Bài giảng Tổ chức hạch toán kế toán - Chương 2: Tổ chức chứng từ kế toán

TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ 
TOÁN 
Chương 
2 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
Nội dung 
2.1/ Khái niệm ý nghĩavà nguyên tắc tổ 
chức chứng từ kế toán. 
2.2/ Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
2.3/ Tổ chức hạch toán ban đầu một số 
chứng từ chủ yếu 
17 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.1/ Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc tổ 
chức CTKT 
• Khái niệm 
- Thiết kế đối tượng công tác hạch toán 
ban đầu trên hệ thống các bản chứng 
từ hợp lý, hợp pháp và theo một quy 
trình luân chuyển nhất định 
 18 TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.1/ Khái niệm, ý nghĩa tổ chức chứng 
từ kế toán 
• Ý nghĩa 
19 
• ảnh hưởng trực tiếp đến thông tin kế 
toán 
• Giúp quản lý có thông tin kịp thời, chính 
xác 
Về mặt 
quản lý 
• Đây là công việc đầu tiên để thực hiện 
việc ghi sổ và lập báo cáo. 
• Là điều kiện để mã hóa và vi tính hóa 
thông tin kế toán 
Về mặt 
kế toán 
• Là căn cứ để xác minh nghiệp vụ, 
kiểm tra, thanh tra. 
• Là cơ sở để giải quyết tranh chấp 
Về mặt 
pháp lý 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
20 
Lựa chọn CT Lập CT Kiểm tra CT 
Xác lập quy trình và tổ chức 
luân chuyển, ghi sổ 
Bảo quản, lưu trừ 
CT 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
1. Lựa chọn chứng từ 
- Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ. 
- CT phải có đầy đủ yếu tố cơ bản cần thiết và 
yếu tố bổ sung 
- CT phải thể hiện thông tin cần thiết cho 
quản lý và ghi sổ 
- CT phải phù hợp (kế toán máy hay bằng tay) 
21 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
1. Lựa chọn chứng từ 
22 
Yếu tố cơ bản : 
+ Tên chứng từ 
+ số hiệu chứng từ 
+ Ngày tháng 
+ Tên, địa chỉ cá nhân, đơn vị 
+ Nội dung và quy mô nghiệp vụ 
+ Ký và đóng dấu 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
1. Lựa chọn chứng từ 
23 
Yếu tố bổ sung: 
+ Quy mô 
+ Định mức 
+ phương thức mua hàng, thanh tón 
+ Định khoản Nợ, Có 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
2. Tổ chức lập CT 
- Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính PS đều phải 
lập CT. 
- CT chỉ được lập một lần cho mỗi NVKT PS 
- Tuân thủ đầy đủ yêu cầu khi lập CT 
24 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2 /Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
Yêu cầu khi lập chứng từ 
- Nội dung NVKT trên chứng từ không được viết 
tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa. 
- Số phải được viết liên tục, chỗ trống phải gạch. 
- Khi viết sai chứng từ phải hủy bằng cách gạch 
chéo vào chứng từ 
- Chứng từ phải lập đầy đủ số liên theo quy định. 
25 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
3. Tổ chức kiểm tra CT 
- Nội dung của việc kiểm tra: 
 + Tính hợp lệ của CT: 
 + Tính hợp pháp của CT 
 + Tính hợp lý 
26 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
3. Tổ chức kiểm tra CT 
27 
Tính hợp lệ 
• Kiểm tra 
các yếu tố 
cơ bản và 
việc tuân 
thủ chế 
độ 
Hợp pháp 
• Kiểm tra 
dấu, chữ 
kí của 
đơn vị, cá 
nhân có 
liên quan 
Hợp lý 
• Kiểm tra 
nội dung 
và số tiền 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.2/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
4. Xác lập quy trình và tổ chức luân 
chuyển CT, ghi sổ CT 
- Thông tin, số liệu trên CT là căn cứ để 
ghi sổ KT tổng hợp và chi tiết. 
28 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.3/Nội dung tổ chức chứng từ kế toán 
5. Tổ chức bảo quản, lưu trữ CT 
- CT thường được bảo quản tại KT phần 
hành. 
- Sử dụng lại CT: có sự đồng ý của KTT và thủ 
trưởng 
- Chỉ có cơ quan nhà nước mới có thẩm 
quyền tạm giữ, tịch thu hay niêm phong CT 
29 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.3 /Tổ chức hạch toán ban đầu một số 
chứng từ 
- Tổ chức CT về tiền mặt 
- Tổ chức CT về hàng tồn kho 
- Tổ chức CT bán hàng 
30 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.3/ Tổ chức hạch toán ban đầu một số 
chứng từ 
1/ Tổ chức CT tiền mặt 
- Phiếu thu 
- Phiếu chi 
- Giấy đề nghị thanh toán 
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng 
- Biên lai thu tiền 
- Bảng kiểm kê quỹ 
31 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2/ Tổ chức CT hàng tồn kho 
- Phiếu nhập kho 
- Phiếu xuất kho 
- Biên bản kiểm nghiệm 
- Thẻ kho 
- Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 
32 
2.3/Tổ chức hạch toán ban đầu một số 
chứng từ 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
2.3/Tổ chức hạch toán ban đầu một số 
chứng từ 
3/ Tổ chức CT bán hàng 
- Hóa đơn GTGT 
- Hóa đơn bán hàng 
33 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
Bài tập nhóm 
Yêu cầu: tổ chức chứng từ cho các nghiệp vụ 
sau: 
1/ Thu tiền từ bán hàng 
2/ Chi tiền mặt tạm ứng 
3/ Xuất kho NVL cho trực tiếp SX 
4/ Nhập kho NVL do mua ngoài 
5/ Xuất hóa đơn bán hàng 
34 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc 
Bài tập nhóm 
Gợi ý 
- Chứng từ nguồn 
- Chứng từ thực hiện 
- Số liên lập 
- Trình tự luân chuyển (luân chuyển và trách 
nhiệm từng cá nhân liên quan) 
35 
TCHTKT- ThS Hồ Thị Thanh Ngọc