Bài giảng Kĩ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề sáng tạo

KĨ NĂNG RA QUYẾT ĐỊNH VÀ 
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO
Hà Nội, ngày 26/12/2013
Giảng viên: Nguyễn Tuấn Anh
KHÓA HỌC
MỤC TIÊU
 Hệ thống kiến thức và các phương pháp giải quyết vấn đề
hiệu quả
 Cải thiện kĩ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định
 Đánh thức được tiềm năng sáng tạo nhằm giải quyết
vấn đề hiệu quả
 Biết cách tổ chức công việc để giải quyết vấn đề
hiệu quả nhất
NỘI DUNG
 Phần I: Các bước ra quyết định hiệu quả
 Phần II: Cách thức giải quyết vấn đề hiệu quả
 Phần III: Tổ chức công việc hiệu quả để
giải quyết vấn đề
CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH HIỆU QUẢ
1
CÁC BƯỚC RA QUYẾT ĐỊNH
Thiết lập mục tiêu
Thu thập thông tin liên quan
Đưa ra các lựa chọn khả thi
Ra quyết định
Thực hiện quyết định
Đánh giá kết quả
THIẾT LẬP MỤC TIÊU
Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
Measuable: Đo lường được
Attainable: Mục tiêu phải có 
khả năng đạt được
Realistic: Mục tiêu phải thực tế
Time – Based: Mục tiêu phải có thời gian
XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU 
THEO TIÊU CHUẨN SMART
SPECIFIC: CỤ THỂ
Để công việc được thực hiện tốt, bạn phải có một mục
tiêu phải thật cụ thể, chi tiết. Bạn phải nói rõ bạn
thực sự muốn gì?
• Bạn phải nói rõ điều bạn muốn có
• Nó có ý nghĩa thế nào với bạn
• Nó có tầm quan trọng như thế nào với bạn, bộ phận
của bạn
• Nó có thể thấy được, sờ được, cảm nhận được
hay không?
MEASUABLE: ĐO LƯỜNG ĐƯỢC
• Mục tiêu của bạn phải đánh
giá được bằng định lượng.
• Ta phải đánh dấu hoặc
đo đếm được kết quả theo
một cách nào đó
ATTAINABLE: MỤC TIÊU PHẢI CÓ 
KHẢ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC
• Mục tiêu phải phù hợp với hiện trạng
• Phù hợp với năng lực của bạn, của tổ chức
• Phù hợp với nguồn lực hiện có
• Mục tiêu phải phù hợp với những kiến thức, kỹ năng, tài
năng của bạn.
• Mục tiêu phải phù hợp với yêu cầu của công việc
REALISTIC: MỤC TIÊU PHẢI THỰC TẾ
• Mục tiêu phải phù hợp với điểm mạnh
điểm yếu của bạn.
• Mục tiêu phải phù hợp với những cơ
hội và thách thức mà bạn đang có.
• Mục tiêu phải có tính thiết thực.
• Bạn phải định nghĩa được thực tế
khách quan
TIME – BASED: MỤC TIÊU 
PHẢI CÓ THỜI GIAN
• Quá trình thực hiện của bạn phải
có khung thời gian.
• Mọi mục tiêu phải kèm kế hoạch
hoàn thành
• Nếu không đặt ra thời hạn thì
mục tiêu của ta chỉ là ý định chứ
không phải cam kết
• Chúng ta có thể điều chỉnh kỳ
hạn nếu như không đạt được.
MỤC 
TIÊU
HOW
WHAT
WHY
WHEN
WHERE
WHO
THU THẬP THÔNG TIN LIÊN QUAN 5W+H
ĐƯA RA CÁC LỰA CHỌN KHẢ THI
ĐỀ XUẤT NHIỀU PHƯƠNG ÁN KHÁC NHAU
NHỮNG ĐẶC ĐIỂM 
CỦA MỘT PHƯƠNG ÁN KHẢ THI
• Được xây dựng rộng rãi.
• Thiết thực.
• Khả thi.
• Phong phú vừa đủ.
KHÔNG ÁP ĐẶT 
CÁCH NHÌN NHẬN VẤN ĐỀ
VẬN DỤNG TƯ DUY SÁNG TẠO
HUY ĐỘNG TRÍ TUỆ TẬP THẾ
THỐNG NHẤT CÁCH RA QUYẾT ĐỊNH
• Nhất trí.
• Nhất trí có giới hạn.
• Đa số.
• Lãnh đạo là người ra quyết định.
THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ
• Giá trị & lợi ích
• Khó khăn và nguy hiểm
• Tính khả thi
ĐÁNH GIÁ CUỐI CÙNG
• Lợi ích thực sự bạn hy vọng là gì?
• Những vấn đề gì có thể xảy ra?
• Nó khả thi như thế nào?
ĐI TÌM KHO BÁU
• Cột buồm
• Nước uống
• Kho báu
• Phao bơi
• 5 người tù
CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT 
VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ
2
• Hệ thống kỹ thuật quá phức tạp thiếu ổn định
• Vấn đề liên quan đến tài chính
• Độ ì của team trong công ty
• Phối hợp trong team
• Không thích quản lý, không tạo được động lực trong team
• Tăng lương cho nhân viên vào cuối năm
• Tính tự giác của nhân viên chưa cao
• Không có nhiều động lực trong công việc, chưa xác định rõ ràng
được những mục tiêu trong công việc và cuộc sống
• Không xác định được phạm vi và mục tiêu
• Team nhiều việc nhưng thiếu nhân sự
• Nội quy
CÁCH THỨC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ HIỆU QUẢ
• Sự khác biệt giữa vấn đề và quyết định
• Mô hình thống nhất giữa giải quyết vấn
đề và ra quyết định
• Tiếp cận các vấn đề một cách hệ thống
• Giải quyết vấn đề sáng tạo
• Vận dụng tính sáng tạo để giải quyết
vấn đề
VẤN ĐỀ LÀ GÌ?
• Vấn đề là những phiền toái mà
chúng ta thường gặp trong công việc
và cuộc sống.
• Vấn đề là những trở ngại trên con
đường chúng ta đi.
• Vấn đề là những “sai lệch” với
những gì chúng ta mong đợi.
• Vấn đề là những rắc rối, khó khăn,
nguy hiểm hay khủng hoảng
VẤN ĐỀ LÀ
Nguyên nhân vấn đề
Tiêu chuẩn hiệu suất 
hoạt động
Sự lệch lạc vấn đề
Hiệu suất hoạt động 
thực tế
Thời gian
Vấn đề
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ LÀ GÌ?
• Giải quyết vấn đề là một quá trình tìm kiếm và thực hiện
giải pháp nhằm loại bỏ nguyên nhân gây ra vấn đề.
QUYẾT ĐỊNH LÀ GÌ?
Suy nghĩ Hành động
Điểm không quay lại
Bước 1: Xác định vấn đề
Bước 2: Tìm nguyên nhân
Bước 3: Tìm kiếm các giải pháp
Bước 4: Lựa chọn giải pháp
Bước 5: Thực hiện và đánh giá
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
MÔ HÌNH THỐNG NHẤT CHO VIỆC 
RA QUYẾT ĐỊNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Xác định 
mục đích/vấn đề
Đưa ra các 
phương án khả thi
Chọn phương hướng
/giải pháp tối ưu
Chủ yếu 
phân tích
Chủ yếu 
tổng hợp
Chủ yếu 
đánh giá
TIẾP CẬN VẤN ĐỀ THEO HỆ THỐNG 
SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ
VẤN ĐỀ 
CỦA TỔ 
CHỨC
Điều kiện 
làm việc
Cách quản lý/ 
CS nhân sự
Khách 
hàng
Công việcNhân sự
VẤN 
ĐỀ 
CỦA 
TỔ 
CHỨC
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆCCÁCH QUẢN LÝ/ 
CS NHÂN SỰ
KHÁCH 
HÀNG
CÔNG VIỆCNHÂN SỰ
Nhiều công việc 
giấy tờ hơn
Giới thiệu phương 
pháp an toàn mới
Quá nhiều 
can thiệp
Chưa xác 
định ưu tiên
Được giao thêm 
nhiều việc
Doanh số 
tăng 
nhanh
Nhiều yêu 
cầu từ KH
Thay đổi 
cơ cấu phân phối
Nhiều loại 
khách hàng
Nhiệt độ 
không hợp
Thiết bị 
kém
Thông 
khí kém
Quá 
đông 
người
Không gian làm 
việc chật hẹp
Người giàu kinh 
nghiệm đã ra đi
Mới vào làm việc
Công việc 
khó làm hơn
Số lượng 
công việc tăng
Nhiều 
quy trình
Các quy định về an toàn 
làm chậm công việc
Công việc mới
Tỷ lệ hư 
hỏng cao
Sụt giảm 
về tinh thần
Ghen tị 
cá nhân
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ SÁNG TẠO
ĐẶT CÂU HỎI 7 WHY
3 TÌNH HUỐNG TƯ DUY
1. Bãi đậu xe quá nhỏ và mọi người đi làm than phiền rằng
họ không thể vào bãi đậu xe. Giải pháp cho vấn đề này?
2. Một người mở một nhà hàng mới. Người chủ muốn công
việc tiến triển nhanh nhất có thể. Anh ta có thể làm gì?
3. Ở trung tâm thành phố có một bức tường thu hút rất
nhiều người thích vẽ bậy. Bức tường luôn kín các hình
vẽ bậy bạ. Chúng ta có thể làm gì?
TỔ CHỨC CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ 
ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
3
CÁC CHỨC NĂNG CỦA LÃNH ĐẠO
Đạt 
nhiệm 
vụ
Xây 
dựng và 
duy trì 
nhóm
Phát 
triển 
cá nhân
Vai trò Chức năng
• Xác định 
nhiệm vụ
• Lập kế hoạch
• Hướng dẫn
• Kiểm soát
• Đánh giá
• Thúc đẩy
• Tổ chức
• Cho ví dụ
THIẾT LẬP MỤC TIÊU CÔNG VIỆC
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
Mục đích là gì? Mục tiêu là gì?
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
• Mục đích là những gì bạn hướng tới nó bao gồm tầm
nhìn và lý do bạn định làm một việc gì đó. Mục đích chính
là đích đến.
• Mục tiêu là những kết quả cụ thể mà bạn cần phải đạt
được trên con đường hướng tới đích của bạn.
• Mục đích quan trọng hơn mục tiêu bởi vì nếu đạt được
mục tiêu đúng nhưng sai hướng thì cũng vô nghĩa. Bạn
phải xác định câu hỏi “Tôi đi về đâu trước khi tôi đi như
thế nào?”
MỤC ĐÍCH VÀ MỤC TIÊU
Mục Đích
• Có sức khỏe tốt
• Tài chính tốt
• Được phát triển
• Tài sản
Mục Tiêu
• Thân hình cân đối, không có
bệnh tật gì nghiêm trọng
• Thu nhập năm 2014 đạt mức
10tr/tháng
• Năm 2014 được học lớp nguồn
• Năm 2014 có một căn nhà riêng
KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ?
LẬP KẾ HOẠCH LÀ
Lập kế hoạch là tiến trình ấn định những mục tiêu và 
xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó
VÌ SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH?
LỢI ÍCH CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Chủ động với thay đổi và bất định
• Hiểu rõ hơn về mục đích thay đổi
• Cải thiện hiệu quả các công việc
• Tăng hiệu lực khi giao tiếp nội bộ
• Giúp thực hiện kiểm tra, giám sát
• Để quản lý thời gian hiệu quả hơn
• Tạo lập cân bằng trong cuộc sống
MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Quan trọng
Không
quan trọng
I II
III IV
LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN
Kết nối tầm nhìn với sứ mệnh của bạn
1
Nhận diện các vai trò
2
Lựa chọn mục tiêu 
phần tư thứ hai cho từng vai trò
3
Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần
24
Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định
25
Đánh giá
26
THỰC HÀNH LẬP KẾ HOẠCH THEO TUẦN
ĐIỀU PHỐI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
TRUYỀN ĐẠT MỤC TIÊU
• Tổ chức một cuộc họp
• Gặp gỡ riêng từng người
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
• Xác định mục đích cuộc họp
• Xác định những nguyên tắc họp
• Mời thành phần tham gia
• Trình bày nội dung cuộc họp
• Đề nghị mọi người chia sẻ ý kiến
• Thống nhất mục tiêu
• Các thành viên cam kết
THÀNH PHẦN THAM GIA
• Người giao nhiệm vụ
• Người thực hiện
• Người hỗ trợ
• Những người cần biết
GẶP GỠ RIÊNG
• Nhà quản lý lập kế hoạch gặp riêng từng người
• Xác định “Đúng” kết quả
• Đề nghị nhân viên trình bày ý kiến của mình
• Giao việc cụ thể
• Chỉ tập trung vào kết quả chứ không phải
phương pháp
• Hỏi lại nhân viên xem họ đã hiểu chưa
• Cam kết
PHẦN BỔ NGUỒN LỰC
• Thiết bị
• Tài chính
• Công nghệ
• Thông tin
• Con người
• Thời gian
GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
KHÁI NIỆM GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
• Giao việc là hành động giao phó nhiệm vụ cho một người
với sự tin tưởng rằng người đó sẽ hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
• Những hình thức giao việc:
• Bổ nhiệm nhân viên vào một vị trí
• Yêu cầu nhân viên thực hiện những công việc cụ thể
• Giao việc liên quan đến 2 vấn đề cơ bản:
• Quyền tự quyết
• Khả năng kiểm soát
QUY TRÌNH GIAO VÀ 
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ
1. Rà soát lại các công việc.
2. Chọn việc để giao.
3. Làm rõ các yếu tố liên quan đến công việc.
4. Lựa chọn người thích hợp.
5. Giao việc.
6. Hướng dẫn.
7. Theo dõi thực hiện.
8. Đánh giá kết quả.
LỢI ÍCH GIAO VIỆC HIỆU QUẢ
• Tiết kiệm được thời gian
• Giảm được căng thẳng
• Khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên
LỰA CHỌN CÔNG VIỆC
• Phân tích thời gian
• Phân chia công việc
• Cân nhắc những nhân tố quan trọng
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
• Dự kiến thời gian thực hiện
• Phân nhóm công việc
• Quyết định cuối cùng
HIỂU RÕ TRÁCH NHIỆM
• Bạn phải xác định rõ công việc cần thực hiện, người được
phân công hiểu rõ công việc được giao.
• Công việc cần được giao thật cụ thể với từng người để
tránh chồng chéo.
• Tất cả mọi thành viên của một nhóm cần phải chịu trách
nhiệm về kết quả của công việc.
LỰA CHỌN ĐÚNG NGƯỜI
• Bạn cần phải chọn người phù hợp
• Hãy thật khách quan đừng để định kiến hay những
ấn tượng không tốt của bạn làm sai lệch việc chọn người
thực hiện.
• Cần phải đánh giá dựa trên kinh nghiệm và năng lực
chuyên môn của người được chọn.
• Bước cuối cùng là đào tạo nhân viên của bạn.
HỎI & ĐÁP
CHÚC CÁC ANH/CHỊ THÀNH CÔNG 
TRONG VIỆC QUẢN TRỊ 
VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN NHÂN LỰC