Chuyên đề Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc

Trường Đại học Trà Vinh 
 CHUYÊN ĐỀ 5 
 KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC 
  MỤC TIÊU HỌC TẬP : Sau khi học xong bài này, người học sẽ có thể: 
  Trình bày được các nguyên nhân gây lãng phí thời gian và các nguyên tắc 
 quản lý thời gian 
  Lập mục tiêu và kế hoạch để quản lý thời gian và công việc hiệu quả 
  Chủ động và có trách nhiệm với bản thân và công việc 
  NỘI DUNG: 
 I. Giá trị của thời gian 
 Tất cả chúng ta đều có cùng một tài 
 sản, đó là thời gian – 1440 phút/ngày. 
 Thời gian được ví như vàng và là thứ tài 
 sản không thể tái tạo được, không thay Thời gian = VÀNG 
 đổi được, không mua bán được. 
 Có người đã viết “Muốn biết giá trị một đời người, hãy hỏi người 
 đang hấp hối; muốn biết giá trị một năm, hãy hỏi sinh viên trượt đại học; 
 muốn hiểu hết về giá trị của một tháng, hãy tiếp xúc với người mẹ đã 
 phải sinh con thiếu tháng; để hiểu được giá trị của một tuần, hãy đến gặp 
 tổng biên tập của tờ báo tuần; muốn biết giá trị một ngày, hãy hỏi tù nhân; 
 muốn biết giá trị một giờ, hỏi người đang chờ đợi; để đánh giá đúng giá 
 trị của một phút, hãy đặt mình vào tình cảnh của một người vừa lỡ chuyến 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 1 
Trường Đại học Trà Vinh 
 bay hoặc chuyến tàu; muốn biết giá trị một giây, hãy hỏi người vừa thoát 
 chết khỏi tai nạn; và để đánh giá đúng giá trị của một phần ngàn giây, hãy 
 đến gặp người vừa mất huy chương vàng tại kỳ thi đấu thể thao 
 Olympic”. 
 “1 giây không nhiều nhưng cũng không ít. 1 giây không làm được 
 gì nhưng có thể làm được tất cả; 1 giây là thời gian, mà thời gian là vòng 
 xoay bất tận, 1 giây của hôm nay không như 1 giây của hôm qua và càng 
 không giống 1 giây của ngày mai. Hãy sống để không bao giờ phải hối 
 tiếc dù chỉ 1 giây ngắn ngủi. Có thể chỉ 1 giây sẽ thay đổi cuộc đời 
 người.” 
 Vì những đặc điểm trên, chúng ta cần phải nhìn nhận giá trị thời 
 gian và quí trọng nó; thật sự chúng ta không bao giờ quản lý được thời 
 gian, điều duy nhất chúng ta có thể làm được là sắp xếp và sử dụng thời 
 gian sao cho hiệu quả nhất. Ai cũng có thể làm chủ được thời gian, chỉ 
 cần học, luyện tập, kỷ luật và kiên trì thì sẽ làm chủ được thời gian. 
 Hãy nhớ rằng: “Tiền có thể mua được một chiếc đồng hồ nhưng 
 không mua được thời gian” và “Thời gian không bao giờ chờ đợi ai”. 
 II. Bạn sử dụng thời gian tốt không? 
Bạn hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm bên dưới bằng cách ghi 3 
(“thường xuyên”) hoặc 2 (“thỉnh thoảng”) hoặc 1 (“chưa bao giờ”) vào ô “kết 
quả” tương ứng với câu hỏi; sau đó, bạn cộng các kết quả lại để có được một đáp 
án về việc sử dụng thời gian của bạn. 
 Bạn sử dụng thời gian có tốt không? 
 Câu trả lời 
 Kết 
 Câu hỏi 
 Thương Thỉnh Chưa quả 
 xuyên thoảng bao giờ 
 1. Mỗi ngày bạn đều bỏ ra một 3 2 1 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 2 
Trường Đại học Trà Vinh 
 khoảng thời gian nhất định để 
 lập kế hoạch làm việc cho ngày 
 mai 
 2. Bạn sẽ giải quyết những vấn đề 
 3 2 1 
 lớn trước tiên 
 3. Bạn có thể hoàn thành mọi việc 
 3 2 1 
 trong kế hoạch hằng ngày 
 4. Bạn có thể hoàn thành công việc 
 đúng thời hạn mà không vội 3 2 1 
 vàng 
 5. Góc học tập của bạn luôn ngăn 
 3 2 1 
 nắp, gọn gàng 
 6. Bạn có thể tìm thấy những tài 
 liệu đã được cất giữ lâu một 3 2 1 
 cách nhanh chóng 
 7. Bạn không gặp khó khăn trong 
 việc quyết định xem sẽ làm việc 3 2 1 
 gì tiếp theo 
 8. Bạn đã nộp bài tập theo đúng kế 
 3 2 1 
 hoạch và yêu cầu của giáo viên 
 9. Bạn có vừa ăn vừa đọc sách, báo 
 3 2 1 
 hoặc xem tivi  
 10. Bạn có chỉnh lại đồng hồ đeo tay 
 3 2 1 
 và đồng hồ treo tường để thời 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 3 
Trường Đại học Trà Vinh 
 gian được chính xác 
Tổng cộng 
Đáp án cho việc sử dụng thời gian của bạn: 
 Điểm 27 – 30: Bạn rất giỏi trong việc sắp xếp và sử dụng thời gian. Bạn nên 
 tiếp tục duy trì và phát huy cách sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn. 
 Điểm 24 – 26: Bạn sắp xếp và sử dụng thời gian khá tốt. Bạn nên dành thêm 
 thời gian quan tâm đầu tư vào việc sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hợp 
 lí hơn thì hiệu quả học tập và công việc của bạn sẽ cao hơn. 
 Điểm 10 – 23: Khả năng sắp xếp và sử dụng thời gian của bạn hơi kém. Bạn 
 hãy phân tích cẩn thận các nguyên nhân để có thể sắp xếp và sử dụng thời 
 gian hiệu quả hơn. 
III. Nhật ký thời gian 
 Nếu bạn đang sử dụng thời gian chưa hiệu quả thì việc đầu tiên nên làm là 
xem xét một cách cẩn thận về việc phân bổ thời gian cho các công việc. Hiện tại, 
bạn dành bao nhiêu thời gian trong ngày cho việc: Học tập? Lướt web, 
Facebook, Zalo? Nghe hoặc nhắn tin điện thoại? Đi chơi hoặc uống café với 
bạn bè? Đi mua sắm?  
 Việc phân tích cách bạn phân bổ và sử dụng thời gian là giải pháp tốt nhất 
giúp bạn biết bạn đã lãng phí thời gian vào những việc gì để có thể phân bổ lại 
thời gian cho hợp lí hơn. 
Một công cụ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về hiện trạng phân bổ và sử dụng 
thời gian là Nhật ký  ...  
 1. Xác định mục tiêu: 
 Việc xác định mục tiêu sẽ là 
 động lực để bạn phấn đấu. Mục 
 tiêu sẽ định hướng cho các hoạt 
 động của bạn. 
 Hãy xem thêm mục IV – Lập mục 
 tiêu SMART. 
 2. Liệt kê những việc phải làm: 
 Lỗi phổ biến của quản lý thời gian đó là cố gắng sử dụng trí nhớ 
 của bạn để nhớ nhiều công việc dẫn đến bạn bị quá tải thông tin. Việc lập 
 danh sách các việc phải làm là một cách rất tuyệt để sắp xếp và kiểm soát 
 các công việc của bạn. Một trong những điều quan trọng là đảm bảo danh 
 sách công việc thật khả thi. Không ai thích thú với danh sách quá dài và 
 2/3 công việc trong danh sách đó vẫn chưa được hoàn thành. 
 - Hãy nhớ rằng, lên danh sách những chuyện cần làm (như học tập, nghiên 
 cứu, vui chơi, giải trí, ăn uống, nghỉ ngơi, chăm sóc bản thân, tập thể dục, 
 dành thời gian cho gia đình, hoạt động xã hội, công việc, đến những câu 
 lạc bộ hữu ích, suy ngẫm) chỉ phát huy tác dụng nếu bạn phân bổ giới 
 hạn thời gian phù hợp cho mỗi nhiệm vụ. Và đừng quên ghi chú lên lịch 
 làm việc. Cách làm mang tính kỷ luật này không chỉ giúp bạn hoàn thành 
 công việc, mà còn cải thiện khả năng ước định thời lượng cũng như tăng 
 tốc khi cần. 
 3. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc: 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 8 
Trường Đại học Trà Vinh 
 Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho danh sách các công việc phải làm sẽ 
 giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian vào những việc thật quan 
 trọng hoặc khó khăn. Một chuyên gia nói rằng: “Bạn chỉ có hai cánh tay 
 và một cái đầu vì vậy vác ba, bốn bao tải cùng lúc là điều không thể. 
 Chính vì vậy, một chính sách mà bạn cần thi hành là ưu tiên những việc 
 quan trọng nhất và tập trung hết tốc lực vào nó. Bạn có thể sẽ được sếp 
 giao cho giải quyết cùng lúc hai hoặc ba nhiệm vụ và tất cả đều cần được 
 hoàn thành một cách tốt nhất. Hãy suy nghĩ và tìm ra đâu là việc làm 
 quan trọng hơn cả và thực hiện nó đầu tiên, sau đó là các bước tiếp theo”. 
 4. Dành thời gian hiệu quả nhất cho việc quan trọng: 
 Thành công trong việc quản lý thời gian xuất phát chủ yếu từ sự tự 
 quan sát bản thân và môi trường xung quanh của bạn. Đầu tiên, hãy chú ý 
 đến nhịp sinh học của bạn. Bạn cảm thấy tỉnh táo hơn và có thể làm việc 
 vào buổi sáng hay vào buổi tối? Ngoài ra, hãy để ý xem trong trường hợp 
 nào bạn có cơ hội tốt nhất để hoàn thành công việc. 
 5. Lập kế hoạch thực hiện: 
 Dù bạn đã thực hiện bốn nguyên tắc nêu trên, có một nguyên tắc quản lý 
 thời gian rất quan trọng: lập kế hoạch thực hiện. Nếu bạn chưa từng làm 
 như vậy, hãy mua một lịch để bàn và một cuốn sổ để lập kế hoạch hàng 
 tuần, thậm chí hàng ngày. Hãy viết các công việc quan trọng, ngày đến 
 hạn và các thời hạn của các công việc này trên lịch hàng tháng để giúp 
 bạn theo dõi những ngày quan trọng sắp đến. Sau đó, bạn sử dụng lịch 
 nhắc việc để lên lịch trình hàng tuần hoặc hàng ngày. 
 Hãy xem thêm mục V – Lập kế hoạch. 
 6. Mang theo một quyển sổ nhỏ: 
 Bạn không bao giờ biết khi nào thì bạn sẽ có những ý tưởng lớn 
 hoặc sự thông thái sáng suốt. Vì vậy, bạn nên mang theo một quyển sổ 
 nhỏ để khi đi tới đâu bạn cũng có thể ghi lại được suy nghĩ của mình. 
 Nếu bạn để thật lâu mới viết ra suy nghĩ của mình, thì bạn có thể sẽ quên 
 mất. Một cách khác là bạn sử dụng máy ghi kỹ thuật số. 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 9 
Trường Đại học Trà Vinh 
 7. Tận dụng thời gian “chết”: 
 Bạn có thể tận dụng thời gian “chết” để làm một số việc và như vậy 
 bạn sẽ tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, bạn có thể tận dụng thời gian ngồi 
 chờ ở phòng khám để tranh thủ ghi lại những thứ đồ linh tinh cần mua 
 hoặc trong lúc đợi nồi cá kho trên bếp có thể ăn được thì bạn có thể quét 
 nhà. Nếu có những cơ hội như vậy hãy tận dụng triệt để, và ghi nhớ rằng 
 bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng để thư giãn khi cần thiết. 
 8. Tạo cho mình tính kỷ luật và thói quen: 
 Việc vận dụng các nguyên tắc trên để quản lý thời gian hiệu quả đòi 
 hỏi bạn có tính kỷ luật và rèn luyện thường xuyên để tạo thói quen. Nếu 
 bạn đã lập kế hoạch thực hiện cụ thể, nhưng bạn không có kỷ luật tuân 
 thủ thực hiện công việc theo thời gian đã xác định trong kế hoạch thì kế 
 hoạch của bạn sẽ bị phá vỡ. Điều này có nghĩa là bạn đã không quản lý 
 được thời gian. 
 9. Nhận ra các thói quen xấu: 
 Bạn nên lập ra danh sách các thói quen xấu tiêu tốn thời gian của 
 bạn, phá hủy mục tiêu của bạn và hạn chế thành công của bạn. Sau khi 
 lập xong danh sách, bạn hãy tập loại bỏ từng thói quen một và loại bỏ các 
 thói quen một cách có hệ thống ra khỏi cuộc sống của bạn. Bạn hãy nhớ 
 rằng cách tốt nhất để loại bỏ một thói quen xấu là thay thế nó bằng một 
 thói quen tốt. 
 10. Học cách nói “không”: 
 Là một kỹ năng được nhiều chính trị gia nổi tiếng như Tổng Thống 
 Obama, Bill Gates, sử dụng thành công. Nhẹ nhàng nói “không” với 
 những thứ không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Bạn chỉ có chính xác 
 24 giờ trong một ngày để làm những điều mà bạn cần làm, nếu bạn 
 không học cách từ chối với những điều không quan trọng,0 bạn sẽ ngập 
 đầu với những công việc mà không mang lại hiểu quả. Thay vào đó, bạn 
 hãy tập trung vào những mục tiêu quan trọng của bản thân bạn. Tâp trung 
 thời gian vào những việc quan trong sẽ giúp bạn thành công. 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 10 
Trường Đại học Trà Vinh 
 11. Từ bỏ tư tưởng trì hoãn 
 Một chuyên gia cho rằng: “Tư tưởng trì hoãn công việc là kẻ thù của 
 thành công. Nhiều người có kỹ năng cần thiết và tài năng để thực hiện 
 nhiệm vụ nhưng lại quá lười biếng và luôn tồn tại tư tưởng “chây ỳ”. Mỗi 
 ngày tích một chút công việc nghĩa là mỗi ngày bạn phí phạm một lượng 
 thời gian đáng kể và tiếp tay nuôi dưỡng thói quen xấu”. Do đó, bạn hãy 
 từ bỏ tính trì hoãn công việc để có thể sử dụng thời gian hiệu quả hơn. 
VI. Lập mục tiêu SMART 
 Mục tiêu của bạn trong 5 
 năm tới là gì? Bạn sẽ trở thành 
 một doanh nhân thành đạt hay là 
 một luật sư, bác sĩ, kỹ sư nổi 
 tiếng? Để thực hiện được những 
 ước mơ đó bạn không thể ngồi 
 chờ thành công đến tìm mà cần 
 tạo ra cơ hội để thành công. Cơ 
 hội đó chính là việc bạn đặt ra mục tiêu cho chính bản thân mình. 
 Khi xác định mục tiêu, bạn nên quan tâm đến giá trị của nó khi 
 hoàn thành. Với các mục tiêu có giá trị thì động lực để hoàn thành nó là 
 rất lớn. Nếu bạn không hào hứng với kết quả, hoặc mục tiêu không thích 
 hợp với mục tiêu lớn hơn thì bạn sẽ bỏ ít công sức để thực hiện và mục 
 tiêu khó có khả năng hoàn thành. 
 Hãy đặt ra những mục tiêu ưu tiên cần trước chứ đừng đặt ra mục 
 tiêu quá xa vời hoặc nhiều mục tiêu sẽ khiến bạn không đủ thời gian để 
 thực hiện chúng hoặc đuối sức vì mục tiêu cần rất lâu mới hoàn thành. 
 Để xác định mục tiêu cho bản thân, bạn hãy tự trả câu hỏi “Tôi 
 muốn đạt được gì?” Bạn cần theo nguyên tắc dưới đây để mục tiêu của 
 bạn trở thành mục tiêu SMART (thông minh). 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 11 
Trường Đại học Trà Vinh 
 Specific – Cụ thể: 
 mục tiêu của bạn cần 
 phải có sự rõ ràng cụ 
 thể về cái gì, ai, ở đâu, 
 khi nào và tại sao. Có 
 mục tiêu cụ thể bản thân 
 bạn sẽ biết mình cần gì, 
 biết mình cần bắt đầu từ đâu và khi nào kết thúc. 
 Measurable – Đo lường được: Mục tiêu bạn đặt ra phải đo lường 
 được cụ thể giá cả, số lượng hoặc khối lượng, thời gian  
 Achievable – Khả thi: Phải đảm bảo mục tiêu đặt ra có khả năng 
 thực hiện được nếu không bạn sẽ dễ dàng mất tự tin và thấy nản lòng. Tuy 
 nhiên đừng đề ra những mục tiêu quá đơn giản hoặc dễ dàng thực hiện với 
 bản thân mình quá. Khi đó bạn sẽ chủ quan và đạt được mục tiêu dễ dàng 
 quá sẽ không tạo ra cho bạn cảm giác hài lòng. Tốt nhất nên thiết lập một 
 mục tiêu thực tế nhưng thử thách để cân bằng mọi thứ khiến bạn phải 
 “nâng cao khả năng” và mang lại sự hài lòng lớn nhất cho bản thân. 
 Relevant – Thích hợp: Khi đặt mục tiêu thích hợp với định hướng 
 cuộc sống và sự nghiệp, bạn có thể tập trung để luôn tiến lên và hoàn 
 thiện mình. Còn nếu đặt mục tiêu quá rộng và không phù hợp, bạn sẽ thấy 
 thời gian sẽ đi một đường, còn cuộc sống sẽ đi một nẻo. 
 Timely – Thời hạn: Mục tiêu phải có thời gian để bạn biết mình cần 
 thực hiện cách nào nhanh nhất, thời gian bạn chờ đợi kết quả là khi nào. 
 Nếu không có thời gian cụ thể sẽ khiến bạn nhanh nản lòng. 
VII. Lập kế hoạch 
 1. Ma trận quản lý thời gian 
 Chúng ta đang sống trong một thế 
 giới áp lực về thời gian, một nơi nhìn 
 chung có nhiều công việc/ nhiệm vụ 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 12 
Trường Đại học Trà Vinh 
 chồng chéo và đòi hỏi sự tập trung ngay lập tức. Do đó, làm thế nào để 
 một người có thể vừa quản lý và làm công việc tốt vừa duy trì được một 
 đầu óc tích cực? Ma trận quản lý thời gian của Covey là một phương pháp 
 hiệu quả cho việc tổ chức những nguồn lực của bạn. 
 Cấp thiết Không cấp thiết 
 (I) Quan trọng & Cấp (II) Không cấp thiết & Quan trọng 
 Quan 
 thiết Có kế hoạch làm hợp lý 
 trọng 
 Làm ngay 
 Không (III) Cấp thiết & Không (IV) Không cấp thiết & Không quan 
 quan quan trọng trọng 
 trọng Làm càng sớm càng tốt Làm sau cùng 
 Phần tư (I) là cho những việc có thời hạn ngay lập tức và quan trọng 
 Phần tư (II) là cho chiến lược và phát triển lâu dài 
 Phần tư (III) là cho những công việc chen ngang. Những việc chen ngang 
 này thật sự không quan trọng, nhưng ai đó muốn có kết quả ngay. 
 Phần tư (IV) là cho những hoạt động đem đến ít giá trị. Những hoạt động 
 thuộc nhóm này thường được sử dụng cho việc nghỉ giải lao từ những 
 hoạt động quan trọng và bị áp lực thời gian. 
 Nhiều người tìm thấy rằng hầu hết hoạt động của họ rơi vào Phần tư (I) và 
 (III). Phần tư (II) thường được sử dụng ít hơn. Tuy nhiên, Phần tư (II) 
 quan trọng khác thường bởi vì một người phải làm việc một cách chiến 
 lược lẫn khôn khéo. Việc tìm các cách để mở rộng những hoạt động ở 
 Phần tư (II) là một kết quả thông thường từ việc sử dụng ma trận này. 
 Việc sử dụng ma trận: 
 Ma trận quản lý thời gian có nhiều ứng dụng. Hai ứng dụng sẽ được 
 đề nghị ở đây. Việc sử dụng đầu tiên và rõ ràng nhất của ma trận là liệt kê 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 13 
Trường Đại học Trà Vinh 
 danh sách các hoạt động/việc cần làm hiện tại của bạn và sắp xếp tất cả 
 các hoạt động đó vào ma trận phù hợp. Sau đó, đánh giá lượng thời gian 
 mà bạn phải hoàn thành danh sách công việc, và nếu cần thiết, sắp xếp lại 
 các công việc. 
 Ứng dụng thứ 2 của ma trận là chiến lược đánh giá một tuần. Hãy photo 6 
 bảng ma trận (xem phụ lục 1) và sử dụng mỗi ma trận cho mỗi ngày làm 
 việc trong tuần, liệt kê các việc/hoạt động và thời gian sử dụng. Vào cuối 
 tuần, tổng hợp dữ liệu của 5 ngày riêng lẻ vào một ma trận (số 6) và tính 
 toán phần trăm thời gian sử dụng trong mỗi ma trận. Sau đó, đánh giá thời 
 gian của bạn được sử dụng tốt như thế nào và liệu bạn có làm việc vượt 
 quá nhu cầu để sắp xếp lại. 
 2. Lập kế hoạch cá nhân trong ngày 
 Bạn có thể lập kế hoạch hàng ngày theo các bước sau: 
 • Lập danh sách các việc cần làm 
 • Quyết định trình tự giải quyết các công việc cần làm đó 
 • Phân bổ thời gian và tính thời lượng cho từng công việc 
 • Mô tả kết quả cần đạt được của từng công việc 
 Bạn có thể sử dụng biểu mẫu dưới đây để lập kế hoạch cá nhân trong 
 ngày: 
 Thời lượng 
Thời gian Công việc Kết quả 
 ước tính 
 3. Lập kế hoạch START 
 Một kiểu kế hoạch khác bạn có thể sử dụng để quản lý thời gian và tổ chức 
 công việc là kiểu STARS. 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 14 
Trường Đại học Trà Vinh 
  Steps – Các bước công việc 
  Timing – Thời gian 
  Assignment – Người thực hiện 
  Responsibility – Người chịu trách nhiệm 
  Success Criteria – Tiêu chí thành công 
 Người chịu Tiêu chí 
 Thời gian Người thực 
 Các bước (S) trách thành công 
 (T) hiện (A) 
 nhiệm (R) (S) 
 Hoặc 
  Steps – Các bước (số thứ tự) 
  Timing – Thời gian 
  Assignment – Công việc 
  Responsibility – Người chịu trách nhiệm 
  Success Criteria – Tiêu chí thành công 
 Người chịu Tiêu chí 
 Thời gian Công việc 
 Các bước (S) trách thành công 
 (T) (A) 
 nhiệm (R) (S) 
 Chú ý: 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 15 
Trường Đại học Trà Vinh 
 1. Đừng chia quá ít thời gian cho những việc trọng yếu, chỉ để làm 
 xong nhiều việc hơn trong hôm nay, vì như thế bạn sẽ thất bại. Cần 
 xác định đâu là việc cần thêm thời gian và đâu là việc có thể rút 
 ngắn thời gian thực hiện. 
 2. Cần chú ý đôi khi có những việc chen ngang, có những chuyện đột 
 xuất ngoài dự tính, các bạn đều phải ghi nó ra giấy, để xem xét và 
 phân bố lại thời gian. 
 3. Đánh dấu chéo vào việc đã hoàn thành trong ngày. Dù là việc rất 
 nhỏ nhưng một khi đã làm tròn theo đúng kế hoạch, nó sẽ khiến bạn 
 vui với cảm giác thành công. 
  Câu hỏi và bài tập: 
 1. Thời gian có giá trị như thế nào? 
 2. Hãy hoàn thành bảng câu hỏi trắc nghiệm ở mục II – Bạn sử dụng thời 
 gian có tốt không? Từ bảng trắc nghiệm, trình bày kết quả sử dụng thời 
 gian của bạn như thế nào? 
 3. Hãy lập nhật ký thời gian cho ít nhất 3 ngày gần đây nhất. Bằng việc phân 
 tích các nhật ký đó, bạn cho biết đã phân bổ thời gian như thế nào cho 
 từng nhóm công việc? 
 4. Những nguyên nhân nào gây lãng phí thời gian của bạn? 
 5. Bạn vận dụng những nguyên tắc nào để quản lý thời gian hiệu quả? 
 6. Hãy viết 1 mục tiêu SMART mà bạn muốn đạt được trong 6 tháng tới. 
 7. Hãy sử dụng Ma trận quản lý thời gian (xem phụ lục 1) để lập kế hoạch 
 tuần làm việc của bạn 
 8. Cho tình huống: Bạn là Bí thư của Ban Chấp hành Chi Đoàn lớp, Ban 
 chấp hành Chi Đoàn gồm 5 thành viên. Nhân dịp trung thu, Chi Đoàn lớp 
 bạn đang chuẩn bị cho chuyến thăm và tặng quà trẻ em nghèo khuyết tật 
 của một Trung tâm nuôi dạy trẻ em nghèo khuyết tật (Trung tâm tên là 
 Mái ấm). Bạn hãy lập kế hoạch STARS để phân công công việc chuẩn bị 
 cho các thành viên của BCH để thực hiện chuyến thăm và tặng quà này. 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 16 
Trường Đại học Trà Vinh 
 TÀI LIỆU THAM KHẢO 
 1. Nguyễn Vũ Thùy Chi và Đặng Anh Tài, 2007, “Kỹ năng quản lý thời 
 gian”, An Giang 
 2.  
 3. 
 nang-quan-ly-thoi-gian-va-to-chuc-cong-viec-hieu-qua 
 4. 
 v%E1%BA%A5n-tuy%E1%BB%83n-sinh/1047-kinh-nghiem-quan-ly-
 thoi-gian-hieu-qua 
 5. 
 quan-ly-thoi-gian-cua-ho-nhu-the-nao?term_taxonomy_id=31 
 6.  
 7. 
 1232.html 
 8. 
 8 
 9. 
 viec/617-gia-tri-cua-thoi-gian.html , Aug 16, 2011 
 10. 
 tai-da-hoa-viac-quan-la-thai-gian 
 11. 
 ky-nang-tao-lap-muc-tieu-cho-ban-than?attempt=1 
 12. www.usgs.gov/humancapital/documents/TImeManagementGrid.pdf 
 13. 
 tranh-stress-2649273.html 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 17 
Trường Đại học Trà Vinh 
Phụ lục 1 
Phần tư (I): Cấp thiết & Quan trọng Phần tư (II): Không cấp thiết & Quan trọng 
Phần tư (III): Cấp thiết & Không quan trọng Phần tư (IV): Không cấp thiết & Không quan trọng 
Tài liệu giảng dạy Học phần Kỹ năng mềm 18