Bài giảng Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian

KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÔNG VIỆC VÀ QUẢN LÝ THỜI GIAN 
TP.HCM, 12/2014 
www.themegallery.com 
Cấu trúc	 
Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian	 
Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 
Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả 
1. Kỹ năng quản lý thời gian 
Khái niệm về thời gian 
Khái niệm về quản lý thời gian 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Khái niệm về thời gian 
Thời gian là hữu hạn 
Thời gian là tài sàn hao mòn dần 
Thời gian là tương đối 
Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai 
 đứa trẻ sinh đôi 
Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng 
Thời gian với mỗi người mỗi khác 
Thời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hội 
Thời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải biết quý trọng nó! 
Khái niệm về thời gian 
“ Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống ” 
Benjamin Franklin 
Khái niệm về thời gian 
TEST 
Khái niệm về quản lý thời gian 
“ Ba đồng một mớ trầu cau 
 Sao anh không hỏi những ngày còn không 
 Bây giờ em đã có chồng 
 Như chim vào lồng như cá cắn câu ” 
Khái niệm về thời gian 
 “ Cả ngày thi lo đi chơi, 
đến khi tối trời đổ lúa ra phơi ” 
Khái niệm về thời gian 
“ Đời người chỉ một gang tay 
Ai hay ngủ ngày còn lại nửa gang ” 
Khái niệm về quản lý thời gian 
Khái niệm về quản lý thời gian 
Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn 
Nguyên tắc 
Thói quen 
Công cụ 
Hệ thống 
Khái niệm về quản lý thời gian 
Động cơ đúng 
Tâm trạng đúng 
Kỹ năng chính xác 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Làm việc không có kế hoạch 
Các mục đích không rõ ràng 
“ Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến ” 
“ Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi ” 
 Alice in Wonderland 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Đặt quá nhiều mục tiêu 
Giám sát chặt chẽ 
Lo lắng thái quá 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Có quá nhiều công việc giấy tờ 
Theo chủ nghĩa hoàn hảo 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Vòng vo 
Trì hoãn công việc 
Không làm cũng được 
Không làm 
Không làm không được 
Làm ngay tức thì 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Mất thời gian chờ đợi 
Dự các cuộc họp vô bổ 
Nguyên nhân lãng phí thời gian 
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém 
Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ 
Sống một cách ích kỷ và vô tình 
Đeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồng 
Rập khuôn mà không có tính sáng tạo 
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém 
Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gian 
Ngày mai nhé, mai. mai, và . mãi mãi 
Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc 
Giá một ngày có 25 tiếng 
Giá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết mấy 
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém 
Bị nhấn chìm trong công việc 
Dường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đó 
Vội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họp 
Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt 
Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ 
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém 
BUSY DOING 
NOTHING 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơn 
Giảm căng thẳng 
Tăng hiệu quả học tập 
Tăng niềm vui trong cuộc sống 
Tăng năng suất của cá nhân và tập thể 
Tăng “ thời gian riêng tư ” cho bạn dùng 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Lợi ích của việc quản lý thời gian 
Trắc nghiệm 
Bạn có biết sắp xếp thời gian 
Cấu trúc	 
Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian	 
Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả 
Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả 
2. Các phương pháp để quản lý thời gian 
Sơ đồ quản lý thời gian 
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian 
Sơ đồ quản lý thời gian 
Aware – Nhận biết 
Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị 
Aware – Nhận biết 
Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: 
Cụ thể hóa mục tiêu 
Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ 
Đảm bảo chúng có thể thực hiện được 
Để chúng công khai 
Analyze – Phân tích 
Attack – Kẻ cắp thòi gian 
Nguyên nhân vật lý 
Tiếng ồn 
Thiết bị liên lạc 
Tiện nghi làm việc 
Lưu trữ tài liệu 
Nguyên nhân tâm lý 
Sự lo sợ 
Sự thất vọng 
Không thích thú 
Mâu thuẩn cá nhân 
Attack – Kẻ cắp thòi gian 
Thiếu tổ chức kế hoạch 
Trì hoãn, thiếu quyết đoán 
Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung 
Sự vội vàng, hấp tấp 
Công việc giấy tờ 
Không biết nói “ KHÔNG ” 
Assign - Lập trật tự ưu tiên 
Mức độ ưu tiên 
A: Chính 
B: Hỗ trợ 
C: Nên có 
Phân loại 
Kiểm soát được/ Chủ động 
Quan trọng 
Khẩn trương 
Giao cho ai khác 
Arrange – Lập kế hoạch 
2. Các phương pháp để quản lý thời gian 
Sơ đồ quản lý thời gian 
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
44 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
45 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Khủng hoảng 
Các vấn đề cấp bách 
Các dự án đến hạn 
Công việc tồn đọng 
Làm việc trong C/ lược 
Xây dựng quan hệ 
Tìm kiếm cơ hội 
Lập kế hoạch 
Các việc đột xuất 
Thư từ, e-mail 
Họp hành 
Các vấn đề cấp bách 
Các công việc vô bổ 
Điện thoại 
Tán gẫu 
Hoạt động “ giải trí ” 
46 
I 
II 
III 
IV 
 Kết quả: 
- Căng thẳng (stress) 
- Kiệt sức 
- Luôn trong tình trạng khủng hoảng 
- Làm việc ngoài phạm vi chức năng 
I 
II 
III 
IV 
Kết quả: 
- Tập trung vào ngắn hạn- Công việc vụn vặt 
- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch 
- Cảm giác là nạn nhân, thụ động 
- Quan hệ hời hợt 
49 
I 
II 
III 
IV 
Kết quả: 
- Vô trách nhiệm- Tách rời công việc 
- Phụ thuộc vào người khác 
51 
I 
II 
Kết quả: 
- Tầm nhìn, triển vọng 
- Cân bằng 
- Sống có kỷ luật 
- Chủ động 
- Ít khủng hoảng 
III 
IV 
53 
I 
II 
III 
IV 
Khẩn cấp 
Không khẩn cấp 
Không 
quan 
trọng 
Quan 
trọng 
Làm ngay 
Giao cho 
người khác 
Chỉ làm nếu 
có thời gian 
Làm sau, 
nhưng kiên quyết 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
Việc quan trọng nhất 
 ở vị trí số một 
(tổ chức vùng II) 
Mô hình Ma trận quản lý thời gian 
Lập ưu tiên cho 
các việc trong lịch 
Lập lịch cho 
các việc ưu tiên 
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian 
Nguyên tắc SMART 
Nguyên tắc Pareto 80/20 
Nguyên tắc Parkinson 
Nguyên tắc SMART 
Specific 
Mesuarable 
Achievable 
Realistic 
Time Bound 
Nguyên tắc SMART 
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu 
M-Measurable: Đo đếm được 
A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình 
R-Realistic: Thực tế, không viển vông 
T- Time bound : Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra. 
Nguyên tắc Pareto 
Nguyên tắc Pareto 
Nguyên tắc Parkinson 
Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto) 
Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson) 
Bản câu hỏi số 2 
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Vai trò của việc lập kế hoạch 
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Nếu không có kế hoạch 
Chọn những gì trước mắt 
Làm những việc cấp bách 
Chịu sự hối thúc của thời gian 
Chọn theo cảm tính 
Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Muốn phòng nhanh 
thì phải 
Nhìn xa 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Khái niệm về lập kế hoạch 
71 
Mục tiêu 
Mộng mơ 
+ 
= 
Hành động 
Qua ngày 
+ 
= 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Mục tiêu 
Hành động 
Kết quả 
+ 
= 
Mục tiêu 
Hành động 
Sống đẹp 
+ 
= 
Vai trò của lập kế hoạch 
Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian 
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu 
Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản để phối hợp với các thành viên nhóm 
Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài 
Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p 
Lập kế hoạch 
Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được 
Lập kế hoạch 
Lập kế hoạch 
Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C 
Lập kế hoạch 
Lập kế hoạch 
Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp 
Lập kế hoạch 
Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên 
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc 
Kế hoạch gồm (5 W 2 H): 
Việc gì cần làm (What)? 
Tại sao phải làm (Why)? 
Ai sẽ làm việc gì (Who)? 
Khi nào làm (When)? 
Làm ở nơi đâu (Where)? 
Cách làm như thế nào (How)? 
Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?) 
Aware – Nhận biết 
Viết tạo ra suy nghĩ 
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh 
Hình ảnh tạo nên cảm nhận 
Cảm nhận dẫn đến hành động 
Hành động tạo ra kết quả 
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian 
Khái niệm về lập kế hoạch 
Vai trò của việc lập kế hoạch 
Công cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả 
Các công cụ lập kế hoạch 
Giấy và bút 
Công cụ hiện đại 
83 
Các công cụ	 
Mẩu bút chì 
Hơn 
Trí nhớ tốt 
Trí nhớ đậm 
Không bằng 
Nét mực mờ 
Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml 
Điện thoại di động 
Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi... 
Phần mềm: Microsoft Outlook 
Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar 
87 
Các công cụ lập kế hoạch 
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả 
Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả 
Các phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu quả 
Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả 
Nghĩa hẹp : Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao 
Nghĩa rộng : Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức 
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc 
Kế hoạch gồm (5 W 2 H): 
Việc gì cần làm (What)? 
Tại sao phải làm (Why)? 
Ai sẽ làm việc gì (Who)? 
Khi nào làm (When)? 
Làm ở nơi đâu (Where)? 
Cách làm như thế nào (How)? 
Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?) 
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc 
Làm gì (What) 
Làm để làm gì (Why) 
Ai làm? (Who) 
Làm khi nào (Where) 
Làm ở đâu (When) 
Làm như thế nào (How) 
Cần bao nhiêu tiền để làm 
XIN CẢM ƠN! 
TP.HCM, 12/2014 
Bản hoàn thiện bản thân