Bài giảng Kỹ năng điều hành quản lý tập thể

KỸ NĂNG ĐIỀU HÀNH QUẢN LÝ TẬP THỂ 
Trình bày: ThS. Trịnh Phước Nguyên - Bí thư Đoàn Trường 
ĐT: 0979.503.496; Email: tpnguyen@agu.edu.vn 
Vị trí vai trò của lãnh đạo tập thể lớp học, chi đoàn 
Lãnh đạo Chi đoàn, lớp là cánh tay nối dài của Khoa, Đoàn trường 
Là người bạn của các bạn đoàn viên, sinh viên đề đạt các nguyện vọng, kiến nghị đối với nhà trường. 
Như vậy, việc điều phối, hỗ trợ hài hòa các mối quan hệ giữa trường, lớp và các thành viên đòi hỏi người cán bộ đoàn phải có bản lĩnh. 
Sự cần thiết của tư duy lãnh đạo điều hành 
Có đường lối đúng đắn. 
Tầm nhìn chiến lược 
Sự tin cậy , sự bình dị, sự bình tĩnh, rõ ràng và tự chủ 
Thực hiện công việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. 
Có cái tâm của người làm công tác phong trào 
Lãnh đạo của 1 lớp học 
Biết cách tổ chức lớp 
Tổ chức hội họp 
Có kỹ năng trình bày 
Có kỹ năng làm việc nhóm 
Có sự tin cậy 
Khả năng nắm bắt và truyền đạt thông tin 
Hòa đồng 
Các công việc hàng ngày của lãnh đạo lớp 
Tổ chức triển khai các hoạt động của cấp trên, xây dựng kế hoạch hoạt động của lớp 
Thực hiện các hoạt động 
Theo dõi,quản lý các thành viên 
Báo cáo tình hình của lớp 
Theo dõi thu chi tài chính 
Minh bạch trong tất cả hoạt động 
Các bước thiết lập các quy định của lớp có sự tham gia 
Tham khảo nội quy của trường, của khoa 
Họp ban cán sự lớp, thống nhất các nội dung, bầu thư ký cuộc họp. 
Đưa ra những tiêu chí tại cuộc họp lớp 
Hỏi các thành viên xem có nhất trí không 
Ghi vào biên bản hoặc nghị quyết của lớp 
Theo dõi và thực hiện. 
Danh sách thông tin thành viên trong lớp 
Cần càng nhiều thông tin càng tốt 
Chia ra 2 phần: TT cá nhân, TT gia đình 
Cần phải có: Tên, địa chỉ gửi thư, ĐT, email (của cá nhân và gia đình) 
Sổ tay ghi chép 
Nhật ký làm việc 
Để theo dõi được công việc hàng ngày. 
Có sự kế thừa nếu thay đổi nhân sự. 
Chứng minh được các công việc đã làm trong quá khứ. 
Khai thác và sử dụng Internet trong quản lý điều hành 
Truyền thông tin nhanh có hiệu quả 
Có thể lập email chung của lớp hoặc thu thập email của tất cả các thành viên. 
Thiết lập nhóm trên facebook, đăng thông tin trên facebook. 
Những điều cần biết khi viết 1 lá thư điện tử 
Ghi đầy đủ các thông tin 
Không được viết tắt 
Không được viết hoa hoặc không viết hoa tùy tiện 
Chữ in hoa chỉ dành cho những thông tin nóng, nhấn mạnh 
Một dòng không nên viết quá dài 
Nhớ ký tên mình khi viết thư 
Lập thư điện tử ntn? 
Chữ viết thường 
Phải có tên mình, sau đó mới ghi các TT khác 
(VD: nguyentrinhphuoc@gmail.com) 
Password dễ nhớ 
Tránh: 
Lấy một địa chỉ thư mơ hồ, gây sốc, thiếu thiện cảm. 
Lập email nặc danh để thực hiện hành vi thiếu lành mạnh 
Dùng lời lẽ thô tục trên diễn đàn, facebook, adua sự việc. 
Ví dụ về thư điện tử 
Chào các bạn lớp DH14PN! 
Tôi là , lớp trưởng lớp DH14PN. Ngày 14/12/2014, đúng 15h30, mời các bạn đến Hội trường 600 để nghe thông tin về đăng ký học phần. Vậy tôi xin thông báo để các bạn được rõ. Nhất thiết không được vắng mặt. 
Thay mặt lớp DH14PN 
Lớp trưởng: . 
ĐT: 
Những kiểu quản lý không hiệu quả 
Người quản lý độc tài 
Người quản lý lười biếng 
Người quản lý lạm dụng quyền lực 
Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp 
1.1 Chuẩn bị cho cuộc họp 
Xác định sự cần thiết phải tổ chức cuộc họp 
Xác định rõ mục tiêu cuộc họp 
Xác định nội dung cuộc họp 
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp 
Xác định thời gian, địa điểm 
Thành phần 
Phân công viết biên bản, hậu cần 
Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 
2. Bắt đầu cuộc họp 
Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu 
Thông báo chương trình, mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả những người tham dự cuộc họp. 
Làm rõ những cách thức tham gia thảo luận trong cuộc họp, kêu gọi mọi người tham gia ý kiến. 
Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 
3. Dẫn dắt cuộc họp 
Trình bày nội dung các báo cáo 
Đề xuất các vấn đề cần thảo luận, xin ý kiến 
Duy trì, cổ vũ sự tham gia ý kiến của các thành phần dự họp 
Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. 
Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 
4. Duy trì trọng tâm và tiến triển của cuộc họp 
Thu nhận những thông tin và dữ liệu từ cuộc họp. 
Biểu lộ sự cảm kích và ủng hộ những đóng góp mang tính xây dựng 
Sử dụng lịch trình để đảm bảo cuộc họp tiến triển theo đúng kế hoạch. 
Lưu ý đối với những người nói nhiều, nói ít 
Kỹ năng tổ chức, điều hành cuộc họp (tt) 
5. Kết thúc 
Tổng hợp các ý kiến tham gia 
Lựa chọn, biểu quyết các vấn đề còn có ý kiến khác nhau 
Vạch lộ trình tổ chức thực hiện 
Mẹo sử dụng những khuyến khích không dùng tiền hoặc ít tiền  
Khen ngợi; n hận xét tích cực về công việc; mỉm cư­ời; c ảm ơn 
Mời đi ăn; Mời uống trà hoặc cà phê; 
Gử i thiệp chúc mừng; tặng phần thưởng; t ặng một huy hiệu/ cài áo/ cà vạt; t ặng sách; Tặng vé xem phim/kịch 
Xin lời khuyên; g hi nhận tr­ước đông đảo thành viên 
Trao công việc với trách nhiệm cao hơn; đ ­ược trình bày báo cáo điển hình 
Nguyên tắc về sự kết nối 
21 
Các kỹ năng khi làm chủ tọa 
Nắm rõ nội dung cần giải quyết của buổi họp 
Biết điều khiển mọi thành viên thảo luận theo từng chủ đề, theo thời gian cho phép nhất định 
Duy trì thảo luận, có trọng tâm 
Giúp nhóm ra các quyết định 
22 
Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) 
Có kỹ năng quan sát mọi người xung quanh về các hành vi phản ứng của họ 
Khuyến khích mọi người tham gia thảo luận 
Tóm tắt được các ý kiến vừa được thống nhất từ các thành viên 
Các kỹ năng khi làm chủ tọa (tt) 
Phải khuyến khích mọi người 
 cùng tham gia họp 
Năng khiếu nhất định khuyến khích 
 sự tham gia đóng góp ý kiến 
Đưa ra các kỹ thuật giúp nhóm đi đến 
quyết định chung mang tính khoa học 
Điều hành buổi họp nhóm 
Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 
1. Bắt tay: khi gặp mặt và chia tay 
Người chìa tay ra trước: phụ nữ, người lớn tuổi, người có chức vụ cao, chủ nhà 
Cần tránh: đeo găng tay, bóp quá mạnh, cầm tay hững hờ, lắc quá mạnh, giữ quá lâu 
Mắt nhìn thẳng, tập trung, nét mặt vui vẻ 
Giới thiệu: trẻ với già, địa vị xã hội thấp với người cao hơn, nam với nữ, khách với chủ 
Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 
2. Ứng xử với phụ nữ: 
Luôn tỏ ra quan tâm, săn sóc, tôn trọng và giúp đỡ 
Lối đi hẹp nhường phụ nữ đi trước 
Chỗ khó đi phải đi trước mở đường 
Phải để phụ nữ chủ động khoác tay chỗ khó 
Lên cầu thang, phụ nữ đi trước; xuống cầu thang, phụ nữ đi sau 
Kéo ghế mời phụ nữ ngồi 
Không chạm vào phụ nữ khi chưa được phép 
Một số giao tiếp cơ bản của người cán bộ đoàn 
3. Điện thoại 
Người gọi tự giới thiệu mình là ai? Ở đâu? Lý do gọi? 
Người nhận thể hiện sự sẵn sang nghe 
Hãy mĩn cười khi nói chuyện điện thoại 
Khi cần giữ máy, hãy chứng tỏ rằng mình vẫn đang cầm máy, có thể yêu cầu xem mình có thể gọi lại cho họ được không? 
Sẵn sàn ghi chép khi điện thoại 
Để người gọi kết thúc cuộc nói chuyện 
Mối quan hệ của sinh viên 
Giảng viên 
Bạn học 
Sinh viên 
Bạn chơi 
Nhà trọ -KTX 
Người yêu 
Các QH XH khác 
Ứng xử thế nào với các mối quan hệ đó 
Xác định vị trí, vai trò của mình trong XH. 
Phải có lập trường tư tưởng đúng đắn 
Bình tĩnh trước mọi tình huống 
Luôn luôn làm những công việc minh bạch, rõ ràng, tạo niềm tin cho mọi người 
Tìm hiểu tâm lý, tính cách của người giao tiếp 
Không bị lôi kéo. 
Biết chịu áp lực 
Các yếu tố tác động đến quá trình giao tiếp 
Xã hội 
Văn hóa 
Tâm lý 
Yếu tố tâm lý 
Động cơ hành vi cá nhân 
Cảm xúc tình cảm 
Tính cách 
Khí chất 
Quy luật lây lan tâm lý 
Tháp nhu cầu MASLOW 
Yếu tố xã hội 
Gia đình 
Nhóm XH 
Vị trí XH 
Biết mình là ai? 
 Làm thế nào để sống hài hòa 
với những người xung quanh? 
Mối quan hệ Thái độ - Hành vi 
Thái độ TA 
Thái độ NK 
Hành vi TA 
Hành vi NK 
Thích 
Ghét 
Kỹ năng lắng nghe 
“Nói là bạc,im lặng là vàng,lắng nghe là kim cương” 
Thế nào là người biết lắng nghe 
Sử dụng giao tiếp bằng mắt hợp lý 
Chú ý biểu hiện bằng lời và không bằng lời của người nói 
Kiên nhẫn không ngắt lời người nói 
Đặt câu hỏi với giọng thích hợp 
Tóm lượt nội dung nghe 
Cung cấp thông tin phản hồi 
Sự đồng cảm 
Thể hiện sự tôn trọng 
Người không biết lắng nghe 
Ngắt lời người nói 
Không giao tiếp bằng mắt 
Không chú ý đến người nói 
Không hoặc ít thông tin phản hồi 
Luôn thay đổi đề tài 
Luôn phê bình 
Nói quá nhiều 
Bận tâm vào việc riêng 
Đưa ra lời khuyên không được mong đợi 
Kỹ năng nói 
Khi ta nói: ta là chủ của lời nói 
Khi ta nói rồi: Lời nói là chủ của ta!!! 
Giao tiếp với người khó tính 
Đặc điểm của người khó tính 
Hay chỉ trích, phàn nàn 
Hay cằn nhằn, không biết người nghe có phản ứng gì không 
Muốn giải quyết vấn đề một cách hoàn hảo, hợp lý 
Tự coi mình là quan trọng, hay đòi hỏi 
Thường tỏ ra không hài lòng 
Giao tiếp với người khó tính 
Giữ thái độ bình tĩnh, biết chịu đựng và kiềm chế cảm xúc 
Cho họ biết ta đang lắng nghe và cố giải quyết vấn đề 
Đồng ý quan điểm của họ là hợp lý nhưng cũng trình bày quan điểm của mình 
Theo dõi và giải quyết chu đáo vấn đề của họ 
Cam kết và biết giữ lời hứa 
Kiên nhẫn, sẵn sang giúp đỡ họ, tạo niềm tin 
Đặc điểm của người nóng tính 
Tốc độ nói rất nhanh, thường gằn giọng 
Lớn tiếng và có thể không kìm chế được bản thân 
Không cả nể 
Nói liên tục không để người khác đáp lại 
Giao tiếp với người nóng tính 
Luôn giữ thái độ bình tĩnh và kiên nhẫn 
Để cho họ giải bày hết sự tức giận của họ 
Khéo léo hạ giọng và thể hiện sự đồng cảm 
Đừng đổ lỗi cho người khác, sẵn sang xin lỗi họ 
Đừng cảm thấy xúc phạm vì sự thô lỗ của họ 
Cam kết thực hiện đúng những gì hứa với họ 
Đặc điểm của người hay lý sự 
Điềm đạm, có nội tâm 
Muốn sắp xếp mọi việc một cách chu đáo 
Không thẳng thắn hay quả quyết 
Rất kiên nhẫn 
Giao tiếp với người hay lý sự 
Tính chính xác 
Không vội vã 
Nên cho họ thời gian để họ quyết định 
Trình bày phải xúc tích, khoa học 
Trả lời câu hỏi có dẫn chứng cụ thể 
Hãy biết lắng nghe nhu cầu của họ 
Đặc điểm của người quyết đoán 
Thích hành động cụ thể 
Thẳng thắn và đi thẳng đến vấn đề mà họ quan tâm 
Muốn làm sáng tỏ vấn đề họ quan tâm 
Thiếu kiên nhẫn 
Tốc độ nói hơi nhanh 
Quyết định rất nhanh 
Chỉ quan tâm đến kết quả 
Giao tiếp với người quyết đoán 
Nên nhớ họ chỉ quan tâm đến kết quả 
Tăng tốc độ nói chuyện 
Đừng hiểu nhầm tính quyết đoán với sự giận dữ 
Đi thẳng vào vấn đề 
Đừng cảm thấy xúc phạm 
Đặc điểm của người ba hoa, dông dài 
Nhàn rỗi, nhiều chuyện 
Nhiệt tình, sôi nỗi vượt quá giới hạn 
Không đi vào trọng tâm 
Ít tự ái 
Giao tiếp với người ba hoa, dong dài 
Không dễ dãi 
Hướng họ đi vào trọng tâm 
Tiết kiệm thời gian 
Nên kết thúc cuộc nói chuyện càng sớm càng tốt 
Nhận định, đánh giá người khác qua giao tiếp 
Cần tế nhị, tinh tế, không nên quá vội vàng 
Tình huống giao tiếp ->nhìn->khám phá -> đánh giá 
Xem xét kỹ hoàn cảnh, môi trường 
Đánh giá con người phải qua một quá trình giao tiếp 
Cần khách quan và luôn nhớ rằng không ai hoàn thiện 
Biểu hiện của người nói dối 
Che miệng (bằng cả bàn tay hoặc ngón cái, giả vờ ho) 
Sờ mũi 
Dụi mắt 
Gãi cổ 
Đỏ mặt hoặc căng thẳng trên cơ mặt 
Nháy mắt nhiều lần khi nói 
Một số lưu ý khi thuyết trình 
Chuẩn bị bài thuyết trình kỹ càng tại nhà 
Tập thuyết trình một mình 
Chuẩn bị trang phục, tác phong 
Chọn vị trí đứng hợp lý 
Ngôn ngữ lời nói 
Ngôn ngữ cử chỉ 
Nghe và trả lời câu hỏi rõ ràng 
Những lưu ý cần tránh khi thuyết trình 
Ăn mặc lôi thôi hoặc không phù hợp với đối tượng nghe 
Nói quá to hoặc quá nhỏ. 
Tay chân khua múa lung tung. 
Mắt không nhìn vào người nghe. 
Quá nhiều hư từ ê a. 
Run, thiếu tự tin. 
Đặt những câu hỏi bâng quơ. 
Thứ tự của phần trình bày 
Trước tiên tôi xin trình bày vấn đề A. Trong phần này có 1-2-3 
Tiếp theo tôi xin trình bày vấn đề B 
Và cuối cùng là vấn đề C 
Trên đây, tôi vừa trình bày Kỹ năng tìm kiếm tài liệu. Cám ơn các bạn đã chú ý lắng nghe. Bây giờ xin các bạn đặt câu hỏi. 
Kết thúc 
Ngôn ngữ cơ thể 
56 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Bề 
ngoài 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
Ngôn ngữ cơ thể 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
- Nhấn giọng 
- Nhịp điệu (Tốc độ lời nói của 
bạn ) 
- Âm vực 
- Âm lượng 
- Ngắt giọng 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
60 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
Nhìn thẳng 
Nhìn theo hình vòng tròn 
Nhìn điểm 
Nhìn lướt 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
61 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
www.google.com.vn/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=1&sqi=2&ved=0CB8QFjAA&url= 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Chuyển 
động 
Bề 
ngoài 
Ngôn ngữ cơ thể 
63 
Cử chỉ 
Vị trí 
đứng 
Nụ cười 
Giọng nói 
Ánh mắt 
Đôi tay 
Di 
c huyển 
Đứng yên như tượng 
Di chuyển quá nhiều 
Di chuyển 
với mức độ 
 vừa phải 
Bề 
ngoài 
Một số phương pháp giải quyết mâu thuẫn 
Tìm hiểu nguyên nhân sự việc 
Dựa vào cảm nhận về tính cách, tâm lý của mọi người 
Phân tích kỹ tình huống, nghe 2 tai. 
Giải quyết trên tinh thần hợp tác và thương lượng 
Không tư thù cá nhân 
Bình thường hóa mọi vấn đề. 
Làm thế nào để lãnh đạo có hiệu quả? 
Có mục tiêu, kế hoạch, phương hướng rõ ràng 
Biết cách tổ chức và giao việc 
Quản lý, theo dõi, báo cáo 
Động viên kịp thời 
Phê bình khéo léo 
Biết lắng nghe. 
Khả năng quyết đoán, giải quyết vấn đề. 
Chia sẻ 
Khó khăn của bạn là gì? 
Câu chuyện về công việc của bạn. 
Các tình huống đã gặp và biện pháp giải quyết. 
Cảm ơn sự theo dõi của các bạn!