Tài liệu Phương pháp tính định biên thông dụng

CÁC DIỄN GIẢ VÀ ĐỘI NGŨ 
THỰC HIỆN NỘI DUNG HỘI THẢO 
PHƯƠNG PHÁP TÍNH ĐỊNH BIÊN 
THÔNG DỤNG 
Nguyễn Thị Nam Phương 
Phó Chủ tịch, Trưởng ban Chiến lược Nguồn nhân lực, HRA 
Phó Tổng giám đốc, Tư vấn trưởng Công ty CP Tư vấn quản lý OCD 
Khái niệm định biên nhân sự 
và hoạch định nguồn nhân lực 
• Định biên 
– Ngôn ngữ của nền kinh tế kế hoạch và nhà nước 
– hàm ý tính toán số lượng nhân sự 
– là tiền đề cho hoạch định nguồn nhân lực 
– liên quan tới xây dựng cấu trúc và ngân sách 
– không có công thức nhất quán 
• Hoạch định nguồn nhân lực 
– Có hai cấp độ “chiến lược” (dài hạn) và “hoạt 
động” (ngắn hạn) 
– Hàm ý các biện pháp và chính sách đáp ứng số 
lượng và chất lượng nhân sự 
Điều kiện để tính định biên 
• Cấp công ty: 
– Có chiến lược phát triển rõ ràng 
– Có Kế hoạch kinh doanh với ngân sách và các 
kịch bản thay đổi 
• Cấp bộ phận 
– Xác định được hệ thống vị trí công việc 
– Xác định được tần suất các nhiệm vụ và quy 
trình thực hiện công việc một cách tương đối 
– Xác định được kỳ vọng về mức độ thành thạo và 
ước lượng được kết quả đầu ra của các vị trí 
– Rõ về mức độ ứng dụng tự động hóa trong thực 
thi công việc và hệ thống dữ liệu quản lý 
Các nguyên tắc tính thông dụng (1) 
Nguyên tắc tỉ lệ tương quan 
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng 
Tỉ lệ tăng / giảm so với năm 
trước tương ứng với tương 
quan tăng/ giảm của mức 
doanh thu 
Doanh thu 2017 
tăng 30% thì định 
biên tăng 20% 
Công ty có quy mô 
rất lớn, thay đổi 
nhân sự có tính quy 
luật cao 
Tương quan giữa nhóm vị trí 
trực tiếp (kinh doanh và sản 
xuất) với vị trí gián tiếp 
Trực tiếp vs gián 
tiếp là 65% và 
35%, Quản lý vs 
nhân viên là 15% - 
85% 
Công ty đã có dữ 
liệu điều tra của 
nhiều năm 
Tương quan giữa ngân sách 
cho các nhóm quản lý và nhân 
viên, gián tiếp và trực tiếp 
Chi phí / doanh thu 
= 78% 
Quỹ lương quản lý 
và nhân viên = 
22% - 78% 
Các nguyên tắc tính thông dụng (2) 
Nguyên tắc định mức lao động 
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng 
theo khối 
lượng 
30 sản phẩm / ca / người 
100 sản phẩm /ca/ dây chuyền 
(nhóm) 
15 khách hàng phục vụ / ngày 
Làm sạch 800 m2 sàn / ca 
Công việc gắn với 
sản xuất hoặc dịch 
vụ, tăng lên theo 
mức độ thành thạo 
của người thực hiện 
theo hệ chỉ 
tiêu hiệu 
suất 
Tập hợp các chỉ tiêu doanh thu (100 
tỉ) và số lượng khách hàng (200 
khách) / năm 
thường áp dụng cho 
khối kinh doanh 
theo thông 
lệ thao tác 
nghề nghiệp 
Số lượng chứng từ hoàn thành, số 
báo cáo X tần suất trong năm 
Số lượng giao dịch thực hiện / ngày 
Áp dụng cho khối 
gián tiếp 
theo đối 
tượng phục 
vụ 
1 nhân viên nhân sự tương ứng với 
60 người trong công ty 
Áp dụng cho khối 
gián tiếp 
Các nguyên tắc tính thông dụng (3) 
Nguyên tắc tần suất và thời lượng 
Nguyên tắc Ví dụ Bối cảnh áp dụng 
Dựa vào cơ 
cấu chức 
danh, tần 
suất và thời 
lượng thực 
hiện nhiệm 
vụ 
Vị trí Kế toán chi phí bao gồm nhiệm 
vụ 
• Kiểm tra chứng từ, hạch toán, 
thanh toán – hàng ngày, 100 
chứng từ / ngày 
• Lập báo cáo: cuối mỗi tháng, 1 
ngày/ báo cáo 
• Làm việc với thanh tra thuế: cuối 
mỗi quý, 3 ngày 
• Hoàn thiện các chứng từ thanh 
toán (hóa đơn, nghiệm thu, v.v.): 
cuối mỗi năm, 20 ngày 
• Thường áp dụng 
cho khối gián tiếp 
• Có thông lệ tham 
khảo được giữa 
các doanh nghiệp 
Vị trí sản xuất 
• Các thông số đầu vào 
– Sản lượng 
– Định mức lao động của mỗi vị trí 
– Các vị trí trong ca 
– Số ca & kíp sản xuất 
• Công thức tính 
– Số nhân sự = số lượng kíp x số người trong kíp 
– Số người 1 kíp = (tổng sản lượng dự tính trong ca / 
năng suất cá nhân = số người mỗi vị trí) x số vị trí + số 
người quản lý 
• Chi phí nhân sự 
– lương + chi phí theo lương (bảo hiểm, phúc lợi, chế độ 
đào tạo, chi phí an toàn lao động, v.v.). 
– Dùng mức lương trung bình của nhóm x số lượng, không 
tính lương cụ thể của toàn bộ những người đang nhận. 
Vị trí kinh doanh 
• Có thể áp dụng 3 cách: 
1. Tổng quỹ lương được phân bổ / lương trung 
bình 
2. Tổng doanh thu / định mức doanh thu trung 
bình của từng ngành hàng 
3. Làm cả 2 bước trên, rồi điều chỉnh về con số 
tốt nhất, có xem xét tăng định mức cao hơn 
Vị trí gián tiếp 
• Nguyên tắc tính 
– Tính theo nguyên tắc thống kê (ví dụ tỉ lệ gián tiếp trên trực tiếp, hoặc tỉ lệ 
tăng nhân sự = doanh thu mới / doanh thu cũ x 100%) 
– Tính theo nguyên tắc khối lượng công việc: 
• Định mức LĐ : số lượng NS= khối lượng mới / năng suất LĐ) cũ x % tăng năng 
suất. 
• Ví dụ 
– giả định doanh thu tăng 30% thì số lượng giao dịch của kế toán từ 7000 
chứng từ/giao dịch thành 10,000 chứng từ, 
– việc vay vốn, làm thủ tục mở L/C / thanh toán tăng thêm khoảng 20 ngày 
làm việc, áng chừng công việc tăng thêm 40% sẽ tương đương với 7 người 
(5 x 140%). 
– Tuy nhiên, 5 người với năng suất tăng 15% sẽ tương đương 5.75 người, do 
vậy tỉ lệ tăng thực tế là 7 người / 5.75 người = 122%, tức là 5 người x 
122% = 6,2 người. Phòng kế toán chỉ cần 6 người nếu năng suất / đầu 
người cao hơn một chút (làm ngoài giờ) hoặc xem xét hệ thống phần mềm 
đưa vào sẽ giảm nhẹ khối lượng công việc. 
Vị trí gián tiếp 
• Cơ cấu / vị trí theo công nghệ 
– Một số công việc thường phải tuân theo nguyên theo cơ cấu tổ chức 
như lái xe (theo số lượng xe), vận hành dây chuyền (theo số nút 
công nghệ), bảo vệ (tính theo số điểm kiểm soát), thủ kho (theo số 
điểm kho). 
Hoạch định nguồn nhân lực 
• Hoạch định hàng 
năm được định 
nghĩa là hoạch 
định ngắn hạn 
• Trải qua 5 bước 
cơ bản 
• Bao gồm những 
chương trình, 
chính sách, biện 
pháp bảo đảm số 
lượng và chất 
lượng nguồn NL 
Bước 1: 
Xác định 
kế hoạch 
Bước 2: 
Đánh giá 
nhu cầu 
Bước 3: 
Đánh giá 
nguồn 
cung 
Bước 4: Lập 
Kế hoạch 
thực hiện 
Bước 5: 
Giám sát 
và điều 
chỉnh 
Chiến lược NNL & hoạch định nhân sự hàng năm 
Chiến lược “xây”: 
nguồn mục tiêu bên 
trong
Chiến lược “xây”: các chính 
sách và hoạt động về đào tạo, 
phát triển nghề nghiệp, đãi 
ngộ lâu dài
Chiến lược “mua” & “thuê”: 
Các hoạt động và chính sách 
tuyển dụng, hòa nhập, đãi 
ngộ tức thời
Chiến lược “mua” 
& “thuê”: 
Nguồn mục tiêu 
bên ngoài
Bước 1:
Xác định
kế hoạch
Bước 2:
Đánh giá
nhu cầu
Bước 3:
Đánh giá
nguồn
cung
Bước 4: Lập
Kế hoạch
thực hiện
Bước 5: 
Giám sát
và điều
chỉnh
Những yếu tố đảm bảo hiệu quả của 
việc xây dựng định biên 
Những câu hỏi CEO sẽ hỏi bạn 
• Hãy lý giải cho tôi về cách tính của bạn 
• Trước khi thuê tuyển, hãy thử nghĩ về “thuê ngoài”, tuyển 
thời vụ 
• Đã sử dụng hết công suất / hiệu suất tài sản và con 
người 
• Biên lợi nhuận của sản phẩm mới 
• Tỷ lệ nhân viên cam kết với công ty cao không? Có nhiều 
động lực làm việc để cống hiến? 
• Có thể thay thế sức người bằng máy móc? 
• Có thể đo lường và phát huy được năng lực nhân viên tốt 
hơn không (kiêm nhiệm, tăng trách nhiệm) 
• Có cần tối ưu hóa cấu trúc & quy hoạch lại con người, 
điều chuyển, luân chuyển? 
• Phân tích SWOT – PEST(LE) để kết nối KH Nhân sự với 
KH Kinh doanh?