Bài giảng Kỹ năng soạn thảo văn bản

CHÀO MỪNG CÁC BẠN THAM DỰ KHÓA  KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 
MỤC TIÊU KHÓA HỌC 
PHÂN BIỆT CÁC LOẠI VĂN BẢN 
NGUYÊN TẮC SOẠN THẢO VĂN BẢN 
KỸ NĂNG SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN THƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG VIỆC HÀNG NGÀY. 
Nguyên tắc lớp học 
Cùng chia sẻ . 
Làm việc tích cực . 
Không chỉ trích , phê phán . 
VĂN BẢN LÀ GÌ 
CÁC LOẠI VĂN BẢN 
VĂN BẢN PHÁP QUY 
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
 CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 
Công văn , t hông báo 
Báo cáo 
B iên bản 
QUY ĐỊNH TRÌNH BÀY VĂN BẢN 
THỂ THỨC VĂN BẢN 
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 
NỘI DUNG VĂN BẢN. 
THỂ THỨC VĂN BẢN 
 Tập hợp các cấu thành phần văn bản bao gồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản được nhà nước quy định ( thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) 
KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN 
Khổ giấy , kiểu trình bày , định lề văn bản , vị trí trình bày các thành phần thể thức , phông chữ , cỡ chữ , kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác do TCT hoặc NIAGS quy định 
NỘI DUNG VĂN BẢN 
Trả lời câu hỏi : 
Văn bản viết nội dung gì ? (WHAT) 
Văn bản viết cho ai (WHO) 
Văn bản viết như thế nào ( HOW) 
KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN 
SOẠN THẢO CÔNG VĂN 
DÙNG CÔNG VĂN KHI NÀO? 
Giao dịch/trao đổi thông tin 
Hướng dẫn thực hiện , trả lời  
Đôn đốc , nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ 
Đề nghị , trình một kế hoạch lên cấp trên 
 PHÂN LOẠI CÔNG VĂN 
Phúc đáp 
Đôn đốc , nhắc nhở 
Đề nghị 
BỐ CỤC CÔNG VĂN 
Quốc hiệu 
Địa danh , ngày , tháng , n ăm 
Tên cơ quan 
Số và ký hiệu 
Trích yếu công văn 
Nội dung (*) 
Nơi nhận , chữ ký và con dấu 
NỘI DUNG CÔNG VĂN 
Phần mở đầu 
Phần nội dung 
Phần kết luận 
 PHẦN MỞ ĐẦU CỦA CÔNG VĂN 
Nêu lý do tại sao viết công văn . 
Tuỳ theo nội dung công văn mà có cách đặt vấn đề khác nhau . 
 NỘI DUNG CỦA CÔNG VĂN 
Trình bày vấn đề chính . 
Nên sắp xếp hợp lý , vấn đề nào cần nêu trước , vấn đề gì cần nêu sau  
Cần trình bày cụ thể , rõ ràng , chính xác yêu cầu để đạt mục tiêu chung của công văn . 
Sử dụng văn phong hành chính . 
Yêu cầu đối với từng loại công văn 
Trả lời : Dứt khoát , dễ hiểu , nói rõ quan điểm trong việc giải quyết v ấn đề đó . 
Giải thích : Phải khách quan , cụ thể để cấp dưới dễ thực hiện . 
Từ chối : Phải lịch sự . 
Đề xuất : Phải logic, lập luận chặt chẽ , xác đáng . 
Nhắc nhở : Phải nghiêm khắc , tế nhị 
Tiếp thu phê bình : Phải mềm mỏng , khiêm tốn . 
Phần kết luận của công văn 
Viết ngắn gọn và phải xác định được trách nhiệm thực hiện , đưa ra yêu cầu hoặc kết luận vấn đề . 
Viết lời trân trọng kính chào hoặc cảm ơn trước khi kết thúc . 
 SOẠN THẢO THÔNG BÁO 
ĐẶC ĐIỂM CỦA THÔNG BÁO 
 Thông báo là văn bản hành chính thông thường không mang tính chất quy phạm . Được dùng chủ yếu để truyền đạt nội dung của một quyết định , một thông tin , một sự việc cho cơ quan , đơn vị , cá nhân biết . 
MỤC ĐÍCH – NỘI DUNG – VĂN PHONG 
Mục đích : Thông báo một quyết định , một tin tức , một sự việc cho cơ quan , đơn vị , cá nhân . 
Nội dung: Giới thiệu thẳng nội dung cần thông báo . 
Văn phong : Ngắn gọn , dễ hiệu , đủ lượng thông tin cần thiết 
Ví dụ về một mẫu thông báo 
 SOẠN THẢO BÁO CÁO 
Báo cáo là gì ? 
Là loại văn bản dùng để trình bày các kết quả đã đạt được trong hoạt động cuả một cơ quan , một tổ chức nhằm cung cấp thông tin, tình hình và kết quả thực hiện . 
Mục đích của báo cáo 
Đánh giá thực tế tình hình quản lý , lãnh đạo , là căn cứ để ra quyết định quản lý 
Mô tả sự phát triển , diễn biến của một công việc , một vấn đề do nhu cầu của hoạt động quản lý và lãnh đạo đặt ra . 
Đặc điểm của báo cáo 
Có thể viết định kỳ nhưng cũng có thể viết theo yêu cầu của cơ quan quản lý . Thông qua báo cáo cơ quan cấp trên kiểm tra hoạt động của cơ quan cấp dưới ; 
Sử dụng những sự việc , sự kiện với tất cả nhưng con số thống kê chính xác . 
Sự kiện sắp xếp theo một trật tự logic nhất định , làm cho người nhận báo cáo đánh giá đúng thực trạng của vấn đề , sự việc , sự kiện . 
CÁC LOẠI BÁO CÁO 
 Thường kỳ 
 Bất thường 
 Sơ kết/tổng kết 
 Chuyên đề 
Cách viết báo cáo 
Tuỳ theo mỗi loại báo cáo để xây dựng bố cục thích hợp . 
Trước khi viết báo cáo phải xác định yêu cầu của báo cáo hoặc có thể căn cứ vào mục đích , yêu cầu qui định của cấp trên . 
Nội dung báo cáo 
Nêu tình hình công việc hoặc mô tả sự việc đã xảy ra trong thực tế . 
Phân tích/đánh giá kết quả , tình hình : Xác định tồn tại , nguyên nhân cần tiếp tục giải quyết 
Nêu những phương pháp , cách giải quyết vấn đề hoặc kiến nghị ( nếu có ) 
 Bài tập về nhà 
 Anh/chị hãy viết một bản báo cáo về tình hình hoạt động trong tuần/tháng làm việc của đơn vị nơi anh/chị đang làm việc . 
 Soạn thảo/viết biên bản  
Đặc điểm biên bản 
Ghi chép lại những sự việc đã , đang xảy ra trong hoạt động của tổ chức 
đ ược lưu lại để chứng minh hoặc sử dụng khi cần thiết hoặc làm cơ sở cho một quyết định quản lý 
Y êu cầu g hi chép biên bản 
Ghi chép toàn bộ các chi tiết cần thiết một cách trung thực , khách quan . 
Bố cục của biên bản 
Phần mở đầu 
Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp 
Phần ghi chép những sự việc kết thúc hội nghị/cuộc họp 
Phần mở đầu 
Quốc hiệu 
Tên văn bản 
Giờ , ngày , tháng , năm khai mạc 
Địa điểm 
Thành phần tham gia : 
	+ Số người có mặt 
	+ Số người vắng mắt ( có thể ghi rõ lý do) 
	+ Đại biểu được mời ( nếu có ) 
Lý do hội nghị/cuộc họp 
Chương trình 
Chủ tọa 
Thư ký 
 Phần tiến hành hội nghị/cuộc họp  
Báo cáo ( ghi tên người báo cáo ) 
Thảo luận : Những vấn đề do chủ tọa nêu 
Các ý kiến thảo luận 
Ý kiến kết luận của chủ tọa 
 Phần ghi chép sự việc kết thúc  
Tóm tắt báo cáo hoặc phát biểu của đại biểu . 
Tóm tắt báo cáo hoặc lời bế mạc của chủ toạ . 
Ngày , giờ bế mạc . 
Ch ữ ký của thư ký và chủ toạ . 
Mẫu biên bản hiện hành ( tham khảo ) 
Những lỗi thường gặp khi soan thảo văn bản 
Sai thể thức . 
Nội dung không rõ ý. 
Câu văn dài dòng , rườm rà . 
Người viết muốn diễn đạt theo suy luận của mình . Không theo logic của người đọc . 
Những lưu ý khi soạn thảo văn bản 
Chuẩn bị và lưu một số mẫu văn bản chuẩn hiện hành trong máy tính ( báo cáo , thông báo , biên bản ). 
Nghiên cứu kỹ đối tượng , mục đích và nội dung của văn bản định trình bày . 
Làm dàn ý. 
Trả lời các câu hỏi : Viết cho ai ? Để làm gi ? Viết như thế nào ? Người đọc có hiểu hay không ? 
Dùng các câu văn ngắn gọn , đơn giản . Tránh dùng những câu dài dòng , nhiều vế , nhiều từ nối . 
Đọc kỹ lại văn bản sau khi đã làm xong . Kiểm tra lỗi chính tả , văn phong , nội dung, hình thức văn bản . 
Nhờ một người đọc lại xem văn bản đã rõ ý chưa ?