Quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

1354 
QUẢN LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG DOANH NGHIỆP 
Vòng Mỹ Quyên, Lâm Thành Đạt, Nguyễn Thị Diệu, 
Lê Thảo Phương, Nguyễn Thanh Hằng 
Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh 
GVHD: PGS.TS. Tr n Văn Tùng, Ngô Ngọc Nguyên Thảo 
TÓM TẮT 
Giải pháp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh, trong sản xuất, tạo ra lợi nhuận là vấn đề mà bất cứ 
doanh nghiệp nào cũng quan tâm.Tuy nhiên, trước khi tiết kiệm chi phí, tạo ra lợi nhuận doanh 
nghiệp đã phải đầu tư và tiêu tốn rất nhiều chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh, đặc biệt là 
chi phí tài sản cố định (TSCĐ) đối với doanh nghiệp sản xuất. Chính vì vậy, việc tiết kiệm được càng 
nhiều chi phí TSCĐ, chi phí sản xuất khác sẽluôn là giải pháp hữu hiệu để giúp lợi nhuận của doanh 
nghiệp ngày càng tăng lên. Vì lẽ đó mà nhà quản lý cần phải am hiểu những diễn biến liên quan 
đến TSCĐ, những sai phạm có thể xảy ra và phải có được những giải pháp giúp tăng cường hiệu 
quả trong công tác quản lý TSCĐ. 
Từ khóa: Tài sản cố định, quản lý, doanh nghiệp. 
1 TỔNG QUAN VỀ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
TSCĐ là một bộ phận của tư liệu sản xuất, giữ vai trò là tư liệu lao động chủ yếu của quá trình sản 
xuất. Chúng được coi là cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất, kinh 
doanh, là điều kiện tăng năng suất lao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân... 
Như vậy, có thể nói, tài sản cố định là cơ sở vật chất có vai trò cực kỳ quan trọng. Việc cải tiến, hoàn 
thiện, đổi mới và sử dụng hiệu quả tài sản cố định là một trong những nhân tố quyết định sự tồn tại 
và phát triển của các doanh nghiệp và của nền kinh tế. 
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 03 và VAS 04),TSCĐ là tài sản mà doanh nghiệp có quyền 
kiểm soát và sử dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đem lại lợi ích kinh tế lâu dài 
trong tương lai cho doanh nghiệp. Các tài sản được ghi nhận là TSCĐ phải đồng thời thoả mãn 4 
tiêu chuẩn sau: 
– Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó. 
– Nguyên giá của tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy. 
– Thời gian sử dụng ước tính trên một năm. 
– Đạt tiêu chuẩn giá trị theo quy định. 
Do khoản đầu tư TSCĐ thường chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách nên đơn vị cần lập kế hoạch đầu 
tư mua sắm TSCĐ ngay từ đầu năm hoặc thậm chí trước đó vài năm. Kế hoạch phải bao gồm toàn 
bộ các vấn đề chính về TSCĐ, như kế hoạch về dầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ, thanh lý, 
1355 
nhượng bán TSCĐ. Việc xây dựng kế hoạch nhằm đảm bảo các dự án đề xuất phù hợp với ngân 
sách được duyệt, đảm bảo tính hiệu quả dự án đầu tư, ngăn chặn sự tham ô và sử dụng tài sản vì 
mục đích cá nhân. Kế hoạch này thường phải có sự tham gia của phòng kế toán. 
Một chu trình quản lý TSCĐ trên thực tế thường bao gồm các bước công việc sau: Đề nghị mua sắm 
TSCĐ, phê chuẩn đầu tư TSCĐ, chọn nhà cung cấp, ghi tăng TSCĐ mới, lập các báo cáo về TSCĐ, 
xác định đúng số khấu hao và phân bổ phù hợp với các đối tượng sử dụng tài sản, cập nhật thông 
tin về bảo trì, sửa chữa và thanh lý TSCĐ. 
Sơ đồ: Chu trình quản lý TSCĐ 
2 NHỮNG SAI PHẠM THƯỜNG GẶP CÓ THỂ XẢY RA ĐỐI VỚI TSCĐ 
Sai phạm khi mua sắm, quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ sẽ ảnh hưởng đến tính hữu hiệu 
và hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị. Các sai phạm thường xảy ra đối với TSCĐ: 
Các sai phạm liên quan đến quyết định đầu tư Đầu tư không đúng dẫn đến lãng phí hoặc 
mất cân đối tài chính; Mua cho cá nhân nhưng tính vào tài sản của đơn vị. 
Các sai phạm đối vớiviệcghi nhận và sử dụng TSCĐ 
– Ghi nhận thông tin TSCĐ Ghi chép TSCĐ không chính xác và kịp thời. Ghi nhận những 
TSCĐ không đáp ứng điều kiện trở thành TSCĐ. Ghi nhận sai thông tin về nguyên giá, thời 
gian hữu dụng; TSCĐ đã đưa vào sử dụng nhưng chưa cập nhật vào sổ sách. Chọn phương 
pháp khấu hao không phù hợp, ước tính sai thời gian hữu dụng của TSCĐ; Không ghi chép 
kịp thời các chi phí bảo trì, sửa chữa dẫn đến việc hạch toán sai cho phí; Không ước tính rủi ro 
xảy ra, không mua bảo hiểm cho các TSCĐ có giá trị lớn; Thất thoát TSCĐ do không kiểm kê 
định kỳ. 
– Sử dụng TSCĐ: Sử dụng TSCĐ không đúng mục đích, sử dụng lãng phí làm kém hiệu quả; 
Sử dụng TSCĐ không đúng công suất; Sử dụng TSCĐ cho mục đích cá nhân (lạm dụng); Đánh 
cắp TSCĐ. 
Phê chuẩn kế hoạch 
đầu tư 
Giao trách nhiệm quản 
lý TSCĐ 
Soát xét định kỳ về 
thanh lý TSCĐ 
Lập phiếu đề nghị mua 
và xét duyệt 
Chọn nhà cung cấp lập 
đơn đặt hàng/hợp đồng 
mua sắm TSCĐ 
Mua TSCĐ 
Lập biên bản về giao 
nhận TSCĐ 
Lập phiếu đề nghị thanh 
lý trước khi thanh lý 
Ghi sổ kế toán TSCĐ Kiểm tra việc nhận tiền 
thanh lý 
Ghi nhận TSCĐ Thanh lý TSCĐ 
1356 
Các sai phạm trong giai đoạn thanh lý TSCĐ Không xóa sổ TSCĐ đã thanh toán; nhượng 
bán với giá thấp; tham ô TSCĐ. 
3 CÁC GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CHỦ YẾU ĐỐI VỚI TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 
3.1 Đối với giai đoạn quyết định đầu tư 
Đề xuất mua tài sản: 
Việc đề xuất cần dựa trên kế hoạch được xây dựng từ đầu năm và chỉ người có thẩm quyền ở từng 
bộ phận mới được phê chuẩn việc mua sắm. 
Thủ tục này nhằm đối phó với một sai phạm là đề nghị mua tài sản khi nhu cầu chưa thật sự cần 
thiết. Đối với TSCĐ có giá trị lớn, cần kèm theo dự toán, thuyết minh trong đó có tính toán hiệu quả 
đầu tư, thời gian thu hồi vốn... 
Xét duyệt mua tài sản: 
Khi thực hiện cần có sự phê chuẩn của người có thẩm quyền. Phiếu yêu cầu TSCĐ hoàn chỉnh với 
đầy đủ chữ ký của nhân viên và trưởng bộ phận có yêu cầu, sẽ được chuyển sang người có trách 
nhiệm xét duyệt. Tùy thuộc vào giá trị của tài sản, người xét duyệt có sự phê chuẩn của giám đốc 
và trong một số trường hợp đặc biệt, phải có sự phê chuẩn của hội đồng quản trị. 
Một số thủ tục cần chú ý khi tiến hành xét duyệt: 
– Bộ phận xét duyệt nên có sự tham gia của kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính. Kế toán 
trưởng/Giám đốc tài chính cần xem Phiếu yêu cầu TSCĐ có phù hợp với ngân sách đã được 
phê duyệt hay không. 
– Nếu Phiếu yêu cầu có khác biệt với ngân sách đã được phê duyệt cần phải có giải thích từ bộ 
phận có nhu cần.Nếu đó là lý do khách quan, chính đáng dự án cần được mang ra thẩm 
định lại và phải do Ban giám đốc hoặc Hội đồng quản trị xét duyệt lại sự thay đổi này. Nếu 
do nguyên nhân chủ quan, có thể từ chối. 
Mẫu biểu xét duyệt đầu tư TSCĐ. 
Việc lựa chọn nhà cung cấp: 
Dựa vào phiếu đề nghị mua TSCĐ đã duyệt, dựa trên chính sách lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận 
mua sẽ tham khảo giá ở nhiều nhà cung cấp hay tổ chức đấu thầu. Việc lựa chọn nhà cung cấp 
thường cần thỏa mãn đồng thời các tiêu chuẩn sau: 
– Không có mối quan hệ về lợi ích giữa bộ phận mua tài sản với nhà cung cấp được chọn. 
– Tiêu thức giá lựa chọn phải là giá hợp lý nhất so với các nhà cung cấp khác. 
– Đối với các tài sản có giá trị lớn, các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, đơn vị nên chọn hình thức 
đấu thầu công khai nhằm chọn được nhà cung cấp với giá cả tốt nhất và chất lượng cao 
nhất. 
1357 
Việc lập đơn đặt hàng: 
Dựa trên Phiếu yêu cầu TSCĐ và nhà cung cấp được lựa chọn, bộ phận mua tài sản sẽ lập đơn đặt 
hàng. Đơn đặt hàng phải được đánh số trước và phải bao gồm đầy đủ các thông tin quan trọng 
như: ngày đặt mua tài sản, số lượng, quy cách tài sản, giá cả, nhà cung cấp và điều khoản thanh 
toán. Mỗi đơn đặt hàng được lập thành 4 bản, một bản được gửi cho nhà cung cấp, một bản gửi 
cho bộ phận có yêu cầu mua tài sản và một bản chuyển cho bộ có liên quan như bộ phận nhận tài 
sản và một bản lưu. 
3.2 Đối với giai đoạn ghi nhận TSCĐ và sử dụng TSCĐ 
Nhận tài sản cố định: 
Khi nhận tài sản, căn cứ vào Đơn đặt hàng, bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua TSCĐ 
cùng tiến hành kiểm tra quy cách, số lượng, yêu cầu kỹ thuật xem có đúng như đơn đặt hàng để 
tiến hành nhận tài sản và chấp nhận hóa đơn yêu cầu thanh toán của nhà cung cấp. Sau khi nhận 
tài sản, bộ phận mua tài sản tiến hành lập Biên bản giao nhận tài sản. 
Biên bản giao nhận TSCĐ được lập thành ba bản, một bản do bộ phận mua tài sản lưu trữ, một 
bản do bên nhận tài sản giữ, còn một bản đính kèm với bản sao Phiếu yêu cầu TSCĐ. Sau đó hai 
chứng từ này cùng với bản sao Đơn đặt hàng, bản gốc hóa đơn được chuyển sang cho bộ phận 
kế toán. 
Ghi nhận TSCĐ: 
Sau khi hoàn tất việc mua và chuyển giao tài sản cho bộ phận sử dụng, kế toán ghi chép việc mua 
tài sản và theo dõi tình hình sử dụng. Rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn này là ghi nhận sai 
TSCĐ, dẫn đến sai lệch về phân loại tài sản, về số dư tài sản, mức khấu hao bị tính toán sai; không 
quản lý tài sản theo địa điểm sử dụng và từ đó làm sai lệch các kết quả đánh giá hoạt động. Nói 
cách khác, việc ghi nhận sai sẽ ảnh hưởng đến thông tin TSCĐ trên báo cáo tài chính và đến việc 
quản lý tài sản. 
Phòng kế toán cần lưu trữ đầy đủ, chính xác thông tin về TSCĐ trong sổ chi tiết và thẻ TSCĐ. Việc lập 
sổ và thẻ TSCĐ vào giai đoạn này nhằm tránh sai sót không ghi chép kịp thời TSCĐ, dẫn đến việc 
không kiểm soát được số lượng tài sản thực tế và trích khấu hao TS đã sử dụng, làm sai lệch chi phí, 
dẫn đến lãi lổ không đúng so với thực tế. 
Các thông tin cần được ghi nhận trên sổ chi tiết và thẻ TSCĐ là: Tên tài sản, chủng loại, bộ phận 
sử dụng, nguyên giá, mã số, vị trí đặt, ngày mua/thanh lý, nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất, giá 
trị tăng thêm hay thay đổi, khấu hao lũy kế. Số liệu trên sổ chi tiết phải được đối chiếu định kỳ với 
sổ cái. 
Nếu là loại tài sản mà không dễ phân biệt, ngoài việc ghi nhận vào sổ sách, cần tiến hành dán 
nhãn cho những tài sản này. Nhãn cần phải làm bằng vật liệu không dễ bị hư hỏng. 
Những bản sao của thẻ TSCĐ nên được gửi cho bộ phận hành chính và bộ phận sử dụng tài sản để 
giúp họ theo dõi và bảo quản tài sản. 
1358 
Để tránh tình trạng tiếp cận hồ sơ TSCĐ bất hợp pháp, cần phải lập mật khẩu để hạn chế việc tiếp 
cận các tập tin chứa đựng thông tin về tài sản. 
Giao trách nhiệm quản lý tài sản: 
Do tài sản có thể bị mất mát, nên khi đưa tài sản vào sử dụng, cần giao trách nhiệm cho trưởng bộ 
phận có liên quan trong việc quản lý, sử dụng tài sản. 
Đối với các tài sản di chuyển trong nội bộ, cần lập chứng từ để phản ánh việc chuyển tài sản và cần 
được phê chuẩn bởi người có trách nhiệm. Nhờ đó, người quản lý tài sản đã được chuyển đi sẽ 
không còn chịu trách nhiệm về tài sản này nữa. 
Để quản lý tốt tài sản, cần sử dụng kết hợp các biện pháp khác như: 
– Hạn chế tiếp cận tài sản: Đối với những tài sản có thể di chuyển dễ dàng, đặc biệt là thời gian 
không làm việc, và cần có nhân viên bảo vệ để tránh việc di chuyển trái phép tài sản ra khỏi 
đơn vị hay sang nơi khác. 
– Lắp đặt hệ thống báo động nhằm phát hiện việc đánh cắp tài sản. Thiết bị này sẽ báo động 
nếu tài sản di chuyển quá một khoản cách nhất định. 
Việc kiểm kê TSCĐ: 
Ít nhất là hàng năm, đơn vị sẽ tiến hành kiểm kê tất cả TSCĐ. Khi kiểm kê, cần đối chiếu số lượng 
thực tế với danh sách TSCĐ để phát hiện tài sản mất mát. Ngoài ra, qua kiểm kê, có thể phát hiện 
tài sản không còn sử dụng được, tài sản bị hư hỏng. Trường hợp, đơn vị có bộ phận kiểm toán nội 
bộ, bộ phận này nên có kế hoạch kiểm tra tài sản, so sánh tài sản hiện còn với số liệu trên sổ sách 
và xem xét tính hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng tài sản. 
Việc tính và ghi khấu hao TSCĐ: 
Quy trình này do kế toán tiến hành để đảm bảo từng loại TSCĐ được lựa chọn phương pháp khấu 
hao và thời gian khấu hao thích hợp. Các thủ tục kiểm soát thông thường là: 
– Xác định và ghi nhận đúng chủng loại tài sản cố định: Kiểm tra dữ liệu đăng ký TSCĐ trên 
phần mềm và sổ sách xem được liệt kê đúng theo cách phân loại tài sản hay chưa. 
– Tính khấu hao thích hợp TSCĐ: Xác định số năm sử dụng để tiến hành khấu hao TSCĐ căn cứ 
theo quy định của pháp luật và chính sách TSCĐ của đơn vị. Thiết lập thời điểm bắt đầu tính 
khấu hao cho TS. Lựa chọn phương pháp khấu hao TSCĐ và phương pháp này nên được sử 
dụng nhất quán trong suốt thời gian sử dụng TSCĐ. 
– Lưu trữ thông tin khấu hao TSCĐ: Thông tin này được lưu vào hồ sơ của từng TSCĐ có liên 
quan. 
Thủ tục kiểm soát đối với việc sửa chữa, nâng cấp TSCĐ: 
Sửa chữa tài sản 
Để duy trì năng lực hoạt động cho TSCĐ trong suốt quá trình sử dụng, đơn vị cần phải sửa chữa, 
bảo trì tài sản. Để quản lý chặt chẽ tình hình sửa chữa TSCĐ, cần phải lập dự toán chi phí sửa chữa, 
1359 
bảo trì, ghi chép, theo dõi chặt chẽ và kiểm tra thường xuyên chi phí phát sinh trong quá trình sửa 
chữa. 
Sửa chữa TSCĐ được chia làm hai loại là sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn. Sửa chữa thường 
xuyên TSCĐ nhằm duy trì năng lực sẩn xuất, sử dụng bình thường của TSCĐ. Sửa chữa lớn TSCĐ là 
việc sửa chữa với TS có mức độ hư hỏng nặng nên thời gian sửa chữa kéo dài, kỹ thuật sửa chữa 
phức tạp, tài sản phải ngừng hoạt động. Do chi phí phát sinh lớn nên phải sử dụng phương pháp 
phân bổ chi phí thích hợp để tránh biến động giá thành. 
Sau khi sửa chữa, các tài liệu có liên quan được chuyển đến kế toán. Dựa vào Phiếu sửa chữa và 
bảo trì tài sản và Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành và các tài liệu khác (nếu có), 
kế toán hạch toán chi phí. 
Nâng cấp tài sản cố định 
Trong trường hợp muốn nâng cao tính năng, công dụng hay kéo dài thời gian hữu dụng, đơn vị 
thực hiện việc nâng cấp TSCĐ. Do chi phí nâng cấp thường lớn nên việc nâng cấp TS phải được ban 
giám đốc hay hội đồng quản trị phê chuẩn như quá trình đầu tư TSCĐ. 
3.3 Đối với giai đoạnThanh lý TSCĐ 
Do luôn có rủi ro là nhân viên bán tài sản dưới giá thị trường, thanh lý các TS vẫn còn sử dụng được, 
hoặc nếu một TS thanh lý nhưng không có thủ tục chính thức,... Để tránh tình trạng này, cần có quy 
định về thủ tục thanh lý tài sản. Nhưng thủ tục thường là: 
Soát xét tình hình sử dụng tài sản định kỳ: 
Cần soát xét định kỳ để đem xét liệu có tài sản nào nên thanh lý nếu chúng không còn hữu ích. Việc 
soát xét này cần tiến hành ít nhất mỗi năm một lần. Lập ra ma trận khả năng sử dụng tài sản và 
báo cáo về tình hình sử dụng tài sản là một nội dung trong báo cáo hàng tháng của người quản lý. 
Chi phí đầu tư nâng cấp tương đương với chi phí đầu tư mới, đơn vị nên thanh lý tài sản. 
Ban hành thủ tục thanh lý TSCĐ: 
Nguyên tắc thông thường là bộ phận nào cần thanh lý tài sản, phải cần lập phiếu đề nghị thanh lý 
tài sản. Đơn vị nên quy định rõ người xét duyệt, điều kiện thanh lý, giá trị thu hồi trong thanh lý 
nhằm ngăn chặn những sai phạm nêu trên. Khi thanh lý, cần thành lập hội đồng xét duyệt tài sản 
cần thanh lý (tránh việc thông đồng với người ngoài), giá trị có thể thu hồi của tài sản khi thanh lý. 
Vậy với việc am hiểu diễn biến về TSCĐ, những sai phạm có thể xảy ra trong mỗi giai đoạn và có 
được những giải pháp giúp tăng cường hiệu quả trong công tác quản lý TSCĐ. Làm được điều này 
cũng chính làgiải pháp tiết kiệm chi phí trong kinh doanh, trong sản xuất, tạo ra lợi nhuận cho 
doanh nghiệp. 
1360 
TÀI LIỆU THAM KHẢO 
[1] Thông tư 45/2018 ban hành ngày 07 tháng 05 năm 2018 của Bộ tài chính về hướng dẫn 
quản lý, khấu hao tài sản cố định tại cơ quan, tổ chức và tải sản cố định do Nhà nước giao 
DN quản lý, https://www.amis.vn/tin-tuc/van-hoa-doanh-nghiep/newsid/1154/4-nguyen-
tac-quan-ly-chi-phi/ 
[2] Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 03 vàVAS 04 về kế toán tài sản cố định hữu hình và vô 
hình.