Bài giảng Chuyên đề tháng 7/2011 - Phân công công việc

PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C 
CHUYÊN ĐỀ THÁNG 7/2011 
PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C LÀ GÌ? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Phân công công việc là: 
Giao cho ai đó trách nhiệm và quyền hạn để thực hiện công việc nào đó 
Song song với phân công công việc, ng ườ i quản lý cần cung cấp những ph ươ ng tiện*, nguồn lực** cần thiết nhằm tạo đ iều kiện thuận lợi nhất cho ng ườ i đượ c phân công hoàn thành công việc. 
L Ợ I ÍCH C Ủ A PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đối với ng ườ i đượ c phân công: 
C ơ hội phát triển chuyên môn 
C ơ hội phát triển các kỹ n ă ng: xử lý tình huống, giải quyết vấn đề , thuông l ượ ng và thuyết phục, quản lý thời gian, giao tiếp, ra quyết đị nh,  
L Ợ I ÍCH C Ủ A PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đối với ng ườ i đượ c phân công: 
Tạo cho họ sự hài lòng về bản thân khi hoàn thành công việc 
Nâng cao giá trị của họ với doanh nghiệp 
C ơ hội thử thách và chinh phục 
Tính tham gia cao h ơ n, dẫn đế n sự tinh thần làm việc ngày càng tốt h ơ n 
L Ợ I ÍCH C Ủ A PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đối với ng ườ i phân công: 
Điều hòa đượ c công việc của phòng ban 
Có thêm nhiều thời gian h ơ n cho việc quản lý và kiểm soát công việc 
Củng cố đượ c quyền hạn và trách nhiệm trong việc quản lý, giám sát, đá nh giá 
L Ợ I ÍCH C Ủ A PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đối với ng ườ i phân công: 
Giảm áp l ự c công việc của bạn và bộ phận 
Chuẩn bị nguồn nhân lực kế thừa 
T ă ng ảnh h ưở ng và uy tín đố i với nhân viên 
Minh chứng đượ c n ă ng lực đ iều hành với doanh nghiệp 
L Ợ I ÍCH C Ủ A PHÂN CÔNG CÔNG VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đối với doanh nghiệp: 
T ă ng n ă ng suất lao độ ng 
Tiết kiệm chi phí 
Thúc đẩ y tinh thần làm việc nhóm 
Tập thể có n ă ng lực 
CÁCH TH Ứ C GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
B ướ c 1: Nhận dạng công việc 
 Sổ tay công việc 
 Dành 5-15 phút đầ u để hình dung tất cả công việc phải làm 
 Sắp xếp trình tự công việc theo tính chất ư u tiên và quan trọng 
 Nhóm công việc theo các tiêu chí đặ c thù 
CÁCH TH Ứ C GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
B ướ c 2: Đối chiếu n ă ng lực 
 Phải nắm vững thông tin về tay nghề, n ă ng lực của nhân sự 
 Phải nắm rõ tính tình, cách hành xử của từng của nhân sự 
 Nắm rõ mãng công việc chính của từng ng ườ i 
 Nắm rõ l ượ ng công việc hiện tại của từng ng ườ i 
CÁCH TH Ứ C GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
B ướ c 3: Ráp nối công việc và con ng ườ i 
 Xác đị nh công việc gì cần phải phân công 
 Ai là ng ườ i phù hợp để giao việc 
 Giao việc với việc cung cấp đầ y đủ thông tin cần thiết 
 Nêu rõ yêu cầu, mong đợ i và ướ c l ượ ng thời gian hoàn thành 
NGUYÊN T Ắ C GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Đúng ng ườ i, đú ng việc, đú ng thời đ iểm 
Rõ ràng, công khai, minh bạch 
Công bằng, hợp lý 
Có công tác giám sát 
Yêu cầu báo báo phản hồi kết quả 
L Ư U Ý TRONG GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Giao việc không có nghĩa là “ đẩ y công việc” cho ai đó . 
Giao việc không phải là trù dập 
Giao việc không có nghĩa là ng ườ i quản lý hết nhiệm vụ 
Cùng với giao việc phải giao quyền 
L Ư U Ý TRONG GIAO VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Cùng với giao việc phải giao ph ươ ng tiện, nguồn lực 
Phải giúp ng ườ i đượ c giao việc ý thức tự chịu trách nhiệm 
Qui về đầ u mối khi giao việc cho một nhóm 
L Ư U Ý TRONG GIAO VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Hiệu quả nhân lực 
Tối ư u về thời gian 
Tiết kiệm chi phí 
Kết quả phải là tốt nhất 
RÀO C Ả N TRONG GIAO VI Ệ C? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
“T ă ng thời gian cho cho công tác quản lý, giảm thời gian tác nghiệm cụ thể” 
“Không phải ai cũng có khả n ă ng giao việc” 
“Nếu tôi làm tôi sẽ làm theo cách khác” 
“Họ luôn nói: Tôi quá nhiều việc rồi” 
RÀO C Ả N TRONG GIAO VI Ệ C (TT)? 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
“Nó sẽ phá hỏng công việc” 
“Quá nhiều công việc, tôi phải làm sao đâ y” 
“Nó làm, nó sẽ giỏi h ơ n mình” 
“Tôi không thích thằng đó ” 
TH Ả O LU Ậ N 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC 
Những vấn đề quan tâm trong phân công công việc 
C Ả M Ơ N S Ự THAM GIA 
PHÂN 
CÔNG 
CÔNG 
VIỆC