Khai thác tài liệu xám trong các thư viện đại học Việt Nam góp phần xây dựng trung tâm tri thức số

KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC...
VIỆT NAM GÓP PHẦN XÂY DỰNG TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ
Vũ Minh Huệ*1- Nông Thị Bích Ngọc**2
Tóm tắt: Tài liệu xám (grey literature) là các tài liệu ít hoặc không 
được xuất bản hay phổ biến rộng rãi trong cộng đồng cũng như 
không có mặt trên các kênh xuất bản hay phát hành truyền thống. 
Tuy nhiên loại tài liệu này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong 
việc xây dựng Trung tâm Tri thức số cho các cơ sở giáo dục. Trong 
khuôn khổ bài viết này, chúng tôi tìm hiểu định nghĩa về tài liệu 
xám, các khó khăn, thách thức trong việc tổ chức và truy cập tài 
liệu xám, đồng thời đưa ra một số đề xuất, kiến nghị mang tính 
khả thi đối với các thư viện đại học Việt Nam trong việc khai thác 
nguồn tài liệu giá trị này nhằm làm phong phú thêm các nguồn 
lực của Trung tâm Tri thức số trong bối cảnh của cuộc Cách mạng 
công nghiệp 4.0 đồng thời phục vụ hiệu quả các chương trình đào 
tạo đại học nói riêng và nền giáo dục nước nhà nói chung. 
Từ khóa: Tài liệu xám; Khai thác; Sử dụng; Thư viện đại học; Việt Nam
Trong thời đại Cách mạng công nghiệp 4.0, chúng ta hay nhắc tới 
việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin – thư viện, 
hay nhắc tới trí tuệ nhân tạo, Internet vạn vật, thực tế ảo, rô bốt thông 
minh trong thư viện Đặc biệt, với riêng công tác bổ sung tài liệu, 
chúng ta đang hô hào xây dựng thư viện điện tử, số hóa tài liệu quá 
nhiều mà dường như ít chú tâm tới một nhóm các loại hình tài liệu đã 
âm thầm tồn tại, hiện hữu từ rất lâu, nhưng chưa thật sự được chúng 
∗ Thạc sĩ, Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên.
∗∗ Trung tâm Học liệu và Công nghệ thông tin, Đại học Thái Nguyên.
588
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM
ta lưu tâm, đưa vào chính sách bổ sung, chính sách quảng bá tới người 
dùng tin. Đó chính là tài liệu xám. Nếu chúng ta biết tận dụng loại hình 
tài liệu này, thư viện sẽ giảm bớt gánh nặng, áp lực về bổ sung nguồn 
tài nguyên thông tin, người dùng tin sẽ có thêm nhiều tài liệu phong 
phú, phục vụ cho nhu cầu của mình, từ đó góp phần xây dựng các 
trung tâm tri thức nói chung và Trung tâm Tri thức số nói riêng. 
1. TÀI LIỆU XÁM LÀ GÌ? 
Tài liệu xám, trong tiếng Anh gọi là “grey literature” để phân biệt 
với “white literature” (tài liệu được công bố). Từ “grey” bắt nguồn từ 
thực tế là các tài liệu này không được xuất bản hoặc phổ biến rộng rãi 
ngoài cộng đồng cũng như không có mặt trên các kênh phát hành hay 
bán hàng truyền thống. Với thuật ngữ “grey literature” đa số chuyên 
gia thông tin và thư viện ở Việt Nam dịch là “tài liệu xám”. Cũng có một 
số gọi nó là “tài liệu không công bố”, để đối lập với “tài liệu được công 
bố” (white literature). Có rất nhiều tranh cãi nảy sinh xung quanh định 
nghĩa thế nào là tài liệu xám. Sau đây là một số định nghĩa về tài liệu 
xám của một số tổ chức, nhà nghiên cứu trên thế giới. 
"Tài liệu xám" là tài liệu “được tạo ra bởi tất cả các cấp chính quyền, 
cơ quan, đơn vị nghiên cứu, trường học, doanh nghiệp, ở dạng in ấn 
và điện tử và không bị chi phối bởi các nhà xuất bản hoạt động vì mục 
đích thương mại.” (Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về Tài liệu xám tổ chức tại 
Mỹ năm 1999).
"Tài liệu xám có thể là các xuất bản phẩm phi truyền thống, ẩn 
mình và đôi khi chỉ tồn tại trong một thời gian ngắn.” (The New York 
Academy of Medicine, 2020). 
"Tài liệu xám là các thông tin được sản xuất không theo các phương 
thức xuất bản và các kênh phân phối truyền thống và có thể bao gồm báo 
cáo, các tài liệu về chính sách, bản tin, tài liệu do chính phủ ban hành, bài 
phát biểu, sách trắng, kế hoạch xây dựng đô thị." (McKenzie, 2020). 
"Tài liệu xám là các thông tin được xuất bản một phần hoặc không 
được xuất bản bởi các nhà xuất bản thương mại. Ví dụ như báo cáo 
589
KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC...
nghiên cứu khoa học, kỷ yếu hội thảo, luận văn, tài liệu bản thảo, sách 
trắng, tài liệu do chính phủ ban hành, báo cáo thương mại và công 
nghiệp. Tài liệu xám có thể là tài liệu truy cập mở, không nhất thiết 
phải qua kiểm định, và khó tìm kiếm một số tài liệu xám do các vấn đề 
về giao diện và công cụ tìm kiếm". (Bell, 2018).
"Tài liệu xám là các nghiên cứu không được xuất bản hoặc được 
xuất bản ở dạng phi thương mại. Các ví dụ về tài liệu xám bao gồm báo 
cáo, thông cáo của chính phủ, kỷ yếu hội thảo, bản thảo của các bài 
báo, luận án, luận văn, báo cáo nghiên cứu khoa học, khảo sát địa chất 
và địa vật lý, bản đồ, bản tin nội bộ và các bảng dữ liệu (fact sheet)". 
(University of New England, 2020).
"Tài liệu xám chỉ một loạt các thông tin khác nhau được sản sinh 
không theo các kênh xuất bản và phân phối truyền thống và thường 
không hiện diện trong các cơ sở dữ liệu thư mục (indexing database)". 
(University of Exeter, 2020). 
Tóm lại, tài liệu xám là các tài liệu không được công bố một cách 
rộng rãi, thường ít xuất hiện trong các kênh phát hành và phân phối 
truyền thống hoặc mang tính thương mại, không hoặc ít chịu sự kiểm 
duyệt gắt gao, và được tạo ra bởi mọi đối tượng cá nhân hoặc tập thể 
hoạt động trong bất cứ lĩnh vực nào. 
Một số loại tài liệu xám phổ biến nhất, nhưng không giới hạn trong 
các loại sau: báo cáo kỹ thuật, các bài trình bày tại hội thảo, kỷ yếu, các 
bộ tiêu chuẩn, bằng phát minh, sáng chế, bản tin nội bộ, văn bản và tài 
liệu chính phủ, tiểu luận, luận án luận văn, bài giảng, bài thuyết trình, 
bảng thống kê, bản thảo của bài báo, sách, tờ rời, thư mục và danh mục. 
2. Khó khăn, thách thức trong việc tổ chức và truy cập tài liệu xám 
Mặc dù tài liệu xám cũng có nhiều lợi thế riêng của nó như mang 
tính mở/miễn phí, tính cập nhật cao và có mặt ở khắp nơi (Bell, 2018); 
nhiều tài liệu xám có giá trị, là nguồn tin tốt nhất cung cấp các nghiên cứu 
cập nhật trong một số lĩnh vực hẹp hoặc lĩnh vực mới nổi hoặc các lĩnh 
vực mà các nhà xuất bản, đơn vị phát hành không chú trọng (University 
590
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM
of New England, 2020; University of Exeter, 2020), nhưng tài liệu xám 
cũng gây nhiều khó khăn, thách thức đối với các cơ quan thông tin – thư 
viện hoặc bất cứ cá nhân, tổ chức nào muốn thu thập, tổ chức và tạo điều 
kiện cho người dùng truy cập chúng do chính từ bản chất "xám" (grey) 
mang tính mờ, mang tính ẩn thân của chúng. Một số khó khăn, trở ngại 
cơ bản trong việc tổ chức và truy cập tài liệu xám bao gồm: - Tài liệu xám phân bố rải rác trong rất nhiều cơ quan, đơn vị, 
công ty, trong các cơ sở dữ liệu, các trang Web, cổng thông tin và ở 
các kho lưu trữ khác nhau nên việc tập hợp chúng phục vụ cho người 
dùng tin gặp rất nhiều trở ngại về thời gian, chi phí và công sức. Ngay 
cả với một số tài liệu xám được một số đơn vị đưa vào hệ thống mục 
lục thì việc tiếp cận, truy cập cũng không dễ dàng do các vấn đề về bản 
quyền, sự tương thích về mặt kỹ thuật, tính thân thiện của giao diện 
tìm kiếm và đôi khi là sự ẩn thân quá kỹ của các tài liệu này. - Việc tạo điều kiện cho mọi người có thể tiếp cận tài liệu xám 
cũng gặp nhiều khó khăn (The New York Academy of Medicine, 2020). 
Nguyên nhân là do tài liệu xám có định dạng, hình thức, thông số kỹ 
thuật khác nhau như dạng văn bản, pdf, ảnh tĩnh, ảnh động, dữ liệu 
lưu trên Web, dạng ghi âm, dạng ghi hình,  - Nhiều tài liệu xám không được biên tập; đôi khi chỉ là các tài 
liệu dở dang, đang trong giai đoạn hoàn tất; hoặc là các dữ liệu thô; 
hoặc sắp xếp không theo trật tự (Bell, 2018) nên việc thu thập, đưa ra 
quyết định xử lý, lưu trữ hay thanh lọc chúng cũng không hề đơn giản, 
vì các tài liệu dang dở này, có thể vẫn có giá trị nhưng đôi khi không có 
giá trị nào đối với người sử dụng. - Tài liệu xám thường không trải qua quá trình thẩm định, bình 
duyệt (peer review) hoặc việc thẩm định không thật sự khắt khe, không 
thật sự đúng với quy trình, do đó chất lượng của các tài liệu xám sẽ rất 
khác nhau và đòi hỏi cán bộ thư viện phụ trách công tác bổ sung cũng 
như người sử dụng cần đánh giá nguồn tin này một cách khoa học, tức 
là cần có kinh nghiệm và kỹ năng đánh giá nguồn tin (McKenzie, 2020; 
University of Exeter, 2020 và Bell, 2018). 
591
KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC...
- Thời gian tồn tại, tuổi thọ của các tài liệu này là không giống 
nhau, do chính sách về lưu trữ, thanh lọc khác biệt của các cơ quan, 
công ty, đơn vị chủ quản; đồng thời do việc một số tài liệu xám khi 
được công bố trên các trang Web, blog, wiki, cổng thông tin điện tử 
cũng có thể bị gỡ bỏ hoặc do chính các Server lưu trữ chúng biến mất 
vì nhiều lý do khác nhau. Do đó, các thư viện hoặc người sử dụng phải 
chủ động lưu trữ chúng theo cách riêng của mình, điều này cũng gây 
tốn kém về chi phí, thời gian và yêu cầu nhiều về mặt kỹ thuật, tùy 
theo dung lượng, loại hình của tài liệu (University of Exeter, 2020).- Đối tượng sử dụng các tài liệu xám này thường chỉ là một nhóm 
nhỏ, có cùng chung định hướng nghiên cứu hoặc chung đam mê, sở 
thích. Do đó, việc cân nhắc tỷ lệ của tài liệu xám với các tài liệu truyền 
thống khác cũng là vấn đề đáng quan tâm trong chính sách xây dựng 
nguồn tài nguyên thông tin. - Mặc dù có một số tài liệu xám là tài liệu truy cập mở hoặc tài 
liệu miễn phí, vẫn có rất nhiều tài liệu xám khác đòi hỏi phải có nguồn 
kinh phí để bổ sung và duy trì, sao lưu định kỳ, nên các cá nhân và tổ 
chức muốn sở hữu chúng cũng cần có nguồn lực tài chính đủ mạnh. 
3. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHAI THÁC HIỆU QUẢ TÀI LIỆU XÁM 
TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC VIỆT NAM
Dù có nhiều khó khăn, trở ngại như đã trình bày, tài liệu xám cũng 
có vai trò, giá trị lớn đối với các thư viện Đại học Việt Nam, đặc biệt 
là trong bối cảnh người dùng tin ngày càng đòi hỏi các nguồn tài liệu 
phong phú, chuyên sâu và cập nhật – một trong những thế mạnh của 
tài liệu xám và các thư viện Đại học Việt Nam gặp nhiều khó khăn về 
kinh phí, kỹ thuật khi bổ sung nguồn tài liệu này. Do đó, chúng tôi đề 
xuất một số giải pháp khả thi, mang tính ứng dụng và hiệu quả cao đối 
với các thư viện Đại học ở Việt Nam vốn còn gặp nhiều khó khăn nhằm 
khai thác có hiệu quả nguồn tài liệu này. - Đưa tài liệu xám vào trong nội dung của chính sách bổ sung 
tài liệu của thư viện. Chỉ có như vậy, tài liệu xám mới “đường đường 
chính chính” có tên trong các danh mục tài liệu cần bổ sung định kỳ 
592
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM
của các thư viện và các cán bộ thư viện không còn gặp khó khăn trong 
việc giải thích, trình bày lý do thu thập loại tài liệu vốn không phải lúc 
nào cũng được coi trọng này. Chính sách bổ sung tài liệu xám, giống 
như chính sách bổ sung các nguồn tài liệu khác, cần có quy định cụ thể 
về thu thập, thanh lọc, bảo quản, về phạm vi, tỷ lệ Đồng thời đưa 
tài liệu xám vào trong các văn bản quy định nộp lưu chiểu, nhằm khai 
thác tối đa các nguồn lực này. Hiện nhiều cơ quan, trường đại học có 
quy định về nộp lưu chiểu, nhưng thường chỉ áp dụng đối với đồ án, 
khóa luận, luận văn, luận án mà bỏ qua các loại tài liệu xám khác. - Tạo lập các quy định và thói quen sử dụng tài liệu xám, coi tài 
liệu xám là nguồn tài liệu có giá trị, không những được phép bổ sung 
vào bộ sưu tập của cơ quan thông tin – thư viện mà còn được khuyến 
khích sử dụng cho các hoạt động học tập, giảng dạy và nghiên cứu 
khoa học. Ví dụ, Học viện Y dược New York đã tạo ra một cú hích 
cho các nhà nghiên cứu về sức khỏe cộng đồng và chính sách y tế của 
trường này khi cho phép thư viện bổ sung tài liệu xám, đưa tài liệu xám 
vào mục lục truy cập của thư viện nhà trường (The New York Academy 
of Medicine, 2020). - Nâng cao nhận thức của cán bộ thư viện và người dùng tin cũng 
như các đối tượng khác có liên quan về vai trò của tài liệu xám thông 
qua các hình thức tuyên truyền giới thiệu truyền thống và phi truyền 
thống như tờ rơi, thư điện tử, tin bài trên trang Web và các mạng xã hội, 
lồng ghép trong các nội dung hướng dẫn tra cứu tài liệu - Nghiêm túc áp dụng đầy đủ và theo đúng yêu cầu về chuyên 
môn nghiệp vụ khi xử lý kỹ thuật tài liệu xám như sử dụng các chuẩn 
về bổ sung, biên mục, định chủ đề, xác định từ khóa, sử dụng các 
trường phù hợp trong biểu ghi thư mục- Lưu trữ, sắp xếp tài liệu xám theo các bảng phân loại, trong các 
máy chủ, các Server, trong các kho lưu trữ dạng mở sao cho người 
dùng tin có thể dễ dàng tra cứu, tiếp cận tài liệu xám theo nhiều cách 
thức khác nhau như trực tiếp tìm trên giá, tra cứu qua mục lục truy cập, 
qua các liên kết
593
KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC...
- Tạo ra sự liên thông, kết nối giữa tài liệu xám với các tài liệu 
khác trong cùng một thư viện, giữa tài liệu xám của các thư viện với 
nhau như sắp xếp chúng theo chủ đề, theo các bảng phân loại, theo 
nhóm ngành, thông qua các công cụ như z39.50, cổng thông tin  
nhằm tạo điều kiện cho người dùng tin có thể tiếp cận nhiều nhất các 
nguồn tài liệu xám, đồng thời thúc đẩy tài liệu xám tiếp cận rộng rãi tới 
người sử dụng. - Dành một nguồn kinh phí nhất định cho việc thu thập, xử lý, 
lưu trữ, bảo quản và quảng bá tài liệu xám. Nguồn kinh phí này có thể 
từ ngân sách, theo hình thức xã hội hóa hoặc các dự án, các chương 
trình tài trợ - Cần chú trọng tới vấn đề bản quyền khi đưa tài liệu xám vào 
nguồn tài nguyên thông tin của đơn vị, cũng như khi giới thiệu chúng 
với cán bộ thư viện và người dùng tin. Các quy định về trích dẫn, sao 
chụp, phát tán, cách sử dụng hợp lý (fair use), các giấy phép dạng mở 
(Creative Commons, GNU Free Document License,) cần được hướng 
dẫn cụ thể, chi tiết cho tất cả các đối tượng liên quan bởi, so với các 
tài liệu được công bố theo các kênh truyền thống, tài liệu xám ít được 
quan tâm bảo vệ sở hữu trí tuệ hơn nên khả năng vi phạm cũng có 
nguy cơ lớn hơn rất nhiều. - Có chính sách quảng bá, giới thiệu và hướng dẫn sử dụng tài 
liệu xám cho người sử dụng hiện tại và người sử dụng tiềm năng. Do 
tài liệu xám bao gồm nhiều loại hình tài liệu khác nhau, nên các thư 
viện cần ưu tiên giới thiệu các loại tài liệu xám phù hợp với nhu cầu 
của người dùng tin. Ví dụ, với sinh viên, đồ án, khóa luận, luận án, 
luận văn, bài giảng sẽ rất hữu ích với họ; với giảng viên, các nhà nghiên 
cứu, không chỉ luận án, luận văn mà các báo cáo của chính phủ, các dữ 
liệu, thống kê cũng rất quan trọng, có giá trị đối với việc giảng dạy và 
nghiên cứu khoa học của họ. Đồng thời cần có các kênh tiếp cận để tiếp 
thu ý kiến, phản hồi của bạn đọc về tài liệu xám, nhằm kịp thời đưa ra 
các điều chỉnh, giúp tạo điều kiện thuận lợi nhất cho bạn đọc tìm kiếm 
và sử dụng tài liệu xám. 
594
PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH TRUNG TÂM TRI THỨC SỐ CHO CÁC THƯ VIỆN VIỆT NAM
- Cần chú ý tới vấn đề hạ tầng cơ sở vật chất và kỹ thuật như hệ 
thống các kho lưu trữ, giá sách, hệ thống máy tính nối mạng, đường 
truyền, máy chủ, máy trạm, sao lưu dữ liệu, an ninh mạng, tính tương 
thích giữa các trang thiết bị, phần mềm quản trị tài liệu khi đưa tài 
liệu xám vào phục vụ bởi sự khác biệt rất lớn về định dạng, cấu trúc dữ 
liệu của các loại tài liệu xám. 
Chúng ta cũng cần lưu ý rằng, chúng ta coi trọng tài liệu xám vì 
những giá trị nhất định và rõ ràng mà chúng mang lại, nhưng không 
có nghĩa chúng ta chỉ chú trọng tới nguồn tài nguyên thông tin này mà 
không đặt chúng trong mối tương quan với các tài liệu được xuất bản 
chính thống trong các chính sách hoạt động của thư viện. Đặc biệt, tùy 
theo điều kiện thực tế của từng thư viện, các giải pháp mà chúng tôi 
nêu trên có thể thực hiện riêng rẽ, hoặc lồng ghép, kết hợp trong các 
hoạt động khác. Ngoài ra, các thư viện và cán bộ thư viện cần ý thức 
sâu sắc về vai trò quan trọng của mình trong việc thu thập, xử lý, lưu 
trữ và giới thiệu tài liệu xám bởi các “cán bộ thư viện, chuyên gia thông 
tin giữ vai trò hàng đầu trong việc đưa tài liệu xám tới với người dùng 
tin” (Aina, 1998). 
Dù được ủng hộ hay vẫn còn chịu nhiều nghi ngại, tài liệu xám 
vẫn sẽ là một trong các nguồn tài liệu tham khảo hữu ích, ngày càng 
xuất hiện nhiều hơn trong danh mục tài liệu tham khảo của các công 
trình nghiên cứu khoa học, ngày càng có nhiều người tìm đến tài liệu 
xám như là một trong những tài liệu quan trọng và chính thống. Và 
ngay cả một số người dù vẫn chưa khẳng định rõ ràng vị thế của tài 
liệu xám trong tương lai cũng tin chắc rằng tương lai đó sẽ tươi sáng 
hơn và tài liệu xám sẽ đóng một vai trò xứng đáng trong việc tạo ra 
nguồn lực tri thức phong phú, đa dạng cho các trung tâm tri thức của 
hiện tại và tương lai. 
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Aina, L. O. (1998). The management of grey literature as a component of a 
library and information science curriculum. Retrieved from 
opengrey.eu/data/69/79/52/GL3_Aina_1998_Conference_Preprint.pdf on 
September 11th 2020. 
595
KHAI THÁC TÀI LIỆU XÁM TRONG CÁC THƯ VIỆN ĐẠI HỌC...
2. Bell, D. (2018). Unlocking grey literature. Retrieved from https://www.
slideshare.net/heatherdawson/unlocking-grey-literature-110981160 on 
September 18th 2020. 
3. McKenzie, J. (2020), Grey literature: what it is & how to find it. Retrieved 
from https://www.lib.sfu.ca/help/research-assistance/format-type/grey-
literature on September 20th 2020. 
4. The New York Academy of Medicine. (2020). What is grey literature. 
Retrieved from https://www.greylit.org/about on September 18th 2020. 
5. University of Exeter. (2020). Grey literature: what is grey literature. Retrieved from 
https://libguides.exeter.ac.uk/c.php?g=670055&p=4756572 on September 
18th 2020. 
6. University of New England. (2020). Grey literature. Retrieved from https://
www.une.edu.au/library/support/eskills-plus/research-skills/grey-litera-
ture on September 12th 2020.