The discussion on safety, security and quality management system

Welcome 
to 
THE D ISCUSSION 
on 
SAFETY, SECURITY AND QUALITY MANAGEMENT SYSTEM 
3 
Ground 
Rules 
Exit 
4 
NGUYÊN TẮC THAM GIA LỚP HỌC 
R 	 	relax 
E 	 	enjoy 
A 	 	ask questions 
P 	 participate 
S	 	smile 
Mục tiêu khóa học 
Hiểu và phân biệt được các hệ thống quản lý CL-ATAN đang áp dụng ở NIAGS ( ISO, IOSA và ISAGO). 
Biết cách thiết lập mục tiêu của đơn vị và phương thức kiểm soát mục tiêu. 
Nắm được các yêu cầu về xem xét lãnh đạo, nội dung và cách phân tích báo cáo chất lượng để từ đó đề ra các giải pháp nâng cao chất lượng 
 Mục tiêu khóa học 
Nắm được các yêu cầu về kiểm soát SPKPH, cách lựa chọn tiêu chí, công đoạn cần kiểm soát. Thực hành xây dựng KH kiểm soát SPKPH, BM đánh giá, kiểm soát tần suất, thống kê kết quả. 
Nắm được qui định về đánh giá nội bộ 
Nắm được qui định về kiểm soát tài liệu và biết cách tra cứu tài liệu trên mạng doc.niags.vn . Thực hành viết hướng dẫn công việc. 
Nắm được qui định về kiểm soát hồ sơ. 
NỘI DUNG KHÓA HỌC 
Các hệ thống quản lý CL – ATAN đang áp dụng ở Niags (ISO, IOSA và ISAGO) 
Hệ thống quản lý ATAN – CL ở Niags 
Quản lý mục tiêu 
Xem xét của lãnh đạo 
Đánh giá nội bộ 
Kiểm soát SPKPH 
Hệ thống thông tin phản hồi 
Hệ thống tài liệu chất lượng 
Hồ sơ chất lượng 
Thời gian khóa học 
DAY 1 
Sáng 
Chiều 
- Nhận thức chung về ISO, ISAGO, IOSA ( khái niệm , lợi ích ) 
- Xem xét của lãnh đạo 
- So sánh sự khác nhau của 3 hệ thống trên 
- Hệ thống quản lý ATAN-CL ở Niags 
- Quản lý mục tiêu 
Thời gian khóa học 
DAY 2 
Sáng 
Chiều 
- Thực hành viết BBCL 
- Bài tập nhóm phần KS SP KPH 
 Đánh giá nội bộ 
- Kiểm soát SPKPH 
Thời gian khóa học 
DAY 3 
Sáng 
Chiều 
Hệ thống thông tin phản hồi 
Thực hành viết báo cáo TTPH 
DAY 4 
 Hệ thống tài liệu chất lượng 
 Hồ sơ chất lượng 
Kiểm tra cuối khóa 
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG, ATAN Ở NIAGS ( ISO, ISAGO, IOSA) 
NỘI DUNG 
 Khái niệm, lợi ích 
 So sánh sự khác nhau của 3 hệ thống 
 Hệ thống quản lý ATAN - CL ở NIAGS 
BỘ TIÊU CHUẨN ISO ( International Organization for Standardization) 
Khái niệm : 
Là bộ tiêu chuẩn do Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa xây dựng nên nhằm tiêu chuẩn hoá hệ thống quản lý chất lượng trong các doanh nghiệp. Nói đến bộ tiêu chuẩn ISO là nói đến hệ thống quản lý chứ không phải nói đến tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm hay dịch vụ. 
Mục tiêu: hướng tới sự thoả mãn khách hàng bằng việc thực hiện các hoạt động khắc phục và phòng ngừa ở tất cả các giai đoạn của quá trình hoạt động của một tổ chức bằng việc làm đúng ngay từ đầu . 
BỘ TIÊU CHUẨN ISO 
 Lợi ích: 
 Với doanh nghiệp 
 Với khách hàng 
 Với nhân viên 
Lợi ích của ISO với doanh nghiệp 
 Sản phẩm ổn định về mặt chất lượng. 
 Tiết kiệm được chi phí và thời gian. 
 Nâng cao chất lượng nguyên vật liệu đầu vào và nguyên phụ liệu. 
 Thị trường xuất khẩu sẽ dễ dàng hơn 
 Mở rộng thị trường và đẩy mạnh kinh doanh. 
 Ít phải đối đầu với nguy cơ bị mất khách hàng. 
 Có thể sử dụng ISO 9000 như một phương tiện để quảng cáo nhằm tăng khả năng bán hàng. 
Lợi ích của ISO với khách hàng 
 Nhận được các sản phẩm hoặc dịch vụ ở mức chất lượng đã biết trước thông qua việc đánh giá của bên thứ 3 độc lập. 
 Có cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp sản phẩm hay dịch vụ 
 Có cơ sở để tin tưởng hơn vào chất lượng hàng hoá mua vào . 
Lợi ích của ISO với nhân viên 
 Hiểu biết đúng đắn hơn về vai trò của chính họ và mục tiêu của hệ thống quản lý đã được văn bản hoá. 
 Giảm mức độ căng thẳng khi làm việc. 
 Nhân viên mới có thể tự nghiên cứu công việc được giao ngay khi được tuyển chọn. 
BỘ TIÊU CHUẨN ISAGO ( International Safety Audit for Ground Operation) 
 Khái niệm : 
 Là bộ tiêu chuẩn an toàn được IATA soạn thảo ra nhằm kiểm soát an toàn trong hoạt động của các công ty phục vụ mặt đất. 
BỘ TIÊU CHUẨN ISAGO 
Do IATA ban hành 
Áp dụng đối với các công ty phục vụ mặt đất 
Tên đầy đủ: International Safety Audit for Ground Operation 
Được nhiều tổ chức áp dụng 
2. Giảm sự cố đối với trang thiết bị trong khai thác 
1. Giảm số lượng các cuộc đánh giá 
3. Giảm thương vong cho con người trong khai thác 
4. Giảm chi phí 
5. Tăng cường hình ảnh và danh tiếng cho NIAGS 
LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG ISAGO 
VÍ DỤ TIÊU CHUẨN ISAGO 
PAX 1.2.2 Công ty PVMĐ phải xây dựng các quy trình nhằm đảm bảo khi nhận hành lý trong suốt quá trình làm thủ tục cho hành khách: 
Tất cả hành lý đều có thẻ hoặc nhãn tên nhận dạng hành khách; 
Tất hành lý phải được dán thẻ/nhãn hiển thị điểm đến cuối cùng 
Các thẻ/nhãn hành lý cũ phải được tháo bỏ; 
Từ chối chấp nhận nghững hành lý không đảm bảo chuyên chở an toàn dưới dạng hành lý ký gửi. (GM) 
3.2.2.6 Kiểm tra HLKG 
Yêu cầu khách đặt hành lý ký gửi lên bàn cân 
Kiểm tra để đảm bảo các kiện hành lý đều được đóng gói chắc chắn và không bị rách vỡ, yêu cầu khách đóng gói lại nếu cần; nếu không đảm bảo chuyên chở an toàn báo đại diện hãng vận chuyển và từ chối chấp nhận 
Kiểm tra để đảm bảo HLKG đã được gắn name tag. 
Xé bỏ hoàn toàn những thẻ hành lý cũ ... n vị, cá nhân có liên quan (nếu cần thiết), đại diện khách hàng của NIAGS (nếu cần thiết) 
Đầu vào của việc xem xét Lãnh đạo 
 5.6.2 : Đ ầu vào của việc xem xét gồm những thông tin sau: 
 Kết quả của các cuộc đánh giá (nội bộ, thực tế, đánh giá bên ngoài). 
 Phản hồi của khách hàng ( trực tiếp, gián tiếp..) 
 Sự thực hiện quá trình và sự phù hợp của sản phẩm: Tình hình phục vụ bay, các sự vụ, kết quả kiểm soát SPKPH; Tình hình thực hiện mục tiêu của NIAGS 
Tình trạng các hành động khắc phục, phòng ngừa. 
 Các hành động tiếp theo của các đợt xem xét lãnh đạo lần trước ( Kết quả thực hiện kết luận tại cuộc họp lần trước.) 
 Những thay đổi, rủi ro có thể ảnh hưởng tới hệ thống quản lý an toàn, an ninh và chất lượng (thông qua những thay đổi của luật hàng không, của các hãng hàng không khách hàng và của NIAGS). 
 Những đề xuất cải tiến 
Đầu ra của việc xem xét Lãnh đạo 
 Cải tiến hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn, an ninh và chất lượng và các quá trình của hệ thống 
 Cải tiến sản phẩm liên quan đến yêu cầu của khách hàng 
 Các nhu cầu về nguồn lực cần thiết nhằm đáp ứng các yêu cầu về an toàn, an ninh và chất lượng trong khai thác 
Bài tập 2 
Căn cứ báo cáo chất lượng 
 tháng đã cho, hãy phân tích và 
	đề xuất giải pháp 
Bài tập 3 
Căn cứ vào phân tích đã làm tại bài tập 2 bạn hãy viết biên bản cuộc họp CL tháng 6 theo mẫu. 
ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
8.2.2. Đánh giá nội bộ 
 	Tổ chức phải tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ theo kế hoạch để xác định hệ thống quản lý chất lượng. 
Có phù hợp với các bố trí sắp xếp được hoạch định đối với các yêu cầu của tiêu chuẩn này và với các yêu cầu của HT QLCL được tổ chức thiết lập 
Được thực hiện và duy trì có hiệu lực 
QUI ĐỊNH CỦA NIAGS 
Đánh giá nội bộ: Là hoạt động đánh giá toàn bộ hệ thống quản trị an toàn, an ninh và chất lượng của NIAGS nhằm xem xét mức độ phù hợp của hệ thống đồng thời đưa ra những biện pháp cải tiến phù hợp. 
Kế hoạch đánh giá 
Xây dựng check -list 
Tiến hành đánh giá 
H ành động tiếp theo (đánh giá lại) 
Xác định nguyên nhân, KPPN 
Tổng hợp kết quả đánh giá 
QCXN lập 
Trưởng đoàn đánh giá 
Nhóm đánh giá 
QCXN 
Các đơn vị 
QCXN chủ trì 
KIỂM SOÁT SẢN PHẨM 
KHÔNG PHÙ HỢP 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
8.3. Tổ chức phải đảm bảo rằng sản phẩm không phù hợp với các yêu cầu được nhận biết và kiểm soát để phòng ngừa việc sử dụng hoặc 
- Chuyển giao ngoài dự kiến. Phải thiết lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát và trách nhiệm, quyền hạn có liên quan đối với việc xử lý sản phẩm không phù hợp. 
- Khi thích hợp, tổ chức phải xử lý sản phẩm không phù hợp bằng một hoặc một số cách sau: 
a)	tiến hành loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện; 
b)	cho phép sử dụng, thông qua hoặc chấp nhận có nhân nhượng bởi người có thẩm quyền và, khi có thể, bởi khách hàng; 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
c)	tiến hành loại bỏ khỏi việc sử dụng hoặc áp dụng dự kiến ban đầu. 
d)	tiến hành hành động thích hợp với những tác động hoặc hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp nếu sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi chuyển giao hoặc đã bắt đầu sử dụng. 
- Khi sản phẩm không phù hợp được khắc phục, chúng phải được kiểm tra xác nhận lại để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu. 
- Phải duy trì hồ sơ về bản chất của sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được tiến hành, kể cả các nhân nhượng có được . 
KHÁI NIỆM 
 Là sản phẩm không đáp ứng yêu cầu theo qui trình, hướng dẫn và các qui định liên quan đến công việc đó. 
Sản phẩm không phù hợp có thể chia làm 2 loại: 
Sản phẩm không phù hợp có thể chấp nhận được 
S ản phẩm không phù hợp không thể chấp nhận được. 
PHÂN BIỆT 
KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG 
SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP 
Các hình thức kiểm soát sản phẩm không phù hợp 
Kiểm soát SPKPH thông qua hoạt động kiểm tra, xem xét trực tiếp của các đánh giá viên và đội ngũ quản lý. 
Kiểm soát SPKPH thông qua hoạt động kiểm tra chéo 
Kiểm soát SPKPH thông qua hoạt động tự kiểm tra, khắc phục của cá nhân trực tiếp tham gia vào dây chuyền tạo nên sản phẩm. 
QUI ĐỊNH CỦA NIAGS 
HƯỚNG DẪN KSSP KPH CỦA PVHK1 (Ví dụ) 
Lập kế hoạch KSCL 
Thực hiện KSCL 
Tổng hợp, báo cáo 
Phân tích, KPPN, cải tiến (theo HTQLAT.AN.CL ) 
Cuộc họp xem xét chất l ư ợng tháng của phòng 
Cán bộ đ ội, tổ hoặc ca, QC Phòng 
Cán bộ tổ hoặc ca, đ ội, nhân viên QC 
Kiểm soát viên, CB đ ội, tổ hoặc ca 
Họp xem xét chất l ư ợng tháng 
Xác đ ịnh tần suất, công đ oạn 
KSCL 
BÀI TẬP 4 
Căn cứ báo cáo chất lượng tháng 6 đã cho 
Hãy lập kế hoạch KSSPKPH cho 1 tuần. 
Thiết kế BM đánh giá cho công đoạn lựa chọn 
Lập BM theo dõi tần suất đánh giá. 
Lập BM thống kê kết quả công đoạn đã lựa chọn. 
THÔNG TIN PHẢN HỒI 
8.2.1 Sự thoả mãn của khách hàng 
 Tổ chức phải theo dõi các thông tin liên quan đến sự chấp nhận của khách hàng về việc tổ chức có đáp ứng yêu cầu của khách hàng hay không, coi đó như một trong những thước đo mức độ thực hiện của hệ thống quản lý chất lượng. Phải xác định các phương pháp thu thập và sử dụng các thông tin này. 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
CHÚ THÍCH: Theo dõi cảm nhận của khách hàng có thể bao gồm việc thu thập đầu vào từ các nguồn như khảo sát về sự thỏa mãn của khách hàng, dữ liệu khách hàng về chất lượng sản phẩm giao nhận, khảo sát ý kiến người sử dụng, phân tích thua lỗ kinh doanh, những khen ngợi, các yêu cầu bảo hành và báo cáo của đại lý. 
 TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
QUI ĐỊNH CỦA NIAGS 
Phản hồi: Là những dạng ý kiến thu thập được qua những kênh khác nhau (đối thoại hoặc qua những phương tiện thông tin liên lạc, phương tiện thông tin đại chúng khác) phản ánh chất lượng sản phẩm/dịch vụ do NIAGS cung cấp hoặc về hệ thống quản trị an toàn, an ninh và chất lượng của NIAGS. 
Có 03 dạng phản hồi: 
Phản hồi khen : là các phản hồi bày tỏ sự hài lòng về chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc hệ thống quản trị an toàn, an ninh và chất lượng của NIAGS. 
Phản hồi chê : là các phản hồi bày tỏ sự không hài lòng hoặc khiếu nại về chất lượng sản phẩm/dịch vụ hoặc hệ thống quản trị an toàn, an ninh và chất lượng của NIAGS. 
Phản hồi khác: là các phản hồi phản ánh các vấn đề không thuộc lĩnh vực quản lý, kiểm soát của NIAGS nhưng có thể gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của NIAGS 
QUAN ĐIỂM XỬ LÝ PHẢN HỒI 
Mọi ý kiến phản hồi của khách hàng đều phải được tiếp nhận và xử lý trên quan điểm “Mỗi ý kiến khách hàng là cơ hội để chúng ta nâng cao chất lượng 	phục vụ hành khách ngày 	càng tốt hơn”. 
THỜI GIAN XỬ LÝ PHẢN HỒI 
- Phản hồi đến: Các phản hồi do các đơn vị tiếp nhận đều phải được chuyển về TTPH NIAGS trong vòng 1 ngày sau khi nhận được. 
- Thời gian xử lý phản hồi trong nội bộ NIAGS: 5 ngày kể từ ngày nhận được ý kiến phản hồi của khách hàng (trừ ngày nghỉ, ngày lễ). 
- Phản hồi đi: Trong vòng 2 ngày kể từ khi nhận các ý kiến, thông tin phản hồi 
THỜI GIAN XÁC MINH THÔNG TIN 
Thời hạn xác minh thông tin: 
Cấp đơn vị: trong vòng 3 ngày kể từ khi nhận được thông tin, trường hợp đặc biệt TTPH XN sẽ phê thời hạn cụ thể. 
Cấp Xí nghiệp: Trong vòng 1 ngày (kể từ khi nhận được báo cáo của đơn vị, nếu thấy thông tin chưa thoả đáng TTPH NIAGS và thành viên TTPH các đơn vị sẽ tiếp tục thảo luận để kết luận vấn đề. 
XÁC MINH THÔNG TIN 
Phân tích rõ nguyên nhân trực tiếp, gián tiếp, khách quan hay chủ quan gây ra sự việc. 
 Khi xem xét sự việc phải dựa vào các qui trình, hướng dẫn công việc hiện tại của Tổng công ty, Xí nghiệp hay đơn vị để kết luận sự việc. 
XÁC MINH THÔNG TIN 
Lưu ý: 
Tập trung làm rõ sự việc được phản ánh, tránh đi lan man sang các vấn đề khác. 
Liên lạc với các bộ phận liên quan để xác định các mốc thời gian cần thiết như thời gian gọi/kết thúc boarding, thời gian khách ra đến A/C, thời gian kiện hành lý cuối xuống đảo, kéo ra A/C 
Liên hệ với khách hàng. Để tránh phiền hà cho khách, chỉ nên liên hệ với khách 01 lần . 
Việc xác minh thông tin tiến hành đồng thời đến các nơi liên quan (đại diện, khách hàng, các cơ quan hữu quan) để rút ngắn thời gian xử lý phản hồi. 
Nếu phản hồi, khiếu nại vượt quá thẩm quyền xử lý thì báo cáo Trưởng trung tâm phản hồi NIAGS hoặc người được uỷ quyền để xin ý kiến chỉ đạo. 
TÌNH HUỐNG 
BÀI TẬP 5 
Căn cứ vào thư phản hồi của khách hãy phân tích sự việc và viết báo cáo phản hồi. 
TÀI LIỆU CHẤT LƯỢNG 
4.2.3. Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát. Hồ sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu 
- Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm : 
a)	phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành, 
b)	xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu, 
c)	đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu, 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
d) đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng, 
e)	đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết, 
f) đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát, và 
g)	ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
QUI ĐỊNH CỦA NIAGS 
SSEM/P2/C8 
SƠ ĐỒ HỆ THỐNG TÀI LIỆU 
Tài liệu ban hành 
Cấp NIAGS 
Biểu mẫu 
Tài liệu NIAGS 
Cấp đơn vị:Hướng dẫn công việc 
Tài liệu chất lượng (HTQT, QTNL, QTKT, ATAN, QLĐT) 
Tài liệu hành chính 
( các quy định ) 
Tài liệu bên ngoài 
Tài liệu 
áp dụng 
Tài liệu tham khảo 
HỆ THỐNG TÀI LIỆU NIAGS 
* Quyển 1 - Hệ thống Quản trị - SSQM 
Phần 1: Khái quát chung về hệ thống 
Phần 2: Quản trị và duy trì hệ thống 
Phần 3: Phụ lục 
* Quyển 2 - Quản trị Nguồn lực – RMS 
Phần 1: Kế hoạch 
Phần 2: Quản trị nhân lực 
Phần 3: Quản trị nguồn vật lực 
Phần 4: Chương trình đảm bảo môi trường 
Phần 5: Phụ lục 
HỆ THỐNG TÀI LIỆU NIAGS 
* Quyển 3 - Quản trị khai thác - OMM 
Phần 1: Qui trình khai thác 
Phần 2: Dịch vụ Phục vụ hành khách 
Phần 3: Dịch vụ tài liệu và giám sát sân đỗ 
Phần 4: Dịch vụ bảo dưỡng và sửa chữa 
Phần 5: Phục vụ kỹ thuật sân đỗ 
Phần 6: Phụ lục 
* Quyển 4 – An to àn an ninh - SSE M 
Phần 1: Chương trình an toàn 
Phần 2: Chương trình an ninh 
Phần 3: Ứng phó khẩn nguy 
Phần 4: Phụ lục 
. 
HỆ THỐNG TÀI LIỆU NIAGS 
* Quyển 5 - Tổ chức hoạt động đào tạo 
Phần 1: Qui định tổ chức hoạt động đào tạo 
Phần 2: Chương trình đào tạo 
Phần 3: Phụ lục 
* Quyển 6 – Qui định của NIAGS ( không nằm trong bộ tiêu chuẩn ISAGO) 
Phần 1: Qui định về công tác hành chính 
Phần 2: Qui định về công tác đoàn th 
Phần 3: Phụ lục công tác hành chính 
Phần 4: Phụ lục công tác đoàn thể 
BAN HÀNH VÀ KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 
Bước 1 : Đề nghị biên soạn mới/ sửa đổi 
Bước 2: SQM chỉ định đơn vị biên soạn/ sửa đổi tài liệu (bước này chỉ áp dụng đối với tài liệu tầng 1) 
Bước 3: Tiến hành biên soạn/ sửa đổi tài liệu và lấy ý kiến các đơn vị liên quan 
Bước 4: Soát xét và phê duyệt tài liệu 
Bước 5: Ban hành, triển khai 
Bước 6: Kiểm soát tài liệu bản cứng 
TÀI LIỆU BÊN NGOÀI 
Triển khai và cập nhật: 
SQM 
Xác định các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài. 
Cập nhật vào danh sách tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (BM/HTQT/2053), đưa lên website. 
Triển khai và thông báo cho đơn vị liên quan (BM/HTQT/2054). 
Lưu ý: Đối với tài liệu không thể đưa lên website (VD: tài liệu của IATA: DGR, AHM, TIM), bộ phận SSQM sẽ tiến hành phân phát trực tiếp cho đơn vị (BM/HTQT/205) 
2. Đơn vị 
Cập nhật vào danh sách tài liệu có nguồn gốc bên ngoài của đơn vị (theo biểu mẫu BM/HTQT/2053) và thực hiện việc phân phát trong đơn vị 
Chịu trách nhiệm về sự sẵn có tài liệu bên ngoài tại nơi làm việc 
TÀI LIỆU BÊN NGOÀI 
3. Cách thức cập nhật trạng thái ban hành của tài liệu bên ngoài 
Đối với các tài liệu có danh mục các trang có hiệu lực ( VD: FOM, GOM ,PHM ): Trạng thái ban hành được thể hiện hiện như sau: Lần, ngày, số: Cập nhật lần, ngày công văn, số công văn phê chuẩn gần nhất của Tài liệu. 
Đối với tài liệu không có danh mục các trang có hiệu lực kèm: Trạng thái ban hành phải cập nhật đầy đủ các lần/ngày /số của các công văn ban hành, sửa đổi 
Đối với tài liệu không có công văn đi kèm (VD: Tài liệu IATA, DG) trạng thái ban hành được thể hiện theo lần/ ngày ghi trên tài liệu 
TÀI LIỆU BÊN NGOÀI 
* Phân phát và Kiểm soát 
Tài liệu bản gốc được đóng dấu “Bản chính” và lưu giữ tại bộ phận SSQM. 
 Bản phân phát cho đơn vị đóng dấu “Kiểm soát” 
Tài liệu cần phân phát trong đơn vị được photo, đóng dấu “Lưu hành” lên trang đầu tiên của tài liệu và triển khai cho các bộ phận trong đơn vị. 
Đối với Tài liệu tham khảo – đóng dấu “ Tham khảo”, nhân viên KSCL đơn vị kiểm soát và chịu trách nhiệm về tính hiệu lực cũng như tính hiện hành của tài liệu 
Căn cứ vào danh mục các trang có hiệu lực của PHM, bạn hãy rà soát xem PHM đã được cập nhật đúng qui định chưa? Hãy chỉ ra cụ thể các trang chưa được cập nhật 
TÀI LIỆU BÊN NGOÀI 
HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG 
TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 
4.2.4. Ki ểm soát hồ sơ 
Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. 
Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và huỷ bỏ hồ sơ. 
Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng. 
Khái niệm hồ sơ 
Hồ sơ là các các tài liệu ghi nhận thực tế và kết quả đạt được trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh . Là bằng chứng pháp lý về những hoạt động đã được thực hiện 
Một hồ sơ có giá trị pháp lý khi được ghi nhận đúng các sự việc đã xảy ra bởi những người có trách nhiệm 
PHÂN BIỆT HỒ SƠ VÀ TÀI LIỆU CL 
Bạn có trong tay BM/PVHK1/015 1 bản trắng và một bản đã điền thông tin. Hãy cho biết sự khác nhau của 2 bản này?? 
PHÂN LOẠI HỒ SƠ 
C ó thể phân loại theo: 
H ồ sơ, tài liệu h ành chính văn phòng 
Khen thưởng, kỷ luật 
Đánh giá CLLĐ 
Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động SXKD của doanh nghiệp. 
KHHĐ năm/quý/tháng 
Dự án/KH chất lượng 
Hành động KPPN 
TT phản hồi 
KIỂM SOÁT HỒ SƠ CHẤT LƯỢNG 
Lập danh sách các cặp hồ sơ của đơn vị (BM/HTQT/2057) và phải được duy trì bởi các nhân/bộ phận chuyên trách. 
Lập danh mục của từng cặp hồ sơ trong mỗi cặp hồ sơ ( BM/HTQT/2058). 
Hồ sơ khi được sử dụng phải đảm bảo đúng mục đích, đáp ứng các yêu cầu của hệ thống. 
Chỉ cung cấp hồ sơ cho tổ chức, cá nhân ngoài NIAGS nếu không được sự cho phép của cấp có thẩm quyền(BM/HTQT/2059._ 
Loại bỏ hoặc cất vào kho khi thời gian lưu giữ hết hiệu lực. 
Đối với hồ sơ an ninh, khi hết hạn sử dụng phải được huỷ bằng phương pháp đốt hoặc cắt nhỏ cho đến khi không đọc được. 
Hồ sơ phải được xem xét trong quá trình đánh giá chất lượng nội bộ hàng năm. 
BÀI TẬP 6 
 Nêu và phân loại các loại hồ sơ hiện có của đơn vị bạn. Lập các thủ tục lưu giữ và bảo quản hồ sơ đáp ứng các tiêu chuẩn ISO 9001-2008 
	Thời gian: 2h từ 1315 -1515