Vận dụng cấu trúc ma trận vào thực tiễn của các tổ chức khoa học công nghệ nhằm sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
54
VẬN DỤNG CẤU TRÚC MA TRẬN VÀO THỰC TIỄN CỦA CÁC TỔ CHỨC
KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NHẰM SỬ DỤNG HIỆU QUẢ NGUỒN NHÂN LỰC
Ths. Nguyễn Thị Hồng Hạnh
Viện Khoa học Lao động và Xã hội
Tóm tắt: Hiện nay rất nhiều tổ chức khoa học đang hoạt động theo cấu trúc chức
năng, tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì cấu trúc chức năng còn tồn tại nhược điểm
như cứng nhắc, khó thích nghi với môi trường. Bài viết này tập trung vào việc giới thiệu
tính ưu điểm của cấu trúc ma trận, gợi ý các tổ chức khoa học công nghệ vận dụng cấu trúc
ma trận vào hoạt động thực tiễn để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực của tổ chức hiện có.
Ngoài ra, bài viết đưa một số giải pháp về phương thức quản lý của tổ chức khoa học công
nghệ theo mô hình cấu trúc ma trận để sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực: (i) Đề cao quyền
tự do nghiên cứu khoa học của cán bộ, (ii) Chú trọng quản lý công việc thay vì quản lý thời
gian, (iii) Công tác đào tạo cán bộ, (iv) Thay đổi tư tưởng người lãnh đạo, ( v) Kiện toàn bộ
máy tổ chức khoa học công nghệ.
Từ khóa: cấu trúc ma trận, nguồn nhân lực khoa học
Summary: At present, many scientific organizations apply functional structure, but
besides its advantages, there are disadvantages such as inflexibility. This writing will focus
on showing advantages of matrix structure, suggesting for science and technology
organizations in applying matrix structure for using human resource effectively. In addition,
the writing also recommend some options of management ways in science and technology
organizations on the basis of matris structure: (i) Highly appreciate right of doing research,
(ii) Pay attention to task management instead of time management, (iii) Training for staff
(iv) Change leader’s concept, (v) Strenghthen science and technology units.
Key words: matrix structure, scientific human resource
1. Tổng quan về cấu trúc ma trận
Cấu trúc ma trận là gì?
Cấu trúc ma trận là loại hình tổ chức
tích hợp cấu trúc chức năng và cấu trúc
dự án. Sự tích hợp thể hiện sự kết hợp
hài hoà của tổ chức hình thức và phi hình
thức, là bước phát triển cao của tổ chức
hữu cơ. Cấu trúc chức năng thường nằm
trong các tổ chức máy móc như các Vụ,
Cục ở các Bộ, các phòng nghiên cứu ở
các Viện, các phân xưởng trong nhà
máy Còn cấu trúc dự án là loại tổ chức
hữu cơ cũng có thể xem như tổ chức phi
hình thức, cấu trúc này là tập hợp một số
nhân lực thực hiện một dự án, một
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
55
chương trình, một công việc nằm ngoài
khu vực chức năng. Tổ hợp hai cấu trúc
đó lại hình thành nên cấu trúc ma trận.
Cấu trúc chức năng và cấu trúc dự án
trong cấu trúc ma trận được sử dụng biến
hoá lẫn nhau mặc dù có sự khác biệt về
cơ bản giữa chúng. Nhân sự trong cấu
trúc dự án là mượn để sử dụng tạm thời
không thuộc về người quản lý dự án, khi
hoàn thành dự án họ trở về cơ cấu chức
năng. Khi tham gia dự án, các thành viên
chịu sự quản lý kép của người quản lý
cấu trúc dự án và người quản lý cấu trúc
chức năng.
Trong cấu trúc ma trận tồn tại song
song hai loại quyền lực là quyền lực địa
vị và quyền lực cá nhân. Quyền lực trong
cấu trúc chức năng là quyền lực địa vị
(quyền lực do cấp trên trao cho). Quyền
lực trong cấu trúc dự án là quyền lực cá
nhân (quyền lực do uy tín cá nhân của
người chủ dự án với đồng nghiệp) xuất
phát từ chủ dự án được lan truyền theo
chiều ngang trong cấu trúc dự án và cả
trong cấu trúc chức năng. Về vấn đề lan
truyền quyền lực xuất hiện "lỗ hổng
quyền lực" của chủ dự án khi lan truyền
quyền lực theo chiều ngang và bộc lộ rõ
nhất ở khu vực cấu trúc chức năng, người
phụ trách dự án do vậy có trách nhiệm cao
hơn quyền lực của họ.
Tính ưu điểm của cấu trúc ma trận
Mặc dù cấu trúc ma trận khó về quản
lý nhân sự nhưng lại được xem là mô
hình tổ chức hiện đại bởi các tính ưu
điểm của nó.
- Cấu trúc ma trận làm tăng khả năng
thích ứng với môi trường của cấu trúc
chức năng bằng cấu trúc dự án nhưng
không phá vỡ sự cân bằng của cấu trúc
chức năng, đảm bảo cho tổ chức phát
triển ổn định lâu dài nhưng vẫ n có sự
phản ứng nhanh với thị trường. Với lợi
thế này thì các tổ chức doanh nghiệp
cũng như các tổ chức sự nghiệp sử dụng
cấu trúc ma trận một cách mềm dẻo và
tăng khả năng thích ứng với thị trường.
Đây là một giải pháp của ứng dụng quy
luật tự điều chỉnh của tổ chức. Nhiều tổ
chức có cấu trúc máy móc khi môi
trường biến động đã điều chỉnh bằng cấu
trúc ma trận để chuyển hóa, đảm bảo sự
tồn tại trong môi trường mới và thích
nghi để tìm sự phát triển.
- Cấu trúc ma trận nâng cao sự phối
hợp giữa các chuyên gia của cấu trúc
chức năng và cho phép sử dụng hiệu quả
nguồn nhân lực của tổ chức. Trong các tổ
chức chức năng thường không khai thác
hết tiềm năng của nhân lực nên sự hình
thành các dự án của cấu trúc dự án sẽ
khai thác nguồn tiềm năng vốn có đó.
Các chuyên gia khi tham gia các dự án sẽ
vận dụng kinh nghiệm tích luỹ được từ
dự án này sang dự án khác nhằm nâng
cao hiệu quả của công việc được đảm
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
56
nhiệm. Cùng lúc thực hiện dự án họ vẫn
có nhiệm vụ kép, chính vì vậy năng lực
của họ được phát huy tốt hơn và cố ng
hiến cho xã hội nhiều hơn. Đặc biệt, các
thủ trưởng trong cấu trúc dự án sẽ không
lo nhân sự sau khi dự án kết thúc và họ
lại sẵn sàng cho các dự án mới.
- Cấu trúc ma trận làm mềm hoá cấu
trúc chức năng, cho dù cấu trúc chức
năng là kiểu cấu trúc máy móc cũng
chuyển hoá sang cấu trúc hữu cơ mềm
dẻo hơn, hoạt động sáng tạo và hiệu quả
hơn. Cấu trúc ma trận thúc đẩy sự hoà
nhập, phối hợp của kinh nghiệm và tiềm
lực các phân hệ trong cấu trúc chức năng
hướng đến sản phẩm cuối cùng giúp cho
sự cạnh tranh lành mạnh giữa các phân
hệ trong cấu trúc chức năng cùng hướng
tới sản phẩm cuối cùng của tổ chức. Đó
là làm cho tổ chức thích ứng với môi
trường kể cả khi môi trường biến động.
Ngoài ra, cấu trúc ma trận còn giúp đạt
được cân bằng tốt hơn giữa thời gian, chi
phí và kết quả thông qua hoạt động dự án
tạo sự cân bằng bên trong và qua sự đàm
phán liên tục giữa lãnh đạo các cấu trúc
dự án và cấu trúc chức năng. Trong cấu
trúc ma trận cũng thường xuyên có xung
đột ở cấp thấp giữa các cấu trúc dự án với
cấu trúc chức năng và chính quá trình giải
quyết xung đột lại nhằm thúc đẩy tổ chức
phát triển và đặc biệt là làm cấu trúc chức
năng ngày càng hoàn thiện hơn.
- Cấu trúc ma trận cho phép thực
hiện các dự án với mọi quy mô do kết
hợp được chuyên môn hoá và hợp tác
hoá. Cấu trúc ma trận cũng vì thế mà có
khả năng đáp ứng mọi yêu cầu của đối
tác với bất kỳ quy mô nào cả về khối
lượng và phổ rộng của chuyên môn, điều
mà cấu trúc chức năng không thực hiện
được.
2. Vận dụng cấu trúc ma trận vào
thực tiễn của các tổ chức khoa học
công nghệ nhằm sử dụng hiệu quả
nguồn nhân lực khoa học
Hiện nay, công tác tổ chức nhân sự
của các tổ chức khoa học công nghệ
thường vận hành theo cơ cấu chức năng
đó là nhiệm vụ đưa về từng phòng, ban
quản lý sau đó lãnh đạo phòng/ban quyết
định phân công nhiệm vụ cho cán bộ
trong đơn vị mình quản lý. Đối với một
số tổ chức khoa học công nghệ còn thiếu
nguồn nhân lực nên áp dụng những ưu
điểm của cấu trúc ma trận để tái cấu trúc
lại tổ chức để khai thác hết tiềm năng
nhân lực còn hạn chế trong tổ chức.
Cấu trúc tổ chức theo chức năng thì
trong đó từng chức năng quản lý được
tách riêng theo phòng/ban đảm nhiệm.
Nếu đơn vị khoa học công nghệ được tổ
chức theo cấu trúc ma trận sẽ kết hợp cấu
trúc chức năng và cấu trúc dự án. Có thể
tham khảo sơ đồ tổ chức theo cấu trúc
ma trận như sau:
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
57
Sơ đồ tổ chức theo cấu trúc ma trận
Mối quan hệ hành chính Mối quan hệ tư vấn
Mối quan hệ phối hợp
Giám đốc/Viện trưởng
Hội đồng
khoa học
Phó GĐ/Viện phó Phó GĐ/Viện phó
Quản
lý dự
án
Phòng
Tổ
chức
Phòng
/ban
nghiên
cứu
lĩnh
vực C
Phòng
/ban
nghiên
cứu
lĩnh
vực B
Phòng
/ban
nghiên
cứu
lĩnh
vực A
Phòng
Kế
toán
Phòng
Kế
hoạch
Dự án A
Phòng
/ban
nghiên
cứu
lĩnh
vực D
Dự án B
Dự án C
Quản lý chức năng
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
58
Thực hiện theo mô hình cấu trúc ma
trận, một cán bộ cùng một lúc có thể
tham gia được nhiều dự án của
phòng/ban nói riêng và của cơ quan nói
chung. Quan trọng khi áp dụng cấu trúc
ma trận sẽ nâng cao được sự phối hợp
nhân sự giữa các đơn vị trong tổ chức
khoa học công nghệ. Điều đó giúp cho
các tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn nhân
lực mà cấu trúc chức năng chưa thể khai
thác hết tiềm năng vốn có của con người.
Hiện nay, việc thực hiện cơ chế tự
chủ của các đơn vị nghiên cứu khoa học
được áp dụng thì nguồn ngân sách nhà
nước chi cho hoạt động khoa học của các
tổ chức khoa học công lập đang bị giảm
dần. Vì vậy, để tồn tại và phát triển bản
thân tổ chức phải tự thay đổi để thích
nghi với biến động của thị trường. Một
trong những ưu điểm của cấu trúc ma
trận hấp dẫn các tổ chức trong doanh
nghiệp cũng như các tổ chức máy móc
của nhà nước đó là giúp tổ chức cân bằng
tốt về thời gian, chi phí và kết quả thông
qua hoạt động dự án tạo nên sự cân bằng
bên trong và qua sự đàm phán liên tục
giữa lãnh đạo các cấu trúc dự án và cấu
trúc chức năng
Khi tái cấu trúc tổ chức khoa học
công nghệ từ cấu trúc chức năng sang
cấu trúc ma trận đòi hỏi cán bộ quản lý
nhân sự phải có trách nhiệm cao hơn
quyền lực của họ. Vì quyền lực trong cấu
trúc ma trận là quyền lực cá nhân thông
qua uy tín và năng lực được thể hiện
trong công việc để quản lý cán bộ.
Một trong những điều quan trọng
nên áp dụng cấu trúc ma trận trong tổ
chức khoa học công nghệ chính là giải
phóng lực lượng nghiên cứu khoa học ra
khỏi sự ràng buộc của "biên chế", giải
thoát việc cấu trúc chức năng là bức
tường ngăn cản sự cống hiến của cán bộ.
Từ đó tạo cơ hội cho họ chủ động tham
gia nhiều vào các dự án và có điều kiện
cho tổ chức thanh lý những người không
phù hợp với công tác nghiên cứu khoa
học. Quá trình này tạo nên sự xuất hiện
của những người có khả năng tổ chức và
thực hiện dự án. Việc đánh giá năng lực
của cán bộ trẻ thông qua chất lượng các
đề tài nghiên cứu và nhanh chóng tìm ra
các thủ lĩnh dự án trong cấu trúc ma trận.
3. Giải pháp về phương thức quản
lý của các tổ chức khoa học công nghệ
để nâng cao hiệu quả sử dụng nhân lực
- Đề cao quyền tự do nghiên cứu
khoa học của cán bộ
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
59
Muốn phát huy hết tiềm năng nhân
lực khoa học của cán bộ trước hết phải
tôn trọng quyền tự do nghiên cứu khoa
học, khuyến khích cán bộ tham gia nhiều
vào các dự án, đề tài trong đơn vị. Việc
đề cao quyền tự do nghiên cứu của cán
bộ trước hết là sắp xếp cán bộ công tác
tại phòng/ban thuộc về lĩnh vực đã được
đào tạo. Khuyến khích cán bộ tham gia
vào các khóa nâng cao trình độ chuyên
môn do tổ chức khoa học trong nước
giảng dạy hoặc tạo điều kiện cho cán bộ
đi học các lớp đào tạo ngắn hạn ở nước
ngoài. Tôn trọng ý kiến của cán bộ đóng
góp vào công tác nghiên cứu khoa học
của đơn vị. Tạo điều kiện để cán bộ có
thể tham gia công tác giảng dạy chuyên
ngành nghiên cứu của các tổ chức khoa
học công nghệ tại các trường đại học/cao
đẳng. Vì qua công tác giảng dạy, tr ình độ
chuyên môn cũng như lòng nhiệt huyết với
công tác nghiên cứu khoa học của mỗi cán
bộ được nâng lên và gắn nghiên cứu lý
luận với thực tiễn qua công tác giảng dạy
là một trong những yếu tố quan trọng để
nâng cao chất lượng nghiên cứu khoa học.
- Chú trọng quản lý công việc thay
vì quản lý thời gian
Công tác nghiên cứu khoa học là
một dạng hoạt động cần có sự đầu tư
chất xám, không phải là công việc mang
tính chất hành chính hóa nên đổi mới
phương thức quản lý cán bộ theo tiến độ
và chất lượng công việc. Trong cấu trúc
chức năng thì việc quan trọng quản lý
cán bộ là tính theo thời gian làm việc.
Tuy nhiên, trong cấu trúc ma trận thì việc
quản lý công việc được đánh giá là một
trong những ưu điểm phù hợp với các tổ
chức khoa học công nghệ. Người quản lý
đánh giá cán bộ thông qua chất lượng,
tiến độ và hiệu quả công việc được giao. Từ
đó giúp cho tổ chức đánh giá chất lượng
nhân lực hoặc thành tích khen thưởng của
cán bộ qua chất lượng các đề tài/dự án mà
cán bộ tham gia sẽ rất chính xác.
- Công tác đào tạo cán bộ
Thay đổi phương thức quản lý để
xây dựng các tổ chức khoa học công
nghệ vững mạnh, trong đó công tác quản
lý và đào tạo đội ngũ cán bộ có ý nghĩa
quyết định. Các tổ chức khoa học công
nghệ cần xác định được các định hướng
chiến lược phát triển và nhiệm vụ trong
thời gian dài như tham gia công tác đào
tạo sau đại học, thực hiện các chương
trình đề tài mang tính chiến lược, xây
dựng hệ thống thông tin và phổ biến kết
quả công trình nghiên cứu khoa học, tổ chức
tư vấn...
Sử dụng nhân lực trong các tổ chức
khoa học công nghệ, hiện nay ngoài quá
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
60
trình thu hút cán bộ thi tuyển vào đơn vị
thì cần tổ chức đào tạo nâng cao chuyên
môn cho cán bộ và phát huy tiềm năng
vốn có của nhân lực khoa học trong đơn
vị nhằm tạo ra của cải vật chất đáp ứng
và nâng cao thu nhập của cán bộ. Khi áp
dụng tái cấu trúc chức năng của tổ chức
khoa học công nghệ sang cấu trúc ma
trận thì việc hoạch định chính sách sử
dụng nguồn nhân lực là khâu quan trọng
để sử dụng nhân lực tốt nhất và hiệu quả
nhất. Lãnh đạo trong các tổ chức khoa
học công nghệ phải có chiến lược sử
dụng nguồn nhân lực, đặc biệt phải định
hướng việc phát triển nguồn nhân lực cả
về số lượng và chất lượng để duy trì và
nâng cao chất lượng nghiên cứu thông
qua hiệu quả sử dụng nhân lực.
- Nâng cao tính tự chủ, tự chịu
trách nhiệm của tổ chức khoa học công
nghệ
Theo Nghị quyết Đại hội Đảng lần
thứ IX, nghị quyết Hội nghị TW 6 (khóa
IX) đặt ra nhiệm vụ cho khoa học và
công nghệ là "giải đáp những vấn đề lý
luận và thực tiễn do cuộc sống đặt ra.
Cung cấp các luận cứ khoa học cho các
chủ trương, chính sách nhằm tiếp tục giải
phóng và phát triển lực lượng sản xuất".
Xuất phát từ nhiệm vụ đó, các đơn vị chủ
quản của tổ chức khoa học công nghệ có
vai trò định hướng cho các tổ chức đầu
tư và đổi mới hoạt động nghiên cứu khoa
học với hàm lượng cao, đột phá vào
những vấn đề thuộc về cơ chế để phát
huy nội lực khoa học. Đặc biệt, các đơn
vị chủ quản cần tạo điều kiện và khuyến
khích cho các tổ chức khoa học công
nghệ chuyển đổi cơ chế hoạt động từ cấu
trúc chức năng sang cấu trúc ma trận để
thực hiện công tác nghiên cứu khoa học
theo Nghị quyết 9 của Đảng khẳng định đó
là "khẩn trương chuyển đổi các tổ chức
khoa học và công nghệ nghiên cứu triển
khai sang hoạt động theo cơ chế doanh
nghiệp”.
Việc tái cấu trúc các tổ chức khoa
học công nghệ cũng là việc cần thiết để
các tổ chức khoa học công nghệ thực
hiện nghiêm túc nghị định 115/NĐ -CP
của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ, tự
chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và
công nghệ công lập nhằm tăng cường
trách nhiệm và nâng cao tính tích cực,
chủ động, năng động, sáng tạo của tổ
chức khoa học và công nghệ. Xuất phát từ
tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của nghị
định 115/NĐ-CP là điều kiện mở đường
cho các tổ chức khoa học công nghệ hình
thành và phát triển công tác nghiên cứu
khoa học theo cấu trúc ma trận để đáp ứng
nhanh những thay đổi của thị trường.
Nghiªn cøu, trao ®æi Khoa häc Lao ®éng vµ X· héi - Sè 37/Quý IV - 2013
61
- Kiện toàn bộ máy tổ chức khoa
học công nghệ
Kiện toàn bộ máy tổ chức và quản
lý theo cấu trúc hoạt động mới của các tổ
chức khoa học công nghệ. Xây dựng điều
lệ hoạt động của tổ chức và của các đơn
vị thuộc tổ chức; Kiện toàn bộ máy quản
lý của tổ chức và các đơn vị thuộc tổ
chức; Xây dựng đội ngũ cán bộ nghiên
cứu chuyên nghiệp từ đó đào tạo thành
các chuyên gia cao cấp trong lĩnh vực
nghiên cứu của tổ chức; Xây dựng tiêu
chuẩn chức danh của cán bộ làm cơ sở
cho công tác tuyển dụng, bố trí và trả
công lao động. Đặc biệt, trong công tác
kiện toàn bộ máy hoạt động theo cấu trúc
ma trận cần xác định quyền của người
đứng đầu trong tổ chức cán bộ, trong
tuyển dụng, đánh giá cán bộ, trong khen
thưởng, kỷ luật và trong phân phối (tăng
lương, đề bạt, bổ nhiệm...). Ngoài ra, do
phần lớn các tổ chức khoa học công nghệ
hoạt động theo cơ chế một thủ trưởng
nên cần xác định mối quan hệ cụ thể giữa
thủ trưởng đơn vị với chủ nhiệm các đề
tài/dự án thông qua đó thủ trưởng thực
hiện quyền kiểm tra, kiểm soát đối với
các chủ nhiệm, cũng như các chủ nhiệm
được chủ động tổ chức thực hiện nhiệm
vụ trong phạm vi cho phép.
Kết luận
Mô hình cấu trúc ma trận có rất
nhiều ưu điểm, nó có sức hấp dẫn đối với
các nhà tổ chức kể cả doanh nghiệp khoa
học công nghệ cũng như tổ chức khoa
học công nghệ công lập. Vì vậy, việc vận
dụng cấu trúc ma trận vào thực tiễn của
các tổ chức khoa học công nghệ để sử
dụng hiệu quả nguồn nhân lực khoa học
là điều cần thiết.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Harold koontz; Cyril Odonnell;
Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu
của quản lý, Nxb Khoa học và kỹ thuật.
2. TS. Nguyễn Anh Thu (2009), tập
bài giảng, Chính sách phát triển các
nguồn lực khoa học và công nghệ
3. PGS.TS Phạm Huy Tiến (2009),
tập bài giảng, Tổ chức khoa học công
nghệ
4. Website Tạp chí hoạt động khoa
học ( Mô hình
tổ chức hiện đại, PGS.TS Phạm Huy
Tiến, 2004.
5. Website Viện Chiến lược và chính
sách Khoa học và công nghệ
( Chú trọng
phát triển nguồn nhân lực khoa học và
công nghệ, 14.10.2010.