Bài giảng Quản lý - Bài 7: Kiểm tra

 BÀI 7: KIỂM TRA
 1
v2.0014101214
TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống:
Bà Huyềnlàchủ tịch và trưởng ban quảntrị củaCTPđãnổigiậnnóivớiông
Hùng, phó chủ tịch tài chính và ông Dũng, kiểmtraviênnhư sau:
“Tại sao không có ai báo cáo cho tôi về các sự việc? Tạisaotôikhôngthể biết
cái gì đang xảyraở xung quanh đây? Tạisaotôibị giữ trong bóng tối? Không
một ai thông báo cho tôi công ty đang hoạt động như thế nàovàdường như
không bao giờ nghe biết đượcnhững vấn đề của chúng ta cho tớitậnkhi
chúng trở thành khủng hoảng. Bây giờ tôi muốncácvị đưaramộthệ thống
mà tôi có thể giữ lạinhững gì được thông báo, và tôi muốnbiếtcácvị sẽ thực
hiện điềunàynhư thế nào trướcthứ hai tuần sau. Tôi đang mệtmỏivìbị
tách rờivớimọiviệcmàtôicầnphảibiếtnếunhư tôi chịu trách nhiệmvề công
ty này”.
Câu hỏi:
Có khả năng xảyraviệcbàHuyền đãnhận được thông tin rồimàbàkhông
biết hay không? Ông Hùng hay ông Dũng sẽ phảilàmgìđể biết được điềunày
và sẽ xử lý sự việcnhư thế nào?
 2
v2.0014101214
MỤC TIÊU
Sau khi kết thúc bài học, họcviêncókhả năng:
• Trình bày khái niệmchứcnăng kiểm tra;
•Chỉ ra các vai trò củachứcnăng kiểm tra;
•Trìnhbàyquytrìnhkiểmtravàcácbướctrong
 quy trình kiểm tra;
•Phânbiệt các hình thứckiểm tra;
• Trình bày các phương pháp kiểm tra;
•Giải thích các nguyên tắckiểmtra.
 3
v2.0014101214
NỘI DUNG
1. Khái niệm, vai trò chứcnăng kiểm tra;
2. Quy trình kiểm tra;
3.Cáchìnhthứckiểm tra;
4. Các phương pháp kiểm tra.
 4
v2.0014101214
HƯỚNG DẪN BÀI HỌC
Họcviêncầntìmhiểuthêmcáckiếnthứcvề công tác kiểm tra bằng cách:
•ÔnlạiBài1–Tổng quan về quảnlý/quảntrị để có hiểukỹ hơnvề các khái
 niệmtổ chức, hiệuquả,cácchứcnăng quảnlý,
•Tìmđọcmộtsố tài liệu: Quảntrị học, NguyễnHảiSản, Nhà xuấtbảnthống
 kê, 1998: Chương14–Chứcnăng kiểm soát (từ trang 414-441); Những vấn
 đề cốtyếucủaquảnlý,Vũ Thiếu, Nhà xuấtbảnkhoahọc, 1999: Chương
 22: Hệ thống kiểm tra và quá trình kiểmtra(từ trang 545-567) để có thêm
 các kiếnthứcvề công tác kiểmtracủamộttổ chứcvàđể có thể hoàn
 thành bài tậpthựchànhvàtrả lờicáccâuhỏiôntậpcủabài;
•Thảoluậnvới giáo viên và họcviênvề các vấn đề chưanắmrõ.
 5
v2.0014101214
1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA
1.1. Khái niệmchứcnăng kiểm tra;
1.2. Vai trò củachứcnăng kiểm tra.
 6
v2.0014101214
1.1. KHÁI NIỆM CHỨC NĂNG KIỂM TRA
Khái niệm:
Kiểmtralàviệc đolường quá trình thực
hiệnkế hoạch trên thựctế,quađóphát
hiệnnhững sai lệch nhằm đưarabiện
pháp điềuchỉnh kịpthời để đảmbảo
rằng tổ chứcsẽ thựchiện đượccácmục
tiêu kế hoạch đề ra.
 7
v2.0014101214
1.2. VAI TRÒ CHỨC NĂNG KIỂM TRA
 Xác định lạinguồnlực Đảmbảochocácmụctiêu
 củatổ chức(ởđâu, ai củakế hoạch đượcthực
 sử dụng, như thế nào?). hiệnvớihiệuquả cao.
 Đánh giá mức độ thực
 hiệnkế hoạch, tìm kiếm
 nguyên nhân và biện
 pháp khắcphục.
 Giúp tổ chứctheosát
 và ứng phó vớisự thay
 đổicủamôitrường.
 Đảmbảothựcthiquyền
 lựcquảnlý.
 8
v2.0014101214
2. QUY TRÌNH KIỂM TRA
 Xây dựng Đo lường Điều chỉnh 
 các tiêu chuẩn việc thực hiện các sai lêch
 9
v2.0014101214
2.1. XÂY DỰNG CÁC TIÊU CHUẨN KIỂM TRA
• Tiêu chuẩnkiểmtralà những
 điểm đượclựachọnmàtại đóngười
 ta đặtcácphépđo để đánh giá việc
 thựchiệnkế hoạch.
• Phương pháp xây dựng tiêu
 chuẩnkiểmtra:
  Thống kê kinh nghiệm;
  Phân tích toán;
  Chuyên gia.
Khi xây dựng các tiêu chuẩncầnchúý:
 •Cáctiêuchuẩncần đolường được;
 •Cáctiêuchuẩncầnthống nhấtvớimụctiêucủatổ chức;
 •Cóthể biểuthị dướidạng định tính hay định lượng (nên dướidạng
 định lượng).
 10
v2.0014101214
2.2. ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN KIỂM TRA
•Dựa trên các tiêu chuẩnkiểm
 tra, các nhà quảnlýđolường
 việcthựchiệnkế hoạch (thực
 hiệncácchỉ tiêu trên) tạicác
 điểm đã đượclựachọntrong
 chương trình.
• Cầnkếthợpcácphương
 pháp đolường:
  Đốivớicácchỉ tiêu định
 lượng: Đotrựctiếp;
  Đốivớicácchỉ tiêu định
 tính: Quan sát cá nhân, báo
 cáo miệng, báo cáo thống
 kê, báo cáo viết.
 11
v2.0014101214
2.3. ĐIỀU CHỈNH CÁC SAI LỆCH
• Khi phát hiệnnhững sai lệch giữathựctế so
 vớikế hoạch, các nhà quảnlýcầnphântích
 các nguyên nhân có thể,từđó đề xuấtbiện
 pháp điềuchỉnh.
• Các nhà quảnlýcóthểđiềuchỉnh các sai
 lệch bằng nhiềucáchnhư:
  Sử dụng các chứcnăng khác củaquảnlý
 như phân công lạicôngviệc, tổ chứclạicơ
 cấuquản lý, nhân sự, đào tạolại nhân
 viên, thay đổi phong cách lãnh đạo, v.v. để
 gia tăng hiệuquả củacôngviệc;
  Xem xét lạikế hoạch, điềuchỉnh kế hoạch
 hoặcsửa đổicácmụctiêu.
 12
v2.0014101214
3. CÁC HÌNH THỨC KIỂM TRA
 3 3.1. Kiểm tra lường trước
 3 3.2 Kiểm tra trong quá trình
 3 3.3 Kiểm tra phản hồi
 Phản hồi
 Đầu vào Quá trình Đầu ra
 Kiểm tra lường trước Kiểm tra phản hồi
 Kiểmtrađồng thời
 Dự đoán các vấn đề có Sửa chữa trục trặc 
 Điềuchỉnh những sai
 thể phát sinh để tìm ra sau khi xuất hiện và 
 sót ngay khi xuấthiện.
 cách ngăn ngừa trước. đề ra biện pháp điều 
 chỉnh trong tương lai. 
 13
v2.0014101214
3.1. KIỂM TRA LƯỜNG TRƯỚC
Kiểmtralường trước là loạikiểmtra
đượctiếnhànhtrướckhihoạt động thực
sự.Kiểm tra lường trướctheotêngọicủa
nó là dựđoán các vấn đề có thể phát
sinh để tìmcáchngănngừatrước.
 14
v2.0014101214
3.2. KIỂM TRA ĐỒNG THỜI
• Kiểmtrađồng thời là loạikiểmtra
 đượctiếnhànhtrong khi hoạt động
 đang diễnrađể đảmbảorằng các hoạt
 động đó đềuhướng đếncácmụctiêu
 đã đề ra.
•Hìnhthứckiểmtrađồng thời thông
 dụng nhấtlàgiámsáttrựctiếp.
 15
v2.0014101214
3.3. KIỂM TRA PHẢN HỒI
Kiểmtraphảnhồilàloạikiểmtra
đượcthựchiệnsaukhihoạt động đã
xảyra.Kiểmtraphảnhồitập trung
vào những kếtquảđãthựchiện, xác
định những trụctrặc đãphátsinhđể
sửachữanhững trụctrặc đóhoặc đề
ra những biện pháp phòng ngừatrong
tương lai.
 16
v2.0014101214
4. CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA
 4.1 4.2
 Các phương pháp Các phương pháp 
 kiểm tra ngân quỹ kiểm tra phi ngân quỹ
 17
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ
•Sử dụng ngân quỹ như là mộtphương
 tiện để kiểm tra.
• Khái niệmngânquỹ: Ngân quỹ là
 cách phát biểucáckế hoạch cho một
 thờikỳ tương lai đã định theo các
 quan hệ bằng con số.
 18
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)
• Các dạng ngân quỹ:
  Ngân quỹ thu – chi;
  Ngân quỹ về thời gian, không gian, vật
 liệu, sảnphẩm;
  Ngân quỹ chi tiêu cơ bản(nhàxưởng,
 máy móc,...);
  Ngân quỹ tiềnmặt;
• Mục đích: Quy về con số cho phép đolường
 kếtquả nhanh chóng => Nhà quảnlýcóthể
 phân giao quyềntự do hơntrongphạmvicó
 hạncủangânquỹ;Kiểm soát tốthơncácbộ
 phậncủatổ chức thông qua việctáchngân
 quỹ củacácbộ phận.
 19
v2.0014101214
4.1. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA NGÂN QUỸ (tiếp theo)
Ưu, nhược điểmcủaviệclậpngânquỹ
• Ưu điểm:
  Tăng cường hiệuquả củakiểm tra;
  Tăng cường sự phốihợpgiữacácbộ
 phận trong tổ chức;
  Là số liệucơ sở cho việclậpkế hoạch;
• Nhược điểm:
  Có thểảnh hưởng tớitiến độ hoạt động
 nếulậpngânquỹ quá cứng nhắc;
  Cần đầutư thờigian;
  Có thể hạnchếđổimớivàcảitiếntrong
 tổ chức.
 20
v2.0014101214
4.2. PHƯƠNG PHÁP KIỂM TRA PHI NGÂN QUỸ
Nhóm phương pháp kiểm tra phi ngân quỹ:
•Kiểm tra bằng số liệuthống kê: Các phân tích và số liệuthống kê cho thấy
 mức độ hoạt động củatổ chức thông qua mốiliênhệ và xu thế biến đổicủa
 các số liệu;
•Kiểm tra bằng các báo cáo, phân tích chuyên môn: Sử dụng một nhóm
 những người có chuyên môn để phân tích mộtvềđề.Giúpđisâuvàophân
 tích các vấn đề riêng lẻ mà phương pháp thống kê không chỉ ra được;
•Kiểm tra tác nghiệp(kiểm tra nộibộ về chuyên môn: Kế toán, tài chính,..
 Hoặcktraviệcthựchiệncácthủ tục, chính sách);
•Kiểm tra bằng quan sát cá nhân: Thái độ làm việc, cách thứclàmviệccủa
 nhân viên=> thu thập được nhiều thông tin giúp phát hiệncácvấn đề.
 21
v2.0014101214
5. CÁC NGUYÊN TẮC KIỂM TRA
•Thiếtkế dựatrênkế hoạch hoạt động
 và cấpbậcquảnlýcủa đốitượng được
 kiểm tra;
•Thiếtkế theo ý đồ của các nhà quảnlý
 để đảmbảorằng những thông tin thu
 thập được trong quá trình kiểm tra sẽ
 được các nhà quảnlýhiểuvàsử dụng;
•Thựchiệntạinhững điểmquantrọng;
•Tiếnhànhmột cách khách quan;
•Phảnánhđúng thựctế;
•Hàihòavớivănhóacủatổ chức;
•Hiệuquả.
 22
v2.0014101214
TÓM LƯỢC CUỐI BÀI
•Kiểmtralàviệc đolường quá trình thựchiệnkế hoạch trên thựctế,qua
 đópháthiệnnhững sai lệch nhằm đưarabiệnphápđiềuchỉnh kịpthời để
 đảmbảorằng tổ chứcsẽ thựchiện đượccácmụctiêukế hoạch đề ra;
•Quytrìnhkiểm tra về cơ bảngồm3bước: Xây dựng các tiêu chuẩnkiểm
 tra, đolường việcthựchiện, điềuchỉnh các sai lệch;
•Yêucầucủa công tác kiểmtralàphảnánhxácthựcthựctế từđóphát
 hiện đượcnhững nguyên nhân dẫntớicácsailệch so vớikế hoạch và
 ngănngừanhững sai lệch đóbởivậycầnkếthợp các hình thức, phương
 pháp kiểmtra:
  Kếthợpgiữaphương pháp kiểmtrangânquỹ và phi ngân quỹ;
  Kếthợpgiữahìnhthứckiểm tra lường trước, đồng thờivàphảnhồi;
  Kếthợpgiữahìnhthứckiểmtrađịnh kỳ,thường xuyên và độtxuất.
 23
v2.0014101214