Tài liệu Quản trị thời gian và tổ chức công việc

 PHẠM VĂN ANH 
 QUẢN TRỊ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 
I.Tổng quan thủ đoạn quản trị thời gian 
1. Tổng quan 
a. Thời gian 
Trong xác định nguồn lực cá nhân hay một tổ chức. Nguồn lực nó có nhiều yếu tố, nó có 
thể định lượng và có thể định tính. Nhưng trong định tính chiếm ¾. Trong đình tính này 
mà nguồn lực chiếm lớn nhất đó chính là thời gian. Cho nên thời gian được hiểu là một 
thứ nguồn lực, cho nên tuổi trẻ có thể nói vĩ đại nhất về thời gian. Người nào mất tuổi trẻ 
coi như là mất tất, tuổi trẻ có một nguồn lực mà không ai có hết đó chính là thời gian. Nên 
có câu nói rằng. “Bạn bán cho tôi một năm tuổi trẻ tôi trả cho bạn một tỷ đô”. Như vậy cứ 
mỗi năm bạn có một tỷ đô và như vậy cứ mỗi ngày bạn mất đi bao nhiêu thời gian. Và chỉ 
có những kẻ không thành công mới xem thời gian là thời gian. Như vậy nguồn lực được 
xem là thời gian và nó đẫn đến quản trị thời gian. Quản trị khó nhất và nó vĩ đại nhất đó 
chính là thời gian. Vậy bạn quản trị thời gian của chính bạn và quản trị của người khác nó 
khó, cũng dễ hiểu thôi vì nó quá khó, vì nó là nguồn lực nó quá khó trong phần quản trị. 
Vì con người ta luôn có hai phần “Phần con và Phần người”. Để thời gian nó chạy cho 
hiểu quả thì người phải hủy phần người. Vì phần con là bản năng, cho nên để quản trị thời 
gian nó vấp phải tình huống vô cùng khó vì bạn không vượt được chính bạn vậy nên con 
người ta mới khổ. Và người khác biết rằng nếu nghe lời thì được tất, vậy mà bạn không 
nghe được chính mình mới khổ. Bạn nào hướng đến cái tôi thì bạn nên từ bỏ.. bởi vì cái 
xã hội này nó không như bạn nghỉ đâu. Đặc biệt là phụ nữ, với phụ nữ đẹp là số một, cái 
gì mà liên quan đến đẹp thì phụ nữ coi nó là trên hết và phải hoàn thành. Nếu mà bạn làm 
chưa xong thì không bao giờ làm việc khác. Còn với đàn ông cái gì là số một, thì hiện nay 
với bảy tỷ người đang tranh cãi với nhau quyết liệt. “Đàn ông gái là số một, tiền là số một 
hay cái gì là số một” nó luôn tranh cãi nhau đấy bạn. Nhưng riêng với phụ nữ thì không 
ai tranh cãi câu đó. Bởi vì phụ nữ đẹp là số một, cho nên thời gian làm đẹp cho một người 
phụ nữ là tiêu sạch cả tiền cả thời gian Nhiều người còn cả mất luôn thể xác “vì thẩm 
mỹ”. Cho nên quản trị thời gian mà tôi muốn nói đi nói lại với các bạn là thời gian. Vì vậy 
mà dân tộc ta không phát triển nỗi. Người ta có câu “tháng giêng là tháng” đấy! Bạn 
thấy chưa, cái văn minh đâu ra chứ, đua nước sao. Sau vựa lúa chẳng có việc gì làm, cứ 
lè phè truyền từ đời này sang đời khác rồi đến chính nó. Cứ lè phè vậy ăn sâu vào tiềm 
thức rồi bạn ạ. Điễn hình một số mẫu thoại sau 1.( G: alo, anh có khỏe không? “a T công 
việc đang búi xùi” G: a có khỏe không? “a T vừa viện ra vừa kết luận tôi bị sida” T: tôi 
trả lời sao bạn?). 2.( G: alo, cố có khỏe không? “hỏi vợ tôi” “tôi với vợ tôi vừa ký giấy ly 
dị”, T: ..trả lời sao?) . Các bạn đừng có mất lịch sự như vậy nữa, nó mất hết thời gian. Bạn 
học tiếng nước ngoài thì các bạn biết đấy.. các câu hỏi mẫu của người ta thế nào? Cho nên 
bạn ạ, những điều này tối kỵ lắm các bạn, nó mất hết thời gian. Các bạn vứt hết đi, nếu 
bạn muốn thành công rực rỡ, thì hãy quản trị được thời gian. Bạn biết đấy bạn đi làm ngày 
tám tiếng tại công ty. Công ty quản trị bạn không tốt thì công ty đấy phát triển không tốt. 
Ngoài tám tiếng đi ngủ tôi không tín, vậy còn tám tiếng ở nhà. Thì bạn phải làm gì để 
quản trị tốt. Nếu bạn không quản trị được thì xem như mình ngu. Tôi hỏi các bạn tám tiếng 
 1 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
bạn ở nhà làm gì và hiệu xuất công việc thế nào? Bạn nhìn lại chính mình xem. Cho nên 
tôi đang cố gắng đặt vấn đề cho các bạn. Thời gian là nguồn lực quý nhất, chỉ có mỗi cái 
dân tộc chúng ta là coi thường nó. Vì vậy nó luôn lún bại và thua luôn các nước bạn “điển 
hình campuchia” và tôi không muốn các bạn thua nữa. Đằng này nói thì lại tự ái. “Tôi thề 
với các bạn, có nhiều người phụ nữ ngày tám ba lần các bạn ạ, vậy mà vẫn không biết 
mình ngu. Con heo nó ít tắm vậy mà nó vẫn mập vẫn khỏe, bạn càng tắm càng chết đấy 
bạn ạ. Phụ nữ không sạch thì không phải là phụ nữ, mà sạch quá mất hết kháng thể thì tự 
bạn giết chính bạn”. Tôi nói lại các bạn có cả quỹ tuổi trẻ mà các bạn nhìn sang người có 
mấy chục tỷ. Tôi xin lỗi các bạn, nếu các bạn biết sử dụng thời gian thì mấy chục tỷ các 
bạn bỏ túi. Thậm chí bạn làm thêm công việc nhặt rác xong “bán” trong những lúc rãnh, 
riêng số tiền này thì bạn cũng có thu nhập cao hơn công viên chức nhà nước nhiều nếu 
tính trên một tháng. Chỉ mỗi việc tận dụng thời gian thôi thay vì ăn nhậu bạn nhặt rác thôi 
bạn cũng đã giàu rồi. đấy mới là thời gian. 
b. Quản trị 
Vì thời gian là nguồn lực, thời gian là tiền không còn nghi ngờ gì nữa. Cho nên trong các 
công ty nhà nước, thì cái lũ làm nhà nước tởm nhất của tởm nhất là tham nhũng thời gian. 
mà khái niệm này nó tràn ngập thế giới, mà tôi chưa thấy một tờ báo nào đặt vấn đề. Thỉnh 
thoảng có một thằng, cho nên nó làm ở công t ... chỉ vì công việc mà không có tính hiệu quả. 
 “họp vô bổ bỏ, đánh ghen dùm bỏcứ lấy cớ không”. 
 - Duy trì mục tiêu: bạn phải đảm bảo tiến độ thì mới đi tới mục tiêu được và nó biểu 
 hiện như sau: 
 § Luôn tạo ra sự bận rộn 
 § Tuyệt đối không rời bỏ chiến lược đã định 
 § Tự thưởng bản thân 
 § Liên tục quan tâm đối với độ chính xác của công việc 
 § Tuyệt đối không coi thường việc nhỏ và gia tăng tính kỹ luật với 
 chính mình và người khác. 
IV. TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 
1. Quá trình quản trị thời gian theo lịch sử 
Khi bạn tổ chức mà bạn đưa một ai đó vào một khuôn khổ tổ chức và bắt nó làm và để 
cho nó làm đầy đủ thì các trường phái bắt nó làm đủ ngày tám tiếng. và bạn tổ chức như 
thế nào là việc của bạn. 
 Thế hệ một, bạn bắt người ta làm bằng cách nhắc việc tức là nhắc nhở và thúc việc để 
 cho nó làm, như vậy thì bạn đã dùng cách quản trị. Đặc trưng trong thế hệ này là người 
 ta dùng sổ theo dõi và người ta theo dõi tiến độ công việc hàng ngày “nếu không đạt” 
 thì ngày mai bạn gọi lên và nhắc nhở để cho nó làm để tận dụng hết thời gian. Nếu bạn 
 làm cách này thì nó sẽ đem lại hiệu quả cho bạn: 
 - Không quên việc 
 - Không bị dồn việc sang ngày hôm sau 
 - Đạt được mục tiêu và giải quết được những việc quan trong trong ngày 
 17 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
 “các bạn xem phim thấy nhiều đấy. người ta phải cầm một con roi nhắc liên tục và 
 ai không làm ‘quất’ nếu xưởng hay khu vực làm việc rộng thì người ta cởi thêm 
 một con ngựa Như vậy công việc mới đạt được hiệu quả”. 
 Thế hệ hai, người ta không nhắc việc theo ngày nữa mà ở đây bạn cần lập kế hoạch 
 thậm chí là lập kế hoạch cả năm luôn và khi các bạn ngồi ở đâu các bạn cũng biết hôm 
 nay công ty bạn đang làm những gì và thậm chí còn biết cả tết năm này thì công ty bạn 
 được nghỉ bao nhiêu ngày. Ở thế hệ một người ta có sổ theo dõi thì ở thế hệ này bạn 
 phải thiết lập công cụ quản lý. Cụ thể là bạn sử dụng hệ thống điện tử, bạn phải lên kế 
 hoạch rất chi tiết. 
 - Không quên đầu công việc vì bạn dự trù hết rồi 
 - Xác định được điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi việc 
 - Việc quan trọng nó nằm ngay trong lịch trình do đó nó có thời gian chuẩn bị 
 Thế hệ ba, kiểm soát thời gian bằng lập kế hoạch nó phát triển hơn thế hệ hai là bạn 
 phải thiết chế được tính ưu tiên và khi bán thiết lập được tính ưu tiên thì bạn lập hệ 
 thống kiểm soát. Hệ thống này bạn dùng công cụ là kế hoạch theo ngày và tổ chức sản 
 xuất theo ngày. Bạn phải chi tiết hóa như vậy ví dụ như bảng cân đối kế toán lập theo 
 ngày, bảng cân đối tiền tệ hay lịch thi đấu bóng đá “Khi các bạn thiết lập như vậy thì 
 bạn sẽ biết được chính xác ngày hôm nay tháng trước bạn có được bao nhiêu tiền”. Khi 
 mà độ chính xác như vậy thì bạn có thể biết trước được một ngày nào đó trong năm bạn 
 sẽ thiếu tiền, lúc này bạn đã biết thì bạn sẽ đi vay để chuẩn bị cho các khoản chi lúc đó, 
 hoặc bạn cũng có thể biết ngày nào đó trong năm bạn sẽ dư tiền chuẩn bị đến lúc đó 
 bạn có thể mua một chiếc xe hơi đi chơi đấy là kiểm soát thời gian bằng lập kế hoạch. 
 Cho nên thế hệ bây giờ các bạn phải lên kế hoạch cho nhân viên hay xưởng từng ngày 
 và cả năm. Và cứ thế nó chạy theo thời gian và nó đem lại kết quả như sau: 
 - Ưu tiên về thời gian để thực hiện các việc ưu tiên 
 - Không bị lạm dụng chữ “khẩn cấp” 
 - Làm được nhiều việc hơn rất nhiều so với một lượng thời gian rất nhiều 
 - Hoàn toàn giữ được chủ động 
Trong đó, dù ở thế nào trong ba thế hệ trên thì nó có một cái hiện thực, đó là bạn lên kế 
hoạch và phân phối công việc trong ngày hôm nay thì cái việc đó bạn nên bố trí bao nhiêu 
người là hợp lý và đạt hiệu suất cao nhất. Cơ sở của công cụ kế hoạch là vàng là bạc của 
công việc. Cở sở trả lương và ấn định trả lương bạn phải dựa vào bảng mô tả công việc và 
dựa vào bảng mô tả thì bạn mới biết được người đó có làm hết công việc theo thời gian 
hay không? Bạn phải viết từng bảng mô tả công việc một cách chi tiết cho từng nhân viên. 
Bảng mô ta nó trả từng đông tác một từng công việc một. Như vậy mới tính được bảng 
lương của từng nhân viên từng người một và nó quản lý rất chặt chẽ. Bạn phải hiểu được 
vấn đề này như vậy khi người ta trả lương dù bạn là tiến sĩ hay thạc sĩ hay một công nhân 
hay một sinh viên mới ra trường đều dựa trên bảng mô tả công việc, cho nên người sinh 
 18 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
viên mới ra trường lương cao hơn nhiều so mới người có bằng thạc sĩ là chuyện bình 
thường. Nếu các bạn thiếu hệ thống mô tả thì công ty bạn không xong rồi. cần phải làm 
bạn. phải có làm thì mới có thể thành công được. 
Để tổ chức công việc quản trị thời gian cho nó hiểu quả các bạn phải làm các động tác 
sau: 
 - Liệt kê các công việc của công ty, dù công ty nhỏ hay lơn cở nào cũng phải liệt kê. 
 Mà không phải làm liệt kê đâu. “Tuần nào các bạn cũng phải họp, sáng thứ hai họp 
 giao ban, bạn thuê người này làm giám đốc nhân sự, người kia giám đốc tài chính, 
 người này là kế toán trưởng.. Bạn không giao việc cho họ thì nó ăn chơi nói phé, 
 mà khi bạn giao việc xong thì công việc nó trôi ngay. “Đằng này bạn có giao việc 
 đâu, suốt ngày cứ nói nói chứ có làm đâu mà cứ ưởn ngược em là giám đốc, em là 
 trưởng phòng.. Bạn mà giao việc thì nó sẽ lồi ngay cái mặt nạ bạn ạ. Đằng này nữa 
 chữ không biết làm trưởng phòng kinh doanh, giám đốc..” Bạn phải giao ngay ở 
 công ty này ở vị trí đó, nó phải liệt kê bao nhiêu việc và làm như thế nào..kể hết ra. 
 Nếu không kể được thì bạn nên đuổi ngay. 
 - Viết bảng mô tả công việc của từng việc, bạn mà không có cài này thì toàn bộ tiền 
 lương bạn ói ra là toàn vớ vấn. đó chính là bạn mang thóc lúa đi nuôi gà rừng. Và 
 cái dân tộc việt nam nghèo là nghèo ở chỗ này đây các bạn. “ Riêng hai tháng đầu 
 năm chúng ta bội chi một trăm ngàn tỷ, mà trong bội chi một trăm ngàn tỷ thì bảy 
 mươi tám ngàn tỷ là để bội chi thường xuyên. Tức là bội chi cho đám viên chức, 
 mà nó không hề làm gì cả mà vẫn cứ được nhận lương vì có giao việc cho họ đâu. 
 Mà nếu bội chi cho đầu tư thì cỡ nào cũng không sợ vi đầu tư nó nhân bội đầu tư 
 và nó tạo ra phát triển. Còn đây bội chi để dét vào mồn thì đời bạn tàn. Tóm lại nhà 
 nước không đuổi bớt đám viên chức thì chắc chắn nhà nước chết cho nên năm 2016 
 bằng mọi giá phải đuổi. Vì đất nước nằm trên bờ vực thẳm rồi các bạn “30% viên 
 chức không làm một giờ nào trong tám tiếng. đó là số liệu của thủ tướng.” Cho 
 nên 30% viên chức không làm việc thì chúng ta mất đi 30% quỹ lương tương ứng 
 và nhân thêm 24 lần. “Con ai cũng vậy ra trường thì tìm mọi thủ đoạn con ông cháu 
 cha để được chui vào nhà nước, vì vào đó không đuổi được. và chẳng làm gì cả mà 
 vẫn nặn được phong bì và cuối cùng vẫn có lương”. Gần như quản trị thời gian của 
 nhà nước gần như bằng 0 đấy bạn. Vậy bạn công ty tư nhân thì kệ họ không quan 
 tâm, mà bạn phải ói tiền ra thì phải thu về số tiền to hơn vì hàng hóa và sức lao 
 động cần có hiệu quả. Để quản trị thời gian người ta dùng công cụ như vậy. Mà kế 
 hoạch đó nó ép làm theo từng ngày, mà trong một ngày các nhân viên của bạn phải 
 làm gì, làm theo bảng mô tả công việc. Mà bảng mô tả công việc khi nó thiết kế 
 cho toàn công ty thì nó làm theo lộ trình. Bạn cứ làm cứ làm, mặc dù làm đại khái 
 cũng được có làm vẫn hơn không làm. Làm từ từ thì nó hoàn thiện mà bạn không 
 làm thì nó cứ đứng lại. 
 19 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
 - Đánh giá từng nhân viên “ngày hôm qua bạn làm phó giám đốc, nhưng so với yêu 
 cầu công việc ngày hôm nay thì bạn hết năng lực rồi. Đằng này chúng ta lạ lắm, 
 bạn làm trưởng phòng chuẩn bị về hưu thì bạn đề thằng phó lên. ‘ai bảo các bạn 
 mặc định là như vậy chứ’ đó là cái tệ hại về cách nhìn và quản trị là ở chỗ này các 
 bạn”. Mà cái mặc định này nó làm cho toàn bộ xã hội tê liệt. Các bạn đừng nghỉ 
 một người đầy năng lực thì mãi mãi như vậy, không có đâu các bạn. Các bạn phải 
 thay đổi quan điểm, bởi vì các bạn đang sai tiến bạn. vậy ở đây đánh giá từng nhân 
 viên thì bao nhiêu công việc cho một nhân viên thì có tương ứng bản đánh giá từng 
 công việc của nhân viên. Và được lưu lại tại phòng nhân sự và được đánh giá theo 
 ba thành phần. Kiến thức, kỹ nẵng và thái độ là phẩm chất cá nhân cực kỳ quan 
 trọng và thái độ là huyệt tử để thành công trong công việc. 
 - Khớp lệnh là bạn bảng đánh giá so với bảng mô tả của từng người. sau khi khớp 
 lệnh thì có hiện tượng có bao nhiều người làm được trên số công việc đưa ra, bố trí 
 cực tốt. Và có bao nhiều chỉ làm được như bảng mô tả không hơn không kém. Và 
 có bao nhiêu không làm được và không biết trí vào đâu được. Các bạn bằng mọi 
 giá phải làm được cái này. Nếu các bạn không làm được điều này thì công ty bạn 
 người cực giỏi thì làm bảo về mà người cực dốt thì làm giám đốc vì không hề có 
 bảng mô tả công việc, không hề có bảng đánh giá, không hề khớp lệnh.. Đâu đâu 
 như vậy đấy các bạn ạ, dù ở công ty người khác như thế nào thì kệ người ta, nhưng 
 ở công ty bạn thì đừng để xảy ra hiện tượng đó nữa. Sau khi khớp lệnh thì bạn phải 
 làm công việc là đôn việc lên cho nhưng người làm vượt số công việc đề ra theo 
 bảng mô tả. còn những người chỉ làm được một việc thì huấn luyện thêm để nó làm 
 được hơn một việc. còn rất khốn nạn trong quản trị thời gian là những người còn 
 lại không làm được việc gì thì chuyển sang bước tiếp. 
 - Phát súng ân huệ đó là đuổi đi. Nhưng không dễ vì khi bạn đuổi đi thì các bạn sẽ 
 gấp tình trạng thế này. Thứ nhất người dạng này thì kiến thức không dùng được 
 nữa rồi mà bạn bắt người ta ngày ngồi 8 tiếng thì chỉ phá thôi nhưng mà đổi lại là 
 những người này thái độ cực kỳ tốt. Mà mỗi con người chúng ta chỉ bốc lột được 
 khi có cả ba cái này đó là kỹ năng, kiến thức và thái độ. Mà dạng này kiến thức kỹ 
 năng đâu làm được, bạn nhìn rất rõ ràng mà đổi lại thái độ rất trung thành. Giờ phải 
 làm sao hay bạn tuyển một người mới vào kỹ năng rất tốt kiến thức cũng rất tốt mà 
 đổi lại thái độ không có hay đánh giá thái độ thì một thời gian bạn mới biết được. 
 Nó vào một cái mà nó phản thì các bạn chết, số liệu của công ty bạn nó bán cho 
 công ty đối thủ thì bạn chết. Chỉ cần hở một khâu thì chết nó ôm nguyên cả công 
 ty chạy đó là trường hợp cô “HUYỀN NHƯ”. Ba mươi sáu tuổi lượn một phát bốn 
 ngàn tỷ, vậy đời bạn tàn rồi. Như vậy giờ có hai cách. Cách số một đuổi hết đám 
 người này và chấp nhận tuyển người mới vào có hai kỹ năng trên. Cách thứ hai là 
 không đuổi mà bạn phải ói tiền ra huấn luyện nó rồi về bạn bốc lột tiếp. Theo các 
 20 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
 bạn thì chọn cách nào thì đó là lựa chọn của bạn. Nhưng thường thì người ta chọn 
 cách đào tạo. Cho nên tôi muốn các bạn phải như thế này, kế hoạch là bạn phải lập 
 theo năm, trong năm bạn phải lập chi tiết đến từng ngày và thiết chế hệ thống kiểm 
 soát nhưng mà lấy cơ sở pháp lý hay cái nào để kiểm soát. Thì cơ sở luận của nó là 
 bảng mô tả. Và kế hoạch nó phải được lập theo ngày và trong ngày đó có bao nhiêu 
 công việc và bao nhiêu người làm. Mấy công việc hay mấy người làm cũng phải 
 dựa trên bảng mô tả. Rất là dể các bạn ạ nếu các bạn không làm thì các bạn còn hỏi 
 suốt đời, lúc đầu các bạn lập bảng mô tả chẳng ra gì đâu cứ ngây nga ngây ngô vậy 
 và dần dần thì nó quoái dần các bạn. Và đến một lúc nào đó thì bạn sẽ không bao 
 giờ tin ai nữa bởi bạn là một người thầy rồi. Nếu bạn không làm gì thì cả đời bạn 
 cũng thế thôi. Cho nên trong phát súng ân huệ này nó có cả giám đốc và phó giám 
 đốc chứ không riêng mỗi nhân viên hay lính. Cho nên chính phủ rất gay go là giảm 
 biên chế vì khi giảm biên chế thì vấp cái tình trạng là giảm ai và ai giảm, ai ký 
 quyết định giảm vi trong thực tế người mà ký quyết định giảm người ta thì người 
 ấy phải giảm đầu tiên. Cho nên không giám ký vì ký là nó giảm đầu tiên. Vậy nên 
 trong công ty của các bạn luôn có chương trình đào tạo. Thì cái số người kia mới 
 làm được việc. Nhưng trong đào tạo này còn có nhiều dạng nữa bạn nha. Có dạng 
 học được, có đạng phụ chế được, có dạng tự ái... nên có nhiều dạng nữa. Như vậy 
 sau quá trình này thì nó tiếp đến bước sau. 
 - Chào thanh ái và quyết thắng đó là bước xa thải và tuyển người mới. Mà linh hôn 
 trong quản trị thời gian là bảng mô tả công việc và nó là cái trụ. Mà người ta chứng 
 minh rằng thông thưởng một người làm tổng thống cứ bốn năm là hết tác dụng, 
 người cực kỳ suất sắc là tám năm. Chứ các bạn đừng theo quan điểm là người có 
 năng lực là có mãi mãi. 
Nguyên tắc là bằng mọi giá các bạn phải tổ chức được và phải bỏ thế hệ một làm tới đâu 
bắt tới đó rồi nhắc việc, lịch cứ loạn xạ lên. Và thế hệ hai lập kế hoạch mà kế hoạch không 
đạt được trình độ cụ thể và không hề có cơ sở và hành vi giám sát. Còn ngày hôm nay lập 
kế hoạch đến từng ngày và hệ thống công cụ máy tính cho phép làm hết. Giám sát từng 
ngày và cơ sở giám sát đó là bảng mô tả công việc.WOW! 
2. Kết cấu tổ chức công việc 
Kết cấu tổ chức nhằm đảm bảo rằng người ta làm. Chứ không phải là không làm là không 
có lương mà là phải làm. Vậy phải sao để nó làm, nói về tổ chức thì có một số yếu tố sau: 
 - Tầm hạn quản trị hay dưới góc nhìn cho các bạn dễ hiểu thì nó gọi là tầm kiểm 
 soát, cố gắng giữ tầm hạn quản trị 
 - Quyền hành trong quản trị. “Bạn phải quản trị được thời gian của nhân viên và đó 
 là cơ sở luận là phải làm sao bắt nó làm theo bảng công việc” vậy quyền hành trong 
 quản trị là được yêu cầu người khác phải hành động “bạn phải truyền quyền cho 
 21 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC 
 PHẠM VĂN ANH 
 cấp dưới để nó chỉ huy toàn bộ nhân viên”. Đặc biệt là phải cấp quyền đủ mức độ 
 không được quá và phải thiết kế quyền chính xác. 
 - Ủy quyền là nhượng quyền ra lệnh cho người khác. Và cái này bạn phải chú ý ủy 
 quyền lúc nào cũng phải có mở ngoặc (thay tôi điều hành trừ nhân sự và tài chính). 
 Ủy quyền nó có ủy quyển tực lập, ủy quyền toàn phần, ủy quyền nhiều lần, ủy 
 quyền có điều kiện và ủy quyền vô điều kiện. 
Trong một nguyên tắc nào đó thì các bạn phải thiết chế một cơ chế ủy quyền và nó có một 
số nguyên tắc như sau: 
 - Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực tiếp 
 - Ranh giới ủy quyền phải rõ 
 - Luôn luôn đảm bảo có sự kiểm tra 
Làm sao các bạn quản trị được nhân viên và công việc dựa trên bảng mô tả, làm sao thì 
làm nhưng phải làm sao cho nó làm. Và nếu muốn cho nhân viên làm hiệu quả cao nhất 
thì các bạn phải giải quyết được tầm hạn. Và đôi lúc các bạn phải dùng đến cuộc chơi ủy 
quyền để cho người khác giám sát nhân viên cho nó làm. Đặc biệt bạn phải phần cấp quản 
trị thì mới đảm bảo được. Phân cấp quản trị gồm hai động tác sau: 
 - Có quyền được quyết định hay là không 
 - Mức độ của quyền hành là phân cấp về mức độ 
Tóm lại các bạn đừng để công việc cho nó bể mà muốn được như vậy thì các bạn phải làm 
tốt các công việc trên. 
 22 
QUẢN TRỊ CUỘC SỐNG VÀ TÔT CHỨC CÔNG VIỆC