Giáo trình môn Quản trị học

 Giáo trình quản trị học
Giáo trình Quản trị học
Chương 1:khái luận về quản trị
Khái niệm và các chức năng quản trị.
Khái niệm và bản chất quản trị.
a) Khái niệm quản trị: 
Giới thiệu một số khái niệm: 
- Quản trị là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường (Lý thuyết quản trị kinh doanh, trường ĐHKTQD – NXB Thống kê 1994)
- Quản trị là tổng hợp các hoạt động được thực hiện nhằm đạt được mục đích (đảm bảo hoàn thành công việc) thông qua sự nỗ lực (sự thực hiện) của những người khác (Quản trị DNTM. GS. TS Phạm Vũ Luận – NXB Thống kê 2004) 
- Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành đọng riêng rẽ không thể nào đạt được (Quản trị học căn bản. James H.Donnelly; J.Gibson – NXB Thống kê 2001)
Þ Từ nghiên cứu các khái niệm, chúng tôi lựa chọn khái niệm quản trị sau đây:
- Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức. (Management Angelo Kinicki, Williams. Mc Graw Hill Irwin – New York 2006)
Giải thích: 
- Quản trị là hoạt động của một hay một số người nhằm phối hợp các hoạt động của người khác để đạt được mục tiêu.
- Sự phối hợp các hoạt động được thực hiện thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát các nguồn lực của tổ chức.
- Quá trình hoạt động đòi hỏi sử dụng nhân tài, vật lực để đạt được mục tiêu một cách có hiệu quả nhất.
b) Quản trị là một khoa học, nghệ thuật và một nghề. 
* Quản trị là một khoa học:
- Quản trị ra đời cùng với sự xuất hiện của phân công hợp tác lao động, của thực tiễn hoạt động kinh tế, xã hội ® Các công trình nghiên cứu về quản trị ra đời.
- Quản trị đòi hỏi phải nhận thức và vận dụng các quy luật kinh tế xã hội.
- Sử dụng thành tựu các khoa học khác: toán kinh tế, điều khiển học, tin học, công nghệ, kinh tế, thống kê, xã hội học, tâm lý học, luật,
* Quản trị là một nghệ thuật:
- Ví quản trị là một nghệ thuật, nhà quản trị là một nghệ sỹ, vì thực tiễn hoạt động kinh doanh luôn thay đổi ® nhà quản trị không được áp dụng kiến thức một cách cứng nhắc, giáo điều ® mà phải vận dụng sáng tạo.
- Nghệ thuật quản trị là quan trọng song phải coi khoa học quản trị là nền tảng; không phủ nhận khoa học quản trị.
- Nghệ thuật quản trị là tài nghệ của nhà quản trị trong việc giải quyết những vấn đề đặt ra một cách khéo léo, có hiệu quả nhất đối với mỗi tình huống cụ thể.
* Quản trị là một nghề: - Từ năm 1950: Quản trị dần tiến đến chuyên nghiệp, được đào tạo chính quy thành một nghề có mặt trong tất cả tổ chức kinh tế, xã hội và con người có thể kiếm tiền bằng nghề này. 
1.1.2. Các chức năng quản trị.
Quá trình quản trị: thực hiện 4 chức năng riêng biệt song có mối liên hệ mật thiết, đó là: hoạch định (phải làm gì), tổ chức (ai làm, làm cách nào), lãnh đạo (gây ảnh hưởng lên cách làm), kiểm soát (đảm bảo thực hiện kế hoạch).
(h.1) 
Quá trình này thực hiện sự phối hợp nguồn nhân lực, nguồn tài chính, thông tin để đạt mục tiêu đã dự định.
- Các chức năng quản trị bao gồm những nhiệm vụ lớn, bao trùm trong các hoạt động quản trị.
- Có nhiều tiếp cận về chức năng quản trị song phổ biến các nhà nghiên cứu cho rằng quản trị có 4 chức năng trên.
- Các chức năng không tồn tại độc lập mà có mối quan hệ mật thiết.
a) Hoạch định (Planning): 
- Là chức năng đầu tiên và mọi chức năng (nhiệm vụ) đều phụ thuộc vào nó.
- Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, những phương pháp (biện pháp) và phương tiện để đạt được mục tiêu.
b) Tổ chức (Organizing):
- Là chức năng thiết kế cơ cấu bộ máy, tổ chức công việc và phân quyền.
- Những công việc của tổ chức bao gồm: xác định những việc phải làm, ai làm, phối hợp hành động ra sao, bộ phận nào được hình thành, quan hệ giữa các bộ phận, hệ thống quyền hành trong tổ chức.
c) Lãnh đạo (Leading):
- Là gây ảnh hưởng, thúc đẩy, hướng dẫn, động viên người thừa hành thực hiện nhiệm vụ trên cơ sở hiểu rõ động cơ, hành vi của họ bằng phong cách lãnh đạo phù hợp để đạt mục tiêu.
d) Kiểm soát (Reviewing):
- Xác định thành quả (kết quả) đạt được so với mục tiêu đã đặt ra.
- Tìm nguyên nhân sai lệch và biện pháp để điều chỉnh, sửa sai.
1.2. Các lý thuyết quản trị 
Lý thuyết quản trị là một hệ thống về các tư tưởng, quan niệm đúc kết, giải thích về các hoạt động quản trị được thực hành trong thực tế.
- Quản trị ra đời từ 5000 năm trước Công nguyên với các công trình ở Irăc, 3000 năm kim tự tháp.
-Ở châu Âu được áp dụng trong kinh doanh từ thế kỉ 16.
- Thế kỷ 18 áp dụng trong công nghiệp.
- Thế kỷ 19 Robert Owen đặt nền móng cho khoa học quản trị.
- Đầu thế kỷ 20, F.Taylor đặt nền móng cho quản trị hiện đại.
Từ đó cho đến nay có thể chia thành 5 lý thuyết cơ bản.
a) Quan điểm quản trị cổ điển:
Được đưa ra ở Châu Âu và Hoa Kỳ những năm cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20 gồm 2 dòng  ... u, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền lực để các thành viên chấp nhận nhau trong một tổ chức.
+ Giai đoạn sóng gió:
Giai đoạn mẫu thuẫn trong nội bộ nhóm, các thành viên chấp nhận sự tồn tạo của nhóm nhưng chống lại sự kiểm soát của nhóm đối với cá nhân. Cuối giai đoạn sẽ hình thành nên một trật tự rõ ràng về các quan hệ lãnh đạo trong nội bộ nhóm. ở giai đoạn này nhà quản trị phải nhận dạng đứng đắn những mâu thuẫn tồn tại tăng cường trao đổi thông tin, tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên, áp dụng các phương pháp và thủ thuật khác nhau thích hợp với từng tình huống để sớm đưa nhóm vào hoạt động ổn định.
+ Giai đoạn chuẩn hoá: 
Là giai đoạn phát triển các mối quan hệ, nhóm thể hiện sự liên kết chặt chẽ bền vững. Kết thúc giai đoạn chuẩn hoá cơ cấu nhóm trở nên vững chắc và nhóm được đồng hoá. Nhà quản trị cần phải tạo điều kiện cho các thành viên giúp đỡ lẫn nhau, chia sẻ thông tin tăng cường sự phối hợp, hợp tác giữa các thành viên.
+ Giai đoạn thực hiện: 
Cấu trúc nhóm là cấu trúc chức năng đầy đủ và được thừa nhận nhóm từ chỗ hiểu biết lẫn nhau đến bắt tay vào cùng nhau thực hiện nhiệm vụ. Đây là giai đoạn cuối cùng của sự phát triển. Trên cơ sở nề nếp đã được tạo ra nhà quản trị cần phải tận dụng năng lực, kỹ năng của mỗi thành viên để giải quyết nhiệm vụ đã đạt ra. 
+ Giai đoạn ngừng lại (Nhóm ở trạng thái chuẩn bị giải tán):
Vì nhiệm vụ của nhóm đã được hoàn thành.
b.Nội dung quản trị nhóm:
* Mục tiêu của nhóm: 
Nhóm công việc có hai mục tiêu: 
-Mục tiêu do tổ chức đặt ra mà vì mục tiêu này nhóm được quyết định thành lập
-Mục tiêu của nhóm (nội bộ nhóm) Gồm 2 loại:
+ Mục tiêu thành tựu: Thể hiện đích cuối cùng nhóm hướng đến đạt đựơc, nó định hướng hoạt động của nhóm
+ Mục tiêu duy trì: Tạo động lực và duy trì sự tồn tại của nhóm
Sự mâu thuẫn với mục tiêu của nhóm là nguyên nhân để các thành viên rời khỏi nhóm
Nhóm càng phát triển (trưởng thành) thì các mục tiêu càng trở nên rõ ràng và có ý nghĩa hơn với các thành viên.
* Cơ cấu tổ chức nhóm:
Được hình thành trên cơ sở các mối quan hệ cấp trên, dưới, đồng cấp; trật tự thứ bậc theo chức vụ, tổ chức mạng lưới thông tin liên lạc; hình thành các chuẩn mực ứng xử và dự kiến kết quả thực hiện, công việc và nhiệm vụ mỗi cá nhân đảm nhận
* Lãnh đạo:
Để đạt được mục tiêu, một trong các chức năng quan trọng nhất là lãnh đạo
-Trong tổ chức chính thức người lãnh đạo được bổ nhiệm bởi cấp trên và trong tổ chức phi chính thức được nhóm suy tôn
-Người lãnh đạo sử dụng quyền lực được tổ chức trao cho để gây ảnh hưởng tới người dứơi quyền, thực hiện thưởng phạt để hướng mọi người phải hành động thực hiện mục tiêu. 
-Người lãnh đạo trong nhóm phi chính thức dùng uy tín (năng lực, trình độ, phẩm chất) để gây ảnh hưởng đến các cá nhân trong nhóm, định hướng hoạt động của họ.
* Các chuẩn mực và sự kiểm tra:
-Các chuẩn mực được quy định trong tổ chức chính thức buộc các cá nhân của nhóm phải thống nhất cách thức hành động nhằm đạt tới mục tiêu
-Sự phục tùng các chuẩn mực của nhóm phụ thuộc các yếu tố:
+ Sức ép của nhóm
+ Sự kiểm tra và bắt buộc phải thi hành của nhóm
6.5 Quản trị xung đột (conflict)
6.5.1 Khái niệm xung đột và phân loại xung đột:
a. Khái niệm
Xung đột là sự bất đồng giữa hai hay nhiều phía (cá nhân hay nhóm) mà mỗi phía cố làm tất cả những gì có thể để phía bên kia chấp nhận quan điểm của mình trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích hay các giá trị xã hội. 
-Ngay cả trong một tổ chức được quản trị tốt cũng có mâu thuẫn xung đột,
-Xung đột có thể gây hậu quả xấu, song cũng có thể có tác dụng tốt (phát hiện và giải quyết mâu thuẫn, xung đột tạo ra sự phát triển).
b. Phân loại xung đột trong tổ chức
-Xung đột giữa các cá nhân: do khác nhau và cái nhìn, quan điểm, tính cách, lợi ích.
-Xung đột cá nhân với nhóm do quan điểm hay lợi ích của nhóm và cá nhân không phù hợp, mâu thuẫn nhau.
-Xung đột giữa các nhóm: mâu thuẫn giữa các nhóm chính thức, không chính thức...(các bộ phận, nhóm với nhau, chính quyền với công đoàn...)
-Xung đột bên trong cá nhân: đây là mâu thuẫn xung đột không thuộc loại đã nêu trong khái niệm. Phổ biến là mâu thuẫn về vai trò và trọng trách của cá nhân trong tổ chức (nhà quản trị giao những nhiệm vụ mâu thuẫn nhau cho nhân viên thực hiện) yêu cầu công việc mâu thuẫn nhu cầu cá nhân...-> Nhà quản trị cần phải tránh để không dẫn đến hiệu quả thấp, hậu quả xấu.
6.5.2 Các nguyên nhân của xung đột:
-Phân phối các nguồn lực không hợp lý, thiên vị cho các cá nhân, bộ phận
-Sự phụ thuộc giữa công việc và nhiệm vụ giữa cá nhân và nhóm trong quá trình hoạt động. (người, nhóm này thực hiện hay hoàn thành công việc, nhiệm vụ lại phụ thuộc vào người khác, nhóm khác)
-Sự khác về mục tiêu giữa các cá nhân, bộ phận.
-Sự khác trong quan niệm, nhận thức về các giá trị xã hội, đạo đức.
-Khác nhau trong cách ứng xử, kinh nghiệm sống
-Giao tiếp tồi.
6.5.3 Giải quyết xung đột
a. Các phương pháp xử lý xung đột
-Né tránh
-Xoa dịu
-Cưỡng bức
-Thỏa hiệp
-Giải quyết tận gốc vấn đề
b. Biện pháp xử lý xung đột
- Giáo dục
-Thuyết phục
-Hành chính
6.6 Truyền thông (Communication)
Truyền thông (truyền đạt thông tin) là những công cụ chủ yếu thực hiện sự lãnh đạo, là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà nhà quản trị cần có và có mặt trong tất cả các chức năng của quản trị.
6.6.1 Khái niệm:
Truyền thông (communication) là sự truyền (chuyển) thông tin và ý nghĩa của thông tin của một cá nhân, nhóm đến cá nhân, nhóm khác với sự sử dụng các ký hiệu, biểu tượng
-Các yếu tố và giai đoạn của quá trình truyền thông tin: 
4 yếu tố:
+Người gửi thông tin là người hình thành ý tưởng và các thông tin dự định truyền đi
+Thông báo: những thông tin được mà hóa dưới dạng ký hiệu, hình tượng
+Kênh: là phương tiện truyền thông tin
+Người nhận thông tin (nhận thông tin + giải mã -> hiểu thông tin)
4 giai đoạn:
+Nảy sinh ý tưởng (hình thành ý tưởng hay lựa chọn thông tin cần truyền đạt)
+Mã hóa và lựa chọn kênh
+Truyền tin
+Giải mã (để hiểu thông tin)
Sơ đồ quá trình truyền thông tin:(Hình vẽ)
6.6.2 Công nghệ thông tin với truyền đạt thông tin
Các công cụ được sử dụng trong truyền tin: Fax, điện thoại, thư, mạng
a. Internet
-Là hệ thống điện tử để truyền tin 
-Internet như một nguồn thông tin
-Sử dụng trong hội thảo
-Để bàn luận & chuyện phiếm
b. Các công cụ khác: Fax, điện thoại, thư
6.6.3 Các dạng truyền đạt thông tin trong tổ chức
a. Truyền đạt thông tin trong tổ chức 
-Truyền thông tin xuống dưới
-Truyền thông tin lên trên
-Truyền thông tin ngang
-Truyền thông tin chéo
b. Truyền đạt thông tin giữa các cá nhân:
Có 4 dạng cơ bản:
-Cả hai người truyền và nhận thông tin đều đã biết thông tin -> Các bên cần chia sẻ thông tin, do đó thuận lợi trong truyền tin. 
-Thông tin mình không biết nhưng người khác thì đã biết -> có thể bất lợi -> trao đổi thông tin kém chất lượng.
-Bản thân đã biết rõ thông tin, còn người khác thì không -> bản thân có thể phải trao đổi thông tin 1 cách hời hợt giả tạo -> nếu người dưới quyền biết mà nhà quản trị lại không biết thông tin thì sẽ rất nguy hại
-Cả bản thân mình và người khác đều không biết thông tin -> trao đổi thông tin sẽ tồi tệ (ví dụ nhân viên thuộc các chuyên môn khác nhau không hiểu chuyên môn của nhau
6.6.4 Cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức:
a. Có hai nhiệm vụ quan trọng để cải thiện trao đổi thông tin:
-Cải tiến thông điệp (để đối tượng nhận dễ hiểu và hiểu đúng)
-Cố gắng hiểu đối tượng nhận thông tin và làm cho họ hiểu mình
b. Những phương pháp cơ bản để cải thiện trao đổi thông tin trong tổ chức
-Bám sát đối tượng nhận tin
-Điều chỉnh luồng thông tin
-Sử dụng thông tin phản hồi
-Sự đồng cảm
-Đơn giản hóa ngôn ngữ, hình tượng (trong giao tiếp thông tin)
-Biết lắng nghe người khác
-Sử dụng hệ thống, kênh thông tin không chính thức
-Tăng cường sự thương lượng giữa các nhóm
Chương VII: chức năng kiểm soát
7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát
7.1.1. Khái niệm kiểm soát:
Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã được xác định
-Kiểm soát vừa là một quá trình kiểm tra các chỉ tiêu, vừa là việc theo dõi các ứng xử của đối tượng
-Kiểm soát không chỉ dành cho những hoạt động đã xảy ra và đã kết thúc, mà còn là sự kiểm soát đối với những hoạt động đang xảy ra và sắp xảy ra
-Trong quá trình kiểm soát, có hai yếu tố luôn tham gia vào kiểm soát và ảnh hưởng đến hiệu quả của kiểm soát, đó là nhận thức và phản ứng của người kiểm soát và đối tượng kiểm soát. Điều này thể hiện ở chỗ: trong quá trình kiểm soát, nhà quản trị phải trả lời các câu hỏi sau đây:
+ Kiểm soát cái gì?
+ Kiểm soát khi nào?
+ Kiểm soát ở đâu?
+ Kiểm soát như thế nào?
+ Chờ đợi thấy cái gì ở kiểm soát?
+.......
-Kiểm soát thường hướng vào các mục đích sau đây:
+Bảo đảm kết quả thực hiện phù hợp với mục tiêu đã được xác định
+Xác định rõ những kết quả thực hiện theo các kế hoạch đã được xây dựng
+Xác định và dự đoán những biến động trong hoạt động của tổ chức 
+Phát hiện những sai lệch, thiếu sót, tồn tại và nguyên nhân trong quá trình hoạt động để kịp thời điều chỉnh 
+Phát hiện cơ hội, phòng ngừa rủi ro 
+Bảo đảm các nguồn lực trong tổ chức được sử dụng một cách hữu hiệu
7.1.2. Vai trò của kiểm soát:
-Kiểm soát giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc của các cá nhân, bộ phận trong tổ chức
-Kiểm soát tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức
Kiểm soát giúp nhà quản trị đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường
-Kiểm soát giúp cho các tổ chức thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao
-Kiểm soát tạo thuận lợi thực hiện tốt việc phân quyền và cơ chế hợp tác trong tổ chức
" Kiểm soát là một hệ thống phản hồi quan trọng đối với công tác quản trị. Chính nhờ hệ thống phản hồi này mà các nhà quản trị biết rõ được thực trạng tổ chức mình, những vấn đề trọng tâm cần phải giải quyết, từ đó chủ động tìm các biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được mục tiêu đã xác định
7.1.3. Các nguyên tắc kiểm soát:
-Đảm bảo tính chiến lược và hiệu quả
-Đúng lúc, đúng đối tượng và công bằng
-Công khai, chính xác, hiện thực, khách quan
-Linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý
7.2. Các loại kiểm soát
7.2.1. Theo thời gian tiến hành kiểm soát
-Kiểm soát trước: là kiểm soát được tiến hành trước khi công việc bắt đầu nhằm ngăn chặn các vấn đề có thể xảy ra, cản trở cho việc thực hiện công việc
-Kiểm soát trong: là kiểm soát được thực hiện trong thời gian tiến hành công việc nhằm giảm thiểu các vấn đề có thể cản trở công việc khi chúng xuất hiện
-Kiểm soát sau: là kiểm soát được tiến hành sau khi công việc được hoàn thành nhằm điều chỉnh các vấn đề đã xảy ra
7.2.2. Theo tần suất các cuộc kiểm soát
-Kiểm soát liên tục: là kiểm soát được tiến hành thường xuyên ở mọi thời điểm đối với đối tượng kiểm soát
-Kiểm soát định kỳ: là kiểm soát được thực hiện theo kế hoạch đã dự kiến trong mỗi thời kỳ nhất định
-Kiểm soát đột xuất: là kiểm soát được tiến hành tiến hành tại thời điểm bất kỳ, không theo kế hoạch
7.2.3. Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm soát
-Kiểm soát toàn bộ: là kiểm soát được tiến hành trên tất cả các lĩnh vực hoạt động, các bộ phận, các khâu, các cấp nhằm đánh giá tổng quát mức độ thực hiện các mục tiêu chung
-Kiểm soát bộ phận: là kiểm soát được thực hiện đối với từng lĩnh vực hoạt động, từng bộ phận, từng khâu, từng cấp 
-Kiểm soát cá nhân: là kiểm soát được thực hiện đối với từng con người cụ thể trong tổ chức
7.2.4. Theo đối tượng kiểm soát
-Kiểm soát cơ sở vật chất kỹ thuật: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình cơ sở vật chất kỹ thuật của tổ chức như đánh giá thực trạng nhà xưởng, máy móc, thiết bị...
-Kiểm soát con người: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá con người trên các mặt: năng lực, tính cách, kết quả thực hiện công việc, tinh thần trách nhiệm, sự thoã mãn với công việc...
-Kiểm soát thông tin: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá chất lượng của thông tin trong hoạt động của tổ chức
-Kiểm soát tài chính: là kiểm soát được thực hiện nhằm đánh giá tình hình tài chính của tổ chức như đánh giá ngân sách, công nợ...
7.3. Quy trình kiểm soát
Quy trình kiểm soát trong tổ chức có thể minh họa bằng sơ đồ sau đây:(Hình vẽ)
7.3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát
Tiêu chuẩn kiểm soát là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ mà dựa vào đó có thể đo lường và đánh giá kết quả thực tế của hoạt động
Khi các định các tiêu chuẩn kiểm soát cần thực hiện theo các quy tắc sau đây:
-Tiêu chuẩn và mục tiêu
-Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên
-Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp
-Tiêu chuẩn và trách nhiệm
-Xác định mức chuẩn
-Sử dụng các tiêu chuẩn định tính
7.3.2. Đo lường kết quả hoạt động
-Căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được xác định trong bước 1, tiến hành đo (đối vói những hoạt động đang xảy ra hoặc đã xảy ra và kết thúc), hoặc lường trước (đối với những hoạt động sắp xảy ra) nhằm phát hiện sai lệch và nguy cơ sai lệch với những mục tiêu đã được xác định
-Yêu cầu đối với đo lường kết quả :
+Hữu ích
+Có độ tin cậy cao
+Không lạc hậu
+Tiết kiệm
-Các phương pháp đo lường kết quả :
+Quan sát các dữ kiện : Phương pháp này dựa vào các dữ kiện định lượng như số liệu thống kê, tài chính, kế toán để đo lường kết quả thực hiện
+Sử dụng các dấu hiệu báo trước : Phương pháp này được thực hiện dựa vào những ‘triệu chứng’ báo hiệu những vấn đề liên quan đến kết quả thực hiện công việc
+Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân : Phương pháp này được tiến hành thông qua việc nắm bắt tình hình thực hiện công việc trực tiếp từ đối tượng kiểm soát
+Dự báo : Phương pháp này được thực hiện dựa trên những nhận định, phán đoán về kết quả thực hiện công việc
+Điều tra : Phương pháp này được tiến hành bằng cách xây dựng các phiếu điều tra để thăm dò ý kiến của các đối tượng có liên quan
7.3.3. So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát kiểm soát
-Căn cứ vào kết quả đo lường, tiến hành so sánh kết quả hoạt động với tiêu chuẩn đã được xác định, từ đó phát hiện ra sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn, tìm nguyên nhân của sự sai lệch đó
-Sau đó tiến hành thông báo :
+ Đối tượng thông báo:
.Các nhà quản trị cấp trên có liên quan
.Các bộ phận, cơ quan chức năng có liên quan
.Đối tượng bị kiểm soát
+ Nội dung thông báo:
.Kết quả kiểm soát bao gồm các số liệu, kết quả phân tích, tình hình thực hiện công việc...
.Chênh lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn và nguyên nhân của chúng
.Dự kiến các biện pháp điều chỉnh nếu có sự sai lệch giữa kết quả với tiêu chuẩn
+ Yêu cầu khi thông báo:
.Phải kịp thời
.Phải đầy đủ
.Phải chính xác
.Phải đúng đối tượng
7.3.4. Tiến hành điều chỉnh
-Các hoạt động điều chỉnh:
+Điều chỉnh mục tiêu dự kiến
+Điều chỉnh chương trình hành động
+Tiến hành những hành động dự phòng
+Không hành động gì cả
-Yêu cầu đối với hành động điều chỉnh:
+Phải nhanh chóng, kịp thời
+Điều chỉnh với “liều lượng” thích hợp
+Điều chỉnh phải hướng tới kết quả