Bài giảng Tổng quan lập kế hoạch

 TỔNG QUAN
LẬP KẾ HOẠCH
 1
 MỤC TIÊU HỌC TẬP
1- Trình bày được khái niệm về KH & lập KH
2- Mô tả được các cách lập kế hoạch
3- Mô tả được các bước lập kế hoạch
 2
 TẠI SAO PHẢI LẬP KH?
• Kế hoạch vừa là chức năng vừa là công cụ của 
 hoạt động quản lí.
• Để quản lý tốt phải lập kế hoạch tốt
• Đối với nhà quản lí, khả năng lập kế hoạch 
 chính là yếu tố quan trọng nhất phản ánh trình 
 độ năng lực, nó quyết định xem người quản lý 
 đó có khả năng thực hiện được vai trò quản lý 
 hay không.
 3
 CHU TRÌNH QUẢN LÝ
LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
 ĐÁNH GIÁ
 4
 Kế hoạch là gì?
• Kế hoạch là sự sắp xếp, bố trí các hoạt 
 động nhằm làm một việc gì đó đã được 
 tính toán và cân nhắc trước.
• Một kế hoạch thường gồm 2 phần:
 – Một kết quả mà người ta mong đợi đạt tới
 – Một chương trình hành động được hoạch 
 định trước nhằm đạt được kết quả nói trên
 5
 Lập kế hoạch là gì?
 Lập kế hoạch là quá trình quyết định xem 
phải làm như thế nào để trong một thời gian 
nhất định đạt được mục tiêu/ những điều 
mong muốn đặt ra.
 6
 Các cách lập kế hoạch
1. Lập kế hoạch theo chỉ tiêu trên giao (Top 
 down)
2. Lập kế hoạch theo định hướng vấn đề 
 (Bottom up) 
 7
 Lập kế hoạch theo chỉ tiêu 
 trên giao (Top down)
• Căn cứ:
 Thông tin, số liệu đã có (ví dụ kết quả thực 
 hiện kỳ trước
 Nguyện vọng “chủ quan” muốn đạt trong kỳ kế 
 hoạch
• Đặt ra mức độ cung cấp dịch vụ trước khi 
 biết nhu cầu
• Còn được gọi là lập kế hoạch dựa theo kinh 
 nghiệm
 Ví dụ: Cứ 5000 người dân phải có một trạm y tế
 8
 Lập kế hoạch theo định 
 hướng vấn đề (Bottom up)
Căn cứ:
  Vấn đề thực tiễn
  Nhu cầu và khả năng thực tế
  Sự tham gia của nhiều bên liên quan (ví dụ chính 
 quyền, nhân viên y tế, cộng đồng)
Đặt ra mức độ cung cấp dịch vụ theo nhu cầu 
 và khả năng thực tế
Còn được gọi là lập kế hoạch theo nhu cầu
 9
 CÁC LOẠI KẾ HOẠCH Y TẾ
Có nhiều cách phân loại kế hoạch
Ví dụ:
 -Triển khai kế hoạch của cấp trên.
 -Lập kế hoạch dựa trên cơ sở xác 
 định ưu tiên.
 10
 Câu hỏi thảo luận
Hãy mô tả các bước LKH cụ thể tại đơn 
 vị nơi anh/chị công tác ?
 11
 Các câu hỏi của nhà quản lý thường gặp?
Chúng ta đang Chúng ta muốn Làm thế nào Làm thế nào chúng
 ở đâu? Đến đâu? Để đến được nơi Ta biết được đã đến
 Chúng ta định đến Nơi chúng ta định đến ?
 Đánh giá tình Phân tích
 Đặt mục tiêu
 hình Lựa chọn GP Đánh giá
 Viết KH HĐ
 12
 QUI TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
1. Thu thập thông tin để đánh giá tình hình
 2. Xác định vấn đề ưu tiên
 3. Xây dựng mục tiêu 
4. Phân tích vấn đề tìm nguyên nhân gốc rễ
 5. Lựa chọn giải pháp
 6. Viết kế hoạch hoạt động 13
 Bước 1: Thu thập thông tin
Trả lời câu hỏi: “Chúng ta đang ở đâu ?”
Mục đích: Thu thập được thông tin để đánh giá tình hình 
 hiện tại
Phương pháp:
 - Hồi cứu các tài liệu sẵn có
 - Quan sát
 - Phỏng vấn sâu
 - Thảo luận nhóm
 14
 Thảo luận 
• Anh/chị hãy liệt kê các loại thông tin và 
 phương pháp thu thập khi xây dựng kế 
 hoạch năm tại đơn vị anh/chị công tác?
 15
Bước 2: Xác định vấn đề ưu tiên
 Xác định ưu tiên
 (WHO, BPRS, PEARL)
 Thu hẹp DMục
 (Biểu quyết)
 Liệt kê các vấn đề
 (PP. Động não,
 điều tra, số liệu sẵn có)
 16
 C©u hái??? 
• T¹i sao ph¶i x¸c ®Þnh u tiªn?
 VẤN ĐỀ 
CỦA BỆNH VIỆN
 Lý do Ph¶i X§¦T
• Cã qu¸ nhiÒu V§Ò cÇn gi¶i 
 quyÕt:
 – V§Ò cò cha gi¶i quyÕt ®îc
 – NhiÒu V§Ò míi ph¸t sinh
• Nguån lùc khan hiÕm: 
 – Sö dông kh«ng hîp lý
 – Chi phÝ cho can thiÖp ngµy 
 cµng t¨ng 
 ChÊm ®iÓm cho c¸c yÕu tè
• YÕu tè A: Ph¹m vi V§Ò (®iÓm tõ 1-10): Dùa vµo tû lÖ hay sè 
 lîng bÞ ¶nh hëng trùc tiÕp cña vÊn ®Ò. Tû lÖ cµng cao th× thang 
 ®iÓm cµng cao.
• YÕu tè B: Møc ®é nghiªm träng V§Ò (®iÓm tõ 1-10): nhãm 
 x¸c ®Þnh c¸c tÝnh chÊt cña vÊn ®Ò, vÝ dô: 
 - TÝnh cÊp b¸ch
 - HËu qu¶
 - ThiÖt h¹i KT (c¸ nh©n, huyÖn, tØnh, quèc gia)
 - T¸c ®éng ®Õn quÇn thÓ
• YÕu tè C: HiÖu qu¶ can thiÖp (®iÓm tõ 1-10): lµ yÕu tè quan 
 träng nhÊt, c¨n cø vµo so s¸nh gi÷a chi phÝ vµ kÕt qu¶ ®¹t ®îc
 Vd. chÊm theo thang ®iÓm CB 
 Vấn đề A B C (A+2B)xC
Thời gian chờ đợi của bệnh
 8 7 8 176
nhân BHYT lâu
Giao tiếp của ĐDV chưa tốt 6 7 7 140
Cơ cấu nhân lực chưa hợp lý 5 6 7 119
Chăm sóc toàn diện chưa đảm 
 7 6 7 133
bảo
 Bước 3. Xây dựng mục tiêu
Tiêu chuẩn viết mục tiêu? 
 • Đặc thù • Specific
 • Đo lường được • Measurable
 • Thích hợp • Appropriate
 • Thực thi • Relevant
 • Thời gian • Time bound
 2Đ + 3T SMART
 22
 Bước 4: Phân tích vấn đề
Mục đích: Phân tích vấn đề tìm nguyên nhân gốc 
 rễ
Phương pháp:
 - Cây vấn đề
 - Sơ đồ khung xương cá
 23
 Cây vấn đề
 Tỷ lệ nhân viên Y tế tại bệnh viện Phụ sản tuân thủ vệ sinh
 bàn tay đúng quy trình thấp ( 60%) tháng 12/2007 
Nhân viên mới thiếu kiến Thói quen Một số vị trí rửa Thiếu thời Thiếu khăn 
thức vệ sinh bàn tay không rửa tay tay chưa hợp lý gian rửa tay Lau tay
 Thiếu Không chịu Bệnh nhân Do Khoa 
 kiến thức thực hiện Thiết kế cũ đông không dự trù
 Chưa có chế Thiếu Thiếu phòng Sợ không 
 Kiểm tra chưa
 tài thưởng, NVYT làm việc Quản lý được
 thường xuyên
 phạt hợp lý
 Quy định QL khăn 
 24/35 lau chưa phù hợp
 Bước 4. Xây dựng mục tiêu
Mục đích: Viết được mục tiêu đúng 
 và đủ theo tiêu chuẩn SMART
 • Đặc thù • Specific
 • Đo lường được • Measurable
 • Thích hợp • Appropriate
 • Thực thi • Relevant
 • Thời gian • Time bound
 2Đ + 3T SMART
 25
 Bước 5. Lựa chọn giải pháp
Mục đích: Lựa chọn được giải pháp phù 
 hợp
Phương pháp: Bảng lựa chọn giải pháp
 26
B¶ng lùa chän gi¶i ph¸p (Countermeasures)
 §iÓm Hqu¶ 
 & khả thi
 NNh©n GRÔ Gi¶i ph¸p PPh¸p ThiÖn Chän
 Vấn đề
 27
 Lùa chän gi¶i ph¸p
 VÊn ®Ò Ng.nh©n Gi¶i ph¸p P. Ph¸p HiÖu Kh¶ TÝch Cã 
 gèc rÔ thùc hiÖn qu¶ thi sè kh«ng
 Më líp §T t¹i chç 4 5 20 C
 §µo t¹o 
 Kü n¨ng 
 kü n¨ng §µo t¹o qua GS 4 4 16 C
 lµm BC 
 lµm BC
 kÐm Göi ®i ®µo t¹o 2 3 6 K
 GS định kỳ cuèi 
TLÖ sai 4 4 16 C
 Chưa Thực hiện th¸ng cuèi quý
BCTK 
 thực hiện GS
CTCLAO
 GS GS đột xuất 5 4 20 C
QG 62% 
(1/2009) Trang bÞ Computer 5 4 20 C
t¹i Qu¶ng ThiÕu PT C. cÊp TB 
 vµ BC biªn chÕ T¨ng biªn chÕ CBYT 
Nam 4 3 12 K
 huyÖn
 ThiÕu QT T. cêng tr. Ph©n c«ng tr¸ch 5 4 20 C
 tr. nhiÖm nhiÖm nhiÖm cô thÓ
 Ph¶n håi TT 4 4 16 C
 Cha cã C. tiÕn Thùc hiÖn BC th¸ng 4 4 16 C
 PPTK hîp P.Ph¸p 
 Xö lý SL b»ng 
 lý TKBC 4 4 16 C
 Computer
Bước 6. Viết kế hoạch hoạt 
 động
 29
 MẪU 1: KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
Tên kế hoạch: 
Mục tiêu:
1.........................................................................................................................................
2.........................................................................................................................................
3..........................................................................................................................................
STT Tên hoạt động Thời gian Người Người Người Nguồn Dự kiến 
mục thực phối giám sát lực cần kết quả
 tiêu Bắt Kết hiện hợp thiết
 đầu thúc
 1
 2
 3
 ...
 30
 MẪU 2: KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG
 NHỮNG HOẠT ĐỘNG, DỊCH VỤ Y TẾ CHỦ YẾU THEO THỜI GIAN
HOẠT Thời gian (Tháng/quý/tuần) Ghi 
ĐỘNG chú
 Quý III Quý IV
CHÍNH
 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11
HĐ 1
HĐ2
HĐ 3
HĐ 4
...
 31