Bài giảng Thông tin trong quản lý

Phần I: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 
Phần II: QUYẾT ĐỊNH QUẢN LÝ 
Phần I: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ 
I. Những vấn đ ề chung về thông tin 
1 . Quản lý là một dạng đ iều khiển 
- Chủ thể quản lý đư a ra quyết đ ịnh, tức là đư a ra thông tin đ iều khiển h ư ớng đ ối t ư ợng quản lý hoạt đ ộng theo sự đ iều khiển của chủ thể mục tiêu quản lý . 
 Thông tin đ iều khiển trong quản lý là sản phẩm của chủ thể quản lý, nhờ một quá trình xử lý và chế biến những thông tin nguyên liệu ban đ ầu 
2. Thông tin là hình thái vận đ ộng của vật chất 
 V.I. Lê Nin viết:” Mọi vật chất đ ều có thuộc tính họ hàng với cảm giác là thuộc tính phản ánh”. 
 Q uá trình phản ánh là quá trình nhận thức thế giới Vận đ ộng của thông tin đ ặc tr ư ng cho tính trật tự và tổ chức của vật chất, nó đ ối lập với tính ngẫu nhiên, bất đ ịnh. 
II. Thông tin quản lý 
 1. Khái niệm 
 Thông tin phục vụ quản lý Dữ liệu đư ợc xử lý, sắp xếp, diễn giải phục vụ cho công tác quản lý. 
 Thông tin quản lý là tập hợp tất cả những dữ liệu đ ã đư ợc xử lý, mã hoá, sắp xếp giúp nhà quản lý đư a ra các quyết đ ịnh quản lý. 
2. Vai trò của thông tin trong quản lý  
- Thông tin vừa là đ ối t ư ợng, vừa là sản phẩm lao đ ộng của nhà QL. 
- Thông tin là công cụ lao đ ộng của nhà QL: 
+ Thông tin là c ơ sở của công tác KHH. 
+ Thông tin là ph ươ ng tiện chỉ đ ạo của chủ thể quản lý 
- Thông tin là yếu tố bảo đ ảm cho ng ư ời thực hiện 
 Hình 2.1: Quá trình vận đ ộng của thông tin trong quản lý 
CTQL 
Đ TQL 
Fedback 
Thông tin môi tr ư ờng 
Nhiệm vụ, kế hoạch 
Mục tiêu 
Nhiễu 
 3. Đặc đ iểm của thông tin QL  
- TT không phải là vật chất nh ư ng luôn tồn tại trong vỏ vật chất, TT vừa mang tính khách quan, vừa mang tính chủ quan 
- TT không tự biến đ ổi, sự vật hiện t ư ợng mà nó phản ánh luôn biến đ ổi, TT không có khấu hao hữu hình nh ư ng có khấu hao vô hình 
- Nội dung TT không phản ánh đ ủ giá trị TT 
- Một nội dung TT có nhiều cách mã hoá 
4. Phân loại thông tin quản lý  
- Theo nguồn xuất xứ TT: TT bên trong; TT bên ngoài 
- Theo chức n ă ng thể hiện của TT: TT chỉ đ ạo; TT thực hiện 
- Theo ph ươ ng h ư ớng chuyển đ ộng của TT: TT dọc; TT ngang 
- Theo cách truyền tin:TT hệ thống; TT không hệ thống 
- Theo kênh phát TT:TT chính thức; TT không chính thức 
- Theo nội dung TT phản ánh: TT Chính phủ; TT quốc tế; TT kinh tế; TT phi kinh tế; 
5. Thông tin trong tổ chức 
+ 4 nhóm 
+ 5 loại mạng: 
- Mạng thông tin trực tuyến; 
- Mạng thông tin chữ Y; 
- Mạng thông tin bánh xe; 
- Mạng thông tin chu trình; 
- Mạng thông tin tổng hợp. 
 6. Một số nguyên lý quan trọng của thông tin trong tổ chức 
- Nguyên lý liên hệ ng ư ợc 
- Nguyên lý đ a dạng t ươ ng xứng 
- Phân cấp xử lý thông tin 
III. Hệ thống thông tin trong QL 1. Khái niệm  
2. Những nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin  
a. Nguyên tắc tài liệu xuất 
- Phải bảo đ ảm tránh đư ợc sai lệch trong quá trình truyền tin 
- Phải bảo đ ảm bí mật và an toàn trong quá trình truyền tin 
b. Nguyên tắc khối thông tin thống nhất 
c . Nguyên tắc chất l ư ợng thông tin: Tính tin cậy; tính đ ầy đ ủ, tổng hợp; tính thích hợp; tính tác nghiệp; tính kinh tế 
3. Nội dung hệ thống bảo đ ảm thông tin trong quản lý  
HTBĐTT trong QL là một quá trình liên tục, khép kín thông qua nhiều khâu: 
- Xác đ ịnh nhu cầu của thông tin 
- Tổ chức các nguồn thông tin 
- Thu nhập thông tin và nguồn truyền tin 
- Tổ chức hệ thống dịch vụ thông tin 
- Phân tích và xử lý thông tin 
- Tổ chức truyền tin 
IV. Ph ươ ng h ư ớng nâng cao chất l ư ợng thông tin quản lý ở n ư ớc ta 
- T ă ng c ư ờng hợp lý hóa và hiện đ ại hóa công nghệ thông tin. 
- Thông tin phải đ áp ứng yêu cầu tập trung thống nhất cả về mục tiêu, kế hoạch ở các cấp. 
- Thông tin quản lý phải h ư ớng vào phục vụ cho các c ơ quan lãnh đ ạo và quản lý. 
- Chú trọng thông tin ở các đơ n vị c ơ sở. 
- Sử dụng sự phản hồi 
 - Đ ơ n giản hóa ngôn ngữ 
- Sử dụng d ư luận. 
Phần II: QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ 
I. Khái quát về quyết đ ịnh QL 
1. Khái niệm 
	Quyết đ ịnh quản lý là sản phẩm của một quá trình thu thập, xử lý, phân tích thông tin và dựa vào đ ó đ ể tiến hành giải quyết các vấn đ ề trong tổ chức nhằm đ ạt đư ợc các mục tiêu của tổ chức. 
2. Vai trò của quyết đ ịnh trong QL 
-  Giai ñoaïn môùi trieån khai, chöa phaùt huy ñaày ñuû taùc duïng. 
-  Quyeát ñònh baét ñaàu phaùt huy taùc duïng. 
-  Quyeát ñònh phaùt huy taùc duïng ôû möùc cao nhaát. 
-  Quyeát ñònh baét ñaàu bò haïn cheá do taùc ñoäng cuûa moâi tröôøng beân ngoaøi. 
-  Giai ñoaïn quyeát ñònh theå hieän söï trì treä, kìm haõm söï phaùt trieån, ñoøi hoûi phaûi coù quyeát ñònh môùi. 
3. Đặc đ iểm quyết đ ịnh trong QL  
- Quyết đ ịnh quản lý mang tính t ư duy và t ươ ng lai 
- Quyết đ ịnh quản lý là sản phẩm riêng có của các nhà quản lý và các tập thể quản lý. 
- Phạm vi tác đ ộng của quyết đ ịnh quản lý luôn luôn lớn h ơ n hoặc bằng hai ng ư ời. 
- Quyết đ ịnh quản lý luôn gắn với những vấn đ ề của tổ chức. 
- Quyết đ ịnh quản lý liên quan trực tiếp đ ến quá trình thu nhận, xử lý thông tin và lựa chọn ph ươ ng tiện hoạt đ ộng. 
4. Phân loại quyết đ ịnh quản lý  
- Phaân chia theo thôøi gian 
- Phaân chia theo taàm quan troïng 
- Phaân chia theo phaïm vi ñieàu chænh cuûa quyeát ñònh 
- Phaân chia theo tính chaát cuûa quyeát ñònh 
- Phaân chia theo quy moâ nguoàn löïc söû duïng ñeå thöïc hieän quyeát ñònh 
- Phaân chia theo caáp quyeát ñònh 
- Phaân chia theo lónh vöïc hoaït ñoäng cuûa toå chöùc 
- Phaân chia theo toång hôïp caùc tieâu thöùc 
 5. Yêu cầu đ ối với quyết đ ịnh quản lý  
- Yeâu caàu veà tính hôïp phaùp 
- Yeâu caàu veà tính khoa hoïc 
- Yeâu caàu veà tính heä thoáng (thoáng nhaát) 
- Yeâu caàu veà tính toái öu 
- Yeâu caàu veà tính linh hoaït 
- Yeâu caàu veà tính cuï theå veà thôøi gian vaø ngöôøi thöïc hieän 
II. Quá trình ra quyết đ ịnh QL  
1. Điều kiện ra quyết đ ịnh 
-  Có vấn đ ề trong tổ chức. 
-  Nhận thức đư ợc vấn đ ề và thực tiễn đ òi hỏi. 
-  Có ham muốn đ ể giải quyết sự sai lệch giữa mong muốn và thực tiễn. 
-  Có đ ủ đ iều kiện đ ể giải quyết. 
-  Có đ ủ quyền lực đ ể giải quyết. 
2. Những yếu tố ảnh h ư ờng đ ến việc ra quyết đ ịnh  
-  Nhöõng yeáu toá khaùch quan 
-  Nhöõng yeáu toá chuû quan 
- N höõng yeáu toá mang tính chính trò 
-  Ñoä tin caäy cuûa thoâng tin vaø tình traïng thieáu hay ñuû thoâng tin tin caäy. 
-  Ñoä khoâng chaéc chaén, tin caäy hay ruûi ro coù theå xaûy ra. 
3. Quá trình ra quyết đ ịnh QL  
III. Quá trình thực hiện quyết đ ịnh  
IV. Ph ươ ng pháp ra quyết đ ịnh  
1. PP cá nhân ra quyết đ ịnh 
2. PP ra quyết đ ịnh tập thể: Kỹ thuật đ ộng não;kỹ thuật nhóm danh nghĩa; kỹ thuật Delphi. 
3. PP ra quyết đ ịnh bằng đ ịnh l ư ợng toán học. 
4. Các PP ra quyết đ ịnh trong đ iều kiện bất đ ịnh: PP cây quyết đ ịnh; PP phân tích đ ộ mạo hiểm;PP ngoại cảm.