Công tác bổ sung tài liệu tại thư viện khoa học xã hội

 Công tác Bổ SUNG TàI LIệU 
TạI THƯ VIệN Khoa học xã hội 
Nguyễn Thị Thúy Bình(*) 
h− viện là một thiết chế văn hóa có 
chức năng thông tin, văn hóa, giáo 
dục và giải trí, đảm bảo việc tổ chức sử 
dụng vốn tài liệu trong xã hội một cách 
hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả. Pháp lệnh 
th− viện chỉ rõ: th− viện có chức năng 
thu thập, tàng trữ, bảo quản tài liệu, 
truyền bá kiến thức, cung cấp thông tin 
nhằm phục vụ công tác nghiên cứu khoa 
học, giảng dạy, học tập, nâng cao dân trí, 
bồi d−ỡng nhân lực, đào tạo nhân tài, 
góp phần xây dựng nền văn hoá đậm đà 
bản sắc dân tộc. Vốn tài liệu, hay còn gọi 
là nguồn lực thông tin, là cơ sở của hoạt 
động th− viện nhằm duy trì, gìn giữ, 
đảm bảo sự vẹn toàn của tài liệu cũng 
nh− sự vẹn toàn những tri thức của nhân 
loại là điều kiện để hoạt động thông tin - 
th− viện đạt hiệu quả cao. 
Là một th− viện chuyên ngành 
KHXH&NV, Th− viện KHXH đã tiếp 
nhận và xây dựng đ−ợc nguồn vốn tài 
liệu khoa học phong phú và có chất 
l−ợng khoa học cao. Không chỉ các loại 
hình sách, báo, tạp chí, microfilm, mà 
còn nhiều CSDL rất phong phú trên 
CD-ROM, các bộ từ điển song ngữ quý 
hiếm, từ điển đối chiếu, từ điển giải 
nghĩa, bách khoa toàn th−, bách khoa 
th− chuyên ngành... 
I. Bổ sung tài liệu tại Th− viện KHXH hiện nay 
1. Trên cơ sở nghiên cứu chức năng, 
nhiệm vụ và đối t−ợng ng−ời dùng tin, 
Hội nghị “Công tác bổ sung t− liệu 
KHXH&NV” diễn ra vào tháng 12/1996 
đã biên soạn một diện bổ sung thống 
nhất công tác phát triển vốn tài liệu 
toàn Viện Thông tin KHXH với những 
nội dung cơ bản sau:(*) 
* Về diện bổ sung 
- Diện đề tài bổ sung: 
+ Các văn kiện chủ yếu về đ−ờng lối, 
chính sách, nhiệm vụ và ph−ơng h−ớng 
phát triển kinh tế - xã hội, khoa học và 
công nghệ của Đảng và Nhà n−ớc ta, 
cũng nh− các n−ớc khác trên thế giới. 
+ Các tài liệu về KHXH&NV: Khoa 
học triết học, Xã hội học, Lịch sử học, 
Khảo cổ học, Dân tộc học, Kinh tế học, 
Văn học, Ngôn ngữ học, Luật học, Văn 
học dân gian, Địa lý nhân văn, Khoa 
học về phụ nữ,... 
(*) ThS., Tr−ởng phòng Phòng Bổ sung - Trao đổi, 
Viện Thông tin KHXH. 
T 
Công tác bổ sung tài liệu 63 
+ Tài liệu về KHXH&NV nghiên 
cứu về Việt Nam học, các n−ớc trong 
khu vực Đông Nam á, các n−ớc phát 
triển, các n−ớc có quan hệ với Việt Nam. 
- Loại hình tài liệu: Bổ sung các 
dạng tài liệu sách, báo, tạp chí, 
microfilm, microfiche, băng hình, đĩa 
quang CD - ROM,... (Trong đó: Sách 
34%; Báo, tạp chí 50%; Tài liệu hiện 
đại 16%). 
+ Tài liệu nghiên cứu khoa học: Bổ 
sung các tài liệu là các công trình 
nghiên cứu của cá nhân, tập thể xuất 
bản d−ới hình thức toàn tập, tuyển tập, 
chuyên khảo, tạp chí tổng hợp hoặc 
chuyên ngành. 
+ Tài liệu phổ biến khoa học: Tài 
liệu khoa học trình bày kết quả nghiên 
cứu; thành tựu khoa học và công nghệ 
mới nhất; lịch sử các ngành khoa học,... 
+ Tài liệu tra cứu: Sách kinh điển, 
chỉ thị, nghị quyết, luật,...; Bách khoa 
toàn th− tổng hợp, chuyên ngành; Các 
loại từ điển (ngôn ngữ, giải thích, tổng 
hợp, chuyên ngành); Các ấn phẩm 
thông tin (tổng thuật, l−ợc thuật, tin 
nhanh, tờ rời,...). 
- Ngôn ngữ: Tiếng Anh, Pháp, Nga, 
Việt, Trung Quốc, Nhật,... theo nhu cầu 
ng−ời dùng tin mà bổ sung có chọn lọc. 
Những tài liệu song ngữ: −u tiên ngôn 
ngữ gốc của tài liệu, hoặc tiếng Anh. 
- Số l−ợng bản: 
+ T− liệu mua bằng ngoại tệ mạnh 
chỉ nhập một bản. 
+ T− liệu tiếng Việt nhập hai bản. 
+ Từ điển mua ít nhất một bản (có 
thể mua nhiều bản tùy thuộc vào ngân 
sách và nhu cầu tra cứu). 
+ Báo, tạp chí chỉ bổ sung một bản 
(cả tạp chí d−ới dạng vi hình). 
+ Tài liệu đ−ợc tái bản nếu có sửa 
chữa, bổ sung và Th− viện ch−a có tài 
liệu của lần xuất bản nào, tr−ớc và 
sau đó. 
- Trình độ tài liệu: Trình độ đại học 
trở lên, có nội dung khoa học phù hợp 
với diện đề tài bổ sung. Bao gồm: các 
xuất bản phẩm ở Trung −ơng và địa 
ph−ơng (đối với trong n−ớc) các xuất 
bản phẩm của các nhà xuất bản lớn, nổi 
tiếng trên thế giới (đối với ngoài n−ớc). 
- Cơ cấu vốn tài liệu: 
+ T− liệu nghiên cứu khoa học cơ 
bản về KHXH&NV: 50%. 
+ T− liệu cho các đề tài thuộc các 
ch−ơng trình khoa học - công nghệ cấp 
Nhà n−ớc: 40%. 
+ T− liệu cho các đề tài cấp Trung 
−ơng: 0,5%. 
+ T− liệu cho các khoa học liên ngành, 
khoa học thông tin – th− viện: 0,5%. 
- Phân phối kinh phí: Căn cứ vào 
vốn tài liệu và khả năng kinh phí hàng 
năm để quyết định mức kinh phí cho 
việc bổ sung một cách hợp lý nhất. 
* Nguồn bổ sung 
Coi trọng việc mua tài liệu qua nhà 
cung cấp Xunhasaba, B−u điện, các nhà 
xuất bản, các cơ quan xuất bản, các đại 
lý, cá nhân (nhất là đối với việc bổ sung 
các tài liệu mang tính chất l−u trữ có từ 
năm 1954),..., đây là nguồn bổ sung 
đảm bảo về l−ợng và chất l−ợng cho vốn 
tài liệu của Th− viện. 
Ngoài ra còn đặt mua trực tiếp với 
các hãng, các nhà xuất bản ở n−ớc ngoài 
trên cơ sở xem xét thị tr−ờng nào thuận 
64 Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 
lợi hơn. Đẩy mạnh việc trao đổi tài liệu 
khoa học với các cơ sở n−ớc ngoài. Chú 
trọng nguồn tặng biếu. 
* Về kinh phí 
Chủ yếu dựa vào kinh phí nhà n−ớc. 
Tranh thủ nguồn kinh phí do các tổ chức, 
các cơ quan trong và ngoài n−ớc viện trợ. 
Bên cạnh đó, tập trung một phần nhỏ 
kinh phí từ các dịch vụ thu lệ phí. 
2. Việc bổ sung tài liệu tại Th− viện 
KHXH thời gian qua về cơ bản vẫn theo 
các nguyên tắc trên, song tùy thuộc vào 
kinh phí cấp từng năm để điều chỉ cho 
phù hợp và theo các nguồn chính sau đây: 
a, Nguồn mua 
Với sách, báo - tạp chí xuất bản 
trong n−ớc 
Trên cơ sở khoản kinh phí theo kế 
hoạch mua sách, báo, tạp chí tiếng Việt, 
việc mua sách, báo đ−ợc thực hiện thông 
qua hệ thống phát hành, mua qua nhà 
xuất bản, mua của cá nhân. Trong thời 
kỳ các công ty phát hành, nhà sách phát 
triển nh− hiện nay, các cán bộ bổ sung 
có điều kiện lựa chọn tài liệu trực tiếp, 
vì thế có thể xác định ngay đ−ợc hình 
thức, tính phù hợp về nội dung của tài 
liệu nhập về th− viện, từ đó nâng cao 
đ−ợc chất l−ợng kho sách. 
Tr−ớc năm 2012, sách xuất bản 
trong n−ớc đ−ợc Th− viện mua 2 bản 
vào kho chính, tuy nhiên từ năm 2012 
trở lại đây do điều kiện kinh phí không 
cho phép nên chỉ mua 1 bản. 
 Đối với báo, tạp chí, tính đầy đủ, 
liên tục luôn đ−ợc đặt lên hàng đầu. Do 
vậy báo, tạp chí tiếng Việt trong các 
năm gần đây luôn giữ ở mức ổn định về 
số l−ợng tên và đảm bảo đầy đủ về số 
xuất bản. Việc đặt mua báo, tạp chí 
th−ờng thực hiện theo quý, không mất 
nhiều thời gian vận chuyển, không bị 
chậm và các tên báo, tạp chí t−ơng đối 
ổn định. 
Sách, báo - tạp chí ngoại văn 
Tính đến năm 2015, có 255 tên báo 
tạp chí đ−ợc mua về Th− viện, đây là 
con số ít nhất trong những năm trở lại 
đây. Đối với báo, tạp chí ngoại văn, Th− 
viện −u tiên mua các ấn phẩm có giá trị 
khoa học cao, đ−ợc bổ sung nhiều năm. 
Đặc điểm của sách báo ngoại văn là giá 
thành cao, thời gian vận chuyển dài, 
th−ờng xuyên bị chậm, cá biệt có một số 
tạp chí xuất bản chậm. 
b, Nguồn biếu tặng 
Ngoài nguồn bổ sung thông qua 
đ−ờng mua, trong thời gian qua, biếu 
tặng cũng góp phần đáng kể làm tăng 
nguồn vốn t− liệu nhập về Th− viện 
KHXH. Có thể kể tên các đơn vị, tổ chức 
nh− Nhà xuất bản KHXH, Nhà xuất 
bản Chính trị quốc gia, Nhà xuất bản 
Văn học, Quỹ Châu á, UNDP, Ngân 
hàng Thế giới tại Việt Nam, Văn phòng 
Kinh tế và Văn hoá Đài Bắc (tiếng 
Trung Quốc). Ngoài ra, cá nhân các nhà 
khoa học ở Mỹ, Pháp, Anh, Canada..., 
các học giả ng−ời Việt hiện đang sinh 
sống và làm việc tại n−ớc ngoài cũng đã 
quyên góp và gửi tặng Th− viện nhiều 
tài liệu có giá trị. Trong khuôn khổ Dự 
án tặng tạp chí (JDP) do Quỹ Ford tài 
trợ kinh phí, Th− viện KHXH đã tiếp 
nhận hơn 70 tên tạp chí KHXH bằng 
tiếng Anh ở dạng in (trị giá hơn 18.000 
USD/năm theo thị tr−ờng, t−ơng đ−ơng 
5.000USD/năm theo giá của JDP). Có 
thể nói, đây là một nguồn bổ sung phong 
phú và quan trọng của Viện. 
c, Nguồn trao đổi 
Công tác bổ sung tài liệu 65 
Song song với các nguồn mua và 
biếu tặng là nguồn tài liệu trao đổi 
t−ơng đ−ơng với các th− viện và tổ chức 
trên thế giới. Hiện nay, Th− viện duy trì 
trao đổi tài liệu với các cơ quan, trung 
tâm thông tin và th− viện lớn nh−: Th− 
viện INION, Th− viện Quốc gia Nga, 
Th− viện Quốc gia Leningrad, Đại học 
Washington, Th− viện Quốc hội Mỹ, Th− 
viện Nghị viện Nhật, Viện Nghiên cứu 
Đông Nam á, Th− viện Quốc lập Đài 
Trung, Viện Văn Triết (Đài Loan), Viện 
KHXH Trung Quốc. Trong điều kiện 
nguồn kinh phí mua sách, báo, tạp chí 
th−ờng niên còn rất hạn hẹp, công tác 
tạo nguồn thông tin qua kênh trao đổi 
giữ một vai trò quan trọng. Hàng năm, 
Th− viện đã tiếp nhận hàng trăm cuốn 
sách các ngữ từ các đối tác trao đổi. 
II. Bổ sung tài liệu tại Viện Thông tin KHXH tr−ớc 
yêu cầu và tình hình mới 
1. Phối hợp bổ sung tài liệu 
Từ năm 1992, Th− viện KHXH đ−ợc 
xác định là một trong bốn trung tâm 
thông tin - th− viện đ−ợc Nhà n−ớc 
dành một khoản ngoại tệ đáng kể để 
phân phối mua tài liệu ngoại văn. Trong 
đó, Th− viện KHXH cũng đ−ợc sử dụng 
số ngoại tệ bình quân mỗi năm khoảng 
75.000 - 80.000 USD. 
Trong Nghị định số 72/2002/NĐ-CP 
về chính sách đầu t− đối với th− viện 
của Chính phủ năm 2002, Ch−ơng IV 
Điều 14 ghi rõ: “Đảm bảo kinh phí cho 
các th− viện phát triển vốn tài liệu, xây 
dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo h−ớng 
hiện đại hóa, từng b−ớc thực hiện điện 
tử hóa, xây dựng th− viện điện tử (...). 
Đầu t− tập trung cho các th− viện có vị 
trí đặc biệt quan trọng bao gồm Th− 
viện Quốc gia Việt Nam, Th− viện Viện 
Thông tin KHXH (thuộc Trung tâm 
KHXH&NV Quốc gia)...”. Điều đó cho 
thấy sự quan tâm của Nhà n−ớc đối với 
công tác phát triển vốn tài liệu của các 
th− viện nói chung và Th− viện KHXH 
(thuộc sự quản lý và điều hành của Viện 
Thông tin KHXH) nói riêng. 
Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ 
thông tin, khoa học kỹ thuật phát triển 
nh− vũ bão, nhiều ngành khoa học mới, 
khoa học giáp ranh ra đời, nhiều ngành 
khoa học thâm nhập lẫn nhau, liệu Th− 
viện có thể bổ sung đ−ợc hết các nội 
dung trên? Hơn nữa, khối l−ợng xuất 
bản phẩm tăng theo cấp số nhân, bên 
cạnh đó là sự đa dạng, phong phú của 
các vật mang tin mới ra đời, vậy có đủ 
kho chứa nếu một th− viện bổ sung khối 
l−ợng tài liệu khổng lồ nh− vậy? Ngoài 
ra, nhu cầu bạn đọc luôn thay đổi không 
ngừng, liệu có thể thỏa mãn đ−ợc mọi 
nhu cầu bạn đọc ở một kho tài liệu nhất 
định? Giá cả các xuất bản phẩm tăng 
cao, đặc biệt là các xuất bản phẩm n−ớc 
ngoài, liệu có đủ kinh phí để bổ sung tất 
cả các tài liệu?... 
Hàng loạt vấn đề nêu trên dẫn đến 
một tồn tại không thể phủ nhận, đó là 
bất kỳ một th− viện nào, dù to lớn và 
giàu có đến đâu, cũng không thể bổ 
sung đ−ợc hết vốn tài liệu, thỏa mãn 
đ−ợc mọi yêu cầu của bạn đọc. Do đó 
vấn đề phối hợp bổ sung giữa các th− 
viện phải đ−ợc quan tâm hàng đầu. 
Với vai trò là th− viện trung tâm 
trong hệ thống th− viện của Viện Hàn 
lâm KHXH Việt Nam, Th− viện KHXH 
cần đề xuất phối hợp bổ sung giữa các 
th− viện trong hệ thống. Phối hợp bổ 
sung là sự thỏa thuận giữa các th− viện 
thành viên để phân chia trong việc bổ 
66 Thông tin Khoa học xã hội, số 4.2015 
sung tài liệu, sau đó thực hiện việc liên 
kết tra cứu, trao đổi dữ liệu, phục vụ 
độc giả, giúp cho vốn tài liệu phong phú, 
chất l−ợng cao, tiết kiệm chi phí trong 
bổ sung, xử lý tài liệu. Khoảng hơn 10 
năm trở lại đây, cơ sở dữ liệu 
SACHMOI của Viện Hàn lâm 
KHXHVN đ−ợc xây dựng và liên tục 
cập nhật, các chuẩn biên mục cũng đã 
đ−ợc thực hiện một cách nghiêm túc ở 
các th− viện chuyên ngành. Trên cơ sở 
đó, việc phối hợp bổ sung sẽ không còn 
là vấn đề quá khó khăn. Việc còn lại để 
thực hiện là phân công trách nhiệm 
giữa các th− viện. Các th− viện có thể 
thành lập hội đồng bổ sung để từ đó 
xây dựng kế hoạch bổ sung, xác định 
danh mục tài liệu hạt nhân, diện bổ 
sung tổng quát và chi tiết, loại hình tài 
liệu, ngôn ngữ, cơ chế phối hợp. 
2. Tài liệu điện tử, CSDL 
Việc bổ sung tài liệu điện tử, CSDL 
có ý nghĩa quan trọng với hoạt động th− 
viện vì những −u điểm sau: Chứa đựng 
l−ợng thông tin lớn, nhiều loại hình; 
Nhiều ng−ời cùng truy cập, sử dụng 
trong cùng một thời điểm, tiết kiệm thời 
gian, chi phí; Thu thập nhanh chóng, dễ 
tham khảo chéo; Tạo ra kênh thông tin 
hai chiều giữa ng−ời sử dụng thông tin 
và ng−ời sáng tạo thông tin, đồng thời 
ng−ời dùng tin có thể dễ dàng liên kết 
tới các trích dẫn, các nguồn tham khảo. 
Thực hiện kế hoạch phát triển đa 
dạng nguồn t− liệu, bắt đầu từ năm 
2014, Th− viện KHXH chuyển h−ớng 
sang bổ sung các nguồn tin điện tử, tuy 
nhiên để có đ−ợc quyền truy cập các 
CSDL online theo yêu cầu thì số kinh 
phí phải bỏ ra lớn hơn rất nhiều so với 
số kinh phí đ−ợc cấp. Với mục đích chi 
phí tối thiểu, lợi ích tối đa, Th− viện 
KHXH đã tham gia vào Liên hợp Th− 
viện Việt Nam về Nguồn tin Khoa học 
và Công nghệ để cùng sử dụng chung 
các CSDL online mà Liên hợp đã mua, 
đó là CSDL Proquest Central, CSDL 
STD và CSDL Kết quả nghiên cứu. 
CSDL Proquest Central hiện là 
CSDL toàn văn đa ngành lớn nhất hiện 
nay bằng tiếng Anh, bao quát trên 160 
lĩnh vực khoa học tự nhiên và công 
nghệ, KHXH&NV, các ngành nghệ 
thuật, kinh doanh, y học,v.v... Proquest 
hợp tác xuất bản tài liệu khoa học với 
nhiều đối tác khác nhau, bao gồm: các 
nhà xuất bản khoa học lớn nh− Emerald 
và Springer, 200 nhà xuất bản của các 
tr−ờng đại học, trên 160 hiệp hội hàn 
lâm và trên 300 tổ chức chuyên ngành. 
CSDL Khoa học và Công nghệ Việt 
Nam (STD - Science and Technology 
Documents of Vietnam) do Cục Thông 
tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia xây 
dựng và cập nhật từ năm 1987. STD 
cung cấp và cập nhật thông tin về hàng 
trăm ngàn bài trích từ các tạp chí, tập 
san, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học 
của Việt Nam, bao gồm trên 150.000 
biểu ghi th− mục với trên 85.000 bài 
trích toàn văn. STD bao phủ hầu hết các 
lĩnh vực khoa học, công nghệ, xã hội, 
nhân văn, các ngành kinh tế, giáo dục, 
văn hóa, nghệ thuật, thể thao, du lịch, y 
tế, môi tr−ờng. STD đ−ợc cập nhật hàng 
tháng và bổ sung trên 11.000 tài liệu 
mới hàng năm. 
CSDL Kết quả nghiên cứu là CSDL 
th− mục lớn nhất Việt Nam về các báo 
cáo kết quả thực hiện các đề tài nghiên 
cứu khoa học và phát triển công nghệ đã 
đ−ợc đăng ký và giao nộp tại Cục Thông 
tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia 
Công tác bổ sung tài liệu 67 
cũng nh− tại các cơ quan quản lý có 
thẩm quyền tại địa ph−ơng. CSDL gồm 
khoảng gần 20.000 biểu ghi th− mục có 
tóm tắt. 
Bắt đầu từ tháng 6/2014, các cán bộ 
nghiên cứu, độc giả có thể truy cập các 
CSDL trên mạng LAN của Viện. Bên 
cạnh đó, để phát huy tối đa lợi ích mà 
các CSDL trên mang lại, Viện Thông tin 
KHXH cũng đã chia sẻ quyền truy cập 
bằng cách cấp thêm account cho 3 đơn 
vị khác: Viện Xã hội học, Viện Triết học 
và Viện Dân tộc học. 
Việc tham gia vào Liên hợp giúp 
Th− viện tiết kiệm đ−ợc một khoản kinh 
phí không nhỏ trong việc bổ sung nguồn 
tin điện tử, ngoài ra còn tạo lập đ−ợc 
mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên, 
chia sẻ nguồn thông tin với các Viện 
nghiên cứu khác thuộc Viện Hàn lâm 
KHXH Việt Nam. Sự liên kết, chia sẻ 
nguồn tin giữa các cơ quan đã tạo điều 
kiện cho việc mở rộng và gia tăng số 
l−ợng nguồn tin số hóa một cách nhanh 
chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó còn là 
động lực để các đơn vị thành viên chú ý 
tới việc th−ờng xuyên nâng cao trình độ 
của đội ngũ cán bộ cũng nh− nâng cấp 
cơ sở hạ tầng thông tin phù hợp với nhu 
cầu trao đổi nguồn tin điện tử. 
3. Tăng c−ờng bổ sung tài liệu qua 
nguồn trao đổi, biếu tặng 
Thời gian tới, ngoài việc duy trì 
quan hệ trao đổi với các th− viện và tổ 
chức truyền thống, Th− viện cần mở 
rộng quan hệ trao đổi với các th− viện 
và tổ chức mới khác, đặc biệt là th− viện 
của các viện nghiên cứu. 
Đại sứ quán của các n−ớc đặt tại Hà 
Nội cũng là một kênh trao đổi nguồn tin 
cần đ−ợc chú ý. Trao đổi tài liệu qua đại 
sứ quán các n−ớc giúp Th− viện vừa có 
đ−ợc những tài liệu có giá trị, vừa tiết 
kiệm đ−ợc chi phí b−u điện gửi tài liệu. 
Th− viện KHXH cần vận động các 
cá nhân hiến tặng sách. Trong thực tế 
có nhiều gia đình, cá nhân trong và 
ngoài n−ớc có tủ sách, th− viện riêng, 
th−ờng là những tài liệu rất quý và 
đ−ợc lựa chọn rất kỹ l−ỡng. Tuy nhiên, 
một số cá nhân vì lý do nào đó, không 
thể giữ lại tủ sách nh−ng cũng không 
muốn bán cho ng−ời khác. Nếu Th− 
viện biết thông tin về những nguồn tài 
liệu nh− vậy thì cần làm thủ tục để xin 
đ−ợc tiếp nhận những tủ sách đó. 
Ngoài ra, cần tích cực liên hệ xin tài 
liệu của các tổ chức, các quỹ xã hội 
trong và ngoài n−ớc