Bài giảng Quản lý đại cương - Chương 9: Thông tin trong quản lý - Tạ Thị Bích Ngọc

 CHƯƠNG 9
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
 ThS Tạ Thị Bích Ngọc
 KHQLDC
 Nội dung bài học
 9.1 Khái niệm thông tin và thông tin quản lý
 9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý
 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý
 9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý
 9.1.4 Phân loại thông tin quản lý
 9.2 Quá trình thông tin trong quản lý
 9.2.1 Quá trình thông tin cho việc xây dựng QĐQL
 9.2.2 Quá trình thông tin triển khai thực hiện QĐQL
 9.2.3 Quá trình thông tin kiểm tra đánh giá việc thực hiện QĐQL
 9.3 Trở ngại của quá trình TT và yêu cầu sử dụng TT trong QL
 9.3.1 Những trở ngại của quá trình thông tin trong quản lý
 9.3.2 Những yêu cầu sử dụng thông tin trong quản lý
2 KHQLDC
 Dữ liệu và Thông tin
 • Dữ liệu là tất cả những chi tiết liên quan đến các sự vật,
 hiện tượng mà ta có thể quan sát và ghi nhận được
 dưới các dạng thức khác nhau.
 • Thông tin là các dữ liệu đã được tổ chức, xử lý có mục
 đích
 Nhiều dữ liệu nhưng vẫn  “đói” thông tin
3 KHQLDC
 Định nghĩa THÔNG TIN
 • Thông tin là tất cả những gì
 có thể giúp cho
 Con người
 hiểu được về
 Đối tượng
 mà mình quan tâm
4 KHQLDC
 9.1.1 Định nghĩa thông tin và thông tin quản lý
 • Thông tin là những tri thức được sử dụng để định
 hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì
 tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống.
 • Thông tin quản lý là hệ thống tri thức được thu thập và
 xử lý để phục vụ cho việc ban hành, tổ chức thực hiện
 và kiểm tra đánh giá quyết định quản lý.
5 KHQLDC
 Nội hàm khái niệm thông tin quản lý
 • Hệ thống tri thức
 • Được thu thập và xử lý
 • Để phục vụ cho
 – ban hành
 – tổ chức thực hiện
 – kiểm tra đánh giá quyết định quản lý
6 KHQLDC
 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (1)
 • Thông tin không phải là vật chất nhưng tồn tại
 nhờ “vỏ vật chất”
 – Tức là vật mang thông tin (tài liệu, sách báo, tivi)
 – Cùng một vật mang thông tin nhưng người nhận tin
 có được những giá trị khác nhau
7 KHQLDC
 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (2)
 • Thông tin trong quản lý có số lượng lớn
 – vì tính chất đa dạng và phong phú của hoạt động
 quản lý
 – bởi vậy, mỗi chủ thể quản lý, mỗi tổ chức đều có thể
 trở thành một trung tâm thu phát thông tin
8 KHQLDC
 Một quan niệm phân cấp quản lý
 Xác định các mục tiêu chiến 
 lược, đường lối, chính sách
 Cấp cao Xác định nhiệm vụ cụ thể 
 cần làm, thực hiện các mục 
 tiêu cấp quản lý lãnh đạo
 Cấp trung
 Gắn với điều hành công 
 việc hàng ngày của 
 Cấp thấp phòng ,tổ phân xưởng
 Đối tượng quản lý
9 KHQLDC
 Tháp thông tin trong quản lý
 Từ Bi, Quang Minh 
 Møc ®é tinh vi cña và Trí Tuệ (Kindness, 
 Minh
 xö lý th«ng tin Clarity and Insigh) 
 triết
 (nghÜa réng)
 Tri thức hiện (explicit)
 Tri thức
 Tri thức ngầm (tacit) 
 Thông tin
 Dữ liệu
10 KHQLDC
 Các cấp độ xử lý thông tin
 Tr¶i nghiÖm 
 Đóc kÕt
 TÝch luü, Minh
 VËn dông, TriÕt
 Suy xÐt
 Ph©n tÝch TrÝ tuÖ
 Tæng hîp
 So s¸nh Tri
 Lùa chän Thøc
 S¾p xÕp
 Th«ng
 tin
 DỮ
 liÖu
11 KHQLDC
 Phân loại hệ thống thông tin
 Các kiểu hệ thông tin:
 • Tổ chức và hệ thông tin chia thành 4 mức
 • 6 lĩnh vực chức năng
12 KHQLDC
 Nhu 
 cầu 
 thông 
 tin của 
 các 
 cấp 
 quản lí
13 KHQLDC
 Các hệ thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lí
14 KHQLDC
 9.1.3 Vai trò của thông tin trong quản lý 
 • Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
 • Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
 • Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
 • Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
15 KHQLDC
 9.1.2 Đặc trưng của thông tin quản lý (3)
 • Thông tin trong quản lý phản ánh trật tự và cấp
 bậc của quản lý
 – Tồn tại các cấp quản lý khác nhau trong tổ chức
 – Không có sự bình đẳng tuyệt đối trong tiếp nhận, xử
 lý và sử dụng thông tin của các cấp quản lý và của các
 thành viên trong tổ chức
16 KHQLDC
 Vai trò trong việc lập kế hoạch và ra quyết định
 • Giúp nhà quản lý:
 – Nhận thức vấn đề cần phải lập kế hoạch và ra quyết định
 – Xác định cơ hội cũng như thách thức đối với tổ chức
 – Xác lập tiền đề khoa học cần thiết để xây dựng mục tiêu
 – Lựa chọn các phương án để thực hiện quyết định quản lý
17 KHQLDC
 Vai trò của thông tin trong công tác tổ chức
 • Giúp nhà quản lý:
 – Nhận thức về thiết kế mô hình cơ cấu tổ chức, phân công phân
 nhiệm và giao quyền
 – Cung cấp dữ liệu cần thiết về nhân lực, vật lực và tài lực
 – Xây dựng các phương án để bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân lực
 và phân bổ các nguồn lực khác
 – Giải quyết các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức
18 KHQLDC
 Vai trò của thông tin trong công tác lãnh đạo
 • Giúp nhà quản lý:
 – Nhận thức động cơ thúc đẩy nhân viên
 – Cung cấp các dữ liệu để làm cơ sở cho việc xây dựng nội quy,
 quy chế và chính sách của tổ chức
 – Lựa chọn các phương pháp và phong cách quản lý hiệu quả
19 KHQLDC
 Vai trò của thông tin trong công tác kiểm tra
 • Giúp nhà quản lý:
 – Nhận thức vấn đề cần phải kiểm tra
 – Cung cấp dữ liệu cho việc xây dựng các tiêu chuẩn
 – Xây dựng các phương án để đo lường và các giải pháp sửa
 chữa sai lầm của chủ thể
20 KHQLDC
 Như vậy
 Là mạch máu liên kết toàn bộ các yếu
 1 tố của hệ thống quản lý
 Duy trì
 Là nhân tố không thể thiếu để ban
 và 
 hành, tổ chức thực hiện và kiểm
 phát triển 2
 tra đánh giá các QĐQL
 tổ chức
 3 Là cầu nối giữa tổ chức với môi trường
21 KHQLDC
 9.1.3. Phân loại thông tin
22 KHQLDC
 Căn cứ vào mức độ xử lý thông tin
 Thông tin
 trung gian
23 KHQLDC
 Căn cứ vào mức độ phản ánh của thông tin 
 Thông tin bộ phận
 Thông tin tổng thể
24 KHQLDC
 Căn cứ vào tính pháp lý của thông tin
 Thông tin Thông tin
 chính thức phi chính thức
25 KHQLDC
 Căn cứ vào các yếu tố của quá trình thông tin
 Thông tin phục vụ cho việc 
 tổ chức thực hiện quyết định
 Thông tin Thông tin
 phục vụ cho việc phục vụ cho việc
 ban hành kiểm tra đánh giá
 quyết định quyết định
26 KHQLDC
 Căn cứ vào hình thức của thông tin
 Thông tin văn bản Thông tin bằng lời nói
 Thông tin bằng phương tiện khác
27 KHQLDC
 Căn cứ vào cách thức truyền tải thông tin
 • Thông tin không lời
 • Thông tin bằng lời
 • Thông tin bằng chữ viết
28 KHQLDC
 Ngoài ra
 • Căn cứ hướng chuyển động của thông tin:
 – Thông tin theo chiều dọc
 – Thông tin theo chiều ngang
 • Căn cứ vào nội dung quản lý:
 – thông tin về nhân sự
 – thông tin về tài chính
 – 
 • Căn cứ vào giá trị sử dụng của thông tin:
 – thông tin mới
 – thông tin lạc hậu (đã lão hoá)
 • Căn cứ vào quy trình quản lý:
 – thông tin về việc lập kế hoạch
 – thông tin về tổ chức
 – 
29 KHQLDC
30 KHQLDC
 Quá trình thông tin
 Gửi Nhận
 Mã hoá Giải mã
 Ý tưởng Hiểu
 Hồi đáp
 Người gửi Người nhận
31 KHQLDC
 Đường đi của thông tin
 • Xu hướng 1:
 – Tất cả thông tin từ tổ chức ra bên ngoài và từ bên
 ngoài đi vào tổ chức đều thông qua NQL
 • Xu hướng 2:
 – Một số thông tin sẽ đến trực tiếp nhân viên được uỷ
 quyền
32 KHQLDC
 Xu hướng 1
 • Áp dụng:
 – NQL chuyên quyền
 • Ưu điểm:
 – Thông tin đi một cách chính thức
 – Thường chính xác, đầy đủ
 • Nhược điểm:
 – Thông tin không kịp thời nên công việc hay bị gián
 đoạn
33 KHQLDC
 Xu hướng 2
 • Áp dụng:
 – NQL dân chủ hoặc tự do
 • Ưu điểm:
 – Thông tin đi nhanh chóng
 – Nhân viên tự tin trong công việc
 • Nhược điểm:
 – Nhiều thông tin “loãng”, không chính thức nên NQL
 khó kiểm soát được thông tin
34 KHQLDC
 Mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức
 Phòng 1 Phòng 2
 • TP1 cần thông tin cho P2 sẽ
 Trưởng Trưởng thông tin trực tiếp cho TP2.
 phòng phòng
 • NV1 muốn thông tin cho P2:
 – Báo TP1 để TP1 chuyển TP2
 – Trực tiếp chuyển cho TP2
 – Trực tiếp chuyển cho NV2
 Nhân viên Nhân viên
35 KHQLDC
 Mức độ hiểu thông điệp từ NQL
 100%
 90% Tỷ lệ nhận 
 thông điệp ban 
 80%
 đầu một cách 
 70% chính xác
 60%
 50%
 40%
 30%
 20% Bóp méo thông 
 10% điệp ban đầu
 0%
 NQL NQL Giám sát Trưởng ĐTQL
 cấp cao cấp trung chung nhóm
36 KHQLDC
 Các ví dụ về văn hoá
37 KHQLDC
 9.2 Quá trình thông tin trong quản lý
 9.2.1 Quá trình TT cho việc xây dựng QĐQL
 9.2.2 Quá trình TT triển khai thực hiện QĐQL
 9.2.3 QTTT cho kiểm tra, đánh giá thực hiện QĐQL
38 KHQLDC
 9.2.1. Thông tin cho việc
 xây dựng quyết định quản lý
 Ra
 Dữ liệu
 quyết định
 Dữ liệu
 Dữ liệu Dữ liệu
 Dữ liệu
 v.v Sử dụng
 Thu thập Lựa chọn Xử lý
39 KHQLDC
 9.2.2. Thông tin cho việc
 triển khai thực hiện quyết định quản lý
 Người quản lý Nhiễu
 Quyết định
 Quản lý
 Người bị quản lý
 Thực thi
 KẾT QUẢ Quyết định
 Mã hoá Quản lý
 Giải thích Giải mã
 Thông điệp Truyền đạt Tiếp nhận
 Hướng dẫn
 Phản hồi
40 KHQLDC
 9.2.3. Thông tin cho việc kiểm tra, đánh giá 
 việc thực hiện quyết định quản lý
 Thông tin Các
 cho xây dựng Ưu điểm
 Tiêu chuẩn tiêu chuẩn
 Kết quả Đo lường
 Hạn chế
 thực hiện Kết quả
 Thu thập Xử lý Kết luận
 NHÀ QUẢN LÝ Giải pháp
41 KHQLDC
 9.3. Những trở ngại của quá trình thông tin và 
 yêu cầu đối với việc sử dụng thông tin QL
 9.3.1. Những trở ngại của quá
 trình thông tin trong quản lý
 9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử
 dụng thông tin trong quản lý
42 KHQLDC
 Trở ngại trong việc thu thập, xử lý và sử dụng 
 thông tin cho việc xây dựng QĐQL
 Tình trạng quá tải
 hoặc thiếu thông tin hữu ích
 Hạn chế về năng lực và
 kĩ năng xử lý thông tin
43 KHQLDC
 Những trở ngại trong việc truyền đạt thông tin
 Đối với chủ thể 
 truyền đạt
 Đối với
 chủ thể tiếp nhận
 Kênh truyền đạt 
 (phương tiện, hình 
 thức.v.v)
 Nhiễu
44 KHQLDC
 Những trở ngại trong xử lý thông tin phản hồi
45 KHQLDC
 Hạn chế những rào cản
 • Quy định dòng thông tin
 • Khuyến khích phản hồi
 • Đơn giản hóa ngôn ngữ
 • Lắng nghe tích cực
 • Kiềm chế cảm xúc tiêu cực
 • Sử dụng ngôn ngữ không lời
 • Sử dụng hệ thống thông tin mật
 • Làm rõ các ý tưởng trước khi thông tin
 • Xác định mục đích đúng đắn của thông tin
 • Xem xét bố trí nơi diễn ra quá trình thông tin
46 KHQLDC
 9.3.2. Yêu cầu đối với việc sử dụng
 thông tin trong quản lý
 Phải khách quan, chính xác, đầy đủ
 Phải kịp thời, không sử dụng thông tin đã “lão hoá”
 Thiết lập hệ thống xử lý thông tin hữu hiệu
 Truyền đạt thông tin phải rõ ràng dễ hiểu
 Sử dụng thông tin phản hồi
47 KHQLDC
 Đặc điểm 
 của thông tin trong quản lý
 • Ngêi nhËn ph¶i hiÓu ®óng ý nghÜa cña th«ng ®iÖp, nhËn ra ®îc c¸c
 quyÕt ®Þnh qu¶n lý, cã ®Þa chØ cô thÓ cña ngêi göi vµ ngêi nhËn,.
 • Th«ng tin qu¶n lý lµ s¶n phÈm cña lao ®éng qu¶n lý, lµ nh÷ng th«ng
 ®iÖp cã lîi cho HTQL. Gi¸ trÞ th«ng tin t¨ng lªn, dÔ sao chÐp, nh©n
 b¶n, nhng gi¸ trÞ kinh tÕ cña TTQL gi¶m dÇn theo thêi gian.
 • G¾n liÒn víi quyÒn uy, quyÒn lùc l·nh ®¹o. Ai n¾m gi÷ ®îc hÖ thèng
 th«ng tin, ngêi ®ã sÏ cã quyÒn lùc.
48 KHQLDC
 Thông tin trong Quản lý nhà nước
 • lµ c¬ së khoa häc b¶o ®¶m tÝnh ph¸p lý, thùc hiÖn ®óng ®êng
 lèi, chÝnh s¸ch, b¶o ®¶m tÝnh hiÖu qu¶ cho quyÕt ®Þnh qu¶n lý
 nhµ níc.
 • tuú theo møc ®é qu¶n lý mµ nhu cÇu th«ng tin ®ßi hái cho c¸c
 nhµ qu¶n lý còng kh¸c nhau
49 KHQLDC
 Thông tin và việc ra quyết định
 QL 
 chiến lược
 Quản lý
 sách lược
 Quản lý tác nghiệp
 Các nhân viên không 
 tham gia quản lý 
 Các mức quản lý
50 KHQLDC
 Nhu cầu thông tin trong quản lý
• Møc thõa hµnh: viÖc lÆp ®i lÆp l¹i, xö lý giao dÞch. Th«ng tin x¸c ®Þnh, cô thÓ.
 Quan tâm đến ph¬ng ph¸p vµ ph¬ng tiÖn tiÕp nhËn vµ chuyÓn giao hoÆc lu gi÷.
• Møc t¸c nghiÖp: nhiÖm vô ng¾n h¹n ®îc ®Þnh râ cho ngµy, tuÇn, quý.Y/cÇu
 th«ng tin gåm c¸c ph¶n håi ho¹t ®éng. Th«ng tin ®îc x¸c ®Þnh: p.¸n cã kh¶ n¨ng
 chÊp nhËn nhÊt.
• Møc s¸ch lîc: ®¸p øng c¸c môc tiªu ®Æt ra ë møc chiÕn lîc. "C¸i g× sÏ x¶y ra,
 nÕu...". Th«ng tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þnh hiÕm khi ®îc x¸c ®Þnh, sö dông
 trùc gi¸c, ®¸nh gi¸ c¸ nh©n kÕt hîp víi c¸c th«ng tin cã s½n.
• Møc chiÕn lîc: môc tiªu chung, mang tÝnh tæng thÓ. Th«ng tin lµ c¸c b¸o c¸o
 ®Þnh kú, d¹ng th«ng ®iÖp: "C¸i g× sÏ x¶y ra, nÕu..." vµ ph©n tÝch xu híng. Th«ng
 tin cã s½n cho viÖc lµm quyÕt ®Þn møc này khó x¸c ®Þnh. Dùa chñ yÕu vµo kh¶
 n¨ng ®¸nh gi¸ vµ trùc gi¸c c¸ nh©n.
 51 KHQLDC
 Nhu cầu của thông tin trong quản lý
 Nhu cầu thông tin ở các mức quản lý
52 KHQLDC
 Dòng thông tin trong tổ chức nhiều cấp
53 KHQLDC
 Bạn nghĩ gì?
54 KHQLDC
 Bạn nghĩ gì?
55 KHQLDC
 Bạn nghĩ gì?
56 KHQLDC
 Bạn nghĩ gì?
57 KHQLDC
 Bạn nghĩ gì?
58 KHQLDC