Bài giảng môn Kỹ năng thuyết trình (Bản hay)

KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính
Đại học Bách Khoa TPHCM
NỘI DUNG
|Một số câu hỏi
|Bước chuẩn bị
|Đặc điểm của một bài thuyết trình
|Trình bày bằng phương tiện trực quan
|Thuyết trình bằng overhead projector
|Một số điểm cần lưu ý khi thuyết trình
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
2
MỘT SỐ CÂU HỎI
|Thuyết trình là gì ?
y Người nói cung cấp thông tin cho người nghe.
y Thời gian trình bày “ngắn”.
|Ai cần ai ?
y Người nói cần người nghe hay 
y Người nghe cần người nói.
@
2011
3
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
THẢO LUẬN: CÁC VIỆC CỦA 1 
THUYẾT TRÌNH
| Chuẩn bị
y Xác định chủ đề
y  ?
| Phương tiện hỗ trợ
y Phần mềm
y ?
| Tác phong
y Eye contact
y ?
| Tiến hành
y Time
y ?
y Kết thúc
| Hỏi và đáp
| ?
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
4
Bảng đánh giá phần trình bày:
Cách tổ
chức báo 
cáo
Người nghe không thể
hiểu vì trình bày lộn 
xộn.
Người nghe gặp khó 
khăn vì trình bày không 
mạch lạc, nhảy qua nhảy 
lại khó theo dõi.
Trình bày thông tin theo 
một trình tự logic để 
người nghe dễ theo dõi.
Trình bày thông tin theo 
một trình tự logic và thú vị 
để người nghe dễ dàng 
theo dõi.
Kiến thức 
về chủ đề
Không biết tí nào. 
Không trả lời được 
những câu hỏi trong 
lớp liên quan đến chủ 
đề.
Không cảm thấy tự tin về
các thông tin liên quan 
đến chủ đề và chỉ có khả 
năng trả lời những câu 
hỏi đơn giản.
Thể hiện khả năng trả lời 
được các câu hỏi, nhưng 
còn hời hợt, chưa rõ ràng 
và kỹ lưỡng.
Thể hiện có kiến thức toàn 
diện (hơn mức yêu cầu) 
trong khi trả lời các câu 
hỏi trong lớp với sự giải 
thích rõ ràng và kỹ lưỡng.
Hình ảnh Hình ảnh thừa hoặc không có hình ảnh
Thỉnh thoảng dùng hình 
ảnh, nhưng thường 
không ăn nhập với phần 
chữ và nội dung trình 
bày.
Hình ảnh liên quan đến 
phần chữ và nội dung 
trình bày.
Phần hình ảnh mô tả và
nhấn mạnh được các 
phần thể hiện bằng chữ
trong bản trình bày trên 
màn chiếu.
Lỗi ngôn 
ngữ
4 hoặc trên 4 lỗi ngữ
pháp hoặc/và lỗi chính 
tả trong phần trình bày.
Có 3 lỗi chính tả hoặc/và
lỗi ngữ pháp.
Tồn tại 2 hoặc ít hơn 2 lỗi 
chính tả và/hoặc lỗi ngữ
pháp.
Bản trình bày không có lỗi 
chính tả hoặc lỗi ngữ
pháp.
Giao tiếp 
với người 
nghe
Chỉ đọc là chính
Thỉnh thoảng có quan 
sát người nghe, nhưng 
vẫn đọc là chủ yếu.
Luôn giữ mối quan sát sự
theo dõi của người nghe, 
nhưng vẫn thường phải 
ngó đến kịch bản.
Luôn nắm được tình trạng 
theo dõi của người nghe, 
ít khi phải xem kịch bản 
khi trình bày.
Kỹ thuật 
ngôn từ
Còn lập bập, phát âm 
không chính xác các 
thuật ngữ. Nói nhỏ làm 
một số người nghe cuối 
lớp không nghe được.
Giọng nhỏ. Phát âm 
chưa chính xác các 
thuật ngữ. Người nghe 
khó theo dõi báo cáo.
Giọng rõ. Phát âm phần 
lớn chính xác các từ. Hầu 
như tất cả người nghe 
đều nghe rõ báo cáo.
Nói rõ, đúng, phát âm 
chính xác các từ, thuật 
ngữ để tất cả người nghe 
có thể nghe rõ mà không 
phải đoán.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
5
BƯỚC CHUẨN BỊ
|Xác định mục tiêu bằng các câu hỏi.
y Tại sao có buổi thuyết trình này.
y Cái gì được cung cấp cho người nghe.
|Xác định thính giả.
y Thể loại của chủ đề thuyết trình.
y Trình độ thính giả.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
6
BƯỚC CHUẨN BỊ
|Xác định thời gian thuyết trình : 
y Chia thời gian trình bày thành các phần nhỏ tương 
ứng với từng công việc xác định. Thí dụ :
| Phần 1 : dẫn nhập : tổng quan về nội dung trình bày, tại sao có
vấn đề này, kết quả mong muốn đạt được.
| Phần 2 : trình bày từng chủ đề của chương trình nghị sự.
| Phần 3 : kết luận của phần thuyết trình.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
7
BƯỚC CHUẨN BỊ
|Chia nội dung thành 2 phần : 
y Phần trình bày trên các slide.
y Phần để nói.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
8
ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT 
TRÌNH
|Rõ ràng : 
y Ngắn và đơn giản.
y Highlight các điểm quan trọng.
|Sử dụng hình ảnh, âm thanh, màu sắc, ... để làm 
mạnh các thông điệp
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
9
ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT 
TRÌNH
|Nội dung slide là :
y Xương sống của bài thuyết trình
y Hỗ trợ cho lời nói.
|Nhất quán :
y Màu sắc
y Font, size chữ
y Indentation.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
10
ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT 
TRÌNH
|Mỗi slide bao gồm :
y Hình ảnh, video, âm thanh.
y Chữ viết
|Mỗi dòng của slide là : 
y Đoạn câu (phrase) không là mệnh đề.
y Xúc tích, ngắn gọn.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
11
ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT 
TRÌNH
|Sử dụng các hiệu ứng của powerpoint 
y Trật tự xuất hiện của nội dung trình bày
y Xuất hiện của từng slide
y Xuất hiện của từng dòng, chữ, ký tự
y Xuất hiện của từng hình ảnh.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
12
ĐẶC ĐIỂM CỦA 1 BÀI THUYẾT 
TRÌNH
|Sử dụng phần note của mỗi slide.
|Sử dụng hiệu ứng lệch slide giữa máy tính và
máy chiếu.
|Slide là abstract của document (word file).
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
13
CASE STUDY 1
|Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web 
Norton Antivirus.
|Xây dựng một buổi thuyết trình thuyết phục các 
Thầy/Cô giáo của 1 trường cấp 3 mua máy tính 
xách tay hiệu X.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
14
CASE STUDY 2
|Nghiên cứu và trình bày lại nội dung trang web 
của Oracle.
|Thuyết trình các tính năng nổi bật của ngôn ngữ
VB.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
15
CASE STUDY 3
|Thuyết trình phổ biến nội dung công tác mùa hè
xanh cho các SV.
|Báo cáo tổng kết công tác mùa hè xanh của đơn 
vị.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
16
THIẾT KẾ TRÌNH BÀY TRỰC 
QUAN
|Hãy nghĩ đến thính giả của bạn
|Thiết kế để giúp người nghe
|Trình bày trực quan nên
|Trình bày trực quan tốt là 
|Những cách để thêm sắc thái vào sự trình bày
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
17
HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA 
BẠN 
|Lắng nghe khó hơn đọc 
y “người nghe" chỉ lắng nghe khoảng từ 25% đến 50% 
thời gian.
|Thông tin được trình bày một mạch 
y Bộ nhớ ngắn hạn chỉ nhớ từ 5 đến 7 điểm.
y Lắng nghe nhớ khoảng 10%,
còn đọc nhớ khoảng 50%.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
18
HÃY NGHĨ ĐẾN THÍNH GIẢ CỦA 
BẠN
|Nếu thính giả lắng nghe chỉ 1 phần thời gian và
chỉ nhớ 10% điều họ nghe thì
“cửa sổ” thông tin của bạn mở ra khoảng 2.5% 
tới 5.0% trên toàn bộ thời gian trình bày ! 
|Vậy
Thật tôi nghiệp cho người nghe !
Hãy làm gì để người nghe chịu nghe và nhớ.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
19
THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE
|Organize – dữ liệu trình bày dưới dạng khung và
có cấu trúc
y Cung cấp 1 "jigsaw puzzle boxtop" để người nghe tự
tổ chức và tái xây dựng những thông tin bằng lời của 
bạn.
y Liệt kê các điểm đã được trình bày và cung cấp 1 bản 
đồ mà anh trình bày.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
20
THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE 
(TT)
| Illustrate – giúp người nghe chuyển data thành 
thông tin 
y Vẽ 1 bức hình.
y Kể 1 câu chuyện.
y Đưa ra những so sánh.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
21
THIẾT KẾ ĐỂ GIÚP NGƯỜI NGHE 
(TT) 
|Repeat – cải thiện sự tiếp thu data đối với người 
nghe
y Nhớ rằng “người nghe" tập trung từ 25 tới 50% thời 
gian.
y Thường xuyên lặp lại.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
22
TRÌNH BÀY TRỰC QUAN NÊN
|Trình bày trực quan hỗ trợ cho mục tiêu truyền 
đạt. 
|Trình bày trực quan làm phong phú thông điệp 
bằng lời nói. 
|Trình bày trực quan nên sử dụng màu sắc và
hình ảnh.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
23
TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ
|Visible – thấy thì mới tin
y Mọi người xem thấy rõ 
|Ký tự cao 1 inch thấy được từ 30 feet.
|Cần phải tính 
|Độ rộng của màn hình 
|Khoảng cách từ projector tới màn hình
|Khoảng cách của mọi người tới màn hình
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
24
TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ
|Visible (tt)
y Số từ của từng dòng 
| 3 tới 4 là tối ưu
| 6 tới 7 là tối đa
y Số dòng của mỗi slide 
| Ít hơn 10
s
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
25
TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ
|Clear – hiểu được ngay thông điệp bằng lời nói
y Mỗi visual tập trung trên 1 ý tưởng
| Tránh quá nhiều thông tin sơ đẳng
|Dùng màu để tập trung trên thông tin then chốt
y Liên hệ trực tiếp tới mục tiêu truyền đạt
y Bổ sung cho thông điệp bằng lời nói
|Âm điệu
| Tổng quan hoặc hình ảnh toàn cục
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
26
TRÌNH BÀY TRỰC QUAN TỐT LÀ
|Simple
y Lọai ra thông tin không liên quan
y Làm đơn giản bằng cách dùng bản phác thảo, màu sắc 
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
27
NHỮNG CÁCH ĐỂ THÊM SẮC THÁI 
VÀO SỰ TRÌNH BÀY 
|Kết hợp : Chữ viết, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh
|Thêm màu sắc để nhấn mạnh, thận trọng về ý 
nghĩa của màu sắc.
|Sử dụng bút chiếu, che phủ hoặc là biến mất 
slide 
|Thay đổi backgrounds để chuyển bước hoặc 
chuyển chủ đề mới
|Thay đổi trình tự nhìn (ngang, dọc, xiên)
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
28
SỬ DỤNG OVERHEAD 
PROJECTORS
|Những tiện lợi của Overhead Projectors
|Những điểm bất tiện của Overhead Projectors
|Các kỹ thuật trình bày với Overhead Projectors
|Overhead Projection Survival Kit
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
29
NHỮNG TIỆN LỢI OF OVERHEAD 
PROJECTORS
|Tập trung được sự chú ý của thính giả :
y Gây sự chú ý lên phương tiện trình bày.
y Ngừng sự chú ý lên người nói.
|Có thể hiệu chỉnh giấy trong lúc trình bày
y Highlight các điểm quan trọng 
y Viết lên giấy trong như viết lên bảng.
|Làm đơn giản thông tin phức tạp bằng cách đặt 
các giấy trong lên nhau.
|Giấy trong dễ mang đi.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
30
NHỮNG ĐIỂM BẤT TIỆN CỦA 
OVERHEAD PROJECTORS
|Overhead projector khó vận chuyển.
|Overhead projection kém “chuyên nghiệp” hơn 
slides. 
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
31
CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI 
OVERHEAD PROJECTORS
|Chuyển đổi sự chú ý :
y Vào màn hình hay vào người trình bày.
| Tắt projector khi không dùng. 
| "Chalkboarding" 
y Dùng projector như bảng đen
|Pointing để nhấn mạnh 
y Dùng đèn pin rọi để kéo sự chú ý tại nơi chiếu.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
32
CÁC KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VỚI 
OVERHEAD PROJECTORS 
|Highlighting 
y Dùng màu khác với màu gốc để gây chú ý.
|Che nội dung trình bày 
y Mở từng chủ đề mỗi lúc. 
y Hướng chú ý vào phần được mở. 
y Ngừa sự sao lãng.
|Phủ lấp các giấy trong lên nhau 
y Làm đơn giản các khái niệm phức tạp. 
y Từng phần được trình bày từng lúc.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
33
OVERHEAD PROJECTION 
SURVIVAL KIT
|Cần chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ :
|Extension Cord (dây nối).
|Ungrounded Plug Adapter (ổ cắm 3 chấu).
|Spare Bulb (bóng dự phòng).
|Transparency Pen (bút lông xóa).
|Acetate Film (giấy trong). 
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
34
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI 
THUYẾT TRÌNH 
|Đứng trước cử tọa, thuyết trình viên phải bình 
tĩnh, tự tin, chủ động sáng tạo trong ứng xử. Khi 
thuyết trình, cần lưu ý những nguyên tắc sau 
đây:
|Nói chứ không phải là đọc bài.
|Đứng thuyết trình trừ phi bị bắt buộc phải ngồi 
nói.. 
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
35
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI 
THUYẾT TRÌNH
|Thỉnh thoảng di chuyển và có điệu bộ chứ không 
nên đứng yên một chỗ.
|Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn 
xác, không nói quá nhanh hay quá chậm.
|Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của 
giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
36
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI 
THUYẾT TRÌNH
|Đối diện cử tọa, nhìn vào mắt cử tọa (eye-
contact) 
y Nhận biết sự truyền đạt của mình được tiếp nhận như 
thể nào
y Thay đổi cách tiếp cận hay phương pháp truyền đạt 
cho thích hợp
|Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi 
tiết. Đặc biệt trong các hội nghị, nhiều diễn giả
trình bày, thời gian dành cho mỗi người rất ngắn. 
|Khi sử dụng dụng cụ hỗ trợ như projector, tránh 
nói với screen mà nói với cử tọa.
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
37
NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI 
THUYẾT TRÌNH
|Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn 
tất bài thuyết trình đúng giờ
y Tập dượt (rehearsal) bài nói nhiều lần cho thuần thục.
|Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau 
khi kết thúc bài thuyết trình.
|Theo dõi cử tọa, có niềm say mê với chủ đề và
nhạy bén đáp ứng những nhu cầu của cử tọa. 
@
2011
K
ỹ năng giao tiếp ngành nghề
-Thuyết trình
38