Bài giảng Quản lý học - Chương 5: Chức năng lập kế hoạch - Nguyễn Quang Huy

 CHƯƠNG 5 
 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)
 Lập kế hoạch
 Lập kế hoạch là quá trình xác định mục tiêu và lựa chọn
 phương thức để thực hiện các mục tiêu đó.
 Lập kế hoạch là việc định ra những công việc dự định làm
 trong thời gian nhất định với cách thức, trình tự và thời hạn
 tiến hành.
 Lập kế hoạch liên quan tới việc phân tích các thông tin quá
 khứ, hiện tại và dự báo tương lai của tổ chức và môi trường.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 1
 CHƯƠNG 5
 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)
 VD: Lập kế hoạch SX trong tháng của 1 doanh nghiệp
  Đó là việc xác định những công việc phải làm trong
 tháng
  Liên quan đến việc phân tích năng lực sản xuất hiện
 có, đơn đặt hàng hiện có
  Liên quan đến dự báo khi đặt ra mục tiêu về số lượng,
 chất lượng, mẫu mã SP, dự báo về đơn hàng trong
 tháng,
 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 2
 Vai trò của lập kế hoạch
 Bạn thử hình dung một bộ phận sản xuất gồm 20 công nhân hoạt
 động không có kế hoạch?
  Các công việc được tiến hành không khoa học, không có trình tự
  Có những thời điểm công nhân bị quá tải công việc, có thời điểm
 công nhân không có việc để làm
  Đang sản xuất phát sinh thiếu vật tư, thiếu vốn
  Khó phối hợp công việc giữa các nhóm công nhân
  Nhà quản lý khó điều hành hoạt động
  Công việc trở lên lộn xộn khi có những biến động (đơn hàng tăng
 lên, làm thêm 1 dự án mới, công nhân xin nghỉ ốm,)
  Khó kiểm soát tiến độ hoàn thành công việc
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 3
 Vai trò của lập kế hoạch
 Vai trò định hướng của lập kế hoạch trong quản lý
 thông qua mục tiêu
  Kế hoạch sản xuất tháng/quý/năm => Định hướng cho bộ
 phận sản xuất trong từng giai đoạn tháng/quý/năm
  Chiến lược sản xuất => Định hướng trong dài hạn cho bộ
 phận sản xuất.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 4
 Vai trò của lập kế hoạch
 Vai trò phối hợp các hoạt động, tạo khả năng điều
 hành tác nghiệp của nhà quản lý
  Liệt kê các công việc, các hoạt động cần thiết để thực hiện
 mục tiêu
  Sắp xếp một cách khoa học các công việc, phân bổ nguồn
 lực một cách hợp lý để thực hiện mục tiêu => tránh sự manh
 mún, lãng phí, kém hiệu quả
  Là căn cứ cho việc điều hành tác nghiệp (Ai, phải làm gì, thời
 gian nào)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 5
 Vai trò của lập kế hoạch
 Lập kế hoạch giúp tổ chức đối phó một cách hiệu quả với những
 thay đổi trong tổ chức và ngoài môi trường
  Các hoạt động trong tổ chức và đảm bảo tính hướng đích khi thực
 hiện các mục tiêu theo kế hoạch
  Có thể điều chỉnh kế hoạch khi có những thay đổi từ bên trong và
 bên ngoài tổ chức
  VD: Đơn đặt hàng tăng lên: căn cứ trên kế hoạch=> điều chỉnh
 nguồn lực thực hiện (Máy móc, thiết bị, nhân công, vốn,..)
  VD: Nhân viên xin nghỉ việc đột xuất=>điều chỉnh tăng ca, tuyển
 thêm LĐ thời vụ,
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 6
 Vai trò của lập kế hoạch
 Lập kế hoạch là căn cứ cho hoạt động kiểm tra
  Kiểm tra tiến độ thực hiện
  Kiểm tra nguồn lực thực hiện
  Kiểm tra việc thực hiện của nhân viên
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 7
 CHƯƠNG 5
 CHỨC NĂNG LẬP KẾ HOẠCH (PLANNING)
 Kết quả của việc lập kế hoạch là bản kế hoạch. Bản
 kế hoạch là tổng thể các mục tiêu, các giải
 pháp và công cụ để đạt được mục tiêu cho một
 tổ chức hoặc một hệ thống nhất định
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 8
 Câu hỏi thuyết trình nhóm
 Nêu tên 1 tổ chức mà bạn quan tâm?
 Hãy nêu tên 1 kế hoạch mà bạn quan tâm? (kế hoạch của tổ
 chức đó hoặc 1 phân hệ, 1 bộ phận của tổ chức đó)
 Hãy xác định những nội dung cốt yếu của kế hoạch đó: các mục
 tiêu (cụ thể hoá thông qua chỉ tiêu); cách thức để thực hiện mục
 tiêu ( giải pháp cơ bản của mục tiêu)
 Sử dụng quy trình lập KH và một số mô hình phù hợp để phản
 ánh hoạt động cần tiến hành nhằm có được KH kể trên. (sử
 dụng cách tiếp cận chuẩn tắc: ai làm bằng nguồn lực nào?)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 9
 Các bộ phận của bản kế hoạch
 Mục tiêu: xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý
 mong muốn (kỳ vọng) đạt được. Các mục tiêu này có thể được
 thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, có
 thể là những mong muốn của nhà quản lý; cũng có thể là những
 sức ép từ phía xã hội hoặc những biến động của môi trường đặt
 ra những thách thức đối với nhà quản lý.
 Mục tiêu có thể là định tính hoặc định lượng (các chỉ tiêu)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 10
 Các bộ phận của bản kế hoạch
 Các giải pháp: xác định những hành động chủ yếu sẽ thực hiện
 để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
 Nguồn lực: là những phương tiện mà tổ chức sử dụng để thực
 hiện mục tiêu. Bất kì tổ chức nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ
 chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các
 loại nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình. Các
 nguồn lực gồm:
  Các nguồn lực hữu hình (vật tư, nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị,
 các nguồn lực vật chất..)
  Các nguồn lực vô hình (trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ...)
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 11
 Mẫu 1 bản kế hoạch tác nghiệp
 Trách nhiệm thực Thời gian thực 
 Nguồn lực cần thiết Rủi ro
 hiện hiện
 Cơ 
 Nhiệm 
 chế 
 Mục vụ phải 
 báo 
 tiêu/ thực hiện 
 cáo/
 Trách Trách Cách 
Chỉ tiêu (hoạt Bắt Kết Rủi 
 nhiệm nhiệm giám khắc 
 động) đầu thúc ro
 chính hỗ trợ sát phục
 Tài chính Tài lực Nhân
 Nguyên liệu Nguyên vật
 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 12
 Ví dụ 
về sơ đồ ngang trong lập kế hoạch và kiểm tra
 Thời gian (tuần)
 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
 X1
 X2
 X3
 X4
 X5
 X6
 X7
 X8
 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 13
 Hệ thống kế hoạch trong tổ chức
 Theo thời gian:
  Kế hoạch ngắn hạn: <= 1 năm
  Kế hoạch trung hạn: 1-5 năm
  Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm
 Theo cấp của kế hoạch
  Kế hoạch chiến lược: xác định mục tiêu tổng thể cho tổ chức
  Kế hoạch tác nghiệp: cụ thể hóa KH chiến lược thành các KH tuần,
 tháng, quý, năm, KH vật tư, KH nhân công, KH NVL,
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 14
 Theo cấp của kế hoạch
 KH chiến lược KH tác nghiệp
Thời gian Từ 2-3 năm trở lên Dưới 1 năm
Phạm vi ảnh hưởng Phạm vi rộng, thường liên quan đến Phạm vi hẹp, trong 1 mảng
 toàn bộ tổ chức hoạt động hoặc 1 bộ
 phận của tổ chức
Mức độ cụ thể Mục tiêu thường mang tính định tính, Mục tiêu mang tính định lượng,
 không cụ thể cụ thể, chi tiết
Mối quan hệ Liên quan đến mối quan hệ của tổ Chủ yếu liên quan đến mối
 chức với bên ngoài quan hệ giữa các bộ
 phận và cá nhân trong tổ
 chức
Cấp LKH HĐQT và nhà quản lý cấp cao Nhà quản lý cấp trung và cấp
 cơ sở
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 15
 Theo hình thức thể hiện
 Chiến lược: là tổng thể các quan điểm, tư tưởng, các giải
 pháp và công cụ để thực hiện các mục tiêu tổng thể của tổ
 chức
 Chính sách: là quan điểm, phương hướng, cách thức
 chung để ra quyết định trong phạm vi nào đó của tổ chức.
  VD: Chính sách tuyển dụng, chính sách đào tạo và phát triển
 nguồn nhân lực, chính sách tạo động lực
 14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 16
 Theo hình thức thể hiện
 Thủ tục: là hướng dẫn chuỗi hành động theo thời gian. Đó là loại
 hình kế hoạch thiết lập phương pháp cần thiết cho việc điều
 hành hoạt động.
 Quy tắc: là loại hình kế hoạch giải thích rõ việc được làm –
 không được làm.
 Chương trình: là tổng thể các chính sách, các thủ tục, các quy
 tắc, các công việc cần thực hiện, các nguồn lực thực hiện theo
 không gian và thời gian
 Ngân quỹ
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 17
 Cách tiếp cận lập kế hoạch
 Lập kế hoạch từ trên xuống: Nhà quản lý cấp cao lập kế
 hoạch trước. Các nhà quản lý cấp dưới lập kế hoạch trên
 cơ sở kế hoạch của cấp trên
 Ưu điểm:
  Tính thống nhất trong hệ thống kế hoạch
  Giữ được định hướng và mục tiêu của tổ chức
  Củng cố vai trò của cấp trên đối với cấp dưới
 Nhược điểm:
  KH ko sát với thực tế
  Cấp dưới thụ động, ít sáng tạo
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 18
 Cách tiếp cận lập kế hoạch
 Lập kế hoạch từ dưới lên: Nhà quản lý cấp cơ sở lập kế hoạch
 trước. Nhà quản lý cấp trên lập kế hoạch trên cơ sở kế hoạch
 của cấp dưới gửi lên.
 Ưu điểm:
  KH sát với thực tế => khả thi
  Phát huy được tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới
 Nhược điểm:
  Không thống nhất trong hệ thống kế hoạch
  Khó giữ được định hướng và mục tiêu chung của tổ chức
  Giảm vai trò điều tiết của cấp trên đối với cấp dưới.
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 19
 Quy trình lập kế hoạch
 Phân tích 
 môi trường 
 Phân tích 
 mục tiêu 
 Xây dựng 
 phương án 
 Đánh giá lựa chọn phương 
 án tối ưu 
 Kế hoạch 
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 20
14/04/2014 Th.S Nguyễn Quang Huy 21