Giáo trình Kế toán máy

 TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG LÀO CAI
KHOA KINH TẾ
============
TẬP BÀI GIẢNG MÔN
KẾ TOÁN MÁY
ACSOFT
1
LÀO CAI -2013 
2
 LỜI NÓI ĐẦU
 Để đáp ứng nhu cầu học tập của số đông học sinh - sinh viên, bộ môn kế toán - khoa
kinh tế, trường cao đẳng cộng đồng Lào Cai tiến hành biên soạn bài giảng “ Giáo trình
kế toán máy Ac Soft”. Cuốn sách nêu những kiến thức lý luận cơ bản nhằm giúp cho các
học sinh - sinh viên của Nhà trường có tài liệu học tập, ứng dụng phần mềm tin học vào
giải quyết các phần hành kế toán đồng thời là tài liệu tham khảo cho các bạn đọc đang
học kế toán tại các trường thuộc khối kinh tế.
 Cuốn sách gồm 05 chương:
Chương II: Phần hành “hệ thống”
Chương III: Phần hành “Kế toán chi tiết”
Chương IV: Phần hành “Kế toán tổng hợp”
Chương V: Phần hành “Báo cáo”
Tập bài giảng này cung cấp cho học sinh những kiến thức cơ bản về sử dụng và
hạch toán tất cả các phần hành kế toán trên máy vi tính từ khi mở sổ sách kế toán: Kế
toán chi tiết, kế toán tổng hợp tính giá thành sản phẩm, khoá sổ kế toán, lập Báo cáo tài
chính,Từ đó giúp cho học sinh có thể vận dụng ngay vào trong công việc khi ra trường.
Mặc dù đã có cố gắng trong việc biên soạn song cuốn sách này không thể tránh
khỏi những sai sót nhất định. Chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp của các đồng
nghiệp trong và ngoài trường, của học sinh - sinh viên và các bạn đọc quan tâm để tái
bản lần sau cuốn sách được hoàn chỉnh hơn
3
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểm y tế
VAT Thuế GTGT
NVL Nguyên vật liệu
CCDC Công cụ dụng cụ
CNV Công nhân viên
VD Ví dụ
GTGT Giá trị gia tăng
TSCĐ Tài sản cố định
KPCĐ Kinh phí công đoàn
QLDN Quản lí doanh nghiệp
NV Nghiệp vụ
PX Phân xưởng
QLDN Quản lý doanh nghiệp
SXKD Sản xuất kinh doanh
TK Tài khoản
TSCĐ Tài sản cố định
TT Thông tư
USD Đô la Mỹ
BTC Bộ tài chính
4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM AC SOFT
I. Giới thiệu chung
1. Tên chương trình
 Tên chương trình (phần mềm): Chương trình kế toán Acsoft.
2. Chức năng
Thực hiện các phần hành kế toán trong các doanh nghiệp (từ kế toán chi tiết đến kế
toán tổng hợp).
3. Yêu cầu về máy tính
Để chương trình được sử dụng một cách tốt nhất và đáp ứng yêu cầu nhanh nhất cho
bộ phận kế toán doanh nghiệpười sử dụng, yêu cầu đòi hỏi máy tính (thiết bị phần cứng)
nên có chỗ trống trên ổ cứng từ 500MB trở nên, cấu hình máy từ Pentium III, tốc độ
500Mhz trở lên, hệ điều hành Windows 9x/2000/NT/XP. Trong trường hợp sử dụng
chương trình kế toán có nối mạng, kế toán nên đặt máy chủ có cấu hình cao nhất trong
hệ thống máy tính mà kế toán đang có.
Các phần mềm kế toán phổ biển hiện nay đều được viết trên nền Visual Fox, Visual
Basic, Dotnet cùng cơ sở dữ liệu Visual Fox, SQL server trong hệ điều hành Windows
Quá trình khởi động và bắt đầu làm việc được khái quát như sau
- Khởi động hệ điều hành Windows
- Kích chuột vào biểu tượng của phần mềm kế toán
- Nhập thông tin liên quan- Ví dụ: với phần mềm có thể minh hoạ như sau
II. Cài đặt và khởi động chương trình và màn hình 
1. Cài đặt chương trình
 Nhấn vào Bộ cài đặt “Setup” trong đĩa acoft, chọn Next để tiếp tục.
5
 Hộp thoại User Information hiện ra, điền thông tin vào Name và Company
 Hộp thoại Serial Number hiện ra, nhập Sô 1 nhấn Next để tiếp tục.
 Chọn đường dẫn, nếu không cần thiết thì cứ để mặc định tại ổ C
6
 Tạo Shortcut ra Desktop giữ nguyên, nếu muốn có thể đặt tên khác.
7
 Nhấn Finish để hoàn thành.
 Quá trình cài đặt diễn ra nhanh chóng
8
 Nhấn Finish để hoàn thành việc Setup chương trình
 Biểu tượng của nó trên Desktop như thế này.
 Nhấn mật khẩu là :Admin và Xác nhận để đăng nhập vào hệ thống.
2. Khởi động chương trình
Có 2 cách để khởi động chương trình
Cách 1: Khởi động từ nút Start trên thanh Taskbar. 
Kích chuột vào nút Start -> Program -> ACsoft đưa chuột sang phải chọn
đúng chương trình Acsoft (có biểu tượng màu vàng).
Chú ý: Không được chọn Uninstall, nếu chọn thì chương trình sẽ bị gỡ bỏ.
9
Cách 2: Khởi động từ biểu tượng trên màn hình Desktop. 
 Trên màn hình Desktop kích đúp chuột vào biểu tượng ACsoft (kích chuột
trái 2 lần liên tiếp).
Thực hiện 1 trong 2 cách trên sẽ xuất hiện “Màn hình khởi động ACsoft”
3. Màn hình khởi động
Sau khi khởi động chương trình, màn hình khởi động xuất hiện. Trên màn hình khởi
động có 4 mục sau
3.1. Họ và tên 
Mục này để phân biệt quyền sử dụng đối với chương trình kế toán ACsotf mạng phân
quyền.
3.2. Chức vụ
Tương tự như phần họ tên, chỉ cần khai báo một lần khi chạy lần đầu tiên, những lần
sau máy sẽ tự động đưa ra chức vụ đã nhập.
3.4. Mật khẩu: Nếu lần đầu tiên không đặt mật khẩu thì những lần chạy sau không cần
nhập mật khẩu.
3.5. Niên độ làm việc: Mục này để chương trình xác định niên độ làm việc hiện tại, xác
định ngày lấy số dư để lên báo cáo tổng hợp. Muốn làm việc với niên độ nào thì chọn
niên độ đó.
 Sau khi nhập đầy đủ vào 4 mục trên chọn “Xác nhận” màn hình làm việc
xuất hiện (có thể chọn bằng cách kích  ... 5.000.000
(2112-02: Máy nén khí)
Nợ TK 1331 : 4.500.000
Có TK 1111: 49.500.000 
 Nghiệp vụ 4: Phiếu chi 
Ngày 28/01/2012, trả lương cán bộ công nhân viên bằng tiền mặt:
 Nợ TK 3341: 75.000.000
(3341-0102 Cao su BTP 2: 45.000.000)
(3341-0202 Lốp xe máy dream: 30.000.000)
Nợ TK 3342: 30.000.000
67
 (3342-02 XNCS 2: 30.000.000)
Nợ TK 3343: 15.000.000
 Nợ TK 3344: 21.000.000
 Có TK 1111: 141.000.000
 Nghiệp vụ 5: Vay tiền 
Ngày 22/01/2012, vay ngắn hạn ngân hàng MHB về nhập quỹ tiền mặt 60.000.000
 Nợ TK 1111 : 60.000.000
Có TK 311: 60.000.000 
(311-02: ngân hàng MHB)
 Nghiệp vụ 6: Báo có 
Ngày 25/01/2012, hạch toán lãi tiền gửi ngân hàng ACB tháng 1/2012, số tiền 32.500
 Nợ TK 1121 : 32.500
(1121-01: Ngân hàng ACB)
Có TK 515: 32.500 
 Nghiệp vụ 7: Nhập kho 
Ngày 09/01/2012, mua vải mành của Công ty Chiến Thắng về nhập kho NVL:
Số lượng : 400 m
Đơn giá : 80.000 đ/m
Ngày hóa đơn là 06/01/2012, số HĐ: 3786, số sê ri: GH/2012, MST người bán:
0101508801, địa chỉ: 256 Trần Phú - Hà Nội, tỷ lệ thuế 10%.
 Nợ TK 1521 : 32.000.000
(1521-03: Vải mành)
Nợ TK 1331 : 3.200.000
Có TK 331: 35.200.000
(331-02: Công ty Chiến Thắng)
 Nghiệp vụ 8: Nhập kho 
Ngày 10/01/2012, mua xăng công nghệ và mác dính lốp của Công ty Phương Trang về
nhập kho NVL:
Xăng công nghệ Mác dính lốp
Số lượng : 300 Lít Số lượng : 200 Cái
Đơn giá : 7.000 đ/Lít Đơn giá : 12.000 đ/cái
Ngày hóa đơn 08/01/2012, số HĐ: 2749, số sê ri: CH/2012, MST người bán:
0101249265, địa chỉ: 317 Láng Hạ - Hà Nội, tỷ lệ thuế 10%.
 Nợ TK 1522: 2.100.000
(1522-02: Xăng công nghệ)
Nợ TK 1522: 2.400.000 
68
(1522-03: Mác dính lốp) 
Nợ TK 1331: 450.000
Có TK 331: 4.950.000
(331-03: Công ty Phương Trang)
 Nghiệp vụ 9: Xuất kho 
Ngày 15/01/2012, xuất dùng nguyên vật liệu chính để sản xuất Cao su BTP 2, trong đó: 
- Cao su : 500 Kg
- Hoá chất : 700 Lít
 Nợ TK 6211: 209.000.000
(6211-0102: Cao su BTP 2)
Có TK 1521-01 Cao su : 125.000.000
Có TK 1521-02 Hoá chất : 84.000.000
 Ngiệp vụ 10: Xuất kho 
Ngày 16/01/2012, xuất dùng nguyên vật liệu phụ để sản xuất Cao su BTP 2, trong đó:
- Băng keo : 200 m
- Xăng công nghệ : 550 Lít
- Mác dính lốp : 400 Cái
 Nợ TK 6212: 13.684.050
(6212-0102: Cao su BTP 2)
Có TK 1522-01 Băng keo: 4.000.000
Có TK 1522-02 Xăng công nghệ : 4.164.050
Có TK 1522-03 Mác dính lốp : 5.520.000
 Ngiệp vụ 11: Xuất kho 
Ngày 16/01/2012, xuất dùng nguyên vật liệu chính để sản xuất lốp xe máy dream, trong
đó:
- Vải mành : 600 m
- Tanh : 350 Kg
- Van : 650 Chiếc
 Nợ TK 6211: 93.750.000
(6211-0202: lốp xe máy dream)
Có TK 1521-03 Vải mành: 48.000.000 
Có TK 1521-04 Tanh : 26.250.000
Có TK 1521-05 Van : 19.500.000
69
 Nghiệp vụ 12: Nhập kho 
Ngày 20/01/2012, Nhập kho thành phẩm lốp xe máy dream
Số lượng: 550
Đơn giá tạm nhập: 1đ/chiếc
 Nợ TK 155: 550
(155-0202: lốp xe máy dream)
Có TK 154 : 550
(154-0202: lốp xe máy dream )
 Nghiệp vụ 13: Xuất bán hàng 
Ngày 23/01/2012, Theo HĐ số: 9814, seri HĐ: KP/2012. Xuất bán lốp xe máy dream cho
Công ty Tuấn Dũng, MST: 0101685617, địa chỉ: 178 Lê Duẩn - Hà Nội
Số lượng: 400
Giá bán: 900.000
Thuế GTGT hàng bán ra là 10%
(Giá vốn theo giá tạm tính)
+ Phản ánh doanh thu, thuế +Phản ánh giá vốn
Nợ TK 131: 396.000.000 Nợ TK 632: GV
(131-03: Công ty Tuấn Dũng) Có TK 155: GV
Có TK 5112: 360.000.000 (155-0202: lốp xe máy dream)
(5112-0202: lốp xe máy dream)
Có TK 33311: 36.000.000
(33311: Thuế GTGT đầu ra)
KẾ TOÁN TỔNG HỢP
 Nghiệp vụ 14: Trích khấu hao TSCĐ 
Trích khấu hao cho TSCĐ tháng 01/2012 căn cứ vào tài liệu đã cho.
 Nghiệp vụ 15: Tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ 
Tính lương, tính BHXH, BHYT, KPCĐ tháng 1/2012. Biết rằng công ty trả lương tháng
toàn bộ 1 lần.
Tính lương:
TK Nợ Bộ phận tính lương Lương phải trả TK Có
70
622-0102 Cao su BTP 2 45.000.000 3341-0102
622-0202 Lốp xe máy dream 30.000.000 3341-0202
6271-02 XNCS 2 30.000.000 3342-02
6411 Chi phí nhân viên Bán hàng 15.000.000 3343
6421 Chi phí nhân viên Quản lý 21.000.000 3344
Tính BHXH, BHYT, KPCĐ:
TK Nợ Bộ phận tính lương Lương tínhBHXH TK Có
622-0102 Cao su BTP 2 22.500.000 3382,3383,3384
622-0202 Lốp xe máy dream 15.000.000 3382,3383,3384
6271-02 XNCS 2 15.000.000 3382,3383,3384
6411 Chi phí nhân viên Bán hàng 7.500.000 3382,3383,3384
6421 Chi phí nhân viên Quản lý 10.500.000 3382,3383,3384
 Nghiệp vụ 16: Tổng hợp giá thành / Tập hợp chi phí 
Kết chuyển toàn bộ các khoản chi phí trực tiếp. Chi phí sản xuất chung thì phân bổ theo
tiêu thức chi phí NVL chính.
 Nghiệp vụ 17: Tổng hợp giá thành / Tính giá thành sản phẩm / Giá thành 
nhập kho
* Bổ sung giá thành nhập kho thành phẩm:.
(áp dụng giá thành công đoạn sản xuất TK 154)
Chuyển chi phí sản xuất dở dang XN Luyện sang XNCS 2 (Cao su BTP 1 - Lốp xe máy
future, Cao su BTP 2 - Lốp xe máy dream, Cao su BTP 3 - Lốp xe máy wave) theo tỷ lệ
100% 
* Bổ sung chi phi sản xuất dở dang Lốp xe máy dream vào giá vốn thành phẩm.
(áp dụng giá thành nhập kho TK 155)
CP thực tế Lốp xe máy dream = 400.000.000
 Nghiệp vụ 18: Tổng hợp giá thành / Tính giá thành sản phẩm / Giá thành tiêu 
thụ : 
Bổ sung giá thành tiêu thụ
 Nghiệp vụ 19: Kết chuyển, phân bổ chi phí 
71
Phân bổ chi phí Bán hàng, chi phí Quản lý Doanh nghiệp theo DT thành phẩm thực tế.
 Nghiệp vụ 20: Xác định kết quả kinh doanh, lãi lỗ 
Kết chuyển hoạt động kinh doanh
Kết chuyển hoạt động tài chính
Kết chuyển hoạt động khác 
Kết chuyển lãi lỗ
72
MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT---------------------------------------------------------------------------------3
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM AC SOFT-----------------------------------------------4
I. Giới thiệu chung--------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
1. Tên chương trình----------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2. Chức năng------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4
3. Yêu cầu về máy tính------------------------------------------------------------------------------------------- 4
II. Cài đặt và khởi động chương trình và màn hình--------------------------------------------------------------4
1. Cài đặt chương trình------------------------------------------------------------------------------------------- 4
2. Khởi động chương trình--------------------------------------------------------------------------------------- 8
3. Màn hình khởi động------------------------------------------------------------------------------------------- 9
III. Màn hình làm việc----------------------------------------------------------------------------------------------- 9
1. Thanh thực đơn chính----------------------------------------------------------------------------------------- 9
2. Thanh thực đơn phụ------------------------------------------------------------------------------------------ 12
3. Cách xử lý về nghiệp vụ kế toán---------------------------------------------------------------------------13
CHƯƠNG II: PHẦN HÀNH “HỆ THỐNG”----------------------------------------------------------------------14
I. Khai báo hệ thống------------------------------------------------------------------------------------------------ 14
1. Khai báo hệ thống vận hành---------------------------------------------------------------------------------14
2. Khai báo nhóm loại tài sản----------------------------------------------------------------------------------15
3. Khai báo tiêu thức quản lý----------------------------------------------------------------------------------16
4. Khai báo vụ việc---------------------------------------------------------------------------------------------- 17
5. Khai báo kho-------------------------------------------------------------------------------------------------- 18
6. Khai báo danh mục ngoại tệ---------------------------------------------------------------------------------18
7. Khai báo phương pháp tính giá-----------------------------------------------------------------------------18
8. Khai báo khoản mục phí-------------------------------------------------------------------------------------18
9. Khai báo chi tiết tài khoản-----------------------------------------------------------------------------------20
II. Quản lý hệ thống------------------------------------------------------------------------------------------------ 23
1. Dọn dẹp dữ liệu----------------------------------------------------------------------------------------------- 23
2. Sao lưu dư liệu------------------------------------------------------------------------------------------------ 23
3. Phục hồi dữ liệu---------------------------------------------------------------------------------------------- 23
4. Khoá sổ kế toán----------------------------------------------------------------------------------------------- 23
5. Kết chuyển số dư--------------------------------------------------------------------------------------------- 23
73
6. Quản lý người sử dụng---------------------------------------------------------------------------------------24
III. Tìm kiếm-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 24
3. Điều chỉnh VAT---------------------------------------------------------------------------------------------- 24
4. Điều chỉnh thẻ TSCĐ----------------------------------------------------------------------------------------24
I. Nhập số dư đầu kỳ----------------------------------------------------------------------------------------------- 25
II. Kế toán tiền vốn------------------------------------------------------------------------------------------------- 26
1. Kế toán tiền vốn đồng việt---------------------------------------------------------------------------------- 26
2. Kế toán tiền vốn đồng ngoại tệ-----------------------------------------------------------------------------34
II. Kế toán TSCĐ--------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
1. Kế toán tăng TSCĐ------------------------------------------------------------------------------------------ 35
2. Kế toán giảm TSCĐ------------------------------------------------------------------------------------------ 36
III. Kế toán thành phẩm, nguyên vật liệu------------------------------------------------------------------------36
2. Thành phẩm, nguyên vật liệu ngoại tệ---------------------------------------------------------------------39
IV. Kế toán khác--------------------------------------------------------------------------------------------------- 40
1. Kế toán khác đồng việt--------------------------------------------------------------------------------------40
2. Kế toán khác ngoại tệ---------------------------------------------------------------------------------------- 40
V. Kế toán tài khoản ngoài bảng---------------------------------------------------------------------------------41
CHƯƠNG IV : PHẦN HÀNH ‘’KẾ TOÁN TỔNG HỢP”------------------------------------------------------42
I. Trích khấu hao tài sản cố định---------------------------------------------------------------------------------42
II. Phân bổ công cụ dụng cụ--------------------------------------------------------------------------------------43
III. Phân bổ chi phí bán hàng------------------------------------------------------------------------------------- 43
IV. Tính giá vốn theo kỳ------------------------------------------------------------------------------------------- 44
V. Tính lương và bảo hiểm xã hội--------------------------------------------------------------------------------44
1. Tính lương công nhân trực tiếp-----------------------------------------------------------------------------44
1.1 Kết chuyển--------------------------------------------------------------------------------------------------- 45
2. Tính lương cán bộ quản lý phân xưởng--------------------------------------------------------------------46
3. Tính lương nhân viên bán hàng-----------------------------------------------------------------------------46
4. Tính lương nhân viên quản lý doanh nghiệp--------------------------------------------------------------46
5. Tính BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ-----------------------------------------------------------------------46
VI. Tổng hợp giá thành-------------------------------------------------------------------------------------------- 48
1. Tập hợp chi phí----------------------------------------------------------------------------------------------- 48
2. Tính giá thành sản phẩm-------------------------------------------------------------------------------------49
VII. Xác định kết quả hoạt động kinh doanh-------------------------------------------------------------------50
74
1. Kết chuyển, phân bổ chi phí--------------------------------------------------------------------------------50
2. Xác định kết quả, lãi lỗ--------------------------------------------------------------------------------------51
CHƯƠNG V: PHẦN HÀNH “BÁO CÁO”-----------------------------------------------------------------------53
A. Sổ kế toán-------------------------------------------------------------------------------------------------------- 53
I. Sổ chi tiết------------------------------------------------------------------------------------------------------ 53
II. Sổ tổng hợp--------------------------------------------------------------------------------------------------- 54
III. Sổ theo dõi thuế GTGT------------------------------------------------------------------------------------ 55
VI. Sổ theo dõi tình hình tài sản cố định---------------------------------------------------------------------56
V. Sổ tài khoản ngoài bảng-------------------------------------------------------------------------------------57
B. Báo cáo tài chính------------------------------------------------------------------------------------------------ 57
1. Báo cáo mua hàng-------------------------------------------------------------------------------------------- 60
2. Báo cáo bán hàngf-------------------------------------------------------------------------------------------- 61
3. Báo cáo công nợ---------------------------------------------------------------------------------------------- 62
4. Báo cáo đại lý------------------------------------------------------------------------------------------------- 62
5. Báo cáo doanh thu-------------------------------------------------------------------------------------------- 63
6. Báo cáo giá thành--------------------------------------------------------------------------------------------- 63
7. Báo cáo chi phí----------------------------------------------------------------------------------------------- 63
8. Báo cáo lợi nhuận-------------------------------------------------------------------------------------------- 64
BÀI TẬP THỰC HÀNH KẾ TOÁN MÁY...65
75