Đề tài Quản lý công văn

 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH 
KHOA KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ 
BÁO CÁO TỔNG KẾT 
 ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP TRƯỜNG 
TÊN ĐỀ TÀI 
QUẢN LÝ CÔNG VĂN 
CHỦ NHIỆM ĐỀ TÀI: KS. LÊ VĂN PHOL 
ĐƠN VỊ: PHÒNG QUẢN TRỊ THIẾT BỊ 
Trà Vinh, ngày 13 tháng 04 năm 2012 
 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÀ VINH 
KHOA KỸ THUẬT VÀ CÔNG NGHỆ 
BÁO CÁO TỔNG KẾT 
 ĐỀ TÀI KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ CẤP TRƯỜNG 
TÊN ĐỀ TÀI 
QUẢN LÝ CÔNG VĂN 
Xác nhận của cơ quan chủ trì Chủ nhiệm đề tài 
 (ký tên và đóng dấu) (ký tên, họ tên) 
 LÊ VĂN PHOL 
Trà Vinh, ngày 13 tháng 04 năm 2012 
i 
MỤC LỤC 
CHƯƠNG I. TỔNG QUAN CỦA ĐỀ TÀI ............................................................... 1 
1.1. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI .......................1 
1.2. TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC .....................................1 
1.3. MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI ..................................................................................................2 
1.4. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU ...............................................................................................2 
1.5. QUY TRÌNH THỰC HIỆN ................................................................................................2 
1.6. PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN .........................................................................................3 
 Nghiên cứu quy ..........................................................................................................................3 
 Quy trình xử lý ...........................................................................................................................3 
 Thiết kế CSDL ...........................................................................................................................3 
 Thiết kế giao diện hệ thống ....................................................................................................3 
 Nghiên cứu Hệ quản trị CSDL MySQL và công nghệ CakePHP để xây dựng hệ 
thống .............................................................................................................................................4 
 Đưa vào dùng thử và ................................................................................................................4 
 Tiến hành tập huấn sử ..............................................................................................................4 
 Báo cáo kết ..................................................................................................................................4 
CHƯƠNG II. PHƯƠNG PHÁP VÀ KỸ THUẬT THỰC HIỆN .............................. 5 
2.1 CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN ...............................................................................................5 
2.1.1 Hệ quản trị CSDL MySQL ...............................................................................................5 
2.1.2 Công nghệ CakePHP ..........................................................................................................7 
2.2 MÔ HÌNH TƯƠNG TÁC HỆ THỐNG............................................................................8 
2.2.1 Sơ đồ Usecase .......................................................................................................................8 
2.2.2 Mô hình quan niệm (CDM) .............................................................................................9 
2.2.3 Mô hình Luận lý( LDM) ................................................................................................ 11 
2.2.4 Các mô hình xử lý ........................................................................................................... 13 
a. Mô hình xử lý tiếp nhận công văn đến .................................................................. 13 
b. Mô hình tạo mới công việc và điều chuyển xử lý ................................................. 14 
c. Mô hình xử lý công việc ....................................................................................... 15 
d. Mô hình xử lý công văn chờ duyệt (Ký duyệt công văn) ..................................... 16 
2.3 HỆ THỐNG CSDL .............................................................................................................. 17 
ii 
2.3.1 Phân hệ quản lý công văn, VB ...................................................................................... 17 
 nhom_van_ban ...................................................................................................... 17 
 do_khan ................................................................................................................. 17 
 do_mat ................................................................................................................... 17 
 loai_van_ban ......................................................................................................... 17 
 linh_vuc_van_ban ................................................................................................. 17 
 van_ban .................... ... a gõ tên người 
cần trình ký. 
6) Chọn đệ trình để hoàn tất việc trình 
ký duyệt một công văn. 
Thông báo: 
Đã trình ký 
công văn 
thành công. 
Đạt 
11 Duyệt công 1) Chọn liên kết công văn trong danh Thông báo: Đạt 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 68 
văn được 
trình ký 
sách liên kết. 
2) Chọn tiếp liên kết công văn chờ 
duyệt. 
3) Chọn nút tùy chọn. 
4) Trong thực đơn tùy chọn ta duyệt 
công văn. 
5) Trong ô nội dung duyệt, ta gõ nội 
dung xử lý vào. 
6) Chọn duyệt để hoàn tất việc ký 
duyệt một công văn. 
Đã duyệt VB. 
12 
Điều 
chuyển 
công văn đã 
duyệt 
1) Chọn liên kết công văn lưu trữ trong 
danh sách liên kết. 
2) Chọn tiếp liên kết công văn đến 
hoặc đi. 
3) Chọn nút tùy chọn. 
4) Trong thực đơn tùy chọn ta điều 
chuyển. 
5) Chọn đơn vị hoặc cá nhân cần điều 
chuyển bằng cách gõ vào tên tương 
ứng với ô nhập liệu. 
6) Chọn nút chuyển đi để hoàn tất việc 
chuyển công văn. 
Thông báo: 
Đã chuyển 
công văn 
thành công. 
Đạt 
13 
Công bố 
công văn 
1) Chọn liên kết công văn lưu trữ trong 
danh sách liên kết. 
2) Chọn tiếp liên kết công văn đến 
hoặc đi. 
3) Chọn nút tùy chọn. 
4) Trong thực đơn tùy chọn ta công bố. 
5) Chọn nút công bố để hoàn tất. 
Thông báo: 
Đã công bố 
VB. 
Đạt 
14 
Phân quyền 
cho công 
văn 
1) Chọn liên kết công văn lưu trữ trong 
danh sách liên kết. 
2) Chọn tiếp liên kết công văn đến 
hoặc đi. 
3) Vào chi tiết công văn cần phân 
quyền. 
4) Chọn liên kết phân quyền. 
5) Ở mục người nhận đánh dấu vào các 
quyền tương ứng với tên người nhận 
công văn. 
6) Chọn nút cập nhật để hoàn tất việc 
phân quyền công văn. 
Thông báo: 
Đã cập nhật 
thành công. 
Đạt 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 69 
PHỤ LỤC 4: CÔNG NGHỆ CAKEPHP 
1. Giới thiệu về CakePHP 
Theo  CakePHP là một framework cho PHP, mục đích của 
nó là cung cấp một framework cho người sử dụng PHP phát triển những ứng dụng web 
nhanh, mạnh mà không mất tính linh hoạt của nó. Việc viết web trở nên đơn giản và 
nhanh hơn rất nhiều so với cách viết truyền thông bằng việc dựa trên các thư viện, lớp 
có sẵn thêm vào đó nó cũng hổ trợ Ajax, Javascript và CSS. Và điều quan trọng là 
CakePHP là miễn phí.Trang chủ CakePHP:  Để sử dụng nó, yêu 
cầu người làm phải biết những kiến thức cơ bản về PHP và HTML, ... Có thể đọc tài 
liệu chi tiết về nội dung cũng như ví dụ của CakePHP tại  
Tải về CakePHP framwork 
CakePHP được lưu trữ tại GitHUB: 
https://github.com/CakePHP/CakePHP/zipball/master. 
2. Cài đặt và cấu hình CakePHP 
2.1 Cài đặt 
Để sử dụng CakePHP, cần phải đáp ứng những yêu cầu sau: 
▪ Một HTTP Server (ví dụ như Apache, IIS) 
▪ CakePHP chỉ support trong PHP ver 4 trở lên. 
▪ Database: CakePHP hổ trợ các hệ cơ sở dữ liệu sau: MySql, PostgreSQL. 
Có thể sử dụng "AppServ Version 2.5.7 for Windows" gồm 
▪ Apache Web Server Version 2.2.3 
▪ PHP Script Language Version 5.1.6 
▪ MySQL Database Version 5.0.24a 
▪ PHPMyAdmin Database Manager Version 2.9.0.2 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 70 
Sau khi download CakePHP về ta extract ra (.zip) và copy vào thư mục chứa Apache 
Server (vd: C:\AppServ\www\MyCake). VD: 
 /MyCake 
 /app 
 /cake 
 /vendors 
 .htaccess 
 index.PHP 
2.2 Cấu hình 
Để cake có thể làm việc được với database, cần cấu hình lại trang 
database.PHP, mặc định trang này không có, để cấu hình ta làm như sau: Mở file 
database.PHP.default ở /app/config và Save As lại thành file database.PHP. Điều chỉnh 
lại các thông số: 
 var $default = array('driver' => 'mysql', 
 'connect' => 'mysql_connect', 
 'host' => 'localhost', 
 'login' => 'user', 
 'password' => 'password', 
 'database' => 'project_name', 
 'prefix' => ); 
Với user, password, database lần lượt là: tên user, password và database ở trong 
MySql 
Quy ước về đặt tên bảng trong database 
▪ Tên bảng trong cake nên ở dạng tiếng Anh số nhiều (ví dụ: users, customers, 
students, ...); 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 71 
▪ Bảng phải có khoá chính tên là 'id' là trường kiểu int, tự động tăng theo chuẩn của 
CakePHP quy định; 
▪ Nếu có sử dụng quan hệ trong các bảng ví dụ: user_id (user không có s và dấu _ 
cộng id). 
2.3 Chạy thử 
Tôi sẽ nói đến tính năng, cũng như mô hình hoạt động của CakePHP, cách viết 
một web application bằng CakePHP tôi sẽ nói dần với các bạn qua ví dụ: Sau khi cài 
đặt và cấu hình CakePHP, kiểm tra CakePHP đã setup chưa, bạn kiểm tra thử bằng 
cách mở trình duyệt lên gõ  bạn sẽ thấy giao diện như sau 
Cần chú ý đến 2 dòng 
▪ Your database configuration file is present. 
▪ Cake is able to connect to the database. 
Xác định xem bạn đã kết nối được Cake với database của bạn hay chưa. 
3. Kiến trúc hoạt động 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 72 
Như đã giới thiệu CakePHP là một framework, nó hoạt động theo kiến trúc 
MVC (Model, View, Control). Trong Cake Model được thể hiện là một bảng dữ liệu, 
lưu trữ dữ liệu theo như các quy tắc mà Cake định nghĩa theo mặc định hoặc theo 
người phát triển tự định nghĩa (chúng ta sẽ nói tính hợp lệ của dữ liệu qua phần 
Validate dữ liệu). View thể hiện các giao diện với code có thể là html và PHP. 
Controller sẽ thực hiện các yêu cầu từ server (ví dụ như buộc người dùng nhập dữ liệu 
vào input text), và sử dụng các Model để đọc, viết, hoặc thay đổi dữ liệu trong 
database và gởi dữ liệu đã được xử lý đến View. 
3.1 Model 
Model đại diện cho dữ liệu và được sử dụng trong ứng dụng CakePHP để truy 
cập dữ liệu. Một Model thường đại diện cho một bảng cơ sở dữ liệu nhưng có thể được 
sử dụng để truy cập bất cứ điều gì dùng để lưu trữ dữ liệu như các tập tin, hồ sơ 
LDAP, các sự kiện iCal, hoặc các hàng trong một tập tin CSV. 
Một Model có thể được liên kết với các Model khác. Ví dụ, Sách có thể được 
liên kết với các Tác giả của sách cũng như các thành phần trong sách. 
3.2 Controller 
Controller được sử dụng để quản lý logic cho một phần của ứng dụng của 
bạn.Thông thường nhất, controller được sử dụng để quản lý logic cho một model đơn 
lẻ . Ví dụ, nếu bạn đã xây dựng một trang web cho một tiệm bánh trực tuyến, bạn có 
thể có một RecipesController và IngredientsController quản lý công thức nấu ăn của 
bạn và các nguyên liệu của nó. Trong CakePHP, bộ điều khiển được đặt tên theo 
model chúng xử lý, dưới hình thức số nhiều. 
model Recipe được xử lý bởi RecipesController, model Product được xử lý bởi 
ProductsController, và vân vân. 
Ứng dụng của controller là các lớp mở rộng các lớp CakePHP AppController, 
từ đó mở rộng một Controller class cốt lõi, đó là một phần của thư viện CakePHP. Lớp 
AppController có thể được định nghĩa trong / app / app_controller.PHP và nó chứa các 
phương thức được chia sẻ giữa tất cả các controller trong ứng dụng của bạn. 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 73 
Controllers có thể bao gồm bất kỳ số lượng các phương thức thường được gọi là hành 
động. Hành động là phương thức điều khiển sử dụng để hiển thị views. Một hành động 
là một phương thức duy nhất của một controller. 
dispatcher của CakePHP gọi hành động khi một yêu cầu đến phù hợp với một URL để 
hành động của một bộ điều khiển (tham khảo "Cấu hình Routes" để giải thích về cách 
thức điều khiển hành động và các thông số được ánh xạ từ địa chỉ URL). 
3.3 View 
Views là V trong MVC. Views được chịu trách nhiệm để tạo ra kết xuất cụ thể 
cần thiết cho yêu cầu. Thường thì điều này có ở dạng của HTML, XML, hoặc JSON, 
nhưng streaming các tập tin và tạo ra của PDF mà người dùng có thể tải về cũng là 
trách nhiệm của lớp View. 
CakePHP đi kèm với một số được xây dựng trong các lớp View để xử lý các kịch bản 
dựng phổ biến nhất: 
• Để tạo các webservices XML hoặc JSON, bạn có thể sử dụng JSON và XML 
views. 
• Để phục vụ các tập tin được bảo vệ, hoặc các tập tin tự động tạo ra, bạn có thể 
sử dụng Media Views 
• Để tạo ra nhiều giao diện theo chủ đề, bạn có thể sử dụng Themes 
3.4 Components 
Trong những trường hợp vì một lý do nào đó ta không thể viết được các hàm 
trong controller, thì components sẽ giúp chúng ta giải quyết được vấn để đó, và đó 
cũng chính là một đặc tính rất hữu ích cho các nhà phát triển trong việc kế thừa các 
function từ các nguồn khác. 
Các files component được lưu giữ ở thư mục app/controllers/components/. Ví 
dụ ta tạo một file component tên là cpn.PHP, nội dung trang components đó sẽ tương 
tự như sau: 
class CpnComponent extends Object 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 74 
{ 
 var $comp = null; 
 var $controller = true; 
 function startup(&$controller) 
 { 
 // controller initialization here. 
 } 
 function doComp() 
 { 
 $this->comp = 'cpn'; 
 } 
} 
Phương thức startup() sẽ tham chiếu đến controller mà đang sử dụng nó. Hàm startup() 
Dispatcher trong suốt quá trình load CakePHP. Nó là một contructor cho phép 
components truy xuất đến controller đó. 
Để sử dụng components đó các bạn phải khai báo biến $components trong controller 
và gán giá trị cho nó chính là tên components. Ví dụ trong ví dụ về quản lý Customer 
bạn muốn sử dụng components cpn.PHP trong CustomersComtroller thì đoạn code 
như sau 
<?PHP 
class CustomersController extends AppController{ 
 var $name = 'Customers'; 
 var $components = array('cpn'); 
 ... 
} 
?> 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 75 
Và trong controller đó ta muốn sử dụng hàm doComp() trong components thì viết như 
sau: $this->Cpn->doComp();. Một ví dụ khác, nếu ai đã từng dùng json (nó là một 
lớp gồm các hàm để chuyển đổi định dạng dữ liệu bao gồm các phương thức chuyển 
đổi như encode(), decode(), ...) để sử dụng nó trong các ứng dụng, ta cũng khai báo 
như trên var $components = array(‘json’);và đặt nó trong controller mà muốn sử 
dụng. 
3.5 Helper 
Helper cung cấp các hàm để chúng ta định dạng và thể hiện dữ liệu ở trong 
View giúp cho các developer viết ứng dụng nhanh hơn trong việc thiết kế các web 
form. Helper được sử dụng phổ biến và nhiều nhất là HTML helper, nó được sử dụng 
thông qua đối tượng $html. Hầu hết các hàm trong HTML helper đều định nghĩa các 
thẻ HTML chuẩn được chúng ta hay sử dụng. Trong ví dụ trên trong add view 
(add.html) các bạn có thể thấy được cách sử dụng helper trong việc xuất ra một input 
text để người dùng nhập dữ liệu. $html->input('Customer.name',array('size'=>'20', 
'maxlength'=>'255'));. Tiếp đến là Javascript Helper và các Ajax, Number, Text, 
Time, Cache helper. 
3.6 Plugins 
Việc phát triển ứng dụng không phải lúc nào cũng hoàn chỉnh, và việc cập nhật, 
sữa chữa, thêm bớt chức năng là cần thiết. CakePHP cho phép bạn thiết lập một sự kết 
hợp với các controller, các model, và các view và phát hành như là một plugin ứng 
dụng được đóng gói mà người khác có thể sử dụng trong các ứng dụng CakePHP của 
họ. 
Mối quan hệ chính giữa một plugin và các ứng dụng đã được cài đặt sẵn là cấu 
hình của ứng dụng (kết nối cơ sở dữ liệu, vv). Nếu không, nó hoạt động trong không 
gian nhỏ của riêng mình, hành xử nhiều giống như nó sẽ thể nó là một ứng dụng riêng 
của nó. 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 76 
3.7 Access Controller Lists 
Access Controller Lists (ACL) quản lý quyền ứng dụng rất chuẩn theo khuynh 
hướng dễ duy trì và quản lý. ACL định nghĩa 2 thuật ngữ AROs và ACOs như sau: 
▪ AROs: là những đối tượng cần truy xuất đến ACOs, thường là User. 
▪ ACOs: là những đối tượng mà AROs yêu cầu, thường là những action hoặc là dữ 
liệu. 
ACL sẽ quyết định việc AROs truy xuất đến ACOs. 
ACL sử dụng 2 phương thức để thiết lập quyền: 
▪ Dựa trên file được lưu trên /app/config/acl.ini.PHP 
▪ Dựa trên database. 
Việc chúng ta xác định dùng phương thưc nào có thể được chỉ định trong 
file /app/config/core.PHP. Mặc định cake sử dụng phương thức database (khuyến cáo 
người sử dụng dùng phương thức này). Chúng ta có thể thấy cake định nghĩa phương 
thức thiết lập quyền trong file core như sau 
define('ACL_CLASSNAME', 'DB_ACL'); 
define('ACL_FILENAME', 'dbacl' . DS . 'db_acl'); 
Nếu chúng ta muốn sử dụng phương thức sử dụng file lưu trữ acl.ini.PHP thì sữa lại 
giá trị hằng ACL_CLASSNAME và ACL_FILENAME 
define('ACL_CLASSNAME', 'INI_ACL'); 
define('ACL_FILENAME', 'ini_acl' . DS . 'ini_acl'); 
Tiếp theo chúng ta sẽ tìm hiểu ACL tạo các đối tượng AROs và ACOs như thế 
nào. Nhưng trước hết ta tìm hiểu xem ACL lưu trữ các aros và acos đó bằng cách nào: 
Vâng, đó là lưu trữ theo cấu trúc cây, theo phương thức MPTT (Modified Preorder 
Tree Traversal). Để các bạn dễ hình dung tôi đưa ra ví dụ sau: Dùng ACL để xác thực 
quyền của người dùng trong việc truy xuất đến dữ liệu và các phương thức. Giả sử 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 77 
việc phân quyền ta chia ra làm các nhóm như sau (AROs): Quyền cao nhất là Super 
Admin, tiếp đến ta phân quyền Super Admin đó thành 2 group cấp nhỏ hơn là Admin1 
và Admin2, trong group Admin1 ta có thêm 2 group nhỏ hơn là Group1 và Group2, 
tương tự trong group Admin2 có group nhỏ hơn là Guest. Để rõ hơn các bạn nhìn hình 
sau: 
Tương tự là cấu trúc cây của ACOs gồm các phương thức ta tạm gọi là Member (root), 
User và Anonymous 
Mặc định ACL deny tất cả các quyền của root, như vậy thì mặc định tất cả các group 
trên cây sẽ không có quyền nào để truy cập đến các phương thức, dữ liệu. Việc lưu các 
đối tượng theo dạng cây có một ưu điểm là rất trực quan. Để hiểu rõ hơn, tôi lấy ví dụ 
cụ thể như sau: Ta cho phép group Super Admin có quyền truy xuất đến tất cả các 
phương thức và dữ liệu của Member. Thì khi đó tất cả các group con của nó cũng có 
quyền tương tự, nếu ta muốn cấm (deny) group Admin1 không được truy xuất đến 
ACOs User thì ta chỉ việc deny Admin1 truy xuất đến User. 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 78 
Cụ thể: SuperAdmin (allow all)->Admin1 (deny User)->deny Admin1, Group1, 
Group2 truy xuất đến User. 
Trước khi làm ví dụ kiểm chứng trên ta tìm hiểu cách tạo các đối tượng AROs, ACOs 
của Cake. Cake đã định nghĩa các đối tượng Aro và Aco, ta chỉ việc khởi tạo đối tượng 
bởi từ khóa new. 
$aro = new Aro(); 
$aco = new Aco(); 
Và dùng phương thức create($user_id, $parent_id, $alias) để khởi tạo các thuộc tính 
cho các đối tượng ARO và create($id, $parent, $alias) để khởi tạo các thuộc tính cho 
các đối tượng ACO. Sử dụng phương thức setParent(parent,child) để set đối tượng 
con là thuộc đối tượng cha nào. 
BÁO CÁO ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC 
 79 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
1. Khuất Thùy Phương, 2005, Lập trình ứng dụng Web với PHP Tập 1,2 
Nhà xuất bản Đại học Quốc Gia TP Hồ Chí Minh. 
2. Phạm Thị Xuân Lộc, 2009, Giáo trình Phân tích hệ thống hướng đối 
tượng, Khoa Công nghệ Thông tin Trường Đại học Cần Thơ. 
3. Ahsanul Bari, Anupom Syam , 2008, CakePHP Application 
Development. 
4. Kai Chan and John Omokoro wih Richard K. MillerPractical, 2009, 
CakePHP Procjects. 
5. Quy trình Quản lý công văn của Tổ văn thư thuộc Phòng Hành chánh – 
Tổ chức, Trường Đại học Trà Vinh 
6. Các trang web đã tham khảo: 
-  
-  
-  
-  
-