Bài giảng Kỹ năng thuyết trình với MS .Powerpoint

P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH
VỚI MS .POWERPOINT
Giảng viên: Phạm Thanh An
Trường Cao Đẳng Quốc tế KENT
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Mục tiêu
 Cung cấp cho sinh viên những khái niệm và kỹ 
năng để chuẩn bị và thực hiện một bài thuyết 
trình hiệu quả.
 Một số quy tắc khi thuyết trình
 Chuẩn bị bài thuyết trình hiệu quả với 
Powerpoint 
 Rèn luyện khả năng thuyết trình cho sinh viên.
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Nội dung trình bày
 Khái niệm về giao tiếp và thuyết trình
 Đối phó với tình trạng lo âu, hồi hộp
 Lập kế hoạch thuyết trình
 Sử dụng màu sắc, font chữ trong thuyết trình
 Một số quy tắc trong thuyết trình
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Tài liệu tham khảo
 Effective Presentation Skills , A Practical 
Guide to Better Speaking, Steve Mandel
 How to present at meetings, George M Hall
 Powerful Presentation Skills, The Career 
Press 
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Khái niệm về giao tiếp
 Giao tiếp (Communication) là một tiến trình
tương tác, trao đổi thông tin hai chiều giữa
các chủ thể tham gia, thông qua các phương
tiện ngôn ngữ và phi ngôn ngữ
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thuyết trình
 Thuyết trình là trình bày trước nhiều người 
một vấn đề, một chủ đề nào đó. 
 Thuyết trình thiên về khuynh hướng giao tiếp 
một chiều
 Mục đích của thuyết trình
– Thông báo
– Thuyết phục
– Giáo dục
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Cảm giác lo âu, hồi hộp
 Lo lắng, hồi hộp là một trạng thái tự nhiên, tồn 
tại khi chúng ta đối mặt với một áp lực nào đó
 Những điều làm chúng ta lo âu khi thuyết trình
– Chưa bao giờ làm việc đó
– Không biết sẽ nói điều gì
– Quên những gì muốn nói
– Không biết cách tổ chức tài liệu
– Hết những vấn đề cần nói
– Không biết trả lời khi có người đặt câu hỏi
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Nhận diện sự hồi hộp, lo âu
 Để kiểm soát trạng thái tâm lý lo âu, hồi hộp, 
chúng ta cần nhận diện chúng
 Một số diễn tả chung về sự lo âu
– Quên những vấn đề muốn trình bày
– Sợ sẽ biến thành anh hề trước mọi người
– Sợ mọi người cười, chê mình
– Trở nên nói cằ lắp hay nói sai
 “The only way to truly overcome a fear is to do 
whatever it is you fear “
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp
 Tổ chức
– Thiếu tổ chức là một trong những nguyên nhân 
chính gây nên lo âu, hồi hộp
– Nếu tư duy của bạn được tổ chức tốt, sẽ cho 
chúng ta sự tư tin, giúp chúng ta tập trung năng 
lượng vào việc thuyết trình
 Hình dung (Visualize):
– Hình dung đi lại trong phòng, phát tài liệu, giới 
thiệu, những câu hỏi về lĩnh vực đó
– Nhẩm lại trong đầu với trình tự như vậy
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)
 Thực hành (Practice)
– Nhẩm lại trong đâu hay chỉ trên môi
– Thực hành đứng dậy, sử dụng các công cụ hỗ trợ 
như đang thuyết trình thật trước khán giả
 Hơi thở (Breathe):
– Khi sức lực căng ra, chúng ta cảm thấy hồi hộp, do 
hơi thở chúng ta không đủ sâu
– Hít sâu nhiều lần, đững duỗi chân thẳng nhưng 
phải thư giãn
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Phương pháp để giảm lo âu, hồi hộp (tt)
 Tập trung vào thư giãn (Focus on relaxing)
– Thay vì nghĩ về sự căng thẳng hãy tập trung vào 
việc hư giãn
 Giải phóng căng thẳng (Release tension)
 Di chuyển
 Giữ liên lạc bằng mắt (eye contact )
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Trang phục cá nhân (Personal Appearance)
 Mẫu mực, màu sắc đơn giản
 “Khán giả chú ý đến bạn chứ không phải những 
thứ bạn mặc “
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Trang phục cá nhân (tt)
 Với nữ:
– Không mặc quá chật
– Nên mặc áo tay dài
– Màu sắc hài hòa với màu da và tóc của bạn
– Tránh dùng trang sức sặc sỡ
– Trang điểm đơn giản
 Với Nam
– Nên mặc đồ vét, tránh dùng đồ ca rô, kẻ sọc, sặc sỡ 
– Cà vạt phù hợp với màu mắt và mặt
– Tùy vào mức độ trang trọng, nên cài nút áo vét hay 
không 
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Một bài thuyết trình hiệu quả
 Khán giả tập trung
 Hoàn thành các mục tiêu đề ra
 Bạn cảm thấy hài lòng
 Khán giả cảm thấy hài lòng
 Sử dụng thời gian hợp lý
 Bố cục, cấu trúc logic và nhất quán
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Các bước khi thuyết trình
 Lên kế hoạch (Planning)
 Chuẩn bị (Preparation)
 Thực hành (Practice)
 Thuyết trình (performance)
 Hỏi đáp (Questions)
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Lập kế hoạch thuyết trình
 Mục đích
– Mục đích thuyết trình của bạn là gì ?
– Ví dụ: Giúp sinh viên thực hiện bài thuyết trình 
hiệu quả
 Mục tiêu
– Bạn muốn khản giả của bạn nhận được cái gì ?
– Ví dụ:
• Thay đổi thái độ, niềm tin (thuyết phục)
• Truyền đạt tri thức (thông tin)
• Thay đổi hành vi
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Lập kế hoạch thuyết trình
 Khán giả
– Nhu cầu: Xác định được khán giả cần cái gì ?
– Thái độ: Hứng thú chủ đề của bạn hay không ?
– Mức độ nhận thức họ: 
– Nhân khẩu học (Demographic Information )
• Tuổi, giới tính, chủng tộc
• Tôn giáo, tín ngưỡng, ngôn ngữ
– Môi trường thuyết trình : không gian, cách bố trí 
phòng, số người
 Thời gian thuyết trình:
– Bài thuyết trình kéo dài trong bao lâu ?
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Chuẩn bị bài thuyết trình
 Nội dung
– Liệt kê mọi thứ liên quan đến mục đích và mục tiêu 
của bài thuyết trình
– Tìm kiếm các tài liệu quanh chủ đề của bài thuyết 
trình
– Lựa chọn tài liệu : chia thành các mức độ
• Phải có
• Nên có
• Có thể có
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)
 Tài liệu để cho bài thuyết trình bao gồm
– Sách
– Báo, Tạp chí
– Trang webs
– Ví dụ minh họa
– Thống kê, số liệu thực tế
– Demo
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Chuẩn bị bài thuyết trình (tt)
 Khi đã có chủ đề của bài thuyết trình
– Hình thành các ý tưởng chính
– Với mỗi ý tưởng chính, hành thành các ý tưởng con
 Xây dựng bản tóm tắt cho bài thuyết trình 
– Đánh số thứ tự 
– Sử dụng các hình ảnh 
– Ghi chép để dễ nhớ nhất 
– Có sự kết nối, hướng dẫn đến các phần chi tiết hơn 
– Trình bày theo bố cục
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Cấu trúc của bài thuyết trình
Giới thiệu (10%)
Thân (80%)
Kết (10%)
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Giới thiệu
 Lời chào khán giả 
 Đơn vị tổ chức
 Giới thiệu về bản thân: kinh nghiệm, nơi công 
tác, vv
 Giới thiệu về chủ đề bài thuyết trình
 Nêu mục đích và mục tiêu của bài thuyết trình
 Nêu những nội dung chính
 Thời gian cho bài buổi thuyết trình
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Phần Thân
 Trình bày chủ đề, nội dung với các giải thích, 
minh họa rõ ràng
 Sử dụng những lập luận chặt chẽ: 
 Lập luận phải gắn với kết luận
 Nhất quán với các lập luận khác cùng lập 
trường. 
 Giải thích và lý giải đầy đủ
 Sử dụng biểu đồ, bảng, hành ảnh, video, bản 
đồ, số liệu thực tế để thuyết phục, làm rõ vấn 
đề
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Phần Kết
 Nhấn mạnh những nội dung quan trọng
 Đưa ra các kết luận
 Yêu cầu đặt câu hỏi
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thực hành
 Thực hành, thực hành, và thực hành
– Tranh thủ cơ hội để thực hành trước Gia đình, 
đồng nghiệp, lớp học
– Giảm sự lo âu hồi hộp
– Làm quen với công cụ hỗ trợ thuyết trình
– Điều chỉnh thời gian
– Tậ trung vào các điểm chính
– Trình bày có cấu trúc logic
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thuyết trình
 Chuẩn bị
– Đến sớm 
– Kiểm tra trang phục, trang thiết bị , phòng
– Phát Handouts
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thuyết trình (tt)
 Trong khi thuyết trình
– Âm lượng: vừa phải và rõ ràng
– Nhịp độ, ngữ điệu
– Eye contact
– Body language
– Di chuyển, vị trí
– Điệu bộ, cử chỉ
– Tương tác với khán giả
– Từ ngữ: Đơn giản, ngắn gọn, rõ ràng tránh mơ hồ 
đa nghĩa
– Tập trung vào chủ đề không trình bày quá rộng
– Luôn quan sát thái độ của khán giả : ?
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thuyết trình (tt)
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Thuyết trình (tt)
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Hỏi đáp
 Ghi chép lại các câu hỏi
 Trước khi trả lời, nhắc lại câu hỏi cho toàn bộ 
khán giả cùng nghe
 Nếu gặp câu hỏi không trả lời được
– Yêu cầu khán giải gợi ý, làm rõ
– Hẹn sẽ trao đổi riêng lại sau
P
R
E
SE
N
TA
T
IO
N
 S
K
IL
L
S
5/22/2014
Q&A