Bài giảng Quản trị học - Chương 5: Chức năng tổ chức - Đỗ Văn Thắng

65 
5.1.Về khái niệm: Tổ chức là một trong những 
chức năng của quản trị, nếu không tổ chức tốt 
thì mọi công tác hoạch định, chiến lược, kế 
hoạch, giải pháp đều vô nghĩa; bởi: 
Tổ chức là: những hoạt động thành lập, phân 
tách, hợp nhất, phân cấp, phân quyền, giao 
nhiệm vụ cho những đơn vị, bộ phận, cá nhân 
trong cơ quan, đơn vị. 
Hoạt động tổ chức gồm 3 lĩnh vực liên quan 
chặt chẽ với nhau, là: 
- Tổ chức bộ máy; 
- Tổ chức công việc; 
- Tổ chức nhân sự. 
Chương 5: Chức năng tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
66 
Tổ chức luôn đóng vai trò trọng yếu trong 
quản trị, vai trò của tố chức thể hiện những 
điểm sau: 
 Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch được triển 
khai vào thực tế; 
 Nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc, 
giảm thiểu sai sót trong thực hiện nhiệm vụ; 
 Tạo sự gắn kết của hệ thống trong thực hiện 
các mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ và những 
tác nghiệp cụ thể; 
 Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị; 
 Tạo cơ chế vận hành hoạt động của đơn vị. 
5.2. Vai trò của tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
67 
Khi thực hiện các chức năng tổ chức, nhà quản 
trị cần dựa vào những vấn đề khoa họa: 
 Xác định tầm hạn kiểm soát: Chỉ số lượng bộ 
phận hay nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có 
thể điều khiển, tầm hạn phải phù hợp với năng 
lực quản trị. 
 Xác định quyền hành trong quản trị: Là xác 
định năng lực cho phép tổ chức, nhà quản trị yêu 
cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của 
mình, quyền hành là nguồn gốc, là công cụ quan 
trọng. 
 Phân cấp, phân quyền để tạo thành hệ thống 
gắn kết trong quản trị. 
5.3. Những vấn đề khoa học trong 
công tác tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
68 
Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các 
bộ phận khác nhau được phân công và có 
những trách nhiệm, quyền hạn cụ thể, có mối 
liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo 
theo các cấp quản trị nhằm thực hiện chức 
quản trị và mục tiêu chung của tổ chức. 
Cơ cấu tổ chức hoàn thiện, phù hợp thì công 
việc quản trị hiệu quả và đảm bảo việc thực 
hiệu mục tiêu tốt. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức 
cồng kềnh, nhiều tầng lớp trung gian, thiết kế 
nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi không tương 
ứng, phù hợp dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả, 
thậm chí gây xung đột. 
5.4. Xây dựng cơ cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
69 
Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần dựa trên: 
 Mục tiêu và chiến lược phát triển; 
 Căn cứ vào qui mô và đặc điểm hoạt động; 
 Tính toán tác động môi trường vi và vĩ mô; 
 Phải phù hợp với công nghệ áp dụng; 
 Phải dự trên các nguồn lực, đặc biệt là 
nguồn nhân lực và tài chính của tổ chức; 
 Phải tuân thủ nghiêm túc các tiến trình chức 
năng của tổ chức, như: phân tích công việc, 
phân chia công việc, quy trình hoạt động, 
thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cá 
nhân thành một thể thống nhất. 
 Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
70 
 Nguyên tắc cơ cấu tổ chức gắn mục tiêu; 
 Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (mỗi thành viên 
chỉ nhận mệnh lệnh và báo cáo cho nhà quản trị 
trực tiếp); 
 Nguyên tắc đảm bảo hiệu quả (bộ máy xây 
dựng gọn nhẹ, tiết kiệm mọi nguồn lực, nhưng 
thực hiện mục tiêu tốt nhất); 
 Nguyên tắc cân đối (cân đối giữa trách nhiệm, 
quyền hạn, quyền lợi, giữa các bộ phận, các cá 
nhân); 
 Nguyên tắc linh hoạt (ứng phó mọi thay đổi); 
 Nguyên tắc an toàn và tin cậy. 
5.5. Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
71 
 Xác định số lượng các bộ phận, phân hệ phải 
phù hợp với thực tế và đảm bảo yêu cầu hoạt 
động, khả năng thích nghi; 
 Xác định rõ ràng phạm vi, trách nhiệm và 
quyền hạn các bộ phận, phân hệ, tránh chồng 
chéo trong thông tin và giải quyết công việc; 
 Mỗi bộ phận, mỗi phân hệ đảm bảo nhận một 
hay một số nhiệm vụ, không để tình trạng một 
nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết; 
 Xác định chính xác luồng thông tin dọc và 
ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phối hợp, nhịp 
nhàng cân đối giữa các cá nhân, bộ phân. 
6.6. Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
72 
Hiện nay tồn tại 2 quan điểm thiết kế tổ chức là 
quan điểm cổ điển (mô hình cơ giới) và quan 
điểm hiện đại (quan điểm hữu cơ). 
Quan điểm cổ điển chú trọng tính chính thức và 
hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng, hoạt động 
dựa vào thông tin chính thức. Còn quan điểm 
hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải 
quyết tình huống; chú trọng phân quyền và phi 
tập trung hóa, nên linh động. Tuy nhiên, các 
quan điểm đều thực hiện phân chia theo các 
cách: Theo tầm hạn quản trị, phân chia theo thời 
gian, phân chia theo chức năng, phân chia theo 
địa lý, phân chia theo sản phẩm 
 
5.7. Các quan điểm thiết kế tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
73 
Thường thiết kế cơ cấu tổ chức theo 3 giai đoạn: 
 Giai đoạn phân tích: Đây giai đoạn quan trọng 
quyết định chất lượng tổ chức. Giai đoạn này 
phân tích, tổng hợp các mối liên hệ mục tiêu và 
mô hình đáp ứng, từ đó là rõ nhiệm vụ, giới hạn 
công việc xác định cơ cấu tổ chức, thẩm quyền. 
 Giai đoạn thiết kế: Là chi tiết hóa các phân 
tích và tính toán các thông số cần thiết cho các 
bộ phận; xây dựng qui chế, nguyên tắc, quy tắc 
hoạt động, phân công, phân quyền, định biên. 
 Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chính thức 
ban hành mô hình, bổ nhiệm các chức vụ quản 
lý, tiến hành phân công nhiệm vụ. 
5.8. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
74 
Có một số mô hình tổ chức cơ bản, như: 
5.9. Các mô hình cơ cấu tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
75 
Mô hình trực tuyến yêu cầu mỗi cấp chỉ có 1 
thủ trưởng, cơ cấu thiết lập theo chiều dọc. 
Ưu điểm: 
- Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng, 
- Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ, 
- Trách nhiệm rõ ràng. 
Nhược điểm: 
- Không chuyên môn hóa, nhà quản trị phải có 
kiến thức toàn diện, 
- Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ, 
- Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng, chuyên 
quyền, độc đoán. 
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
76 
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
77 
Mô hình sử dụng các bộ phận được chuyên môn 
hóa theo chức năng gọi là phòng, ban, người 
lãnh đạo thông qua đó để điều hành. 
Ưu điểm: 
Cơ cấu sử dụng được chuyên gia giỏi, 
 Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức 
toàn diện, 
 Dễ đào tạo và tìm nhà quản trị. 
Nhược điểm: 
 Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng, 
 Chế độ trách nhiệm không rõ ràng, dễ đổ thừa, 
 Phối hợp lãnh đạo và phòng ban khó khăn. 
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
78 
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
79 
Đây là kiểu mô hình kết hợp trực tuyến và chức 
năng 
Ưu điểm: 
 Có những ưu điểm của mô hình trực tuyến và 
chức năng, 
 Tạo điều kiện nhà quản trị trẻ, 
 Phát huy khả năng nhân sự tổ chức. 
Nhược điểm: 
 Nhiều tranh luận xảy ra, 
 Hạn chế kiến thức chuyên môn, 
 Dễ xảy ra xung đột dọc (trực tuyến) với chức 
năng. 
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
80 
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
81 
Tổ chức chia theo ma trận (dự án, đề án), cho 
phép thực hiện một lúc nhiều nhiệm vụ, mỗi 
thành viên gắn với 1 đề án cụ thể 
Ưu điểm: 
Linh động, ít tốn kém, tinh gọn bộ máy, 
Sử dụng các nguồn lực hiệu quả, 
 Việc thành lập, giải thể dễ dàng. 
Nhược điểm: 
 Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và 
các bộ phận, 
 Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh 
hưởng lớn, 
Yêu cầu nhà quản trị có trình độ cao. 
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
82 
 Khái niệm quyền lực: Quyền lực trong tổ chức là 
mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một 
người thông qua việc trao cho họ quyền ra các 
quyết định hay đưa ra mệnh lệnh, chỉ thị. Quyền 
lực tạo ra từ vị trí, cấp độ của nhà quản trị. 
 Khái niệm phân quyền: Là phân tán các quyền ra 
quyết định cho những bộ phận, người quản trị 
khác nhau. Trong tổ chức bao giờ cũng có sự phân 
quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt 
đối. 
Mức độ phân quyền phụ thuộc: Số lượng các 
quyết định, mô hình cơ cấu tổ chức, phong cách 
và nghệ thuật của nhà quản trị 
5.10. Sự phân quyền tổ chức 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
83 
Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người 
khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện 
một hoặc một số nhiệm vụ nhất định. 
Nhà quản trị dù tài giỏi đến đâu cũng không 
thể tự làm được mọi việc; mặt khác cơ cấu tổ 
chức nào cũng tạo thành một hệ thống phân 
chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực 
hiện mục tiêu của tổ chức, nên việc ủy quyền là 
tất yếu. Tuy nhiên, mức độ ủy quyền và cách 
thức ủy quyền có khác nhau tùy thuộc vào cơ 
cấu tổ chức, năng lực, phong cách, nghệ thuật 
của nhà quản trị. 
5.11. Ủy quyền 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
84 
 Xác định kết quả mong muốn, 
 Giao nhiệm vụ, 
 Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ, 
Kiểm soát, theo dõi. 
 Trong thực tế các bước tiến hành ủy quyền 
không tách rời nhau. Việc ủy quyền có thể 
cụ thể bằng văn bản, cũng có thể bằng 
miệng; nhưng phải rõ ràng, cụ thể. Trừ 
những trường hợp đặc biệt, khẩn cấp, còn lại 
việc ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản. 
 Quá trình ủy quyền 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
85 
Việc ủy quyền cần thực hiện theo nguyên tắc: 
 Người được ủy quyền phải là cấp dưới trực 
tiếp thực hiện công việc đó; 
 Sự ủy quyền không làm mất hay thu nhỏ 
trách nhiệm người ủy quyền; 
 Quyền lợi và nghĩa vụ người ủy quyền và 
người được ủy quyền gắn kết với nhau; 
 Nội dung, giới hạn ủy quyền phải xác định; 
 Ủy quyền phải tự giác, không được áp đặt; 
 Người được ủy quyền phải có đủ thông tin 
trước khi thực hiện; 
 Đảm bảo có sự kiểm tra, giám sát. 
 Nguyên tắc ủy quyền 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
86 
Sự ủy quyền trong quản trị thường gặp trở ngại 
• Tâm lý lo sơ cấp dưới không hoàn thành 
nhiệm vụ; 
• Sợ cấp dưới thực hiện tốt hơn mình làm giảm 
uy tín của mình; 
• Những khó khăn do cơ chế không xác định rõ 
ràng quyền và trách nhiệm. 
Tóm lại, Nhà quản trị phải ủy quyền một cách 
phù hợp để giải phóng công việc sự vụ, sự 
việc, nhằm tập trung giải quyết những nhiệm 
vụ quan trọng, phức tạp của tổ chức, tránh ôm 
đồm dẫn không hoàn thành việc lớn. 
 Những trở ngại trong việc ủy quyền 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 
87 
5 
5 
5.12. Thảo luận, ôn tập 
Tác giả: Đỗ Văn Thắng,