Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 4: Chức năng quản lí - Nguyễn Xuân Phong

HỌC VIỆN BÁO CHÍ-TUYấN TRUYỀN
 KHOA CHÍNH TRỊ HỌC
 CHỨC NĂNG QUẢN Lí
 GV: NGUYỄN XUÂN PHONG
 1
 KẾT CẤU NỘI DUNG
I. KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ
II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
1.1. Chức năng dự đoán
1.2. Chức năng kế hoạch hoá
1.3. Chức năng tổ chức
1.4. Chức năng động viên
1.5. Chức năng điều chỉnh
1.6. Chức năng kiểm tra
1.7. Chức năng đánh giá
 2
 I. CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN Lí
Khái niệm
- Chức năng
- Chức năng quản lý:
Là sự kháI quát cỏc nhiệm vụ mà chủ
 thể quản lý phải thực hiện để đạt được
 mục tiờu đó đề ra.
 3
Vai trò của chức năng quản lý:
+ Xác định khối lượng công việc
+ Trình tự các công việc của quản lý
+ Liệt kờ dược cỏc nhiệm vụ cụ thể cần
 làm.
 4
Phân loại chức năng quản lý
- Theo tính hệ thống:
 • Chức năng kỹ thuật: đảm bảo các hoạt
 động của hệ thống vận động phự hợp với
 trỡnh độ công nghệ
 • Chức năng tài chính: cung cấp nguồn lực
 tài chớnh cho hệ thống vận động đạt mục
 tiêu
 • Chức năng an toàn: bảo vệ sự tồn tại,
 hoạt động bình thường của hệ thống
 5
- Theo hướng vận động của hệ thống
 QL:
• Chức năng đối nội: là tác động
 của nhà quản lý trong tổ chức
 hoặc hệ thống mình
• Chức năng đối ngoại: đảm bảo
 sự tồn tại của hệ thống phù hợp
 với những tác động của môi
 trường xung quanh
 6
- Theo giai ®o¹n QL:
• Dù b¸o
• KÕ ho¹ch ho¸
• Tæ chøc
• §éng viªn
• §iÒu chØnh
• KiÓm tra 
• §¸nh gi¸
 7
II. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA QUẢN LÝ
 2.1.Chức năng dự báo
 a. KN: là chức năng xác
 định xu hướng, tương
 lai của hệ thống quản lý
 thông qua việc dự kiến
 các quá trình, các sự
 kiện, khả nang, hiện
 tượng có thể xảy ra.
 8
b. Vai trò:
- Nhận thức được các cơ hội làm cơ sở
 cho việc phân tích, lựa chọn các
 phương án hành động
- Lường trước những khả năng có thể
 xảy ra để ứng phó kịp thời
- Sẽ có khả năng mang lại thành công
 lớn (nếu dự đoán đúng).
 9
c. Chú ý:
- Muốn dự đoán chính xác phải dựa trên cơ sở
 khoa học:
+ Căn cứ thực trạng nội tại hệ thống (thuận
 lợi và khó khăn)
+ Những tác động của môi trường (tích cực và
 tiêu cực, thời cơ và thách thức...)
- Dự đoán chỉ mang tính chất định hướng,
 trong quá trình tiếp theo phải tiếp tục điều
 chỉnh cho phù hợp thực tế
 10
2.2. Chức năng kế hoạch hoá
 a. Khái niệm:
 Là chức năng xây
 dựng quyết định
 về mục tiêu,
 chương trình hành
 động, các bước đi,
 thời gian cụ thể
 trong quá trình
 quản lý.
 11
 Nội dung chức năng kế hoạch:
• Xác định mục tiêu, phương pháp, phương
 tiện, điều kiện.
• Xây dựng các phương án tổ chức triển
 khai thực hiện.
• Tính toán, cân đối các yếu tố, nhân lực,
 vật lực, tài lực.
• Xây dựng phương án kiểm tra, đánh giá
 thực hiện mục tiêu.
 12
b. Vai trß:
 Lµ chøc n¨ng trung t©m cña qu¶n lý.
 H­íng mäi ho¹t ®éng cña toµn bé hÖ
 thèng QL thùc hiÖn môc tiªu mét c¸ch
 hiÖu qu¶ nhÊt.
 Gióp chñ thÓ quản lý kiÓm so¸t ®­îc
 tiÕn tr×nh c«ng viÖc.
 13
c. Các bước lập kế hoạch:
 Nhận thức cơ hội: là đánh giá thực trạng mạnh -
 yếu, thuận lợi - khó khăn của tổ chức về cỏc
 nguồn lực.
 Lập các mục tiêu: dựa trên thông tin về cơ hội xác
 định mục tiêu (chung của hệ thống và mục tiêu
 riêng từng bộ phận)
 Phân tích các điều kiện, tiền đề: phân tích sự kế
 thừa của hệ thống QL về nhân lực, vật lực và các
 tiềm năng khác
 Xây dựng các phương án thực hiện và đánh giá:
 đưa ra các phương án hành động và đánh giá các
 phương án với điểm mạnh, yếu; thuận lợi, khó
 khăn của nó. 14
 Chọn phương án hợp lý nhất: để thực hiện
 Lập kế hoạch phụ trợ cho kế hoạch chính
 liên quan những yếu tố không nằm trong
 kế hoạch chính nhưng nó góp phần làm
 cho kế hoạch chính thắng lợi
 Lập ngân quỹ: lượng hoá kế hoạch về ngân
 quỹ, chỉ ra sự cân đối giữa thu và chi, về
 thời gian thực hiện các chi phí cần thiết và
 các kết quả cần đạt được.
 15
d. Chú ý: Kế hoạch hóa tốt phải trả lời 4 câu
 hỏi (4W):
- What? Mục tiêu cần đạt, điều kiện thực
 hiện kế hoạch là gì?
- Who? Ai là người thực hiện kế hoạch này?
- Where? Kế hoạch được thực hiện ở đâu?
- When? Thời gian bắt đầu - kết thúc thực
 hiện kế hoạch khi nào?
 16
1.3. Chức năng tổ chức
 a. Khái niệm:
 Là chức năng sắp
 xếp, liên kết các yếu
 tố: công việc, nhân
 lực, bộ máy,
 phương tiện cho
 phù hợp với nhau
 trong hệ thống
 quản lý.
 17
b. Vai trò:
 Làm cho các chức năng khác được thực
 hiện có hiệu quả
 Là nguyên nhân dẫn đến thành công hay
 thất bại của hệ thống quản lý
 Xác định biên chế, sắp xếp, gắn kết con
 người phù hợp với khối lượng công việc của
 hệ thống.
 Tạo điều kiện cho hoạt động tự giác, sáng
 tạo của con người.
 Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra,
 đánh giá.
 18
c. Chú ý:
 Bố trí người phải phù hợp với công
 việc vỡ yếu tố trung tâm của tổ
 chức là con người
 Chi phí tối thiểu cho bộ máy: một
 tổ chức được coi là hiệu quả khi nó
 thực hiện được các mục tiêu với chi
 phớ thấp nhất
 19
1.4. Chức năng động viên
 a. Khái niệm:
 Là chức năng sử dụng các
 biện pháp khác nhau nhằm
 tác động tới tinh thần, tình
 cảm, tâm lý... của đối tượng
 quản lý để biến đổi hành vi
 của họ với mục đích biến quá
 trình quản lý thành quá
 trình tự quản lý; tăng tính
 chủ động, tự giác và tự chịu
 trách nhiệm cao nhất cho đối
 tượng quản lý.
 20
b. Vai trò:
 Phát huy cao nhất khả năng của
 con người vào quá trình thực hiện
 các mục tiêu của hệ thống.
 Tạo điều kiện gắn bó các cá nhân
 với tổ chức.
 21
c. Chú ý:
 Động cơ hành động của con người là khá
 phức tạp và đôi khi mâu thuẫn (phải lựa
 chọn biện pháp hoặc tinh thần, hoặc vật
 chất).
 Quản lý phải xác định được động cơ chủ
 yếu và tạo các yếu tố phù hợp thúc đẩy động
 cơ đó thực hiện mục tiêu.
 Thưởng, phạt; Khen thưởng, phê bình về
 vật chất, tinh thần... là những biện pháp
 hữu hiệu.
 22
1.5. Chức năng điều chỉnh
 a. Khái niệm: Là chức
 năng nhằm sửa chữa
 các sai lệch trong
 quá trình hoạt động
 của hệ thống quản lý
 để duy trì các mối
 quan hệ nhịp nhàng.
 23
b. Vai trò:
 Điều chỉnh hợp lý, kịp thời sẽ
 mang lại hiệu quả cao cho phát
 triển hệ thống
 Điều chỉnh không đúng, quá mức
 cần thiết hoặc bảo thủ không điều
 chỉnh sẽ tỏc động tiờu cực đến hệ
 thống
 24
c. Chú ý khi điều chỉnh:
 Căn cứ vào tình hình cụ thể để điều chỉnh
 cho phù hợp.
 Chỉ điều chỉnh khi thật sự cần thiết và đúng
 mức.
 Tập trung khắc phục khâu yếu trong hệ
 thống quản lý.
 Tránh để lỡ thời cơ đồng thời tránh bảo
 thủ.
 25
1.6. Chức năng kiểm tra
 a. Khái niệm:
 Là chức năng phát hiện
 các sai lệch trong quá
 trình họat động của hệ
 thống quản lý so với mục
 tiêu và kế hoạch đã định,
 giúp nắm được tình hình
 và kết quả hoạt động của
 hệ thống.
 26
 Chức năng kiểm tra gồm các bước:
- Xây dựng các nội dung kiểm tra, chỉ tiêu
 đánh giá
- Đánh giá các chỉ tiêu so với kế hoạch
- Đo lường kết quả thực hiện nhiệm vụ theo
 các chỉ tiêu
 27
b. Vai trò của kiểm tra:
- Ngăn chặn các nhầm lẫn, sai sót có thể xảy ra
- Động viên đối tượng quản lý (mọi thành viên
 muốn cho người quản lý biết họ làm tốt đến
 đâu)
- Đặt hệ thống quản lý nằm trong sự tác động của
 môi trường và với các hệ thống quản lý khác
- Bảo đảm việc thực thi quyền lực quản lý của
 chủ thể quản lý.
- Giúp chủ thể quản lý dự kiến quyết định bước
 phát triển mới cho hệ thống.
 28
 c. Nguyên tắc kiểm tra
 Chính xác, khách quan
 Có chuẩn mực
 Công khai, tôn trọng đối tượng kiểm tra
 Đa dạng trong hình thức kiểm tra
 Có trọng tâm, trọng điểm
 Kinh tế, hiệu quả.
 29
 d. Hình thức kiểm tra
 Tự kiểm tra
 Kiểm tra nghiệp vụ
 Tự kiểm tra của người quản lý
 Kiểm tra qua ý kiến đánh giá của hệ thống khác
 Kiểm tra tự động
 30
e. Chú ý:
 Phải có quan điểm toàn diện trong kiểm tra: xem
 xét kết quả trên các mặt của quản lý; căn cứ dựa
 trờn đầy đủ các nguồn thông tin.
 Coi trọng những kết luận kiểm tra phù hợp thực
 tế, tiến hành thưởng phạt kịp thời.
 Không can thiệp, không làm ảnh hưởng đến hoạt
 động của tổ chức
 Thiết lập đội ngũ kiểm tra hữu hiệu làm việc
 chuyờn nghiệp, khoa học, khỏch quan, vô tư
 31
 2.7. Chức năng đánh giá
a. Khái niệm:
Nhằm cung cấp cho cơ quan quản lý các thông
 tin cần thiết để nhận định đúng tình hình của
 đối tượng quản lý và dự kiến quyết định bước
 phát triển tiếp theo của hệ thống QL
b. Nguyên tắc:
- Đánh giá phải đảm bảo cả định tính và định
 lượng
- Đánh giá trên quan điểm toàn diện trên các
 mặt: chính trị, kinh tế, xã hội... nhưng phải lấy
 mục tiêu đặt ra làm chính
 32
 Tóm lại
Các chức năng quản lý tạo thành một hệ
 thống thống nhất theo một trình tự nhất
 định, chúng vừa độc lập vừa phụ thuộc lẫn
 nhau. Việc xem nhẹ, hay sai lầm ở một
 khâu nào đấy đều ảnh hưởng tiêu cực đến
 kết quả chung của quá trình quản lý.
 33