Bài giảng Quản trị kinh doanh - Bài 4: Giao tiếp trong công tác quản lý lãnh đạo

BÀI 4 
GIAO TIẾP TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ LÃNH ĐẠO 
1. KHÁI NIỆM VỀ GIAO TIẾP TRONG QUẢN LÝ 
Định nghĩa : 
Góc độ thông tin: GT = quá trình trao đổi , truyền đạt thông tin 
Góc độ TLH: GT = Sự tiếp xúc tâm lý giữa người - người trong xã hội , nhằm trao đổi thông tin, tình cảm , hiểu biết ... tạo nên những ảnh hưởng tác động qua lại lẫn nhau . 
Là sự tiếp xúc tâm lý giữa người lãnh đạo với nhân viên nhằm trao đổi thông tin, nhiệm vụ , yêu cầu của tổ chức , qua đó gây ảnh hưởng tới người cấp dưới thực hiện nhiệm vụ . 
2. Đặc điểm của giao tiếp trong quản lý 
Mang tính chính thức , công việc . 
Mục đích , nhiệm vụ giao tiếp được xác định từ trước . 
Chủ thể giao tiếp có vị thế khác nhau , mang tính chất thứ bậc . 
Ngôn ngữ , uy tín , phong cách lãnh đạo đóng vai trò quyết định đến kết quả giao tiếp . 
3. Vai trò của giao tiếp trong quản lý . 
Là phương tiện truyền đạt các mệnh lệnh , nhiệm vụ ... tới cấp dưới . 
Là điều kiện quan trọng để thống nhất nhiệm vụ cho nhóm , cá nhân . 
Là phương tiện gây ảnh hưởng mạnh mẽ đến thái độ , tình cảm của cấp dưới đối với công việc và tổ chức . 
Là phương tiện tạo ra những giá trị văn hoá ứng xử , định hướng hoạt động của các thành viên . 
4. Các phương tiện giao tiếp 
Phương tiện vật chất 
Vật phẩm , quà tặng  
Phương tiện ký hiệu , tín hiệu 
Giao tiếp qua nét mặt 
Sắc mặt 
Ánh mắt 
Nụ cười 
Giao tiếp qua tư thế 
Đứng 
Ngồi 
Phương tiện ngôn ngữ 
Ngôn ngữ nói 
Độc thoại 
Ngắn gọn , súc tích , thực tế 
Đối thoại 
Giản dị , dễ hiểu , 
Hành vi cử chỉ phù hợp 
Âm điệu , cường độ 
Ngôn ngữ viết 
Cách trình bày , kiểu chữ , các điểm nhấn  
5. Các nguyên tắc trong giao tiếp 
Hài hoà các lợi ích . 
Tôn trọng các quy tắc , quy định tổ chức , pháp luật 
Tôn trọng đối tác , cấp dưới . 
Hiểu được tâm lý và mong muốn của đối tác . 
Có chuẩn mực , có văn hoá . 
6. Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong quản lý 
 Các yếu tố khách quan ảnh hưởng tới quá trình giao tiếp 
Trình độ 
Địa điểm 
Giao tiếp 
Đặc thù 
Công việc 
Văn hóa 
Phương 
 ngữ 
Quá trình giao tiếp 
Yếu tố khách quan 
Mối quan hệ 
Quyền hạn 
7. Mạng giao tiếp trong tổ chức 
B 
D 
C 
E 
A 
Mạng bánh lái 
7. Mạng giao tiếp trong tổ chức 
B 
D 
C 
E 
A 
Mạng chữ y 
7. Mạng giao tiếp trong tổ chức 
B 
D 
C 
E 
A 
Mạng mạng xảy ra đồng thời 
7. Mạng giao tiếp trong tổ chức 
B 
D 
C 
E 
A 
Mạng xích 
7. Mạng giao tiếp trong tổ chức 
B 
D 
C 
E 
A 
Mạng tròn 
Ưu, nhược điểm của các mạng giao tiếp: 
Mạng trung tâm (y, bánh lái): 
Thông tin thông qua 1 cá nhân => độ chính xác cao, tốc độ chuyền chậm, cá nhân cảm thấy mình kém quan trọng, gây ức chế; phù hợp phong cách độc đoán 
Mạng phân truyền (xích, tròn, đồng thời): 
Các thành viên được giao tiếp, không có vai trò trung tâm 
Thông tin được lưu truyền nhanh chóng, hiệu quả công việc tăng lên. 
8. Một số nguyên tắc giao tiếp trong quản lý 
Nguyên tắc trọn vẹn : 
 Có đầy đủ tất cả các thông tin mà ta muốn truyền đạt . 
Nguyên tắc xúc tích : 
 Thông tin truyền đạt cần ngắn gọn , rõ ràng , nêu bật được ý quan trọng . 
Nguyên tắc thận trọng : 
 Thông tin cần chú ý cách xưng hô và nhấn mạnh đến những sự kiện vui vẽ tích cực . 
Nguyên tắc cụ thể : 
 Giao tiếp cụ thể là phải rõ ràng , dứt khoát , sinh động . 
Nguyên tắc rõ ràng : 
 Thông tin giao tiếp cần sử dụng từ ngữ ngắn gọn phổ biến , thông dụng để người nhận hiểu được điều ta muốn truyền đạt . 
Nguyên tắc lịch sự : 
 Thông điệp lịch sự giúp củng cố thêm mối quan hệ trong kinh doanh , cũng như có thêm những người bạn mới . Nó xuất phát từ thái độ chân tình . 
Nguyên tắc chính xác : 
Thông tin cần được kiểm tra kĩ các con số , dữ kiện và từ ngữ ngắn gọn . 
9. Các kỹ năng giao tiếp của người lãnh đạo 
1. Khái niệm : 
Là khả năng nhận biết , phán đóan , sử dụng các phương tiện giao tiếp để định hướng giao tiếp 
Các nhóm kỹ năng giao tiếp : 
Nhóm kỹ năng định hướng : ( hình thức , động tác , ngôn ngữ , lời nòi , cử chỉ , điệu bộ , sắc thái tình cảm ) 
Nhóm kỹ năng định vị : 
A=B ( thông tin ngang nhau ) cởi mở thóai mái 
A>B (A thông tin nhiều hơn B). Kẻ cả , bề trên 
A<B (A ít thông tin hơn B) rụt rè , sợ , ít nói 
Nhóm kỹ năng điều khiển quá trình giao tiếp : tạo sức hút , lôi cuốn , tập trung 
2. kỹ năng giao tiếp 
	2. 1. Kỹ năng nói . 
a) Giao tiếp bằng ngôn ngữ nói trực tiếp . 
Nguyên nhân nói không có hiệu quả : 
Thiếu bố cục 
Thiếu minh họa 
Nhiều 
Âm lượng 
Giọng 
Thói quen 
Thiếu lắng nghe 
Để nói có hiệu quả cần chú ý: 
Chuẩn bị trước . 
Tạo được một sự chú ý của người nghe 
Nói một cách rõ ràng và đủ nghe . 
Sử dụng những từ và thành ngữ thông dụng . 
Giọng điệu phù hợp với hoàn cảnh tình huống 
Th ường xuyên phản hồi 
b). Giao tiếp phi ngôn ngữ 
Là quá trình con người sử dụng nét mặt , nụ cười , ánh mắt , cử chỉ , điệu bộ diện mạo để thể hiện thái độ , xúc cảm và phản ứng của con người 
B.1. thành phần của giao tiếp phi ngôn ngữ 
Thân thể . 
Tư thế : 
Tạo nên ấn tượng đầu