Giáo trình Kỹ thuật chế biến món ăn - Tổ chức sự kiện

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ GIỚI NINH BÌNH
GIÁO TRÌNH
MÔN HỌC: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
NGHỀ: KỸ THUẬT CHẾ BIẾN MÓN ĂN
TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG
Ban hành kèm theo Quyết định số: /QĐ-TCGNB ngày.tháng.năm 20
 của Trường Cao đẳng Cơ giới Ninh Bình
Ninh Bình, năm 2018
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo.
Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI NÓI ĐẦU
Hoạt động tổ chức sự kiện có từ rất sớm trong lịch sử nhân loại và đóng vai trò quan trọng trong đời sống của con người. Theo dòng thời gian, hoạt động này diễn ra ngày càng thường xuyên hơn trên nhiều lĩnh vực, từ quy mô nhỏ đến cực lớn và từ đơn giản đến rất phức tạp. Ở các nước phát triển như Mỹ, Anh, Pháp, Úc và các nước được mệnh danh là “con rồng của châu Á” như Nhật Bản, Trung Quốc hay các nước láng giếng như Singapore, Thái Lan tổ chức sự kiện đã trở thành một ngành công nghiệp tăng trưởng có tính chuyên nghiệp, trong môi trường ngày càng biến đổi phức tạp và đòi hỏi khắt khe.
Tại Việt Nam, tổ chức các lễ hội truyền thống đã có từ rất lâu đời ở mọi vùng dân cư. Nhưng hoạt động này chưa tồn tại với tư cách một ngành, mà mới chỉ là hoạt động có tính kinh nghiệm và mọi thành viên của cộng đồng cùng chung tay. Tuy nhiên, sự phát triển kinh tế, văn hóa xã hội và hội nhập đã buộc hoạt động tổ chức sự kiện ở nước ta phải theo hướng chuyên nghiệp hóa và tiêu chuẩn hóa. Để đáp ứng đòi hỏi về lao động có trình độ chuyên môn cao phục vụ trong lĩnh vực này, sinh viên học ngành kỹ thuật chế biến món ăn trình độ cao đẳng cần được trang bị kiến thức và kỹ năng về tổ chức sự kiện.
Để phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu ngành kỹ thuật chế biến món ăn, chúng tôi xây dựng giáo trình "Tổ chức sự kiện" nhằm giúp sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức sự kiện. Môn học này được biên soạn theo chương trình cao đẳng kỹ thuật chế biến món ăn do nhóm giáo viên khoa Kinh tế - Du lịch trường Cao đẳng cơ giới Ninh Bình biên soạn nhằm cung cấp cho người học những kiến thức cơ bản về công tác tổ chức sự kiện. 
Giáo trình bao gồm 6 chương:
Chương 1: Tổng quan về hoạt động tổ chức sự kiện
Chương 2: Hình thành chủ đề, lập chương trình và dự toán ngân sách sự kiện
Chương 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Chương 4: Chuẩn bị tổ chức sự kiện
Chương 5 : Quản trị hậu cần tổ chức sự kiện
Chương 6: Tổ chức điều hành các hoạt động của sự kiện	 
	Mặc dù nhóm biên soạn đã có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, nhưng không thể tránh khỏi những khiếm khuyết. Nhóm biên soạn rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành của bạn đọc.
	 Nhóm biên soạn: 	Nguyễn Thị Nhung
 An Thị Hạnh
 Cao Thị Kim Cúc
MỤC LỤC
CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC
Tên môn học: Tổ chức sự kiện
Mã môn học: MH 18
Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: 
- Vị trí: Tổ chức sự kiện là môn học chuyên môn. 
- Tính chất: Là môn học được bố trí học sau các môn học chung và các môn học cơ sở, và bố trí học song song với các môn học, mô đun chuyên môn.
 - Ý nghĩa và vai trò của môn học:
Mỗi một sự kiện được tổ chức đều có những mục đích, và ý nghĩa riêng đối với chủ thể tổ chức sự kiện, và cả những người tham gia sự kiện đó. Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, việc tổ chức sự kiện có ý nghĩa vô cùng quan trọng.  
Đời sống xã hội càng nâng cao thì mục đích và vai trò của tổ chức sự kiện cũng ngày một đa dạng. Nó dần trở thành một nét văn hóa tinh thần không thể thiếu. Đại đa số các lĩnh vực trong xã hội đều có sự đóng góp lớn của các sự kiện, trong đó phải kể tới một số khía cạnh mà không thể không có sự tồn tại của tổ chức sự kiện..
Mục tiêu môn học
- Về kiến thức: 
+ Trình bày được tổ chức sự kiện là gì, các loại hình sự kiện, những yếu tố ảnh hưởng tới tổ chức sự kiện, một số ý nghĩa và tác động của sự kiện;
+ Trình bày được quá trình quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện.
- Về kỹ năng:
+ Lập được chương trình tổng thể tổ chức sự kiện;
+ Lập được dự toán ngân sách tổ chức sự kiện; 
+ Lập được bảng tiến độ chuẩn bị tổ chức sự kiện;
+ Chuẩn bị được các công việc có liên quan đến khách mời tham gia sự kiện;
+ Chuẩn bị được nhân lực cho tổ chức sự kiện;
+ Tổ chức được hậu cần cho sự kiện.
- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: 
+ Chủ động, tích cực trong việc học tập, nghiên cứu môn học;
+ Tiếp cận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến tổ chức sự kiện nhanh chóng và kịp thời.
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Mã chương: TCSK01
Giới thiệu:
Nội dung chương 1 giúp sinh viên nhận thức rõ khái niệm, nhận dạng được môn tổ chức sự kiện, nội dung tổ chức sự kiện. Qua đó, nhận thức được ý nghĩa xã hội của hoạt động tổ chức sự kiện. Hơn nữa, phần này còn đề cập tới thị trường tổ chức sự kiện ở Việt Nam, thực trạng hoạt động cung ứng và triển vọng của thị trường này.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái  ... cung ứng bổ trợ
- Tổ chức phục vụ ăn uống cho khách
Công việc này bao gồm một số nội dung cơ bản sau:
1. Kiểm tra và thống nhất thực đơn với nhà cung ứng sản phẩm ăn uống đáp ứng các tiêu chuẩn:
- Thực đơn phong phú, đa dạng,
- Đảm bảo yêu cầu về mặt dinh dưỡng của bữa ăn và hiệu quả kinh tế.
- Cơ cấu món ăn hợp lý
- Đảm bảo có các món ăn đặc sản của địa phương.
- Thực đơn phải được thay đổi từng bữa 
- Không đưa quá nhiều món ăn lạ vào bữa ăn. 
- Trong thực đơn phải ghi rõ chế độ ăn kiêng, hay những yêu cầu đặc biệt của khách.
- Ghi rõ số lượng món ăn trong từng bữa
- Lượng thức ăn cần dùng trong từng bữa
2. Thông báo chính xác địa điểm và thời gian diễn ra bữa ăn của đoàn
- Trước bữa ăn 15 phút, nhân viên phụ trách cần có mặt tại nhà hàng nơi diễn ra bữa ăn của đoàn 
- Đảm bảo vệ sinh
- Bố trí bàn ăn chu đáo
- Kiểm tra cẩn thận tình hình phục vụ bữa ăn tại nhà hàng, khách sạn
- Đón khách và sắp xếp khách vào bàn ăn chu đáo.
3. Thông báo rõ ràng thực đơn của bữa ăn
- Hướng dẫn cách ăn cho khách đối với những món ăn lạ
- Đảm bảo vệ sinh 
- Giới thiệu các món ăn đặc sản của địa phương (nguyên liệu, cách chế biến)
- Chúc khách ăn ngon miệng
- Xử lý các vấn đề phát sinh.
4. Thông tin phản hồi về chất lượng và cách thức phục vụ bữa ăn cho nhà hàng.
- Ký xác nhận số lượng suất ăn + đồ uống (nếu có).
- Thanh toán + lấy hóa đơn (nếu ăn tại nhà hàng bên ngoài khách sạn)
- Thống nhất thực đơn, giờ ăn và suất ăn cho bữa ăn kế tiếp tại nhà hàng (nếu có)
CÂU HỎI ÔN TẬP
Trình bày vai trò của quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện.
Quản trị hậu cần trong tổ chức sự kiện cần tuân theo những quy trình chung nào?
Nêu các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng dịch vụ vận chuyển.
Trong quá trình tổ chức đón khách khi sử dụng các phương tiện vận chuyển công cộng cần lưu ý những điều gì?
Nêu quy trình cơ bản trong việc tổ chức nhận và trả buồng.
CHƯƠNG 6: TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA SỰ KIỆN
Mã chương: TCSK06
Giới thiệu:
Các hoạt động của sự kiện bao gồm tổ chức khai mạc sự kiện, diễn biến của sự kiện và kết thúc sự kiện. Ở mỗi giai đoạn đều phải tuân theo những bước cụ thể. Nội dung chương 6 sẽ cung cấp những kiến thức cơ bản để điều hành các hoạt động của sự kiện.
Mục tiêu:
- Trình bày được khái niệm khai mạc sự kiện, kết thúc sự kiện;
- Xử lý được các tình huống trong tổ chức sự kiện;
- Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập.
Nội dung chính:
1. TỔ CHỨC KHAI MẠC SỰ KIỆN
1.1. Tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện
Các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện bao gồm:
1. Chuẩn bị thành phần đón tiếp khách (các thành viên ban tổ chức, nhân viên tổ chức sự kiện)
- Phân công nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG (nếu cần thiết trong việc đón khách)
2. Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ đón tiếp khách
3. Đón tiếp khách
- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện.
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn ch 4. Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
5. Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách 
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
1.2. Khai mạc sự kiện
Đối với các sự kiện lớn, có thể có những lễ khai mạc riêng (có thể xem như một sự kiện tương đối độc lập), còn đối với các sự kiện nhỏ, các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:
1. Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện:
- Tạo sự thuận lợi, thoải mái cho khách mời tham gia sự kiện
- Tạo không khí sẵn sàng tham dự vào sự kiện
2. Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã dự kiến:
- Tiến hành khai mạc sự kiện theo kế hoạch đã thống nhất
- Gây được ấn tượng ban đầu tốt đẹp đối với khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
3. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
2. ĐIỀU HÀNH DIỄN BIẾN CỦA SỰ KIỆN
2.1. Điều hành sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu
1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị có liên quan đến sân khấu/ khu vực trình diễn/ khu vực thi đấu:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại
2. Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo chương trình/ kịch bản:
- Theo dõi diễn biến chính của sự kiện theo lịch trình thời gian (tiến độ) đã có
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra
3. Điều hành các thành viên tham gia trình diễn một cách có hiệu quả
4. Phối hợp trong việc xử lý các sự cố (nếu có):
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
5. Lập báo cáo có liên quan đến nội dung sân khấu/ khu vực trình diễn:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan
- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
2.2. Điều hành, quản lý khán giả và khách mời
1. Kiểm tra, hoàn tất việc chuẩn bị liên quan đến khách mời và khán giả trong sự kiện:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại
2. Phân công nhiệm vụ theo dõi, giám sát khán giả và khách mời.
3. Kiểm tra, giám sát các diễn biến của khán giả và khách mời để phản hồi kịp thời cho nhà quản lý sự kiện:
- Kiểm tra, giám sát đầy đủ các diễn biến của khán giả và khách mời
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra
4. Hướng dẫn khách mời/ khán giả tham gia vào các nội dung của sự kiện nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện.
5. Phối hợp trong việc giải quyết các tình huống phát sinh liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
6. Lập báo cáo về các nội dung liên quan đến khách mời/ khán giả:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan
- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
2.3. Điều hành các hoạt động phụ trợ
1. Xác định đầy đủ danh mục các hoạt động phụ trợ cho sự kiện (Biểu diễn nghệ thuật, giao lưu, tặng quà, hoạt náo, tham quan)
2. Kiểm tra công tác chuẩn bị cho các hoạt động phụ trợ:
- Kiểm tra công tác chuẩn bị theo danh mục/ danh sách kiểm tra (check list)
- Hoàn tất các công việc chuẩn bị còn lại
3. Phân công nhiệm vụ điều hành, tổ chức các hoạt động phụ trợ
4. Tiến hành triển khai các hoạt động phụ trợ:
- Kiểm tra, giám sát đầy đủ quá trình triển khai các hoạt động phụ trợ
- Hướng dẫn điều hành triển khai
- Báo cáo với người có trách nhiệm nếu có những bất thường xảy ra (vượt quá phạm vi trách nhiệm)
5. Phối hợp giải quyết các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
6. Lập báo cáo về các hoạt động phụ trợ trong sự kiện:
- Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu hoặc các danh sách kiểm tra có liên quan
- Hoàn thành các báo cáo theo yêu cầu của nhà quản lý sự kiện
3. KẾT THÚC SỰ KIỆN
3.1. Tổ chức bế mạc sự kiện
1. Kiểm tra, hoàn tất công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện:
- Kiểm tra kỹ lưỡng công tác chuẩn bị cho bế mạc sự kiện
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch bế mạc và các nội dung, hạng mục kèm theo (theo những thay đổi trong sự kiện- nếu có)
- Hoàn tất công tác chuẩn bị
2. Chuẩn bị các tài liệu báo cáo về sự kiện cho lễ bế mạc (nếu có):
- Thu thập báo cáo về các hạng mục trong sự kiện
- Lập báo cáo tổng kết (ví dụ báo cáo cho một cuộc thi đấu thể thao, một hội nghị chuyên đề)
- Chuẩn bị các tài liệu để phát cho khách mời
- Chuẩn bị các tài liệu để chuyển cho các cơ quan báo chí, truyền thông (nếu có)
3. Tổ chức triển khai bế mạc sự kiện:
- Phối hợp với ban tổ chức sự kiện triển khai bế mạc sự kiện theo kế hoạch đã định 
- Tặng quà lưu niệm, phần thưởng, gửi tài liệu (kỷ yếu, báo cáo về sự kiện hoặc thông tin mà nhà đầu tư sự kiện muốn truyền tải)
- Hoàn tất những ấn tượng đốt đẹp mà sự kiện mang tới cho khách mời và các thành viên tham gia sự kiện
4. Xử lý các tình huống phát sinh:
- Nhanh chóng nhận biết tình huống phát sinh ngoài dự kiến
- Xác định mức độ ảnh hưởng của tình huống phát sinh đến sự kiện
- Tập trung ưu tiên giải quyết tình huống
- Phối hợp giải quyết tình huống
- Xử lý tình huống một cách hợp lý đối với từng tình huống cụ thể
3.2. Tiễn khách
1. Tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện:
- Phân công trách nhiệm cho các thành viên trong ban tổ chức sự kiện và các nhân viên của nhà tổ chức sự kiện tham gia việc chào, cảm ơn, tiễn khách rời lễ bế mạc sự kiện
- Đưa đón hoặc hướng dẫn, hỗ trợ khách về nơi lưu trú của khách/ hoặc khu vực tổ chức liên hoan tổng kết (nếu có)
- Trường hợp khách rời lễ bế mạc để quay về công việc tiễn khách xem như kết thúc. Trường hợp khách còn quay về nơi lưu trú xem xét các bước tiếp theo
2. Chuẩn bị tiễn khách rời cơ sở lưu trú:
- Kiểm tra cẩn thận giấy tờ liên quan đến khách.
- Chuẩn bị phương tiện vận chuyển khách.
- Thông báo cho đoàn khách thông tin cần thiết khi rời khách sạn/cơ sở lưu trú.
- Thông báo thời gian chính xác làm thủ tục trả buồng và rời khỏi khách sạn/ cơ sở lưu trú.
- Thông báo thời gian nhân viên lễ tân báo thức nếu rời khách sạn vào sáng sớm
- Thông báo chính xác về thời gian và địa điểm xe đón đoàn.
- Nhắc khách kiểm tra cẩn thận giấy tờ, đồ đạc.
3. Tổ chức vận chuyển khách từ cơ sở lưu trú ra sân bay/nhà ga/ bến xe/ cửa khẩu
- Nhân viên đưa tiễn khách (nếu có và theo sự phân công) nên có một số câu hỏi về hoạt động tham gia sự kiện của khách.
- Tuyên truyền quảng cáo về chủ đầu tư sự kiện và nhà tổ chức sự kiện 
4. Chia tay khách:
- Giúp khách vận chuyển, sắp xếp hành lý 
- Giúp khách làm thủ tục xuất cảnh và gửi hành lý.
- Chúc khách thượng lộ bình an
- Cảm ơn (nếu có yêu cầu); Chào tạm biệt khách
- Xử lý các tình huống phát sinh (nếu có).
3.3. Thanh quyết toán sự kiện 
1. Tổng hợp về các khoản chi phí trong sự kiện:
Tập hợp và diễn giải đầy đủ tất cả các chi phí phát sinh thực tế trong sự kiện
- Địa điểm
- Ngày tháng
- Tên người quản lý chi/ người chi
- Khoản tiền chi
- Lý do chi
2. Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện:
- Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán trong hợp đồng thuê dịch vụ tổ chức sự kiện 
- Tập hợp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ có liên quan
- Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự toán ngân sách
- Thanh toán với chủ đầu tư sự kiện 
3. Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện:
- Kiểm tra lại chi tiết các điều khoản về thanh toán/ chất lượng dịch vụ trong hợp đồng cung ứng dịch vụ
- Xem xét kỹ lưỡng, chi tiết các hóa đơn, chứng từ, giấy xác nhận dịch vụ đã sử dụng, hợp đồng cung ứng dịch vụ có liên quan
- Thương lượng giải quyết các khoản chi phí chưa thống nhất/ hoặc các khoản chi phí phát sinh ngoài dự toán ngân sách
- Thanh toán với các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ cho sự kiện (lưu trú, ăn uống, vận chuyển) và các đối tác khác tham gia tổ chức sự kiện
3.4. Phối hợp giải quyết các công việc còn lại sau sự kiện
1. Nhận biết được các vấn đề tồn đọn sau sự kiện và sự mong đợi của họ để có thể đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc cách thuyết phục hợp lý, có cơ sở
2. Cố gắng hiểu và tìm mọi cách để đáp ứng mong đợi của khách, đảm bảo khách hàng và đối tác hài lòng
3. Xử lý các công việc khác :
- Phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại sau chuyến đi (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm)
- Phối hợp xử lý các công việc nói trên
3.5. Lập các báo cáo và tổng kết về công tác tổ chức sự kiện 
1. Lập các báo cáo về sự kiện theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện/ của nhà đầu tư sự kiện:
- Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
2. Lập các báo cáo về sự kiện để gửi cho cơ quan quản lý nhà nước/ các cơ quan truyền thông, báo chí:
- Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo các yêu cầu/ mẫu báo cáo thông dụng
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
3. Lập các báo cáo nội bộ (của nhà tổ chức sự kiện):
- Thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan
- Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo. 
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
4. Hoàn tất các mẫu báo cáo cá nhân (nếu có):
- Tập hợp các tài liệu, giấy tờ có liên quan đến công việc cá nhân 
- Lập báo cáo chi tiết theo mẫu của doanh nghiệp tổ chức sự kiện hoặc theo các yêu cầu cụ thể của lãnh đạo. 
- Gửi, giải trình, điều chỉnh báo cáo với các đối tác
5. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức sự kiện:
- Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
- Rút kinh nghiệm
- Khen thưởng
6. Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện:
- Tập hợp các loại báo cáo, tài liệu có liên quan
- Đánh giá
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện
- Rút kinh nghiệm
- Khen thưởng
CÂU HỎI ÔN TẬP
Trình bày các nội dung cơ bản trong việc tổ chức đón tiếp khách tại nơi diễn ra sự kiện.
Nêu các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện.
Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành sân khấu cần thực hiện những nội dung nào? 
Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành, quản lý khán giả và khách mời cần thực hiện những nội dung nào? 
Trong quá trình điều hành diễn biến của sự kiện việc điều hành các hoạt động phụ trợ cần thực hiện những nội dung nào? 
Trình bày các công việc cần thực hiện khi kết thúc sự kiện.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. TS. Lưu Kiếm Thanh, Kỹ năng tổ chức sự kiện, Học viện tài chính quốc gia, 2007
2. Quy trình tổ chức sự kiện, Văn hóa doanh nghiệp
3. Giáo trình tổ chức sự kiện , ĐH Quảng Nam
4. Một số trang Web, tài liệu và bài viết... liên quan đến Tổ chức sự kiện ở Việt Nam.