Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian (Bản đẹp)

Kỹ năng quản lý thời gian
 Bộ môn CNPM 
 Khoa CNTT- ĐHKHTN TPHCM
 2012
Nội dung
 • Nguyên nhân lãng phí th ờiigian gian
 • Thói quen dùng thời gian
 • Các th ế hệ quảnnlýth lý thờiigian gian
 • Quản lý thời gian thế hệ 4
 • Ma tr ậnqun quảnlýthn lý thờigiani gian
 • Quy trình
 • Nguyên t ắc
 • Công cụ 
 2
Thảo luận
• Theo b ạn, cóhó những nguyêhâàâên nhân nào gây 
 lãng phí thời gian?
 • Làm việc khôôóng có kế hoạch
 • 
 3
Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian
1Là1. Làm vi ệc không c ó k ế hoạch
2. Mục đích không rõ ràng (?)
3Qá3. Quá nhi ều mục tiêu (?)
4. Lo lắng thái quá
5. Giám sát quá chặt chẽ (?)
 4
!!!
Lo l ắng gi ống nh ư ngồixíchi xích đu.
Ta rất nỗ lực nhưng không đưa ta đến đâu cả.
 5
Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian
6Có6. Có qu á nhi ều việc giấy tờ 
7. Theo chủ nghĩa hoàn hảo (?)
8Vò8. Vòng vo
9. Sửa sai
10. Trì hoãn công việc
 6
!!!
 Không là m cũng được
 Không làm
 Không làm không được
 Làm ngay tức thì
 7
Nggyuyên nhân lãn gpg phí thời gian
11. Mất thời gian chờ đợi 
12. Dự các cuộc họp vôôb bổ
13. Nghỉ sớm (?)
14. Tức giận (?)
15. Có quá nhiều giao tiếp xã hội (?)
 8
 Thói qqguen dùng thời gian
• Làáihíhàm cái thích trước, cái khô ng t híc h sau
• Làm cái biết cách làm trước
• Làm c ái d ễ làm t rước
• Làm cái tốn nhiều thời gian trước
• Làm c ái mà nguồn lực sẵn cóót trước
 9
Thói qqguen dùng thời gian
• Phản ứng l ạiyêuci yêu cầuuc củanga ngườiikhác khác
• Làm việc gấp trước việc quan trọng
• Chờ đếnnh hạnncu cuối cùng m ớiilàm làm
• Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn
• Cái gì đếnntr trướcclàmtr làm trước
 Bạn có thói quen nào? 
 10
Quản lý thời gian – Thế hệ 1
 • Cơ sở: Nhắc việc
 • Khuynh hướng: Dòng chảy
 • Dùng sổ tay liệt kê đầu việc hàng ng ày
 • Kết quả:
 • Không quê n đầu việc
 • Dồn việc sang ngày hôm sau
 • Việcquantrc quan trọng là vi ệcctr trướccm mắt
 11
Quản lý thời gian – Thế hệ 2
• Cơ sở: Lập kế hoạch
• Khuynh hướng: Trù hoạch tương lai
• Công cụ hiện đại hơn
• Kết quả:
 • Không quên đầu việc
 • Có thời hạn bắt đầu và kết thúc cho mỗi việc
 • Việc quan trọng là vi ệc nằm ttlrong lịchtìh trìn h
 12
Quản lý thời gian – Thế hệ 3
• Cơ sở: Lập kế hoạch, ưu tiên hóa
• Khuynh hướng: Xác định giá trị, ưu tiên
• Dùng c ông cụ lập kế hoạch
• Kết quả:
 • Độ ưu tiên t heo th ờiii gian
 • Lạm dụng chữ “Khẩn”
 13
 Nhận xét 3 thế hệ
• Làm được nhiều việc hơn vớithi thờiii gian íthít hơn
• Việc quan trọng chưa được dành thời gian
 Thế hệ thứ 4?
 14
Quản lý thời gian – Thế hệ 4
 Hai thuộc tíhính của sự kiện
 Quan trọng
 &
 Khẩn cấp
 15
Ma trận quản lý thời gian
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 Quan 
 trọng III
 Không 
 quan III IV
 trọng
 16
Ma trận quản lý thời gian
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 I II
 Quan -Khủng hoảng -Việcchiếnlược
 trọng - Vấn đề cấp bách - Xây dựng quan hệ
 -Dự án đếnhạn -Tìmkiếmcơ hội
 - Công việctồn đọng -Lậpkế hoạch
 Không III IV
 quan -Việc độtxuất -Việcvôbổ
 trọng -Email - Điệnthoại
 -Họphành -Tángẫu
 - Vấn đề cấp bách - Hoạt động “giải trí”
 17
Ma trận quản lý thời gian
 Khẩn cấp Không khẩn cấp
 Quan 
 trọng I II
 Làm ngay Làm sau, 
 nhưng kiên quyết
 Không 
 quan III IV
 trọng Giao cho Chỉ làm nếu 
 ngườikhác có thời gian
 18
QQyuy trình quản lý thời gian
 Lên lịch Đặt mục
 làm việc tiêu
 Lập kế 
 hoạch
 Tạo danh
 Xếp độ
 sách
 ưu tiên
 công việc
 Đánh giá Giám sát
 19
 QQyuy trình quản lý thời gian
• Giám sát - Timelog
 Hoạt động Giá trị Áp lựcCó Gián 
 trong đoạn
 lịch
 7h Æ 7h30 Đọc sách Cao Không Có Điện 
 thoại
 7h30 Æ 8g
 20
QQyuy trình quản lý thời gian
• Đáhánh giá 
 • Khắc phục thói quen không tốt
 • Điều chỉnh lịch biểu
 • Tíc h lũy kin h ng hiệm về lập lịch
 21
QQyuy trình quản lý thời gian
•
 Đánh giá – Phân tích timelog Thường 
 gián đoạn? 
 Bao nhiêu Thực hiện 
 Áp Nguyên 
 hoạt động lịch biểu 
 Dùng lực? nhân gián 
 cóiáó giá trị như thế 
 thời Lịch đoạn 
 cao? Giá trị nào?
 gian vào căng? thường 
 thấp? Việc đột 
 việc gì? xuất? gặp?
 Hoạt Giá trị Áp lực Có trong Gián 
 động lịch đoạn
7-7h30
 22
 Nggyuyên tắc quản lý thời gian
• Liệtkêt kê cô ng vi ệc cần thực hiện ttàrong ngày
• Đặt độ ưu tiên
• Ngăn nắp
• Làm nhiều việc không quan trọng một lúc (?)
• Có các việc nhẹ nhàng xen kẽ (?)
• Chia nhỏ các công việc lớn
 23
Nggyuyên tắc quản lý thời gian
 • Xác định 20% vi ệcquantrc quan trọng
 • Dành thời gian tốt cho việc quan trọng
 • Dành mộttth thời gian không bị quấyyr rầy
 • Không trì hoãn
 • Đặtraht ra hạnncu cuối cùng
 • Luôn để ý thời gian
 • Làm gì đóólúcch lúc chờ đợi
 24
Quản lý thời gian – Thế hệ 4
• Việc quan trọng nhất ở vị trí số một (vùng II)
• Việc quan trọng nhất phải được hoàn thành tốt nhất
• Lập ưu tiên cho các việc trong lịch
• Lập lịch cho các việc ưu tiên
 25
Công cụ quản lý thời gian
 • Công c ụ hiện đại
 • Điện thoại di động
 • Các ph ầnmn mềmqum quảnlýthn lý thờigiani gian
 • Mozilla Sunbird 0.3a2
 • AtiActive deskt op cal en dar
 • Sticky Note
 • Google calendar
 • Microsoft Outlook Express
 26
Công cụ quản lý thời gian
 • Công cụ đơnngi giản: bút và s ổ
 • Cách ghi sổ
 • Viếtramt ra mọimi mụcctiêuc tiêu cần đạt
 • Liệt kê tất cả việc cần làm
 • Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên
 • Chia sổ làm 2 phần
 • Việc cần làm phía bên phải
 • Thờigianchomi gian cho mỗiivi việccphíabêntrái phía bên trái
 • Gạch đi những việc hoàn tất
 27
Công cụ quản lý thời gian
• Hãy ngh ĩ đến việc hiện tại
• Mẫubútchìhu bút chì hơntrínhn trí nhớ tốt(?)t (?)
 28
Kết luận
• Ai cũng cóóù cùng tài sản: 1440 p hút / ng ày 
 • Cách sử dụng tài sản đó làm nên sự khác biệt 
 giữa ngườiiààki giàu và kẻ nghèo, ngườiithàh thành cô ng 
 và kẻ thất bại
• Kỷ luậtlàtt là tự d(!)do (!)
• Hãy tôn trọng thời gian của người khác
 29
 Chia sẻ
• Thói quen sử dụng thời gian
 • Thời điểm làm việc tốt nhất trong ngày?
 • Bạn dành bao nhiêu thời gian cho những hoạt động?
 CÂN NHẮC
 30
 Chia sẻ
• Thói quen sử dụng thời gian
 • Bạn dàn h bao n hiêu th ờiii gian c ho n hững hoạt động?
 NÊN
 31
Nguồn tham khảo
• Tâm Việt
• Ebook: Life Skills - Time Management - Academic 
 Development.pdf
• Success Secret: Better Time Management - Jan Yager, PhD 
 reprinted from Bottom Line/Business , January 1 , 2001 
• Mcgraw-Hil - Time Management Ebook-Ddu.pdf
 32