Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian (Bản mới)

 Ths. Đặng Thị Kim Thoa
KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN
KHÁI NIỆM VÀ CÁC THẾ HỆ
  QUẢN LÝ THỜI GIAN
 Đặc tính của thời gian
 Thời gian là của chung
 Thời gian là một hằng số
 Thời gian không bao giờ ngừng lại. 
 Thời gian không thể được điều chỉnh. 
 Thời gian không thể được mua bán, trao đổi. 
 Quản lý thời gian??? 
 là hành động hoặc quá trình thực hiện kiểm 
 soát  có  ý  thức  về  số  lượng  thời  gian  dành 
 cho  hoạt  động  cụ  thể,  đặc  biệt  là  để  tăng 
 hiệu quả hoặc năng suất.
 là kiểm soát tốt hơn cách chúng ta sử dụng 
 thời gian và đưa ra những quyết định sáng 
 suốt về cách chúng ta sử dụng nó.
 Thói quen dùng thời gian
 Làm cái thích trước, cái không thích sau
 Làm cái biết cách làm trước
 Làm cái dễ làm trước
 Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước
 Làm việc gấp trước việc quan trọng
 Làm việc nhỏ trước
 Cái gì đến trước làm trước
 Chờ đến hạn cuối cùng mới làm
 Lợi ích của quản lý thời gian
 Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá 
 nhân và tập thể
 Tăng lượng “thời gian riêng tư” cho mỗi cá nhân
 Giảm bớt áp lực trong công việc
 Tăng niềm vui trong công việc
 Có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương 
 lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn
 Nâng cao sức sáng tạo
 Các thế hệ quản lý thời gian
 Thế hệ 1: Ghi chép bằng bút và giấy
  Cơ sở: Nhắc việc
  Khuynh hướng: Theo dòng chảy
  Công cụ: Bút và giấy
 Các thế hệ quản lý thời gian
  Ưu
  Giúp nhớ được các mục tiêu ngắn hạn
  Giữ được mức tập trung tư tưởng cao
. Nhược
  Tiện việc nào thì làm việc đó
  Việc quan trọng là việc trước mắt
  Không có gợi ý để người sử dụng nhớ ra những 
 việc nằm ngoài danh sách. 
 Các thế hệ quản lý thời gian
 Thế hệ 2: Quản trị bằng lịch công tác
  Cơ sở: Lập kế hoạch và chuẩn bị
  Khuynh hướng: Hướng về tương lai
  Công cụ: lịch công tác
 Các thế hệ quản lý thời gian
  Ưu
  Đặt công việc vào trục tọa độ thời gian
  Thứ tự các việc rõ ràng
  Giúp lập kế hoạch trước cho hoạt động trong 
 tương lai.
  Nhược
  Xếp mọi việc vào lịch biểu, bất kể tầm quan 
 trọng
 Các thế hệ quản lý thời gian
 Thế hệ 3: Quản trị bằng xác định vai trò và 
 mục đích dài hạn trước
  Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên và kiểm soát
  Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên
  Công cụ: tất cả các công cụ hiện đại 
 Các thế hệ quản lý thời gian
  Ưu
  Việc ưu tiên về thời gian được thực hiện 
 Nhược
  Lạm dụng chữ “Khẩn”
  Việc quan trọng xác định bởi giá trị và khẩn
 Nhận xét chung
 Làm được nhiều việc với thời gian ít hơn
 Việc quan trọng chưa được dành thời gian
 Thế hệ thứ 4???
 CÁC CÁCH THỨC
 QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU 
 QUẢ
 Quản lý những “kẻ cắp” thời gian
 Không biết nói “Không”
 Điện thoại quá lâu
 Tiếp khách quá nhiều
 Văn phòng bừa bộn
 Trì hoãn công việc
 E­mail quá nhiều
 Tham dự quá nhiều cuộc họp
 Chủ nghĩa hoàn hảo
 Sao nhãng và chuyển đổi công việc
 Để nói “Không”
 Sắp xếp ưu tiên công việc
 Nói “không” khi việc không quan trọng lắm
 Nói “không” khi không phải trách nhiệm của bạn
 Hãy bắt đầu nói “không” với các đề nghị nhỏ
 Hãy hỏi “có ai khác làm được việc đó không ?”
 Nói chuyện điện thoại lâu
 Phân biệt chuyện phiếm với công việc
 Sắp xếp các ý tưởng cần bàn
 Lấy ống nghe ra khỏi máy 
 Tiếp khách quá nhiều
 Giới hạn thời gian tiếp khách
 Cho mọi người biết khi nào bạn tiếp khách được
 Đưa ra một phương cách chọn lọc khách
 Văn phòng bừa bộn
 Chỉ để thứ cần dùng trên bàn
 Để mọi thứ cần thiết trong tầm tay
 Chỉ định chỗ cho từng vật dụng
 Hồ sơ sắp xếp hợp lý
 Thực hành 5S 
 Trì hoãn công việc
 Làm từng chút một
 Làm việc quan trọng trước
 Tự nhắc nhở mục đích đề ra
 Đặt giờ “bắt đầu” và giờ “kết thúc”