Bài giảng Kỹ năng mềm - Trịnh Quang Trung

KỸ NĂNG MỀM 
PETROVIETNAM UNIVERSITY 
FUNDAMENTAL SCIENCES DEPARTMENT 
Vung Tau, January 2013 
Trịnh Quang Trung, ph.D 
Email: trungtq@pvu.edu.vn 
2 
Trịnh Quang Trung 	 2 	 PetroVietnam University 
Chương II 
KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH 
MỘT SỐ PHẦN MỀM TẠO BÀI THUYẾT TRÌNH 
Trịnh Quang Trung 	 3 	 PetroVietnam University 
 MS PowerPoint 
 LectureMaker 
UltraSlideshow 
 Macromedia Flash Pro 
 Google Docs Presentation ( 
 SlideRocket ( 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 4 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 5 	 PetroVietnam University 
 Thuyết trình là gì? 
 Trình bày một cách hệ thống và sáng rõ một vấn đề trước đám đông. 
Trình bày giới hạn trong một khoảng thời gian ngắn. 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 6 	 PetroVietnam University 
 Các dạng thuyết trình phổ biến: 
 Báo cáo đề tài, luận văn tốt nghiệp 
Bài thuyết trình trong hội thảo, hội nghị 
Giới thiệu sản phẩm bán hàng 
Tổ chức cuộc họp 
. 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 7 	 PetroVietnam University 
 Yêu cầu của bài thuyết trình: 
 Thu hút được người nghe 
 Hấp dẫn 
 Bố cục chặt chẽ 
Dễ hiểu 
 Nội dung truyền đạt rõ ràng 
Tập trung vào nội dung chính. 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 8 	 PetroVietnam University 
 Các bước chuẩn bị: 
 Xác định tình huống 
 Xác định đối tượng người nghe 
 Xác định rõ mục tiêu 
Xác định tình huống 
Trịnh Quang Trung 	 9 	 PetroVietnam University 
 Tại sao có buổi thuyết trình này? 
 Cái gì được cung cấp cho người nghe? 
 Kết quả buổi thuyết trình này như thế nào? 
Xác định tình huống 
Trịnh Quang Trung 	 10 	 PetroVietnam University 
 Giới hạn vấn đề: 
 Phân biệt gốc rễ vấn đề 
 Chi tiết hóa vấn đề bằng các thông số 
 Đơn giản hóa tình huống 
 Chia vấn đề thành những phần có thể thực hiện được 
Xác định tình huống 
Trịnh Quang Trung 	 11 	 PetroVietnam University 
 Đánh giá môi trường bên ngoài: 
 Thông tin thường xuyên được cập nhật 
 Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực đang xét 
 Những gì đang xảy ra ở lĩnh vực liên quan 
 Sự ảnh hưởng ở phạm vi quốc gia, quốc tế 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 12 	 PetroVietnam University 
 Các bước chuẩn bị: 
 Xác định tình huống 
 Xác định đối tượng người nghe 
 Xác định rõ mục tiêu 
Xác định đối tượng người nghe 
Trịnh Quang Trung 	 13 	 PetroVietnam University 
 Ai làm người nghe? 
 Quan tâm của người nghe? 
 Kiến thức hiện tại của người nghe về chủ đề trình bày? 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
Trịnh Quang Trung 	 14 	 PetroVietnam University 
 Các bước chuẩn bị: 
 Xác định tình huống 
 Xác định đối tượng người nghe 
 Xác định rõ mục tiêu 
Xác định rõ mục tiêu 
Trịnh Quang Trung 	 15 	 PetroVietnam University 
 Vấn đề gì? 
 Để làm gì? 
 Khi nào? Ở đâu? Như thế nào? 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 16 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
Cấu trúc của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 17 	 PetroVietnam University 
 Phần mở đầu: 
 Tiêu đề của báo cáo 
 Thu hút, hấp dẫn, hàm chứa thông tin 
 Nêu cấu trúc báo cáo 
 Giới thiệu và mục tiêu 
 Nội dung 
 Kết luận 
 Lời cám ơn 
Cấu trúc của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 18 	 PetroVietnam University 
 Phần thân: Nội dung chính báo cáo 
 Theo Tam đoạn luận và sử dụng sáng tạo các phương pháp để trình bày theo: 
 logic 
 theo thứ tự thời gian 
 từ tổng thể tới cái cụ thể 
 từ điều đã biết đến cái chưa biết 
 từ những điều đã được cập nhật tới những mâu thuẫn. 
Cấu trúc của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 19 	 PetroVietnam University 
 Phần kết luận: 
 Tóm tắt các kết quả đã đạt được 
 Nêu ý nghĩa của kết quả 
 Giải thích các ý nghĩa thực tiễn 
 Nêu đề xuất 
 Nêu vài điểm để thảo luận 
 Những điều người nghe cần nhớ. 
Hình thức của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 20 	 PetroVietnam University 
 Cỡ chữ: 
 Tựa đề: cỡ chữ tối thiểu 32 pt (Tốt nhất từ 36-40) 
 Nội dung: 
 Cỡ chữ tối thiểu: 22-24 pt 
 Không quá 8-10 dòng chữ viết / slides 
 Không nên dùng chữ có chân 
 In đậm/ nghiêng cho các phần nhấn mạnh. 
Hình thức của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 21 	 PetroVietnam University 
 Màu sắc: 
	 Sử dụng màu sắc phù hợp: 
 Màu đỏ và màu cam sẽ dễ thu hút sự chú ý nhưng khó giữ tập trung 
 Màu xanh lá cây , xanh da trời và màu nâu là những màu dịu hơn 
 Nên dùng màu sẫm trên nền trắng sẽ phù hợp cho quan sát khoảng cách xa (>6m). 
Hình thức của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 22 	 PetroVietnam University 
 Trình bày trực quan 
 Dữ liệu nên trình bày ở dạng khung và có cấu trúc 
 Không nên dùng quá nhiều chữ 
 Nên sử dụng Hình ảnh, Sơ đồ trực quan, dễ hiểu. 
Hình thức của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 23 	 PetroVietnam University 
 Hình ảnh 
 Nên dùng dạng *.jpg cho hình tĩnh 
 Nên dùng dạng *.gif cho hình động 
 Bảng và sơ đồ (chart) 
 Nên làm tròn số để dễ đọc 
 Nêu tóm tắt thông tin từ bảng hay sơ đồ. 
Hình thức của một bài thuyết trình 
Trịnh Quang Trung 	 24 	 PetroVietnam University 
 Đồ thị 
 Dạng điểm -> số liệu có tính phân bố 
 Dạng đường -> biểu hiện xu hướng liên tục 
 Dạng cột (bar) -> tương quan, so sánh 
 Dạng bánh (pie) -> tỉ lệ (%). 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 25 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
Trịnh Quang Trung 	 26 	 PetroVietnam University 
 Yêu cầu: 
 Ngắn gọn, xúc tích (không làm mất thời gian của người nghe) 
 Hiểu người nghe là ai và tại sao họ tới đây 
 Bài thuyết trình có cấu trúc tốt 
 Bài thuyết trình lôi cuốn và hấp dẫn 
 Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong nội dung bài thuyết trình 
 Tạo lập được mối quan hệ thân thiện với người nghe. 
BÀI THUYẾT TRÌNH ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
Trịnh Quang Trung 	 27 	 PetroVietnam University 
 Cần thực hiện: 
 Xây dựng kịch bản cho bài thuyết trình 
 Thu hút sự chú ý của người nghe 
 Hỏi đáp cùng người nghe. 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 28 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
Trịnh Quang Trung 	 29 	 PetroVietnam University 
 Xác định nội dung chính hay mục đích của bài thuyết trình: 
 Sau 20 phút có thể quên 40% những gì nghe được, sau nửa ngày quên 60% và sau một tuần thì tới 90% nội dung có thể bị quên! ( Nguồn Yale University ) 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
Trịnh Quang Trung 	 30 	 PetroVietnam University 
 Tập trung thông tin: “Vì người nghe” 
 Tạo sự tin tưởng 
 Có sự dẫn dắt đi từ vấn đề này đến vấn đề tiếp theo. 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
Trịnh Quang Trung 	 31 	 PetroVietnam University 
 Phải để người nghe theo dõi nội dung dễ dàng nhất 
 Theo trật tự thời gian 
 Theo các vấn đề trái ngược 
 Vấn đề - giải pháp 
 Gợi ý – tranh luận 
 Các số liệu phải rõ ràng và dễ hiểu 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
Trịnh Quang Trung 	 32 	 PetroVietnam University 
 Sử dụng từ ngữ dễ hiểu cho người nghe 
 Tóm tắt nội dung 
 Giúp người nghe nắm lại toàn bộ nội dung chính 
 Ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa. 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 33 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Trịnh Quang Trung 	 34 	 PetroVietnam University 
 Thời gian: 
 Giành đủ thời gian cho các câu hỏi và nhận xét trong và sau thuyết trình 
 Cần phân rõ thời gian cho từng nội dung, từng slide 
 Phải thường xuyên kiểm soát thời gian để hoàn tất bài thuyết trình đúng giờ. 
MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Trịnh Quang Trung 	 35 	 PetroVietnam University 
 Đặt trọng tâm vào điểm chính: 
 Tập trung vào điểm chính, tránh sa đà vào chi tiết 
 Tổng kết những điểm chính trước khi nói và sau khi kết thúc bài thuyết trình. 
MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Trịnh Quang Trung 	 36 	 PetroVietnam University 
 Chiến lược trình bày: 
 Bám sát theo nội dung và thời gian thuyết trình, tránh lạc đề 
 Giữ đúng tiến độ 
 Truyền tải thông tin đơn giản và trực tiếp 
 Chuyển dần từ đơn giản đến phức tạp. 
MỘT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
Trịnh Quang Trung 	 37 	 PetroVietnam University 
 Thuyết trình là NÓI chứ không phải đọc bài. 
 Nói đủ lớn để mọi người nghe rõ, phát âm chuẩn xác, không nói quá nhanh hay quá chậm 
 Thay đổi âm lượng, nhịp điệu, âm điệu của giọng nói. Tránh nói đều đều một cách buồn tẻ 
NỘI DUNG CHÍNH 
Trịnh Quang Trung 	 38 	 PetroVietnam University 
GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY 
1 
CÁCH XÂY DỰNG MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
2 
LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐƯỢC MỘT BÀI THUYẾT TRÌNH 
ẤN TƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ 
3 
CÁC “BÍ QUYẾT” TRÌNH BÀY SLIDE 
4 
MÔT SỐ LƯU Ý KHI THUYẾT TRÌNH 
5 
5 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
5 
6 
6 
MỘT SỐ KỸ THUẬT THÔNG DỤNG TRÊN SLIDE 
Trịnh Quang Trung 	 39 	 PetroVietnam University 
 Tạo bài trình chiếu 
 Làm việc với các đối tượng 
Tạo hiệu ứng trình chiếu 
 Đưa âm thanh, hình ảnh vào slide 
Tạo bài trình chiếu 
Trịnh Quang Trung 	 40 	 PetroVietnam University 
 Chuẩn bị: 
 Lựa chọn nội dung thông tin cần thiết 
 Chia nhỏ nội dung để thể hiện trong từng slide 
 Lựa chọn các đối tượng Multimedia có thể có dùng để minh họa 
 Chuẩn bị tài nguyên (văn bản, hình ảnh tĩnh, động, mô hình mô phỏng, âm thanh.) bằng các công cụ phần mềm khác. 
Tạo bài trình chiếu 
Trịnh Quang Trung 	 41 	 PetroVietnam University 
 Thực hiện : 
 Tạo một tập tin PowerPoint để chuyển nội dung trên vào các slide 
 Chọn bố cục (Layout), mẫu chung (Master, Template) cho các slide 
 Tạo hiệu ứng cho các đối tượng trong mỗi slide và hiệu ứng giữa các slide 
 Thiết lập cơ chế biểu diễn, trình diễn 
 Duyệt lại nội dung, sửa chữa và hoàn chỉnh bài trình diễn. 
42 
Trịnh Quang Trung	 42 PetroVietnam University 
Thank you!