Bài giảng Quản lý đại cương - Chương 8: Chức năng kiểm tra - Tạ Thị Bích Ngọc

 CHƯƠNG 8
CHỨC NĂNG KIỂM TRA
 KHOA HỌC QUẢN LÝ ĐẠI CƯƠNG
 ThS Tạ Thị Bích Ngọc
 KHQLDC
 Nội dung bài học
 8.1 Khái niệm kiểm tra
 8.1.1 Định nghĩa
 8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong quản lý
 8.1.3 Phân loại kiểm tra
 8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý
 8.2 Quy trình, phương pháp và yêu cầu kiểm tra
 8.2.1 Quy trình kiểm tra
 8.2.2 Phương pháp kiểm tra
 8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra
2 KHQLDC
 Kiểm tra là gì?
 • Harold Koontz:
 “Kiểm tra là đo lường và chấn chỉnh hoạt động các bộ phận cấp
 dưới để tin chắc rằng các mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục
 tiêu đó đã đang được hoàn thành”
 • Kenneth A. Merchant:
 “Kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động mà nhà quản trị thực
 hiện nhằm đảm bảo chắc chắn rằng các kết quả thực tế sẽ đúng
 như kết quả dự kiến trong kế hoạch”
3 KHQLDC
 8.1.1 Định nghĩa
 Kiểm tra là quá trình đo lường hoạt động và kết
 quả hoạt động của tổ chức trên cơ sở các tiêu
 chuẩn đã được xác lập để phát hiện những ưu
 điểm và hạn chế nhằm đưa ra các giải pháp phù
 hợp giúp tổ chức phát triển theo đúng mục tiêu.
4 KHQLDC
 Nội hàm khái niệm
 Là một quá trình
 Đo lường hoạt động và kết quả hoạt động
 MỤC
 Xác lập các tiêu chuẩn
 TIÊU
 Phát hiện những ưu điểm và hạn chế
 Các giải pháp
5 KHQLDC
 8.1.2 Đặc điểm của kiểm tra trong QL
 1
 1 Là một quá trình
 1
 2 Là chức năng của quy trình quản lý
 3 Thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của NQL
 4 Là hệ thống mang tính phản hồi
6 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra
 • Có nhiều cách phân loại
 • Một số cách cơ bản
7 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (1)
 • Căn cứ vào thời gian
 Kiểm tra sau
 Kiểm tra trước (hậu kiểm)
 (đề phòng, ngăn ngừa
 tác động xấu tới mục tiêu)
 Kiểm tra trong
8 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (2)
 • Căn cứ vào hệ thống
 Đầu vào Đầu ra
 Nhân lực
 Công nghệ
 Vốn Quá trình Sản phẩm
 Thiết bị xử lý Hàng hóa
 Nguyên liệu Dịch vụ
 Thông tin
9 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)
 Căn cứ vào tần suất của kiểm tra
 Đột xuất Định kỳ
10 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (3)
 Căn cứ vào phạm vi của kiểm tra
 Kiểm tra
 Cá nhân
 Kiểm tra Kiểm tra
 tổng thể bộ phận
 Kiểm tra
 Trọng điểm
11 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)
 • Kiểm tra trọng điểm có thể tìm nhờ các câu hỏi:
 – Điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu?
 – Điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?
 – Điểm nào đo lường tốt nhất cho sự sai lạc?
 – Điểm nào cho biết người chịu trách nhiệm về sự thất bại?
 – Tiêu chuẩn kiểm tra nào có thể thu thập thông tin nhiều nhất mà
 ít tốn kém nhất?
 – 
12 KHQLDC
 8.1.3 Phân loại kiểm tra (4)
 Căn cứ vào các chức năng của quản lý
 1 Kiểm tra công tác kế hoạch
 2 Kiểm tra công tác tổ chức
 3 Kiểm tra công tác lãnh đạo
 4 Kiểm tra công tác kiểm tra
13 KHQLDC
 8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (1)
 1 2
 Giúp NQL Giúp phát 
 nắm được hiện ưu điểm 
 nhịp độ, tiến và hạn chế 
 độ, mức độ để đưa ra 
 của công các giải pháp 
 việc phù hợp
14 KHQLDC
 8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (2)
 Cung cấp Giúp đảm bảo 
 thêm thông thực thi 
 tin cho để quyền lực của 
 hoàn thiện chủ thể quản 
 các quyết lý
 định quản lý
15 KHQLDC
 8.1.4 Vai trò của kiểm tra trong quản lý (3)
 Giúp cho tổ chức Tạo tiền đề cho 
 theo sát và đối phó quá trình hoàn 
 với sự thay đổi của thiện và đổi mới tổ 
 môi trường chức
16 KHQLDC
 8.2 Quy trình, phương pháp
 và yêu cầu kiểm tra
 8.2.1 Quy trình kiểm tra
 8.2.2 Phương pháp kiểm tra
 8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra
17 KHQLDC
 8.2.1 Quy trình kiểm tra
 8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản
 8.2.1.2 Quy trình kiểm tra chi tiết
18 KHQLDC
 8.2.1.1 Quy trình kiểm tra cơ bản
 Thiết lập Đo lường
 các tiêu chuẩn việc thực hiện
 Giải pháp
19 KHQLDC
 Thiết lập các tiêu chuẩn (1)
 • Tiêu chuẩn là thứ tự và phương pháp thực hiện
 – Định lượng
 – Định tính
 • Cơ sở xây dựng:
 – Mục tiêu, Nguyên tắc quản lý
 – Bản mô tả công việc
 – Bản tiêu chuẩn công việc
 • Yêu cầu:
 – Rõ ràng
 – Dễ sử dụng
20 KHQLDC
 Thiết lập các tiêu chuẩn (2)
 • Ví dụ:
 – Số lượng giờ công
 – Số phế phẩm
 – Chi phí
 – Doanh thu
 – Sự hài lòng của khách hàng
 – 
21 KHQLDC
 Đo lường việc thực hiện (1)
 • Đo lường là so sánh giữa tiêu chuẩn với kết quả thực tế
 Vùng nguy hiểm Sai lệch trên
 Giá trị chuẩn
 Vùng cho phép
 Sai lệch dưới
 Vùng nguy hiểm
 Thời gian
22 KHQLDC
 Đo lường việc thực hiện (2)
 • Ai đo?
 • Đo cái gì?
 – Con người
 – Tài chính
 – Thông tin
 – Các hoạt động cụ thể
 • Phương pháp đo?
 – Quan sát
 – Báo cáo thống kê
 – Báo cáo miệng/văn bản
 – 
23 KHQLDC
 Đo lường việc thực hiện (3)
 • Yêu cầu:
 – Đúng tiêu chuẩn đúng đối tượng
 – Khách quan
 – Chỉ ra được nguyên nhân hiện trạng
 • Kế hoạch không phù hợp
 • Môi trường bên ngoài thay đổi
 • Đối tượng quản lý (phân công chưa phù hợp)
 • 
24 KHQLDC
 Đo lường việc thực hiện (4)
25 KHQLDC
 Giải pháp
 • Với ưu điểm:
 – Khuyến khích, khen thưởng
 – Tạo điều kiện để phát huy và nhân rộng
 • Với hạn chế:
 – Tìm hiểu nguyên nhân dẫn tới hạn chế
 – Tác động vào nguyên nhân
 • Cảnh cáo, điều chuyển, sa thải
 • Nếu do khả năng kém thì phải đào tạo lại
 • Nếu thiếu động cơ thì phải tăng cường động cơ
 • 
 Điều chỉnh nhằm đưa các hoạt động trở lại như kế hoạch
 • Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng
 khác.
26 KHQLDC
 8.2.1.2 Kiểm tra chi tiết
 Đo lường
 Xác định So sánh Hoạt động và
 Hoạt động và
 Ưu & với Kết quả
 Kết quả
 Nhược điểm tiêu chuẩn hoạt động
 hoạt động
 Phân tích
 Xây dựng Thực hiện
 Nguyên nhân Kết quả
 các các 
 Ưu & Mong muốn
 giải pháp giải pháp
 Nhược điểm
27 KHQLDC
 8.2.2 Phương pháp kiểm tra
 Phương pháp kiểm tra là toàn bộ cách thức
 đo lường hoạt động và kết quả hoạt động của
 tổ chức trên cơ sở lựa chọn những công cụ,
 phương tiện và cách thức phù hợp nhằm đạt
 tới kết quả kiểm tra chính xác và khách quan
28 KHQLDC
 Nội hàm khái niệm
 Lựa chọn công cụ và 
 phương tiện phù hợp Gắn liền 
 với
 chủ thể
 Lựa chọn cách đo lường 
 phù hợp
29 KHQLDC
 Một số công cụ kiểm tra
 1 Bảng tiêu chuẩn công việc
 2 Nội quy, quy chế, pháp luật
 Click to add Title
 23 Các công cụ kỹ thuật: Biểu đồ Grantt, PERT
30 KHQLDC
 Một số cách kiểm tra
 Kiểm tra trực tiếp và gián tiếp
 Kiểm tra khâu trọng điểm
 Kiểm tra chéo giữa các bộ phận
 Kiểm tra ngẫu nhiên và hiển nhiên
 Kiểm tra bộ phận và toàn bộ
31 KHQLDC
 8.2.3 Yêu cầu của kiểm tra
 11 Thiết kế theo các kế hoạch và chức vị 
 22 Khách quan 
 13 Tiết kiệm và hiệu quả 
 24 Phải đưa ra các giải pháp phù hợp 
 15 Tạo động lực để hoàn thiện và phát triển tổ chức 
32 KHQLDC
 Thông tin cung cấp phải
 • Chính xác
 • Kịp thời
 • Có giá trị
 • Kinh tế
 • Linh hoạt
 • Dễ hiểu
 • Tiêu chí hợp lý, đa dạng, bao quát (NQL và ĐTQL)
 • Tập trung vào các vị trí chiến lược
 • Nhấn mạnh vào tương lai
 • Hành động điều chỉnh
33 KHQLDC