Bài giảng Kỹ năng quản lý thời gian

 HƯỚNG NGHIỆP 2 - BÀI 2 
 KỸ NĂNG QUẢN LÝ 
 THỜI GIAN 
GV: NGUYỄN HOÀNG QUỲNH MAI 
1 Quản lý thời gian là gì ? 
2 Tại sao phải quản lý thời gian ? 
3 Chiến lược quản lý thời gian hiệu quả 
4 Thảo luận 
 CÂU CHUYỆN VIÊN SỎI 
 Trong một buổi nói chuyện với một nhóm sinh viên, 
một chuyên gia trong lĩnh vực quản l{ thời gian bảo rằng: 
“Chúng ta sẽ dành thời gian giải một câu đố”. 
Ông mang ra một cái lọ khoảng 5 lít, rộng miệng và đặt 
nó lên bàn. Ông đổ ra hơn chục viên đá và cẩn thận đặt 
từng viên một vào cái lọ. Khi cái lọ đã đầy và không đặt 
được thêm viên nào nữa, ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?” 
Sinh viên đồng thanh trả lời: “Rồi ạ”. 
 CÂU CHUYỆN VIÊN SỎI 
“Thật chứ?” Chuyên gia hỏi. Ông ta cúi xuống gầm bàn và 
kéo ra một xô sỏi. Sau đó ông ta nhặt vài viên sỏi cho vào 
cái lọ và lắc cho nó lọt vào kẽ giữa những viên đá lớn. 
Ông hỏi các sinh viên 1 lần nữa: “Cái lọ đã đầy chưa?”. 
Lần này cả lớp đã thận trọng hơn. Một sinh viên nói: “Có 
thể nó vẫn chưa đầy”. “Tốt lắm” – Chuyên gia trả lời, cúi 
xuống gầm bàn, lôi ra một túi cát và bắt đầu đổ cát vào 
trong cái lọ cho đến khi cát lấp đầy mọi lỗ hổng giữa 
những viên đá và những viên sỏi. 
 CÂU CHUYỆN VIÊN SỎI 
Một lần nữa ông hỏi: “Cái lọ đã đầy chưa?”. “Chưa 
ạ”. Một lần nữa chuyên gia nói: “Tốt lắm”. 
Sau đó ông ta mang ra một lon bia và bắt đầu đổ bia 
vào lọ cho đến khi đầy đến miệng. Sau đó ông nhìn 
cả lớp và hỏi: “Ví dụ này cho thấy điều gì?” 
 BÀI HỌC RÚT RA 
“Nếu chúng ta không đặt viên đá to vào trước, chúng ta sẽ 
không bao giờ cho nó vào được. Viên đá lớn của cuộc đời 
các bạn là gì? Hãy đặt những viên đá lớn của cuộc đời bạn 
vào trước hoặc bạn sẽ không bao giờ đặt được. Nếu bạn 
chỉ cố nhồi nhét những chuyện chi li, cuộc sống của bạn sẽ 
rặt những chuyện chi li và bạn sẽ không bao giờ có thời 
gian thực sự bổ ích để dành cho những việc lớn“. 
 Chỉ sắp xếp thời gian hợp l{ thôi thì 
vẫn chưa đủ! Biết cần phải làm việc gì 
trước cũng là cách vừa tiết kiệm thời 
gian, vừa đạt được hiệu quả tốt nhất. 
 Quản lý thời gian là gì? 
Quản l{ thời gian là cách tổ chức, sắp xếp, sử dụng 
thời gian một cách hiệu quả 
 Tại sao phải quản lý thời gian? 
- Làm cho việc học tập, sinh hoạt, công việc dễ dàng hơn 
- Giảm căng thẳng, áp lực 
- Phát huy năng lực 
- Tăng niềm vui, sự hứng thú 
- Tăng hiệu quả, năng suất 
- Tăng thời gian 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Nhận biết mục 
 tiêu, công việc 
 Analysis cần thực hiện 
 (Phân tích) 
 Attack Assign 
 (Yếu tố mất thời gian) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Arrangement 
 (Sắp xếp kế hoạch) 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Analysis 
 (Phân tích) 
 Phân tích cụ thể 
 từng công việc 
 Attack cần thực hiệnAssign 
 (Yếu tố mất thời gian) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Arrangement 
 (Sắp xếp kế hoạch) 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Analysis 
 (Phân tích) 
 Attack Assign 
 (Yếu tố mất thời gian) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Phân tíchArrangement nhằm loại bỏ 
 những( yếuSắp tốxếp làm kế thời hoạch ) 
 gian 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Analysis 
 (Phân tích) 
 Attack Assign 
 (Yếu tố mất thời gian) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Arrangement 
 (SắpPhân xếp tích kế mức hoạch độ )quan 
 trọng, thứ tự ưu tiên 
 của từng công việc 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Analysis 
 (Phân tích) 
 Sắp xếp, lập kế hoạch dài 
 hạn (năm), ngắn hạn 
 (thángAttack/tuần) để triển khai Assign 
 (Yếucông tố việc mất đã thời đề ragian ) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Arrangement 
 (Sắp xếp kế hoạch) 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
Chiến lược 5A 
 Awareness 
 (Nhận biết) 
 Analysis 
 (Phân tích) 
 Attack Assign 
 (Yếu tố mất thời gian) (Lập thứ tự ưu tiên) 
 Arrangement 
 (Sắp xếp kế hoạch) 
 Save time, better use 
 (Tiết kiệm, hiệu quả) 
 PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER 
 KHÔNG KHẨN 
 KHẨN CẤP 
 CẤP 
QUAN TRỌNG P1 P2 
KHÔNG QUAN 
 P3 P4 
 TRỌNG 
 PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER 
P1 – Quan trọng, khẩn cấp: Phải làm ngay 
– Xảy ra không đoán trước được: Chăm sóc người thân ốm, 
 một cuộc họp khẩn, các cuộc điện thoại quan trọng của sếp 
 hoặc khách hàng, email công việc 
– Đoán trước được: Sinh nhật người thân, ngày lễ tình nhân, 
 kỉ niệm lễ cưới, đám cưới bạn thân 
– Do trì hoãn, lười, thiếu chuẩn bị để tới sát hạn chót: Soạn 
 bài thuyết trình, ôn thi sát 
 PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER 
P2 – Quan trọng, không khẩn cấp 
Cần dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng 
thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần giúp đạt 
được thành tựu mong muốn. Ví dụ: 
– Ôn thi từ đầu học kz 
– Đọc sách, web chuyên ngành 
– Học tiếng anh 
– Tập thể dục 
–  
 PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER 
P3 – Không quan trọng, khẩn cấp 
Những việc này chẳng có gì quan trọng, không giúp bạn 
tiến gần mục tiêu thêm được bước nào. Nhưng chúng 
lại khẩn cấp, bạn khó mà sắp xếp hay kiểm soát được 
chúng. 
Ví dụ: 
– Người yêu hẹn đi chơi 
– Cuộc gọi từ ông anh họ lâu ngày không gặp 
– Tin nhắn từ đám bạn 
– Người thân nhờ bạn đi mua đồ khi bạn đang làm việc, học 
 bài 
 PHƯƠNG PHÁP EISENHOVER 
P4 – Không quan trọng, không khẩn cấp 
Không nên dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng tiêu 
tốn thời gian nhưng không đem lại lợi ích gì đáng kể. 
Ví dụ: 
– Check Facebook 
– Xem video giải trí trên Youtube 
– Xem các chương trình giải trí trên TV 
– Xem Phim 
– Pokemon Go 
 NGUYÊN LÝ 80-20 
 (ĐỊNH LUẬT PARETO) 
– “80% kết quả thu hoạch hay thành quả xuất phát chỉ từ 20% 
 nguyên nhân tác động, hay nỗ lực” 
– 15% dân số tiêu thụ khoảng 80% năng lượng của thế giới 
– 80% tài sản của thế giới do 25% dân số thế giới nắm giữ 
– 20% dân số thế giới và/hoặc 20% các yếu tố bệnh tật sẽ 
 ngốn tới 80% nguồn lực 
– 80% thành tựu đạt được trong 20% thời gian bỏ ra 
– 80% hạnh phúc có được chỉ trong 20% thời gian của cả một 
 đời người 
 Thảo luận 
- Những yếu tố nào làm mất nhiều thời gian, gây mất 
 tập trung trong việc học tập, sinh hoạt của bạn? 
 Làm sao để hạn chế điều này? 
- Mục tiêu của bạn sau khi ra trường là gì? Để đạt 
 được mục tiêu đó cần chuẩn bị những gì, khi nào? 
 SAU NÀY 
– HỌC Ở TRƯỜNG 
– ĐI THỰC TẬP Ở BV 
– TRỰC BV BUỔI TỐI 
– Gia đình 
– Bạn bè 
– Người yêu 
– Thể dục thể thao 
– Sở thích