Bài giảng Quản lý - Chương 4: Chức năng quản lý

CHƯƠNG 4: CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
I. Tổng quan về chức năng 
quản lý
 1. Khái niệm:
 - Chức năng là phương diện hoạt
 động cơ bản bao gồm một tập hợp
 hoạt động tương đối giống nhau về
 mục đích hoặc cách thức tiến hành.
 Chức năng quản lý là những lĩnh vực,
 những phương diện hoạt động cơ bản
 mà các nhà quản lý phải thực hiện
 trong các loại hình tổ chức khác nhau
 (nhà nước, tổ chức sản xuất, tổ chức
 kinh doanh)
 2. Phân loại chức năng:
 (1) Henrry Fayol (1841 – 1925)
 5 chức năng quản lý cơ bản:
 - Lập kế hoạch
 - Tổ chức
 - Chỉ huy
 - Phối hợp
 - Kiểm tra
 (2) L.Gulick và L. Urwick:
  Mô hình POSDCORB:
 - P: Planning (Lập kế hoạch)
 - O: Organizing (Tổ chức)
 - D: Staffing (Nhân sự)
 - CO: Coodinating (Phối hợp)
 - R: Reviewing (Báo cáo)
 - Budgetting (Tài chính)
 (3) Harold Koontz và Cyril O’Donnell:
  5 chức năng:
 - Lập kế hoạch
 - Tổ chức
 - Quản trị nhân sự
 - Điều khiển
 - Kiểm tra
 (4) PAFHIER:
- PA: Policy analysis (Phân tích CS)
- F: Financial management (QL tài
 chính)
- H: Human Resouce management (QL
 nhân sự)
- I: Information management (QL
 thông tin)
- ER: External Relation (Quan hệ bên
 ngoài)
II. NỘI DUNG CHỨC NĂNG QUẢN 
LÝ
 1. Chức năng lập
 kế hoạch
 - Khái niệm
 - Mục đích
 - Vai trò
 - Phân loại
 - Quy trình
 Lập kế hoạch là thực hiện công việc
 gì?
1. Khái niệm
 Lập kế hoạch là một quá trình xác
 định, lựa chọn mục tiêu, nhiệm vụ
 cho tổ chức và đưa ra phương án
 hành động nhằm đạt được mục tiêu
 hiệu quả nhất.
 Cụ thể:
  Lựa chọn mục tiêu chung cho tổ chức
  Đặt ra mục tiêu cho các bộ phận của tổ
 chức
  Lựa chọn phương án hành động để đạt
 mục tiêu
  Phân bổ nguồn lực cho các phương án
 hành động
Mục đích
 Thiết lập khuôn khổ mang tính định
 hướng cho việc thực hiện có hiệu quả
 quá trình quản lý.
Vai trò của lập kế hoạch
 Tạo ra sự phối hợp tốt hơn giữa các
 bộ phận của tổ chức trên cơ sở thống
 nhất mục tiêu chung;
 Huy động các nguồn lực tổ chức, sử
 dụng tiết kiệm các nguồn lực;
 Kích thích sự tham gia của các thành
 viên trong tổ chức;
 Giúp hoạt động kiểm tra có hiệu quả
 hơn.
Nhà quản lý gặp khó khăn khi 
lập kế hoạch?
 Đòi hỏi cao đối
 với nhà quản lý
 trong việc
 thống nhất mục
 tiêu chung.
 Ra quyết định có thể bị trì hoãn do
 cân nhắc những cơ hội trong tương
 lai.
Phân loại các kế hoạch
Căn cứ vào quy mô của kế 
hoạch
 Kế hoạch chiến lược
 Kế hoạch tác nghiệp
Căn cứ vào thời gian lập kế 
hoạch
 Kế hoạch ngắn hạn: < 1 năm
 Kế hoạch dài hạn: >= 5 năm
Căn cứ vào tính chất của kế 
hoạch
 Kế hoạch định hướng
 Kế hoạch cụ thể
 Kế hoạch cụ thể:
  Xác định rõ ràng các mục tiêu, tiêu chí
 cụ thể
  Yêu cầu dự báo chính xác
 Kế hoạch định hướng:
  Xác định chỉ dẫn chung
  Không khóa chặt nhà quản lý vào mục
 tiêu cụ thể hoặc hành động cụ thể
 VD:
  Kế hoạch chi tiết: Trong 6 tháng tới phải
 giảm chi phí 10%, tăng doanh thu 8%
  Kế hoạch định hướng: Cải thiện lợi nhuận
 của công ty từ 6-12%
Quy trình lập kế hoạch
Giai đoạn 1: Xác định mục tiêu
 Bản chất:
  Xác định rõ tổ chức mong muốn hướng
 tới điều gì?
  Tại sao phải làm công việc này?
  Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức?
  Hậu quả nếu không thực hiện?
 Cụ thể:
  Phân tích nhu cầu của xã hội đối với tổ
 chức
  Đánh giá, phân tích, cân đối các nguồn
 lực của tổ chức trong việc đáp ứng nhu
 cầu xã hội
  Dự báo xu thế phát triển của tổ chức
 trong tương lai
MÔ HÌNH SWOT
“Mục tiêu” phải đảm bảo yêu 
cầu nào?
 Yêu cầu đối với mục tiêu: nguyên tắc
 SMART:
  Specific: cụ thể, dễ hiểu
  Measurable: đo lường được
  Achievable: vừa sức
  Realistecs: thực tế
  Timebound: có thời hạn
Giai đoạn 2: Xây dựng chương 
trình, kế hoạch hành động
 Bản chất: Xây dựng các bước đi cụ
 thể để thực hiện mục tiêu
 Cụ thể:
  Tìm giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu
 để thực hiện mục tiêu
  Phân công lao động hợp lý
  Xây dựng các bước đi cụ thể trong đó ấn
 định thời gian thực hiện và các bước tiến
 hành.
Giai đoạn 3: Thẩm định các 
mục tiêu, phương án hành động
 Bản chất: Đánh giá những mục tiêu,
 phương án hành động đặt ra thông
 qua hoạt động kiểm tra
 Cụ thể:
  Có những bước công việc nào cần phải
 kiểm tra?
  Tần suất kiểm tra như thế nào?
  Ai tiến hành kiểm tra?
2. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC
 2.1 Tổ chức:
 (1) Khái niệm:
 Dưới giác độ là danh từ, tổ chức bao
 gồm các dấu hiệu nhận biết sau:
 1. Là một tập hợp các thành viên
 (bao gồm từ 2 người trở lên).
 2. Có mục tiêu chung, thống nhất
 giữa các thành viên trong tổ chức.
 3. Có sự phân công lao động và phối
 hợp hoạt động giữa các thành viên.
 4. Có người lãnh đạo, chỉ huy các
 hoạt động của các thành viên khác.
 5. Có mối quan hệ với các tổ chức
 khác, với xã hội thông qua việc thiết
 lập các kênh thông tin.
 6. Cơ cấu tổ chức được hình thành, có
 thể là cơ cấu chính thức hoặc không
 chính thức.
 Dưới giác độ là hoạt động:
 Tổ chức là một tiến trình gồm các
 hoạt động khác nhau nhằm thiết lập
 một cơ cấu tổ chức hợp lý, phù hợp
 với mục tiêu, với các nguồn lực, với
 môi trường và với những mối quan hệ
 trong tổ chức.
(2) Hoạt động cơ bản
 Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý:
  Gọn nhẹ,
  Tiết kiệm
  Đảm bảo sự hoạt động thông suốt.
 Liên kết công việc, liên kết tổ chức và
 liên kết con người:
  Phân công công việc cho từng cá nhân,
 bộ phận trong tổ chức.
  Xây dựng cơ chế trách nhiệm cho các
 thành viên, bộ phận trong tổ chức
 Xây dựng các mối quan hệ bên trong
 và bên ngoài tổ chức khi triển khai
 công việc:
  Mối quan hệ bên trong – bên ngoài
  Quan hệ trực thuộc (trên – dưới),
  Quan hệ phối hợp (ngang).
 Quản lý sự thay đổi của tổ chức:
  Nhiệm vụ
  Nhân sự
  Môi trường khách quan
2.2. Cơ cấu tổ chức
(1) Khái niệm
 Cơ cấu tổ chức: Là hệ thống các mối
 quan hệ chính thức (độc lập hay phụ
 thuộc) trong tổ chức.
 Trong đó:
  Quy định nhiệm vụ rõ ràng (do ai làm,
 làm cái gì)
  Tạo sự liên kết giữa với các nhiệm vụ
 của các bộ phận trong tổ chức.
(2) Hoạt động cụ thể
 Phân chia nhân lực và các nguồn lực
 khác cho hoạt động.
 Quy định trách nhiệm của các thành
 viên và huy động nỗ lực hợp tác của
 họ (bản mô tả công việc, sơ đồ tổ
 chức).
 Quy định nhiệm vụ cho thành viên
 của tổ chức thông qua các quy tắc, cá
 thủ tục hoạt động và tiêu chuẩn công
 việc.
 Thiết kế tiến trình thu thập và đánh
 giá thông tin giúp các nhà quản lý
 đưa ra các quyết định để giải quyết
 vấn đề.
(3) Các nhân tố của cơ cấu tổ 
chức:
 Chuyên môn hoá
 Tiêu chuẩn hoá
 Sự phối hợp
 Quyền hành.
2.3. Thiết kế cơ cấu tổ chức
 (1) Khái niệm:
 Thiết kế tổ chức là một tiến trình xác
 lập cơ cấu tổ chức cho một tổ chức
 nhất định. Cơ cấu hợp lý nhất sẽ được
 sử dụng tuỳ thuộc vào mục tiêu của
 tổ chức.
3. Chức năng nhân sự: 
 Khái niệm:
 Quản lý nhân sự trong một tổ
 chức là sự tuyển dụng, sử dụng, phát
 triển, đánh giá và tạo mọi điều kiện
 thuận lợi cho con người trong tổ chức
 hoạt động để đạt được mục tiêu đặt
 ra
Bản mô tả công việc
 Tên công viêc;
 Nhân viên này cần báo cáo công việc
 cho những ai;
 Nhân viên này phụ trách quản lý
 những ai;
 Tóm tắt nhiệm vụ và trách nhiệm
 công việc;
 Kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm
 cần thiết cho công việc.
4. Chức năng lãnh đạo: 
Khái niệm
 Lãnh đạo là quá trình chỉ huy,
 hướng dẫn và thúc đẩy mọi người làm
 việc vì mục tiêu chung
 Chỉ huy, hướng dẫn nhân viên
 thực hiện công việc:
 - Xây dựng các chỉ dẫn cụ thể để
 nhân viên thực hiện các quyết định
 của cấp trên (bằng chỉ thị, mệnh
 lệnh).
 - Lên kế hoạch chi tiết cho từng
 hoạt động với tiến độ thực hiện cụ
 thể.
 Động viên, khuyến khích, tạo cơ
 hội cho nhân viên tham gia các hoạt
 động của tổ chức.
Các đặc điểm của nhà lãnh đạo
 1. Sự nỗ lực:
 2. Ước muốn lãnh đạo:
 3. Sự thật thà, chính trực
 4. Sự tự tin
 5. Sự thông minh
 6. Kiến thức liên quan đến công việc
Theo cách tiếp cận hiện đại
 1. Tự tin
 2. Tầm nhìn
 3. Khả năng tuyên bố tầm nhìn
 4. Sự thuyết phục mạnh mẽ về tầm
 nhìn
 5. Hành vi khác thường
 6. Thể hiện như là tác nhân của sự
 thay đổi
 7. Nhạy cảm với môi trường
(2) Các kỹ năng lãnh đạo:
 - Kỹ năng tổ chức làm việc nhóm
 - Kỹ năng động viên và thúc đẩy
 nhân viên
 - Kỹ năng uỷ quyền
5. Chức năng kiểm soát:
 5.1. Khái niệm:
 Chức năng kiểm soát là sự đo lường,
 đánh giá kết quả những công việc đã
 thực hiện so với những tiêu chuẩn
 quy định và áp dụng các biện pháp
 điều chỉnh cần thiết để tối thiểu hóa
 những sai lệch so với tiêu chuẩn
 (3) Các yếu tố cấu thành kiểm soát:
  Chủ thể
  Đối tượng
  Khách thể
  Mục tiêu
  Môi trường
5.2. Mục đích của kiểm soát
 Nhằm xác định rõ những kết quả đạt
 được;
 Dự đoán chiều hướng vận động của
 từng bộ phận và toàn hệ thống;
 Phát hiện những sai lệch so với tiêu
 chuẩn trong quá trình thực hiện
 những hoạt động;
 Áp dụng các biện pháp khắc phục,
 điều chỉnh kịp thời.
 Thực chất, mục đích của chức năng
 kiểm soát là nhằm đảm bảo hiệu lực
 và hiệu quả của quản lý tổ chức.
Để thực hiện tốt chức năng này cần
 Thiết lập hệ thống kiểm tra có đủ
 thẩm quyền.
 Kiểm soát toàn diện, liên tục, thuyết
 phục, công khai.
 Phải phản ánh trung thực hiện trạng.
 5.3. Những nội dung quan tâm
 khi kiểm soát:
 - Kiểm soát con người
 Kiểm soát tài chính
 - Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể
 - Kiểm soát thông tin
 - Kiểm soát hoạt động chung của tổ
 chức
5.4. Các loại kiểm soát:
 Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng)
 Kiểm soát hiện hành
 Kiểm soát sau (hậu kiểm soát)
5.5. Quy trình kiểm soát
 (1) Đo lường hoạt động
 Đo cái gì?
 Đo lường kết quả đạt được so với
 mục tiêu ban đầu của tổ chức.
 Cụ thể:
  Sự hài lòng của người lao động, của
 người có liên quan, của khách hàng thụ
 hưởng dịch vụ;
  Sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt
 động
  Số lượng sản phẩm sản xuất theo chu kỳ
 quý hoặc năm
 Đo như thế nào?
  Qua quan sát trực tiếp
  Qua báo cáo thống kê
  Qua các bản báo cáo hoặc báo cáo
 miệng...
 (2) So sánh hoạt động thực tế với
 tiêu chuẩn đã được xác định trong kế
 hoạch:
 Mục đích: Chỉ ra các sai lệch giữa
 thực tế đạt được và tiêu chuẩn đã
 định ra từ trước.
 Chúng ta có thể xem xét hai trường
 hợp:
  Nếu kết quả = tiêu chuẩn: hoàn thành
 nhiệm vụ
  Nếu kết quả # tiêu chuẩn: có sự sai lệch.
 Có hai loại: sai lệch chấp nhận được và
 sai lệch không chấp nhận được (do tổ
 chức hoặc do sự thực hiện).
 (3) Tiến hành các hoạt động điều
 chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục
 tiêu tổ chức đạt được một cách tốt
 nhất.
 Yêu cầu đối với nhà quản lý:
  Có năng lực phân tích vấn đề
  Hiểu đầy đủ hoạt động của từng thành
 viên đang tiến hành hoạt động.
 5.6. Hệ thống kiểm soát có chất
 lượng