hình, tại Hội nghị khoa học công nghệ 
giao thông lần IV – 05/2018, đã áp dụng 
Easy Chair và nhận thấy nhiều tiện ích, 
không tiêu tốn nhiều thời gian, giữa những 
phân ban khoa học, các tác giả và phản biện 
chủ động hơn khi trên cùng một hệ thống – 
một mối, không quá phụ thuộc lẫn nhau (giữa 
ban tổ chức và tiểu ban khoa học). Easy chair 
được nhiều nhà khoa học tín dụng và có 
không ít hội nghị khoa học ưa chuộng. Người 
sử dụng sẽ đăng ký một tài khoản trên hệ 
thống để mỗi cá nhân tự chủ động quản lý, 
bảo mật thông tin của mình, thao tác đăng ký 
cũng rất dễ dàng. 
Hình 3. Cửa sổ đăng ký tài khoản [3]. 
Qui trình tổ chức và quản lý bài báo hội 
nghị gồm: 
 Gửi bài viết đến hội nghị: Khi cập 
nhật vào hệ thống, nó sẽ yêu cầu người sử 
dụng cung cấp thông tin tác giả hay nhóm tác 
giả, có cửa sổ cho phép người sử dụng nhập 
tựa đề, tóm tắt, từ khóa, chọn lĩnh vực nghiên 
cứu của bài báo, cuối cùng là đăng tải tập tin 
bài báo và nhấp gửi bài. Thao tác rõ ràng 
từng bước và không gây khó khăn cho người 
sử dụng. Trong hệ thống Easy Chair của hội 
nghị sẽ tiếp nhận bài báo, người quản trị có 
thể dễ dàng theo dõi chi tiết bài báo vừa được 
gửi đến trên cửa sổ thống kê của hệ thống. 
 Phân công phản biện: Sau khi tiếp 
nhận bài báo, người quản trị hệ thống của hội 
nghị có thể căn cứ vào lĩnh vực của bài báo 
để phân công cho phản biện theo tài khoản đã 
có sẵn vốn được cập nhật trên hệ thống, đính 
kèm mẫu phản biện được thiết lập trên hệ 
thống. Người quản trị cũng theo dõi được đã 
phân công cho phản biện nào trên cửa sổ 
thống kê của hệ thống và cài đặt thời gian 
phản biện hồi âm nhận xét trở lại. Các phản 
biện khi nhận được thông báo đến từ hệ 
thống sẽ được hệ thống cung cấp thông tin 
bài báo, được tải tập tin về xem. Phản biện có 
thể phản hồi chấp nhận hay từ chối phản biện 
bài báo về hội nghị. Khi chấp nhận phản biện 
bài báo, người phản biện sẽ nhận được mẫu 
nhận xét với các mục cần chọn hay điền 
thông tin: 
+ Chấp nhận, từ chối đăng bài báo hay 
yêu cầu tác giả sửa lại trình hoặc không trình 
lại phản biện nhận xét; 
+ Viết góp ý thêm cho bài báo. 
Hình 4. Cửa sổ các phản biện hồi âm đến ban tổ chức 
chấp nhận hay từ chối phản biện bài báo [3]. 
 Phản hồi tác giả: Người quản trị nhận 
được thông báo từ phản biện qua hệ thống và 
hồi âm cho tác giả kết quả qua mail của tác 
giả đã cung cấp khi gửi bài về hệ thống. 
3.2. Tổ chức và vận hành tạp chí 
Dựa trên sự tiện ích của hệ thống quản lý 
bài báo của Easy Chair. Nhóm nghiên cứu hệ 
thống tổ chức và vận hành về bài báo tạp chí 
online được thiết lập với sự hỗ trợ của Open 
Journal Systems (OJS), qua đó nhóm đã 
xây dựng trang vận hành: journal.ut.edu.vn 
 Gửi bài báo 
Hệ thống cung cấp tính năng đăng ký tài 
khoản để thực hiện gửi bài báo trên hệ thống. 
Với tab Make a submission, tác giả tiến hành 
gửi bài, tại hệ thống có hiển thị các lĩnh vực 
của bài báo đã được cập nhật trước đó dựa 
8 
Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 
trên chỉ số phân loại lĩnh vực được Nhà 
trường qui định. 
 Phân công phản biện 
Phản biện tự tạo lập tài khoản hay khai 
báo với người quản trị địa chỉ mail để liên hệ 
về công tác tạp chí. Khi tiếp nhận bài báo, 
trên hệ thống sẽ thông báo file bài báo vừa 
gửi đến, người quản trị hệ thống sẽ tiến hành 
chức năng send to review (gửi phản biện). 
Cửa sổ New Review Round xuất hiện cho 
phép gửi đến mail hay tài khoản phản biện đã 
được cập nhật trước đó. Mỗi tab Round 
tương ứng một phản biện. Hệ thống tự động 
cài đặt nội dung gửi đến phản biện và trực 
tiếp gửi tập tin bài báo cần phản biện. 
Với tính năng nay, người quản trị sẽ 
không phải bận tâm cho việc lưu nhớ thông 
tin phản biện và nội dung thư. 
Hình 5. Tạp chí Khoa học công nghệ Giao thông vận tải trực tuyến. 
Nguồn: journal.ut.edu.vn 
Hình 6. Trang quản lý công tác phản biện bài báo 
Nguồn: journal.ut.edu.vn
 TẠP CHÍ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI, SỐ 30-11/2018 
9 
 Thiết lập thông báo 
Hệ thống được tích hợp thêm đăng thông 
báo, chuyên viên tạp chí có thể thiết lập các 
bài viết như thể lệ đăng bài, hạn gửi 
bài,...cung cấp các thông tin cần thiết về tạp 
chí đến tác giả, độc giả. Phần lớn các tác giả, 
độc giả luôn quan tâm đến hạn gửi bài và thể 
lệ đăng bài. Khi chưa có hệ thống các thông 
tin sẽ được trao đổi qua mail và điện thoại, 
khối lượng vấn đề cần giải đáp cho chuyên 
viên tăng lên, người quan tâm cũng chưa thật 
sự thỏa mãn lượng thông tin được cung cấp. 
Nếu như qui về một mối như thông báo trên 
hệ thống, người quan tâm sẽ theo dõi thuận 
tiện hơn. 
Hình 7. Cửa sổ thiết lập thông báo của 
Tạp chí online. 
Nguồn: journal.ut.edu.vn 
 Đăng tải các bài báo đã phát hành 
Các số của Tạp chí Khoa học công nghệ 
Giao thông vận tải phát hành đều đặn bốn 
quý trong năm. Bản thảo được Ban biên tập 
hiệu đính theo qui định về định dạng và đăng 
bài của Nhà trường. Do kinh phí ở mức cho 
phép, bên cạnh đó tạp chí khoa học đăng tải 
các công trình khoa học không vì lợi nhuận 
nên số lượng bản in chưa đáp ứng nhu cầu 
đến độc giả, các nhà nghiên cứu chuyên môn 
hay sinh viên – học viên thuộc các lĩnh vực 
liên quan. Hệ thống có tích hợp thêm tính 
năng tải tệp bài báo đã phát hành, nhóm chọn 
đăng tải tập tin PDF. Mỗi mục số Tạp chí sẽ 
liệt kê các tập tin bài báo được sắp xếp theo 
lĩnh vực thuộc hệ thống chỉ số phân loại lĩnh 
vực của Tạp chí Nhà trường. Các nhà nghiên 
cứu chuyên môn, sinh viên – học viên có thể 
tìm kiếm các bài báo đúng với lĩnh vực 
nghiên cứu để tham khảo. Bản quyền hoàn 
toàn thuộc về Tạp chí Nhà trường. Trước khi 
có hệ thống điều này trở thành mối quan ngại 
của chuyên viên tạp chí vì số lượng tác giả, 
các nhà khoa học liên hệ đến Ban biên tập về 
việc yêu cầu được lưu giữ tập tin bài báo đã 
phát hành khá nhiều, chuyên viên phải tìm 
kiếm trở lại các bài báo và gửi tập tin đến 
mail của tác giả. Các nhà khoa học, học viên 
– sinh viên tìm nguồn tham khảo từ Tạp chí 
cũng trở thành vấn đề cần suy xét, giảm đi 
khả năng tiếp cận của độc giả, như vậy dẫn 
đến sức ảnh hưởng của Tạp chí đến độc giả 
ngày càng giảm. 
Hình 8. Trang đăng tải bài báo đã phát hành. 
Nguồn: journal.ut.edu.vn 
10 
Journal of Transportation Science and Technology, Vol 30, Nov 2018 
4. Kết luận 
Trong bài báo này, nhóm tác giả đã tìm 
hiểu và phân tích những nền tảng dùng để 
xây dựng và tổ chức hội nghị, tạp chí khoa 
học. Từ đó nhóm cũng đã đề xuất được quy 
trình tổ chức và quản lý áp dụng cho trường 
Đại học Giao thông vận tải Thành phố Hồ 
Chí Minh. Thông qua quy trình đó, nhóm 
cũng đã phát triển được hệ thống để vận 
hành. Với nghiên cứu này hy vọng sẽ trở nên 
hữu ích cho các trường đang áp dụng công 
nghệ thông tin phục vụ cho khoa học và công 
nghệ  
Tài liệu tham khảo 
[1] Di Mauro, N., T.M. Basile, and S. Ferilli. Grape: 
An expert review assignment component for 
scientific conference management systems. in 
International Conference on Industrial, 
Engineering and Other Applications of Applied 
Intelligent Systems. 2005. Springer, page 789 - 
798 
[2] Parra, L., et al. Comparison of online platforms 
for the review process of conference papers. in 
The Fifth International Conference on Creative 
Content Technologies, 2013, page 16 - 22
[3] Easy Chair Website.  
[4] ConfTool Website.  
[5] EDAS Website. https://edas.info/doc/ 
[6] Open Conference System (OCS) Website. 
[7] Open Journal Systems (OJS) Website. 
https://pkp.sfu.ca/ojs/ 
[8] START V2 Website.  
[9] COMS Website. 
service.com/index.html 
[10] CONGREX Website. 
[11] CyberChair Website. 
[12] TrackChair Website.  
[13] iChair Website.  
[14] Academics Website. 
 Ngày nhận bài: 11/10/2018 
 Ngày chuyển phản biện: 15/10/2018 
 Ngày hoàn thành sửa bài: 5/11/2018 
 Ngày chấp nhận đăng: 12/11/2018